建筑工程施工资料管理的思考分析

文／孙依依 山东东茂金丰建设工程有限公司 山东青岛 266100

引言：

在建筑工程施工资料管理中，涉及的影响因素多，管理漏洞或管理缺陷的出现，都会降低实际管理效果，出现材料部分丢失、失真等问题。因此，需将施工资料的规范管理纳入到重点工作范畴，根据实际情况采取切实可行的管理措施，保证资料管理的有效性，在工程质量控制、成本管理等方面发挥出积极作用。但是现阶段建筑工程施工资料管理中仍存在相应问题，如果不能及时解决，必定会降低施工资料管理效果[1]。因此，需通过加强对施工资料管理的研究及分析，明确管理中的问题，从多个方向及角度提出管理措施，以保证施工资料管理质量，实现资料的规范化管理目标。

1.建筑工程施工资料管理的重要性

在建筑工程施工资料管理中，其关键在于将施工阶段所涉及的各类文件及重要内容进行整合，为施工作业的顺利进行提供基础保障，为工程竣工结算提供参考依据，以保证各项工作的合规性。由于现代建筑工程的建设流程复杂，所形成的资料类型丰富、涵盖范围广，再加之资料管理的专业性强，致使整个管理工作都十分繁琐，极大的增加了实际管理难度，需从思想上认定施工资料管理的重要性，将之置于管理的核心位置，基于可靠措施提高管理效率，确保施工资料得到高效应用。由于施工资料是在施工过程中形成的，其管理也必定与建筑工程的推进效率密切相关，管理内容逐渐成为保证工程顺利完工验收的基础条件。因此，建筑工程施工资料管理的重要性主要体现在：首先，建筑工程施工资料管理应全过程贯穿，从设计阶段开始到竣工结算，资料所代表的是工程的建设内容，涵盖设计图纸、文字及数据表格等各项内容，可由数据体现出工程的进度及质量情况[2]。在施工资料中，各类工程、隐蔽工程的验收、质量情况都能进行记录，只有保证施工资料收集的全面性、真实性，才能基于资料实现对工程进度及质量的科学调控，推动施工作业的高效进行。

其次，施工资料在建筑工程的后期维护中也发挥着至关重要的作用。在建筑工程施工阶段极易受到各类因素的影响，施工环节可能会出现变动或质量问题，为了提高工程的审核及维护效率，就需根据实际情况做好资料的记载及管理工作，由此反映工程的实际状态，通过加强资料管理，为工程建设提供参考依据，提高现场与资料内容的一致性，提高建筑工程维护效率及质量；最后，建筑工程施工资料中包括与工程项目相关的各类文件、资料，如设计文件、技术文件、合同文件等，整个施工流程的内容都能详细记录，可以说资料内容所体现的是建筑工程施工中的技术能力及管理水平，加强资料管理至关重要，资料的完整性、真实性，能够影响施工进度、质量安全控制等多个方面，要想实现建筑工程的建设目标，做好施工资料管理工作是基础保障。

2.建筑工程施工资料管理的特点

2.1 阶段性

在建筑工程施工资料的全过程管理阶段，各环节都涉及大量的资料记录及整合管理工作，由于每个阶段所应用的材料设备及工艺技术不同，这就需由专人开展对资料的细化及管理工作，将各环节所应用的材料设备等情况统一记录及整理。在建筑工程的施工作业完成后，各阶段的施工资料都会先进行整理，再根据所处阶段加以整合[3]。通常情况下，施工资料管理中涉及的关键节点阶段有设计阶段、施工阶段、验收阶段等，由于各阶段资料的差异性，实际管理时需先明确各阶段的资料内容及管理要求，按规定收集及整合后，才能完成整体的资料管理工作，基于此，施工资料管理普遍具有阶段性特点。

