就业视角下高校学生档案管理工作研究

2024-01-23长春财经学院李贺

办公室业务 2023年23期

文/长春财经学院李贺

自2008 年开始，学生档案管理正式步入制度化和正规化，这一变化让学生档案合理利用并作用于就业等方面提供了可能。大学是培养社会所需的人才的摇篮，在培养学生专业能力的同时，还要锻炼其就业素养，促进就业。学生档案记录了学生从入学到毕业这一过程，这与日后的就业工作息息相关，紧密地联系这个职业生涯发展。针对当前竞争日益激烈的就业环境，高校应以就业服务为基准，站在就业视域下加强学生档案管理工作，借助其功能作用降低就业压力，最终实现促进就业目标。

一、探讨学生档案管理在就业中的地位作用

（一）全面记录就业前的各类信息，促进大学生综合素质的提升。学生档案是终身制的，大学期间，学生的学习生活轨迹、参加的各类实践活动均将如实记录在学生档案中，进而组成学生的成长经历。而高校的根本任务在于立德树人，培养“德、智、体、美、劳”全面发展的高素质人才，通过落实学生档案管理工作，一方面满足社会对人才的了解、选拔、任用、考核需求，另一方面也约束着学生的生活学习行为，使其主动规范自身行为，在该情况下，学生的综合素质将得到有效提升。高校学生档案管理在促进学生综合素质提升方面发挥的作用体现在以下几方面：第一，高校老师注重采取档案的方式开展差别化的教育与培养，此时的学生档案是教学工作开展的辅助道具，对学生具有约束与引导作用。第二，健全、真实的学生档案是学生毕业后就业时的“敲门砖”，可看作求职筹码，能够为学生选择工作、应聘岗位时赢得更多机会，扩大其求职空间。为实现顺利就业，学生将主动完善自身档案，提高自身素养，以期在就业求职中提升自身的竞争力。

（二）服务学生就业，吸引用人单位的关注。目前，为缓解学生就业压力，高校往往会采取先进的管理方式确保档案内容完整、真实，为毕业学生增加就业机会。在我国教育管理体制改革与就业体制改革日益深化的背景下，学生就业的基本方式不再是单向抉择，而是“供需见面、双向选择”。在该方式下，春招、秋招等招聘会是主要形式，而这建立在企业与高校的合作上，在该情况下，经校方管理的学生档案材料具有一定权威性，这成为毕业学生与用人单位“双向选择”的可靠保障。通常状况下，用人单位在选择人才时往往会先采集毕业生信息，查看其档案材料，以此实现对学生综合素质的相对准确的评估，最后确定面洽人选。在该过程中，学生档案材料发挥着重要作用，是吸引用人单位的主要材料，完善、良好的档案管理使学生具有更多选择用人单位的机会[1]。

（三）提供保障作用，落实大学生相关合法权益。目前，虽然不少用人单位与高校形成接洽关系，但是用人单位的差异性，使得学生需要面对不同情况，比如一些用人单位在录用学生后不调档案、不落户口，毕业生对这方面内容本就知之甚少，使得一些毕业生缺乏自身档案管理、档案完善的重视。与此同时，我国人事制度改革不断深入，人事管理的规范化水平越来越高，无论是毕业生的落户、社会保险的办理，还是定级转正、职称申报，都会涉及学生人事档案的查阅。因此，对于大学生就业而言，档案管理直接关系到其日后发展，包括是否能够顺利毕业、是否具有升学与考公的机会等，做好毕业生就业后档案投递管理工作有助于保障学生就业后的个人合法权益。

