新形势下做好乡镇档案工作的对策研究

文/郑州市房产档案馆 肖哲

乡镇档案工作是一项具备基础性、支撑性等特点的信息统筹工作，长期以来，它在记录乡镇改革与发展历史、推进社会主义新农村建设、服务乡镇产业发展、提升乡镇治理能力、传承与弘扬乡村文化等工作中发挥着重要作用。2022 年实施的《乡镇档案工作办法》（以下简称《办法》）明确了乡镇档案工作的总体目标和具体内容要求，系统科学、可操作性强，是做好乡镇档案工作的重要依据。为了更好地发挥乡镇档案工作在助力乡村振兴、赋能乡镇治理体系和治理能力现代化中的重要作用，乡镇基层单位要提高思想认识，深入贯彻落实《办法》的各项规定，在上级档案主管部门大力支持和指导下，厘清乡镇档案工作发展思路，积极作为、主动服务，推动乡镇档案工作早日实现转型升级，更好地惠及民生、福泽社会。

一、当前乡镇档案工作中存在的一些问题

通过对近年来有关乡镇档案工作论文发表情况的研究和对部分乡镇档案工作现状的调研，发现当前乡镇档案工作中存在着以下几方面的问题，它们或将成为制约乡镇档案事业高质量、可持续发展的重要因素。

（一）领导干部重视程度不够，缺乏档案意识。乡镇工作琐碎而繁重，而乡镇机关的人力、财力和物力有限，加之乡镇档案工作不能直接产生经济效益，也未列入政府对乡镇工作目标责任的考核内容。因此，乡镇领导干部更多的是将精力放在创造和凸显业绩的党建、经济发展、基础设施建设、扶贫、安全生产等重要工作之上，对档案工作不够重视，“说起来重要、做起来次要、忙起来可以不要”的工作情形依然存在。此外，乡镇领导干部平时也不注重学习档案业务知识和档案法律法规，对档案价值和档案工作重要性缺乏足够认识，档案意识薄弱，其结果是削弱了对乡镇档案工作的领导，阻碍了乡镇档案事业的高质量发展。有些长期分管乡镇档案工作的领导干部在思想意识中根本没有“档案”的概念，从未听过档案工作汇报，根本不了解乡镇档案工作实际情况，更不会关注和解决档案工作中存在的问题[1]。

（二）档案管理制度不健全或者执行不力，难以实现规范化管理。有些乡镇的档案管理制度不健全，缺乏统一、细化的工作标准，难以规范化地开展乡镇档案工作。如：未能制定明确、可行的文件材料归档范围，导致文件无法及时归档；缺失档案整理制度，导致档案分类不科学、卷内文件排列混乱。有些乡镇虽然具备相对完善的档案管理制度，但因为执行不力、监管不到位，档案工作也比较混乱。如：为了方便利用工作中形成的文件材料，乡镇各单位、各部门往往自己保管文件材料而不愿移交归档，档案工作人员不能严格执行档案收集制度，也未将档案收集工作的问题向主管领导反映，因收集工作不及时、开展不力，多数档案散存于形成单位，甚至一些重要的档案资料散存于个人手中，档案丢失现象时有发生。有些乡镇甚至连半年内县上制发的红头文件都找不到，尤其是有关工资晋升、干部任免的档案根本找不到[2]；利用者借阅档案未履行手续、未及时归还，档案人员也未催要，久而久之或因档案人员发生变动，档案也变得去向不明或者丢失。

（三）资金投入不足，不利于乡镇档案事业的可持续发展。乡镇财政本就紧张，大部分经费又用于基础设施建设、脱贫攻坚、产业发展等重要事项，导致乡镇档案工作的资金投入严重不足。如：没有采购标准的档案装具而是使用简易文件袋存放档案，或者采购的档案装具质量低劣、不符合国家标准；部分乡镇档案室空间狭小、基础设施设备不完善或者陈旧老化，保管条件差，“乡镇基层档案库房环境普遍较差，设施不健全，缺乏必要的管理设施，主要原因是乡镇资金不足”[3]，有些乡镇甚至没有专门的档案室，而是与办公室、阅览室合为一体，完全不符合档案“八防”要求，不但影响档案的规范管理，更是给档案安全造成了严重隐患。无法修复破损、老旧档案，影响档案的永久保存和开发利用。档案信息化建设步伐滞后，表现为硬件设备缺乏、档案信息化系统未搭建、档案数字化率不高、主要以传统手工方式查询和利用纸质档案、无法实现档案资源的共享与利用等。