2.2 完整性与专业性

施工资料的完整性，直接决定建筑工程施工作业的推进效率及质量控制水平，作为指引施工作业的参考性内容，工程资料中的图片及文字等内容，便于明确施工现状，解决施工中出现的各类问题，推动管理工作的规范进行。现阶段的施工资料中普遍涵盖文字、图片及视频等内容，还涵盖设计、施工及验收等多个阶段，实际涉及的资料管理工作复杂，需及时收集及整合各环节的施工资料，提高资料的完整性，为建筑工程施工作业的顺利进行夯实基础。在建筑工程建设中，涉及应用的材料设备及技术类型丰富，需保证各部门的团结协作，保证各环节的高效衔接，各阶段所形成的施工资料也普遍较多，且存在差异，需由管理人员做好对资料的专业归纳及整合工作，增强资料内容的真实性，形成对施工作业及质量控制的参考作用。

2.3 一致性

施工资料管理作为建筑工程项目管理中较为重要的一部分，需制定出完善的管理制度及方案，引导各部门的工作人员认真开展资料收集工作，施工资料管理人员也要深入到工程质量安全控制等各项工作中，以保证资料内容的完整性及一致性。施工资料管理的相关工作人员应深入到施工现场，明确实际情况及管理所需的各类信息内容，将收集的资料一一核对，保证资料内容的真实性与及时性，并与现场实际情况保持一致[4]。在建筑工程施工资料管理阶段，需严格遵循一致性原则，提高资料收集与施工工序的同步性，消除资料收集不及时、不真实等风险，将资料与现场施工的差距降至最小。

3.建筑工程施工资料管理的要点

3.1 质量控制资料

在建筑工程的前期准备及竣工验收阶段，基本不涉及施工作业，施工资料管理的主要内容为文件资料的管理及保存。在建筑工程的前期准备中，需按规定做好对资料的收集及整理工作，主要的资料内容包括工程的承发包文件、开工文件等，需加大对文件的监督力度，以保证文件的真实性及完整性。而竣工验收阶段则要对住宅质量使用说明书、施工阶段的视频及录音文件、验收许可文件等各类资料进行收集及管理，推动竣工结算、验收等各项工作的高效进行。在开展施工资料管理工作时，需严格依照现行的规定及各项要求，按流程推进审批、申报及验收等各项工作，提高竣工文件的完整性，将各项手续准备齐全。通常情况下，施工资料中涵盖各类型的合同，在管理期间要准确掌握合同的数量、编制要求及期限等基本信息。在建筑工程建设的全过程中，都要由专人对资料进行收集及整理，以高标准的专业能力及负责态度，提高资料内容的准确性，以免因管理不到位而出现资料遗漏及数字错误等问题[5]。针对资料内容缺失的部分，需及时与对应部门的负责人沟通情况，协助共同完成资料的完整收集工作。当施工资料全部收集及整合到位后，由相关工作人员及时签字、盖章。

3.2 技术资料

在建筑工程技术资料管理阶段，需严格落实责任制，明确相关人员的具体工作职责，安排专人完成对技术资料的管理工作，根据技术资料的不同类别及阶段，对资料进行收集、整理及归档，逐步完善资料内容。在开展实际管理阶段时，应先明确技术管理资料的具体内容，按规定开展资料建立、资料合同、资料进度及资质等各项工作。收集和整理好的技术资料应进行归档，归档是指将资料按照一定的分类和编号规则进行整理和存储，以便于查找和使用。在技术资料管理中，需依照现行的法律法规及编制要求，以建筑工程的实际情况为主导，重点强化对技术资料的全过程管理，一般包括资料造价控制及分包等内容。在建筑工程建设中，务必要依照签订的合同进行作业，凡是施工环节形成的资料，都要进行收集及归纳，提高施工资料的真实性及完整性。尤其是资料报送阶段，还应结合规定做好审查工作，确定其具体内容无误后再签字、盖章。另外，还需参照建筑工程各阶段的施工计划，规范编制及整理施工资料，应由专业人员负责及完成此项工作，以保证资料收集及整合的专业性，严格控制资料细节，确保资料内容与建筑工程实际施工情况高度一致，保证资料的完整性。

