高校招标采购系统的智慧化发展探析

2024-01-29王佳敏

高校后勤研究 2023年12期

王佳敏

高校招标采购系统的智慧化发展探析

王佳敏

[南京审计大学]

本文在分析现行招标采购系统常见问题的基础上，从数据互联、数据反馈、数据沉淀这几个重要的维度，提出了高校招标采购系统智慧化建设的关键要点和发展方向，将本校招标采购系统连接多个校内外数据库资源，从而获取有价值的海量数据。要通过标准化的招标采购流程建设、文件模板的形成、价格库沉淀、“三库”（供应商库、招标代理库、专家库）系统建设，完善支撑招标采购业务的数据资源。还要通过以计划和进度为核心的全过程跟踪和风险预估体系，不断进行高校招标采购系统的优化升级。

招标采购；数据库；信息；多维度评估

一、招投标系统中的现存问题

（一）数据互联互通程度不高

目前招标采购各个业务模块的各类信息及系统数据相对较为独立和割裂，与外部相关单位和高校内部不同业务部门之间的数据互联互通水平不足，导致出现信息不对称、数据壁垒和信息孤岛现象。当前的系统无法实时、高效、精准地获取公开网络资源，也降低了高校行政和后勤管理的工作质效，限制了高校招标采购业务的规范化、精细化和智慧化发展。

（二）数据跟踪反馈能力不强

当前大多数招标采购项目缺乏事前管控和主动控制，对于招投标过程中可能出现的风险，包括须进行风险预警的招投标关键节点、风险清单和突发情况等关键要素不够明确，未实现异常进度提醒及全过程跟踪，难以直观、快速地了解项目的进展状况，无法及时、全面地监控招标采购过程中可能的风险，阻碍了招标采购业务的全面性、规范性、高效性的提高。

（三）数据沉淀水平有待提高

现行招投标系统的数据库建设水平相对不高，缺乏对已完成项目关键信息的系统性梳理，采购文件和采购流程的标准化程度也有待提升。尚未结合高校招标采购项目的不同类型，形成符合高校实际情况的标准价格体系，对不平衡报价、低价中标等问题，缺乏有效的风险预警及多维度评估体系。对于供应商、代理机构、校内外评标专家等利益相关方，缺乏规范化的在线评价及反馈体系，也未能将项目的已有评价信息实时沉淀及充分运用。

二、招投标智慧化系统框架设计

通过数据互联、数据跟踪、数据沉淀这几个维度，搭建智慧化的招标采购系统框架（见下图1）。将招标采购系统与政府采购系统、本校OA系统、招标代理等系统互联互通，扩展招标采购系统的业务数据来源。通过流程衔接、项目跟踪和问题反馈，完成对招投标项目的全流程监控，提高招投标业务的精准度。

图1 招投标智慧化系统建设的框架

（一）数据互联

数据互联是提升招标采购系统管控能力的基础。校内数据系统主要包括校内财务、资产、后勤、合同等多个系统，校外数据系统主要包括省级政府采购系统、省级招投标公共服务平台、其他高校系统、外部资信系统等。

1．对接省市级采购系统及招标代理系统

自动获取官方网站的公告信息和采购文件信息，包括省市级政府采购网及招投标公共资源服务平台，一键获取项目的意向公开、招标公告、采购文件及中标结果公告等公开信息资源，实现招标采购关键信息的一键推送。一键获取网上商城、框架协议平台的类似项目价格数据，实现招投标交易资源共享，为招标采购业务工作的开展提供数据支撑及价格参考。

打破不同系统之间的信息壁垒。采购项目立项流程结束后，自动委托代理单位进行招标采购工作，并将项目需求附件资料直接转发至代理单位系统，并预设自动反馈的时间节点要求；采购文件确认流程结束后，自动提示招标代理单位发布采购公告；在专家抽取并解密完成后，自动将专家信息推送至招标采购系统，线上汇总相关信息。开标结束后，自动获取采购项目对应评标专家基本信息，同步获取采购文件和招标资料等归档资料，并实现云端永久性存储。