（四）档案专职人员难以落实，整体业务能力水平不高。受人员编制所限，乡镇一般不设置专门的档案机构、“有些县甚至没有一个乡镇配备专职档案人员”[4]，通常是党政办公室主管档案工作，由兼职人员从事具体的档案事务工作。兼职人员除了少部分为正式在编人员外，绝大多数为其他单位借调人员或临时聘用人员，“有些乡镇连续两年多都没有配备档案人员，档案工作长期处于停滞状态”[5]。因专职档案人员难以落实，给乡镇档案工作开展造成严重影响：首先，人员不稳定，更换速度快，有的刚干没几天就被安排至其他部门工作，人员的经常流动致使档案工作连续性难以保证。其次，工作积极性不高，责任心不强，档案工作难以有效开展，甚至出现重要档案泄密事件。最后，档案人员往往身兼数职，任务繁重，档案工作成为“夹缝”里生存的“副业”，一旦遇到时间紧、任务重的其他工作事项，根本无暇顾及档案工作。

此外，档案工作是一项实践性很强的工作，需要从业人员具备较高的业务素养。而乡镇档案人员整体学历偏低，文化水平参差不齐，自学能力不高，平时又很少参加业务培训，因此缺乏足够的专业知识和必要的业务技能，难以满足高质量开展乡镇档案工作的需求，尤其在开发利用档案资源、对档案工作进行业务监督和指导方面更是力不从心。

二、高质量开展乡镇档案工作的具体对策

只有充分认识档案工作在乡镇基层治理中的重要作用，才能找准自身定位和工作方向，确保工作质量和服务效能不断提升[6]。因此，要树立“党管档案工作”的思想意识，加强乡镇党委对档案工作的全面领导，多措并举地提高档案管理水平，靠“自身硬”做好乡镇档案工作。

（一）落实党委负责制，强化组织领导。档案工作承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的重要职责，要想做好档案工作就必须毫不动摇地坚持和加强党对档案工作的全面领导。为此，乡镇党委、党组织要增强“为党管档”的政治责任感，主动承担起乡镇档案工作的主体责任，建立健全档案工作责任制，抓紧、抓好、抓实乡镇档案工作，将档案工作与乡镇党群、经济、扶贫、新农村建设、乡村振兴等工作同规划、同部署、同考核。要成立乡镇档案工作领导小组，党委书记担任组长，由责任心强、敢于担当、具有档案意识的领导分管档案工作，确保乡镇档案工作有人抓、有人管。领导小组要切实履行职责，对乡镇档案工作不定期进行检查和指导，监督乡镇各单位、各部门按时间节点和《办法》规定完成文件材料归档、档案收集、整理、信息化建设等项业务工作，并就检查中发现的问题和困难及时解决或者上报县级档案主管部门协调解决。

（二）围绕乡镇中心工作，推动乡镇档案工作实现转型升级。围绕中心工作、服务发展大局，是一切档案工作的永恒主题。当前，乡镇档案部门要紧密结合资政服务、脱贫攻坚、美丽乡村建设、乡村文化振兴、土地确权等中心工作，不断探索创新“档案+”工作模式，实现档案工作与乡镇党委中心工作“同频共振”，为发展乡镇档案事业赢得主动、赢得未来。1.“档案+资政服务”。要从历史和现实维度出发，做好乡镇大事记、历史沿革以及重要文件资料汇编工作，聚焦工作中的重点问题并提出档案资政建议，充分发挥档案资政惠民作用，为乡镇领导决策提供重要参考。2.“档案＋脱贫攻坚”。深入挖掘涉农档案信息，通过“扶志”和“扶智”带动乡镇贫困人员脱贫致富，例如：协雄乡挖掘民俗档案资源，设立生态扶贫助农项目，带动贫困户增收致富，实现了[7]。3.“档案+美丽乡村建设”。学习其他乡镇取得的先进经验，将乡镇档案工作融入美丽乡村建设之中，助力美丽乡村建设，例如：开慧镇将“红色档案”元素融入美丽乡村建设，开发出红色文化旅游线路，2021 年以来接待游客200 万人次，村集体实现增收80 多万元[8]。4.“档案+乡村文化振兴”。依托乡镇独特、厚重的人文文化，积极开展档案编研，挖掘乡村历史文化、乡风民俗，推进档案文化建设，提升乡村文化品质，为乡镇文化振兴贡献档案力量，“优秀的档案编研作品能够宣传、传播地方特色文化，唤醒大众对特色文化的关注，使已经寂寂无声的传统地方特色文化重新焕发出蓬勃的生机活力”[9]。