二、分析高校学生档案管理在就业方面的不足

（一）观念相对落后，服务意识较低。经过上述高校学生档案管理在就业服务方面的地位作用探讨后，明确了档案资料在学生就业方面的价值意义，但是目前在学生档案管理方面，仍存在一些问题，其主要体现在观念、服务意识等方面，不利于学生档案资料功能作用的发挥，无法为学生就业提供服务帮助。1.管理主体观念相对滞后。对于高校学生档案管理而言，其主体主要指向管理人员和校领导，虽然主体对学生档案管理认识到此项工作具有一定重要性，但常出现“说起来重要、排起来次要”的现象。当校领导不够重视这一管理工作时，较难推动整项工作融入高校档案管理的整体规划体系中，久而久之，学生档案管理内容、规章制度、程序等将愈发滞后、模糊。学生档案管理人员在长期不受重视的情况下，愈发看轻自身工作岗位，进而敷衍开展相关工作，不具有主动服务学生就业的意识，这严重影响了学生档案资料对学生就业的作用发挥[2]。2.管理客体意识相对薄弱。对于高校学生档案管理的客体而言，其主要指向广大学生。对于学生而言，在未踏入社会之前，对就业、职业规划、档案调用等方面的了解不够深入，虽然具有重视档案资料的意识，但不具备档案利用与管理意识。学生作为档案管理的客体，往往对档案管理的了解深度较浅，管理意识相对薄弱，在该情况下，即便就业求职也缺乏档案的利用，不利于档案管理就业服务功能的充分发挥。

（二）管理人员专业水平相对较低。除了意识上的缺乏，高校档案管理人员缺乏专业素养，导致管理质量相对较低，难以提供较高水平的学生就业服务。尤其一些院校，其学生档案管理人员多数是兼职人员，在精力、专业性等多个方面的限制下，难以开展高质量、高效率的学生档案管理工作，极易导致管理工作的失误，比如资料不完整等。除此之外，存在相当一部分学生档案管理人员缺乏岗位素养和责任心，比如在转递档案时的相关操作不够规范，没有通过机要渠道转递，缺乏档案回执的收集等，或是存在档案漏发、误发等现象，进而带来失误，不仅没有提供高质量的就业服务，还对学生就业造成影响。

（三）信息化建设不足，管理效能发挥有限。对于基于就业服务高校学生档案管理，现阶段的信息化建设程度仍不够高，管理方式现代化水平方面仍有上升空间，这也导致学生档案管理的就业服务潜力未能激发到极致。具体而言，在相对落后的管理方式下，常出现档案丢失、损坏等情况，即便是网络信息化全面普及与应用下，一些档案管理人员尚未掌握信息化管理技术，技术运用不够深入、充分，进而使相关管理操作无法及时得到优化与创新。或是缺乏有关信息安全的保障性建设，面对相对脆弱的信息平台，高校缺乏保护技术的落实，进而埋下档案信息泄露等安全隐患，不利于高校学生档案管理水平的提高，更无法给学生提供高效、安全的就业服务[3]。

三、围绕就业服务研究高校学生档案管理强化路径

（一）革新档案管理理念，强化就业服务意识。为使学生档案资料能够在学生就业期间充分发挥功能作用，应增强档案管理主体与客体的观念意识，在此过程中应结合时代发展对高校学生档案管理工作思路予以及时创新，以此提高学生档案资料的有效利用率。在观念意识方面，强化路径如下：1.创新主体管理理念，提升其服务意识。档案管理本就是高校经营、发展的重要管理工作，学生档案管理作为此项工作的重要组成，属于高校日常运营发展过程中的基础性工作。因此，为缓解学生的就业压力，提升学生综合素质水平，增加毕业学生的就业机会，高校领导与档案管理人员应充分认识到学生档案资料及其管理工作在上述目标达成中的重要作用，应将学生档案管理工作的地位适当提高。具体而言，高校领导应将学生档案管理纳入高校档案综合管理体系中，通过提升其制度地位营造良好的管理环境，使学生档案管理人员感受到自身岗位的重要性，纳入体系后还应明确管理内容、规章制度等，落实具体的岗位工作要求，规范学生档案管理责任，融入信息化、精细化管理理念，确保学生档案管理人员能够规范开展学生档案资料收集、整理与归档工作，不断夯实档案资料基础。学生档案管理人员也要充分明确自身工作对学生就业、求职的重要性，日常工作中注重资料的真实性与完善性，以此提升高校学生档案管理水平。2.增强客体的档案意识，落实多种培养手段。要想提高学生档案资料及其管理工作在学生就业方面的服务作用效果，除了要加强高校领导与管理人员的重视，还应增强学生的档案意识，使其主动完善、美化档案资料，正确认识到这一资料在自身求职期间带来的重要作用。简单来说，学生的档案意识的强弱直接关系到高校利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业服务功能的作用效果。要想有效强化学生的档案意识，可从以下几个方面着手：第一，以新生入校缴交档案为契机加强宣传。新生入学涉及学生档案的调用和缴交，高校可紧抓这一时机，加大力度宣传《中华人民共和国档案法》等相关内容，要求学生在入学之初就认识到档案资料的重要性，树立档案管理意识，明确在校期间哪些材料会进入毕业生档案，不断改善自身的言行举止，驱使自身努力学习，比如参加各类大赛、取得名次等，提升自身专业能力。第二，做好毕业前夕的档案意识教育工作。在学生毕业前，高校应完善就业教育，将档案意识教育整合至此项教育工作中，同时借助多个平台对毕业生档案内容、作用、用处等进行宣传，进一步强化学生档案管理与利用意识[4]。

