固定资产投资项目档案的全过程管理

文/中核四川环保工程有限责任公司 李小兵

固定资产投资项目（以下简称固投项目）是指一个或一系列有内在联系的单项工程的固定资产投资活动。固投项目档案是指从项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、招投标、合同、设计、勘察、实施、审计、验收、运行等建设实施过程中产生的具有保存利用价值的，经过归档程序完成归档的各种载体的项目文件资料，它是项目管理当中最重要的信息资源。固投项目档案管理是项目管理的重要部分，贯穿于项目建设实施全过程，是做好项目管理工作中最为重要的一环。

一、掌握固投项目档案过程管理的流程

固投项目档案管理在遵循一般建设项目档案归档的标准和规范的同时，在项目文件资料的收集、分类、整理、归档、统计、利用有其特殊性，比如项目建议书、可行性研究报告、初步设计等立项、评估审查文件、项目周期调整、设备调整、建设内容调整等调整变更的报批文件、投资计划文件、项目管理、党建联建等。固投项目的档案管理人员，必须了解项目的立项、招投标、项目管理、施工、监理等过程，了解固投项目文件材料产生的特点，提升档案管理的基础业务水平，把有保存价值的项目文件资料全部接收、整理、归档，这是做好固投项目档案工作的基础[1]。

二、熟悉项目档案管理相关标准和规范

要做好固投项目档案的管理工作必须熟悉并掌握相关项目档案管理的标准和规范。

（一）国家的相关标准和规范。固投项目档案人员必须熟悉并掌握《建设项目档案管理规范》的内容，掌握项目文件材料收集归档范围及保管期限，最大限度地收集项目文件材料，真正做到“应收尽收”。

在对收集到项目文件材料进行整理时，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的要求，编制文件页码、卷内目录、案卷封面、填写备考表等规范格式，保证项目档案的归档质量。

（二）建设单位制定的管理制度。项目建设单位在固投项目建设实施过程中，必须在贯彻落实国家的标准规范以及项目管理制度的同时，结合固投项目建设实施的实际情况，编制合适的项目档案管理实施细则、管理程序，明确项目实施相关单位（部门）的管理职责、控制措施、归档范围等，做好项目文件材料产生、接收、管理、归档等工作[2]。

三、提高项目建设实施单位人员的档案意识

（一）相关领导要提高档案意识。固投项目档案是项目建设实施过程中产生的真实的原始项目文件资料，它准确反映和记录项目的实际情况，是项目审计、验收、运行、维护、更新改造等工作的重要原始凭据。

国家档案局颁布实施的《重大建设项目档案验收办法》明确规定“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分”。固定资产投资项目的建设单位、设计、勘察、总包、分包、监理等单位的领导要提高档案意识，高度重视项目档案工作。在项目建设实施过程中设置相应机构、配齐合适的档案人员，保证档案业务工作正常开展的相关费用，将项目文件材料的移交、归档工作纳入相关人员的岗位职责，在固投项目参与的各方齐抓共管，尽职履责，才能真正做好固投项目档案工作[3]。

（二）相关技术人员要提高档案意识。参与项目建设实施的单位和人员很多，包括建设单位现场代表、设计单位代表、施工单位技术负责人、监理工程师、质量检查员等，他们直接形成项目文件的内容、数据、技术核定、技术变更、隐蔽验收等原始记录，是项目文件资料形成、签署的主体，他们的档案意识直接影响到项目施工文件、监理文件的真实性、准确性和有效性。所以，项目相关技术人员必须提高档案意识，将符合归档要求的项目文件材料移交给档案人员，这是保证项目竣工档案完整、准确和有效的关键。

（三）相关专、兼职档案人员要提高档案意识。要做好固投项目档案工作，提高专、兼职档案人员的档案意识非常必要，只有档案人员的档案意识提高了，才能发挥档案人员的主观能动性，才能在平时工作中向项目建设实施单位的相关人员宣传项目档案的重要性，项目参与实施的专、兼职档案人员才能自觉地发挥档案人员专业水平按照规范做好项目文件资料的产生、移交、分类和归档工作[4]。