（三）建章立制，助推乡镇档案工作实现规范化管理。没有规矩不成方圆，完善的档案制度是保证乡镇档案工作规范、科学、高效的基础和保障。要以问题为导向、《办法》为准则，广泛征求乡镇档案形成单位及管理人员的意见，结合他们日常工作需求，建立健全乡镇档案制度体系，确保内容完善、细致、严谨，各项档案制度可行和可操作。如：科学设置乡镇文件材料归档范围和保管期限，确保具有保存价值的文件材料应归尽归，尤其是涉及农村不动产确权、征地、扶贫、移民、优抚救济等涉及乡镇人员切身利益的民生档案要重点归档；制定档案收集、整理、保管、统计、利用、销毁等覆盖乡镇档案工作全流程的管理制度，确保各项业务工作有章可循、有规可依；坚持“一把手负总责、人人有责”的原则，建立健全档案安全风险防范和应急管理制度、档案库房安全制度、档案备份制度等，防范并消除安全隐患，确保乡镇档案安全。

（四）保障资金投入，助力乡镇档案事业可持续发展。任何事业的发展都离不开资金的投入，“建设一个30平方米的标准化档案库房所需经费就在50000 元以上，这对于乡镇有限的经费来说无疑是一种巨大的投入”[10]。因此，县、乡镇政府要做好经费保障，将乡镇档案工作所需经费列入本级财政预算，必要时乡镇政府还要向县财政部门申请档案专项经费，保障乡镇档案工作所需的资金投入。有了充裕的资金做保障就可以有效改变乡镇档案管理基础薄弱的现状，为可持续发展乡镇档案事业提供源源不竭的动力，如：可以采购档案服务，将档案整理、保护修复、数字化、信息化建设等项业务外包给专业的中介机构，解决人员数量不足、设备缺乏、技术薄弱而导致部分档案工作难以或者无法开展的困境；可以加强档案库房硬件建设，合理购置密集架、档案柜、灭火设备、安防系统、除湿、空调等设施设备，改善档案存放环境，确保库房符合“八防”要求；还可以依据档案法律法规，对乡镇档案工作取得突出成绩的单位和个人给予表彰和奖励，调动人员的工作积极性和责任感。

（五）加强档案人才队伍建设，为乡镇档案事业高质量发展提供人才保障。“业由才兴、才由业聚”，乡镇政府要把档案人才队伍建设作为推进乡镇档案事业发展的关键因素，常抓不懈。将乡镇专职档案人员纳入事业编制管理，保持档案人员稳定性和档案工作连续性；着力引进知识水平高、责任心强、甘于奉献的档案人才从事乡镇档案工作，大幅提高乡镇档案管理水平；采取优化薪酬待遇、完善考核制度、在评优评先和职称评定等方面出台支持政策等有效措施，建立健全人才激励和培养机制，提升乡镇档案人员的职业幸福感、荣誉感，更好地开展乡镇档案工作。

此外，县级档案主管部门要结合乡镇档案工作实际，按照“急用先学、慢用缓学”的原则制定乡镇档案培训方案和计划，创新业务培训形式，不断提升乡镇档案工作者的知识水平和业务能力。尤其是对于那些档案人员不固定、档案专业知识缺乏、档案业务技能不熟练的乡镇单位，县级档案主管部门可以安排工作人员上门培训、分类指导、精准施策，做到不因事杂而降低标准、不因换人而工作断档，助推乡镇档案事业高质量发展。

三、结语

乡镇档案工作是推进乡镇党政建设、经济建设、文化建设、生态文明建设的基础性工作，对于及时化解纠纷、保障乡镇人民的合法权益、维护乡镇基层的和谐稳定有着积极作用。当前做好乡镇档案工作，一方面要充分发挥党管档案的政治优势，建立健全“县、乡、村”三级联动的档案工作长效机制，构建齐抓共管的工作格局和上下贯通落实的责任体系，形成一级抓一级、层层抓落实的责任链条，为推进乡镇档案工作实现高质量、快速发展形成整体合力和强大组织保障。另一方面要探索乡镇档案工作共建、共治、共享的新模式，因地制宜，聚焦档案工作的短板弱项，有的放矢、循序渐进地稳步推进各项工作，推动档案工作在服务乡村基层治理中不断取得新成效、新突破，为实现乡村振兴、推进乡镇治理体系和治理能力现代化贡献档案力量。