3.3 质量验收资料

在建筑工程施工资料管理中，需基于其专业性要求，提高工作人员的准入门槛，快速且专业的完成资料分类及整理。在质量验收资料管理中，应由各个部门协调配合资料的整理及编制工作，加强资料质量控制，确保各单位、分部、分项归档工作都能高效完成。可通过制定相关的管理制度及规范，明确质量验收资料的收集、整理、归档和管理流程，保证资料内容的准确性和完整性，同时应加强对质量验收记录的审核和审查，确保记录的真实性、准确性。尤其是施工技术资料中，应全面涵盖安全技术交底、图纸会审记录等各项内容；施工管理资料中，也要包含企业资质证书、管理制度等内容。

4.建筑工程施工资料管理中的问题

4.1 资料分类及组织管理混乱

现阶段建筑工程施工资料管理的复杂性强，涉及内容多，如果仍以传统管理思想及模式为主导，将难以保证实际管理效率。最为常见的资料分类及组织管理模式为，纸质档案与电子文档结合，其中包括建筑工程全过程中形成的各类文件、合同及图纸等内容，由于建筑工程项目的分项项目多，资料类型丰富，实际组织管理的难度大，资料管理中缺少统一的规范及标准，都可能在实际管理阶段出现重复及混乱问题，降低施工资料的管理水平[6]。与此同时，在建筑工程施工过程中，未建立统一的资料管理制度，会导致部门或个人按照自己的习惯对资料进行分类及管理，易引起混乱及重复问题。

4.2 资料收集不及时

在建筑工程建设阶段，设计、施工及验收等各个阶段都会不断形成资料，尤其是设计变更及工程量调整等情况下，资料的更新速度往往更快，这就需及时更新及传递施工资料，消除施工操作中的误差情况。在施工过程中，各个部门之间缺乏及时的沟通和协调，施工资料的收集工作将无法及时安排并推进，人员分工不明确，将缺少专人负责对施工资料进行收集，也会降低资料更新及收集的时效性。因此，要想提高建筑工程施工管理效率，就需做好交底及人员培训等各项工作，提高资料收集及整理的及时性、规范性，以免因工作滞后而出现资料造假、资料缺失等问题，资料无法保持闭环状态，更以出现管理及使用等方面的不良情况。而施工资料收集工作本身就应全面贯穿，如果缺少资料管理计划或方案，则无法保证资料收集的及时性。

4.3 资料丢失与重复

在建筑工程施工资料管理中，资料丢失及重复属于常见问题，因管理流程不规范、缺少信息化管理手段而引起。当资料管理过于随意时，将导致部分流程化环节被忽视，不仅无法保证资料收集的及时性，更可能因资料管理混乱或人为疏忽，遗失重要资料，不仅资料恢复难度大，资料的完整性更将大打折扣，难以保证资料内容的真实性。而重复资料的出现，与信息不同步及缺少及时沟通密切相关，这可能引起资源浪费问题，降低管理的有效性[6]。因此，在施工资料管理中，缺少对现代信息化管理软件的应用，资料管理信息化水平的提升将严重受限，致使资料信息无法在内部快速传递，资料更易出现丢失及重复问题。

5.建筑工程施工资料管理的优化措施

5.1 建立健全施工资料管理制度

首先，应根据建筑工程的建设特点及流程，建立完善的施工资料管理制度，对资料收集及整理等各项工作做出明确要求，以保证实际工作的规范性。通过对施工资料管理流程加以优化，便于管理人员根据要求推进各项工作，形成对资料管理各环节工作的约束力，消除不良因素对资料收集及管理的消极影响；其次，建立专门的资料管理部门、设立资料管理岗位，制定详细的资料管理制度和流程，明确资料的收集、整理、归档和管理的具体步骤和要求，确保资料管理工作有章可循；第三，在施工资料管理阶段，资料收集及传输是基础性工作，需严格依照现场的信息指标技术加强优化管理，基于奖惩制度，调动起各部门协调配合的积极性，基于管理制度改善施工资料管理现状，提高资料收集及整理的准确性、有效性；最后，建立资料保密和安全管理制度，明确限制资料的查阅及复制权限，增设网络及物理安全措施，防止资料泄露或损坏。