四、加强档案人员的专业技术水平

固定资产投资项目各参与建设实施专兼职档案管理人员的专业能力直接影响到项目文件资料的产生、收集、组卷工作，还影响到项目档案的完整、准确、系统、规范和安全，最终影响到固投项目竣工档案的整体质量。所以必须采取各种措施努力提高专、兼职档案人员的专业技术水平。

（一）加强理论培训。要求档案人员做好档案管理工作，必须对档案人员进行系统的理论知识培训，包括什么是文件？什么是档案？什么是项目档案？哪些项目文件资料要求归档？按照什么标准来归档？如何做好项目档案管理工作等，所以不管是建设、总包、分包、监理等单位都必须对专、兼职档案人员进行专业知识的培训，这是提高专、兼职档案人员专业技术水平的首要条件[5]。

（二）参与项目实施。项目档案管理人员不是坐在办公室被动等着别人来移交项目文件材料，而应该是主动参与到项目建设实施全过程中去，了解项目建设内容、项目实施的进展情况，掌握项目立项、评估、批复、勘察、设计、招投标、合同签署、建筑施工、设备安装、分部验收、监理执行、交工验收、结算审计、单项验收、竣工验收等项目实施每个阶段应产生的文件材料是否齐全和完整，是否为最终有效的文件、是否符合归档要求，是否移交归档，都要做到心中有数。

1.参加项目会议。项目档案管理人员应积极参加项目评审、技术交底、合同谈判、现场开工、设备开箱、分部验收、交工验收等各种工程、监理会议，对项目文件材料的形成、审查、移交、归档等事项进行明确要求，包括国家标准、文件资料的整理规则、项目文件的签署、项目资料移交文件的表格等，真正把传统的档案“末端管理”主动提到“前端控制”中去，只有这样才能保证档案人员接收到符合归档要求的项目文件材料[6]。2.做好过程的监督指导。作为建设单位的档案管理人员，应在做好项目档案管理工作的同时，及时组织对相关总包、分包各施工、监理等单位的相关人员进行档案专业技术培训，主要针对项目文件资料的产生归档范围、项目文件资料价值的鉴定、审查、整理、组卷等具体业务指导，不定期对相关单位的项目文件材料的收集、整理、归档工作进行监督检查，发现问题要求立即整改并予以考核，其目的就是为了保证项目文件材料的形成与项目实施同步，项目文件材料的管理符合相关要求，保证所接收到的项目文件真实、准确、有效。3.做好项目竣工文件资料的审查。项目竣工文件资料是由反映项目施工监理过程和项目建设实施过程的竣工资料、竣工图和监理资料组成。项目竣工文件资料是项目档案中占比数量最多、情况最复杂、最容易出现问题的部分。保证项目竣工资料、竣工图、监理资料的齐全、完整、规范，是做好固投项目档案工作的基础。

项目建设施工单位在项目建设实施结束并进行交工验收后，其专、兼职档案人员按照项目档案归档范围对各子项全部文件材料进行收集、分类、整理、组卷、归档，按照要求制作完整的竣工资料和竣工图，经过自检合格后交监理单位进行审查。监理单位着重对竣工资料、竣工图的真实性、准确性、完整性、有效性以及与监理资料的一致性（主要是资料中开竣工时间、项目各项统计数据和建设实施内容是否一致，下同）进行审查，并出具书面的竣工资料审查报告。项目竣工资料、竣工图经监理审查并完成整改后再提交建设单位项目管理部门进行审查。