（二）加强岗位素质建设，提升服务能力。档案管理人员作为学生档案资料管理的主要人员，要想充分发挥档案资料及其管理工作在学生就业期间发挥的功能作用，高校应积极提高档案管理岗位相关工作人员的专业能力与职业素质，依托于综合实力的提升促进学生档案管理就业服务水平的提高。档案管理工作本就具有较高专业性，管理岗位对工作人员的业务素质具有较高要求，在现代化时代背景下，打造一支高专业水平、高职业道德素养的档案管理人才队伍是提高高校学生档案管理质量的重要基础，因此，高校应围绕学生档案管理工作成立相对独立的职能部门。在部门落实期间，高校应适当增加经费投入，为档案管理工作的优化提供资金基础，完善所需设备，并根据岗位需求配备专职、专业人员。与此同时，开展教育培训工作，不断建设岗位人员的职业道德素养，比如教育讲座、经验交流、专业前辈聘请等，扩大学生档案管理人员的进修空间，不断提升档案人员的业务知识与专业能力，使其具有较强责任感，进而主动完善工作内容，提高自身的就业服务能力。

（三）加强信息化建设，创新管理方式。为进一步强化就业过程中学生档案管理的功能作用，高校应加强信息化建设，持续化地创新管理方式，推动其向智能化、智慧化的方向转变，全面落实大学生就业服务要求，提高学生档案管理质量。1.完善信息平台，提高档案管理信息化水平。在当前时代背景下，传统纸质档案管理已经无法满足现阶段高校学生档案管理需求，同样无法适应学生就业服务相关使用需要，因此，高校应积极完善现有的电子档案管理体系，减轻管理人员工作压力的同时，提高档案工作效率，满足便捷、快速等检索使用需求。在完善学生档案管理信息平台时，应根据自身情况与需求不断整合新的技术，比如大数据技术、人工智能技术等，依托于学生信息的智能化采集确保档案资料的完善性，借助大数据技术做好学生档案资料的分析与整理工作。同时，做好学生档案管理信息系统的迭代优化工作，高校可成立独立的专业技术部门，主要负责档案信息管理平台的漏洞修复与迭代优化，不断增强信息检索速度和平台架构的存储量，从而实现高校学生档案的现代化管理，为相关使用人员档案资料的查询、调用等提供技术支持[5]。2.做好信息安全工作，强化学生档案管理强度。随着信息技术的发展及其平台的普及应用，计算机信息安全技术受到高校关注，针对日益发展的黑客攻击、病毒攻击等信息安全问题，为强化学生档案管理效果，使其能够在就业期间充分发挥功能作用，高校应做好档案信息管理的安全工作，通过各项安全技术的实施与整合，实现对学生档案管理实效性的有效强化，加强档案管理，夯实大学生就业信息资料基础。在开展学生档案信息安全管理工作时，应整合应用区块链、云加密等技术，不断深化计算机信息安全技术网络的建设，同时落实智能防火墙技术，进一步减轻档案管理人员信息技术操作难度，为日常管理工作的现代化展开提供安全保障。另外，在开展有关学生档案管理的信息安全工作时，还应利用信息数据的可追溯性，充分利用电子档案管理系统对毕业生的就业信息加以跟踪，依托于反馈信息分析各届毕业生就业质量，更为直观地了解到当前社会对人才的实际需求，进而及时提供就业建议，调整人才培养模式，为学生提供更高质量的就业服务。