2．对接学校信息门户OA系统

与学校用户部门的互联，将项目关键节点和疑难问题实时反馈至用户部门，告知项目进展情况，及时提醒用户部门了解最新项目信息。关注与用户部门的实时沟通，实现各阶段问题的线上沟通、记录及备案。项目结束后，及时获取项目履约验收报告，并为后续类似项目招投标业务开展提供决策信息支持。

与学校资产管理系统的互联，对于拟立项的固定资产项目，充分挖掘已有资产的存量信息，支持采购项目的立项决策；对于已立项完成的固定资产项目，自动将资产信息推送到资产管理系统；对于已采购完成、履约验收通过的固定资产类项目，导出待入库清单反馈资产管理部门，保障固定资产及时入库，助力国有资产管理的规范化发展。

与学校财务系统的互联，项目实施前及时获取财务部门的预算下达计划，关联项目预算信息，及时获取财务系统中申请完成的采购计划数据，实现财务信息及预算信息共享。项目实施完成后将预算执行情况和资金节约情况反馈至财务系统，为后续采购预算及采购计划执行提供决策支持。

3．其他网络公开资源

获取最新政策信息，建立本校招标采购业务相关政策的重点词条库，通过连接上级部门网站，以最快速度获取最新发布的官方政策和采购制度要求信息，包括政府采购、资产管理、财政预算等多个与招标采购项目相关的政策模块，保障采购流程的合规性和规范性。

获取其他高校网站招标信息，以线上和线下相结合的方式，获取各类采购项目的可借鉴数据资源及采购经验，通过采购方式、采购文件、采购价格、采购关键条款、采购评分标准、技术参数、采购政策等多个维度的对标分析，逐步优化采购过程，提升招投标业务管理水平。

获取供应商资信信息。通过企查查等相关第三方资信平台，一键查询本单位历史中标信息和以往业绩信息，通过大数据自动进行供方信息监测和风险预警。充分关联本单位潜在供应商的历史中标数据，获取已有项目基础信息、履约评价信息和资信数据，充分了解潜在供应商的实力，提前防范和化解风险。

（二）数据沉淀

数据沉淀是提升招标采购系统管控能力的重要支撑，应通过采购文件、采购价格、外部单位等方面，切实提升招标采购业务的管控质量。

1．采购文件

按照项目所属的不同品类，总结本校历史招标采购项目的采购文件、借鉴政府采购网站其他类似项目的采购文件、其他采购网站或公共资源中可获取的采购文件，形成不同类型项目的采购文件库，并深化得到采购文件的通用条款和专用条款要求。在新项目立项后提取项目关键字段的基础信息，通过与项目已有数据库的匹配，自动形成标准化采购文件模板（招标文件、竞争性谈判文件、竞争性磋商文件、单一来源谈判文件、询价文件等）、标准化的招标采购清单、标准化招标采购流程、标准化的合同管理协议、标准化的招标工期等关键过程资料，在标准化资料的基础上结合采购项目的特点对采购文件进行逐步调整及优化。

2．采购价格标准

细分招标采购品类（参照下表）并进行不断完善，以此为基础建立本校各个类型常规化招标采购项目的指导价格标准，并在招标采购和用户部门使用及验收的过程中进行不断丰富和完善。一是总结沉淀本校已有的各类常规化采购项目的采购价格历史数据；二是官方公布的材料价格数据、各省市级造价官方网站公布的数据；三是江苏网上商城、框架协议中公布的价格数据；四是各类招标投标网站上公示的采购工程量、采购范围、中标价格数据；五是通过与各个同类高校、类似事业单位的各类项目对标分析，获取类似于本校采购项目的价格数据。通过上述五个渠道相结合，形成符合本校实际的招标采购价格库数据。

3．专家库、供应商库、单位库管理系统

建立标准化的供应商准入准出和多维度评估机制，通过资质、业绩、资信等多种维度建立标准化的供应商准入准出制度，进行动态化、规范化的管理。项目立项完成前，综合投标企业的业绩、履约情况、获奖情况、从业人员、不良行为和良好行为记录等基本信息，对潜在投标企业信息状况进行评分。[1]在项目完成后，通过履约评估机制，从质量、安全、进度、合作等多种维度对供应商进行评估，在此基础上建立分级管理机制，建立供应商“红黑库”，从事后向事前管控推进，不断优化招标和评标机制，最大程度地降低供应商的履约风险。