建设单位项目管理技术人员对施工单位的竣工资料（含设备资料、竣工图）与监理资料一并进行审查，着重对资料是否真实、准确、系统和有效，是否反映项目建设实施过程，竣工图是否图物相符，真实反映竣工验收时的实际情况，设备台（套）数是否与批复一致，竣工资料与监理资料是否一致等情况进行审查，经审查合格后出具书面审查报告。

建设单位档案部门对施工单位提交竣工资料（含设备资料、竣工图）与监理单位的监理资料进行最终审查，档案部门着重审查项目文件材料分类是否准确、组卷是否合理、整理是否规范、目录是否齐全等进行审查。项目竣工文件只有经审查并完成整改符合归档要求后方可办理移交和接收手续。

通过这些审查程序后接收到符合归档要求的竣工文件，才能保证固定资产投资项目档案的质量，从而从整体上保证项目档案的完整、准确、规范和安全。

（三）做好项目文件的归档。项目建设实施内容全部完成后，在项目的工程质量、环境保护、职业安全、职业卫生、决算审计、消防等各单项取得相关主管部门的验收批复文件后，建设单位档案部门按照相关标准和规范，对项目建议书、可行性研究、初步设计、施工图、项目管理、施工资料、监理资料、工艺设备资料、工程科研资料、试生产、财务决算、竣工验收资料等全部文件资料进行分类、鉴定、组卷、归档，并编制规范的案卷目录、全引目录等，最终形成齐全、系统、规范的项目档案。

五、做好项目档案的专项验收

按照国家的相关要求，固定资产投资项目档案验收是项目竣工验收前必须完成的条件之一，所以项目主管部门和建设单位必须认真做好项目档案专项验收的各项迎检工作。

固投项目建设单位对项目全过程的文件资料完成整理和归档后，必须组织设计、勘察、总包、分包、监理等相关参建单位和相关业务部门对项目档案进行自检，并完成问题的整改确认达到验收标准后，在项目竣工验收前三个月前向项目主管部门报送档案验收报告文件及项目档案目录等文件材料。

在项目验收主管部门对固投项目档案完成专项验收后，建设单位须对档案验收组提出的整改意见全部落实整改，再将档案整改情况报告上报项目主管部门，最终获得主管部门的档案验收意见，项目档案专项验收工作才算真正结束。

六、注重固投项目档案的保管和利用

企业档案是国家档案的一部分，是企业生存、发展的重要信息资源、是企业的宝贵财富。项目档案是企业档案的重要组成部分，同时也是项目主管部门对固投项目进行检查、评估、审计、各单项验收、项目竣工验收以及项目后评价的重要内容和依据。建设单位档案部门保管档案的库房日常安全管理、温湿度管理、档案装具等必须符合国家的相关标准和规范，采取各种人防、技防等有效措施，做好固定资产投资项目档案的安全管理工作。

保管项目档案的目的是充分发挥项目档案的价值，最大限度地提供利用。档案管理部门应做好项目档案的各项基础工作，编制项目档案全引目录、案卷目录、文件汇编等检索工具，结合项目建设实施的实际情况，积极提供项目档案，满足企业管理各项工作查档的需要。

七、做好固投项目档案的保密工作

部分固定资产投资项目涉密项目，项目档案中有大量的涉密文件，有的涉密级别较高，作为项目档案管理人员，必须按照保密工作相关要求提高警惕，在项目档案的审查、接收、保管、借阅、复制、归档等工作中的各项保密工作，保证固定资产投资项目档案中国家秘密和档案实体的安全。

八、结语

固定资产投资项目档案工作是一项专业性、技术性、保密性、服务性于一体的基础支持保障工作，由于固投项目建设的特殊性，同时也是一项漫长、复杂、烦琐的基础业务工作，要做好固投项目档案的全过程管理工作，就要求我们专兼职档案人员熟悉标准规范、提升管理能力、增强档案意识、钻研专业技术，从而整体提高单位的项目档案管理水平，从根本上做好档案管理基础业务工作，及时提供档案利用，最大限度为企业各项工作提供支持服务。