5.2 加强对施工资料的收集及审核

为了提高施工资料的真实性及完整性，就需加强资料的收集与审核，可定期组织开展各类培训活动，转变工作人员对资料管理的认识，明确信息资料收集的重点及要点，持续掌握最新的理念及技术，提高资料管理能力，并在实际工作中积累起丰富的经验，有序推进施工资料管理的各项工作。应制定标准化的资料收集、审核标准，明确资料的内容、格式和要求，确保资料的准确、完整。应定期对收集的资料进行审核和复核，与相关部门建立良好的沟通和协调机制，及时共享信息和交流进展，保证资料收集的及时性。为了消除传统施工资料收集中的问题，还需明确资料收集中的主要影响因素，制定出更符合实况的资料收集方案，基于技术支持提高施工资料管理的有效性。除此之外，还应建立资料审核的记录、档案，记录审核的结果与意见，便于跟踪、溯源。

5.3 加强对资料的保密及权限管理

应制定建筑工程施工资料保密管理制度，明确资料的保密级别和保密责任人，建立保密档案室或保密电子档案库，对于涉及商业机密或敏感信息的资料，要进行特殊保护，采取物理隔离、密码加密等措施，确保资料的安全性。对不同的岗位和人员划定不同的权限范围，明确谁可以查阅、修改、复制或传递资料，建立权限管理制度，通过账号、密码、指纹识别等方式进行身份验证和权限控制，只有经过授权的人员才能查阅和使用相关资料，防止资料被非法获取或滥用。对于重要的施工资料，可以采用加密技术进行保护，确保资料在传输和存储过程中的安全性。另外，应建立资料流动的审查和监控机制，对资料的流入、流出和传递进行监控和审查，通过日志记录、审计系统等手段，及时发现和防止资料泄露的风险，确保资料的安全性。

5.4 重视自检及督导

通过加强对施工资料管理的自检工作，可明确施工资料及技术资料等资料内容的同步性，及时发现资料更新落后等问题。建筑工程施工过程中，资料管理人员应深入到现场，明确材料及进度情况，根据掌握的资料进行检查，明确现场情况与资料信息的相符度，以免出现资料滞后等问题，保证资料内容的真实性。在建筑工程项目全部完成后，同样要对资料进行检查及督导，确定无问题后再对材料进行移交。在建筑工程通过验收后，需及时开展资料移交工作，根据工程合同整理、分类及装订施工资料，提高资料移交效率。需要注意的是，在移交资料的过程中，需将督导工作重视起来，在双方或多方见证下，对资料移交情况进行记录，确保资料名称及移交方等信息更为清晰、准确，无误后双方签字，将之作为资料移交凭证。

5.5 完善资料管理流程

为了提高建筑工程施工资料管理效率，还需对管理流程进行优化完善，结合实际情况简化不必要程序，确保各环节的资料管理工作都能高效衔接。例如：在建筑工程施工技术资料管理中，需做好对资料的整理、编制及归纳工作，其中涵盖的资料主要有技术文件、设计交底及技术交底等多项内容，为了保证资料管理的全面性，就需基于预设的审批流程推进工作，逐步完成技术资料汇总工作，提高资料内容的真实性。工作人员还需根据设计图纸及工程合同等内容，对资料进行准确编制，提高资料的规范性[7]。在施工资料管理中，还需保证施工单位的审批手续齐全，高质量的推进技术报审等各项工作，针对未获得相关单位的审批工作的情况，应于第一时间明确原因并递交资料，再次进行审批，通过审批后形成报审表，确保施工单位依照审批意见及技术文件推进具体工作，在落实技术交底工作的基础上，形成真实、完整的资料。

结语：

综上所述，建筑工程施工资料管理是项目管理中的重点工作，随着施工资料类型的不断增多，其内容也更为丰富化，对管理的要求也明显提高，这就需加强对现代信息技术的应用，根据资料情况制定出完善的管理措施，加快推进资料管理工作的优化及创新，进一步提高施工资料管理的合理性及有效性，保证资料内容的真实性及完整性，推动建筑工程施工资料管理工作的高质量进行。