建立招标代理单位的决策内控机制，针对不同类型的采购项目，在已采购项目的完成情况和完成质量的基础上，明确招标代理单位的抽取及分配规则。建立招标代理机构管理制度，在代理采购项目结束后，从采购配合度、采购过程标准化程度、风险管控能力、资料完整度和采购及时性等多个维度对招标代理单位进行多维度评估，加强对代理机构的线上评分管理，规范其招标代理行为，提高招标采购工作质量和效率。

建设线上校内专家库和校外专家库，自动存储校内外专家库的基本身份信息，实现一键引用基本信息。规范校内专家库的准入准出机制，完善校内专家管理办法，明确评标专家应具备的条件、权利、义务和抽取等管理规则。对校外专家进行后评估管理，从专业水平、评标过程把握、风险管控等多个维度，结合中标单位供应商的履约情况，对评标专家进行多维度评估，实现对评标专家的管理和行为监督，并为后续项目中的专家抽取提供参考。

（三）项目全过程跟踪

1．采购项目计划制度与进度跟踪

良好的计划体系是招标采购过程顺利进行的保障，应制定完整合理、符合实际情况、可落地实施的招标采购计划，包括项目全生命周期招标采购计划、年度季度月度招标采购计划，形成标准招标周期，实现采购项目进展的日度、周度、月度跟踪。在项目立项完成后，根据项目所属的预算金额、资金来源、项目类型等关键因素，确定项目的采购方式，自动提取项目编号、项目名称、采购部门、项目预算等项目基础字段信息，更新部门年度采购项目汇总清单。根据招标采购业务流程（见图2），自动生成项目招投标全生命周期计划图，明确所有里程碑节点，对须完成事项清单进行自动汇总，以此为基准及时监控招标采购项目的进展情况，对于未能按照计划节点和预定要求顺利推进的项目，通过红色预警和黄色预警，进行项目进度管控。

图2 招标采购业务流程图

在系统中预先设定采购项目资料清单，对于立项完成项目的资料完整性及合规性进行审核，检测文件是否有错漏项并及时预警，对于材料缺失模块及时发出红色预警并要求及时补充。采购过程中实时跟踪项目的报名情况，对于截止前不足三家报名的项目，在第一时间对用户部门进行提示及预警，防范采购项目流标风险。采购项目完成后，自动汇总归档资料及合同审签资料，进行本部门资料存档并反馈用户部门，保障采购项目按既定计划实施。进行采购项目全过程资料的云存储，完整保存各个阶段和各个版本的采购文件及附件资料，实现招投标过程资料的自动归集，保证招标采购档案资料、招标采购过程的完整性和可追溯性。

2.项目风险评估

线上总结各类项目的风险信息，总结过程中的常见问题及解决方案，及时记录项目实施过程中的各类突发情况，形成贴合本校实际的风险清单、问题库和解决方案智库。项目立项前，在校内已有价格库沉淀的基础上对招标采购项目的价格水平进行总体评估，设置不同类型招投标项目合理价格控制线，提前防范最低价中标和不平衡报价情况的发生。将不同版本的过程文件进行保存，对各个阶段中各版本文件的修改内容进行记录、分析及数据透视，总结易修改、易出现问题的内容。对于招标小组会议的审议意见、招标采购流程审批过程的审批意见、招投公告发布后收到的供应商质疑函件、开评标过程中的现场突发情况及其解决方案要进行总结，对于已完成的招标采购项目及时进行评价，总结本类项目的价格水平、预算节约情况、投标供应商数量、竞争力度、评分结果分布等多种数据。

要充分考虑招投标活动中可能存在的情况，参考实践中发现的具体问题，深入开发电子招标采购系统各环节功能[2]实现招投标项目的全流程闭环管理。根据项目采购过程中总结得到的反馈资料，不断研究优化采购方式、采购文件和采购流程。在已有数据库、新项目关键信息和投标文件数据透视的基础上，进行文件评估和风险预估，自动生成项目招标采购文件及风险预估结果，提前制定风险预案。项目招标采购工作完成后，将各方权利、义务、承诺用智能合约进行管理。[3]