高校基层文秘人员如何提高公文写作能力

2024-01-23武汉大学党政办公室谭德奎

办公室业务 2023年23期

文/武汉大学党政办公室谭德奎

公文是各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有特定效能和广泛用途的文书。高校公文是高校开展相关领导活动、切实履行自身职能过程中有着一定效力以及规范体式的重要文件资料，是有效传达高校各项方针政策、推行各类规章制度以及布置工作还有交流情况的一种关键工具[1]。此外，公文也是一系列公务活动中不可或缺的重要工具。本文以高校基层文秘人员为例，认为要提升公文写作水平，要从用词造句入手，通过广泛阅读，多练习，知上晓下，认真思考，方能达到理想的境界[2]。

一、基层文秘人员具备较强写作能力的重要性

伴随着时代的发展和社会的进步，提升高校办公室文秘人员的写作能力成为一个不可忽视的话题。高校基层文秘人员承担着上级和学校部署决策在基层贯彻落实的枢纽作用，不仅需要上传下达，更承担着如何将上级精神和部署落地落实的关键作用。对高校基层文秘人员来说，学习和掌握实际工作应用技巧，尤其是公文写作技巧，是一项基础而又关键的技能，因此，提高高校基层人员的写作水平非常重要，不可忽视[3]。

文秘有很强的写作能力要求，其写作水平直接影响到工作质量，秘书人员应该做到：不仅要了解相关写作知识，还要了解各种文体的写作，同时还要具备一定的政治素养、理论修养、科学的思维方式、对领导真实意图的理解以及获取相关信息的能力。

二、基层文秘人员提高公文写作能力的策略

（一）遣词造句。要提高公文的写作水平，必须从语言的运用入手。语言的运用最终体现在公文中。部分文秘人员在用词方面存在着问题，主要表现在用词不清、搭配混乱、句式复杂、语意不明等。公文是上下级单位之间传递信息的媒介，措辞是否准确，句式是否得体，会对公文功能的发挥和工作效率产生极大的影响。汉语词汇运用在不同的语境中有不同的含义，甚至有着截然相反的褒贬区别，文秘人员在写作中要准确把握词汇意境，选择最准确、最适合的词语[4]。同时，为保证公文的规范化、严肃性和权威性，应将问题的来龙去脉叙述清晰，将抽象的东西变成直观的具象，将深奥的道理变成易懂的语言，并尽量使用短句，以增强语言的感染力。

（二）博学多练。公文写作具备较强的理论性以及实用性，在实际写作过程中，对写作人员自身的思想水平、知识储备、语言运用以及表达能力等均有着非常高的要求。确定主题、搜集材料、组织结构、使用语言，是公文写作的中心环节。但在实际写作时，若仅确定了主题、拟定了表现形式，对相关资料进行了收集和合理运用，或者是明晰结构层次及相关需要规避的事项，对文字以及语言进行精准合理的运用仍然不够[5]。公文写作需要广泛涉猎多个学科，加强对综合知识的学习和运用。文秘公文写作水平的高低，除了受到理论水平和思维方法的影响之外，还与作者知识的丰富程度有关。文秘工作者在日常生活中应该多阅读各类书籍，包括政治理论、方针政策、经济文化、经典讲稿、优秀公文等，在不断积累中得到充实，提升公文写作能力，学以致用，用以实际的公文写作中。

（三）知上晓下。所谓“知上”，就是要从领导的角度，从全局的角度，从时代的角度来理解和分析问题。换位思考是文秘工作人员的重要素养，既要从领导的角度思考工作，并将自身的想法与领导进行沟通，如果没有获得领导的认可，则要认真分析存在的不足，总之，要在有效掌握领导工作方式和思路的基础上开展工作，并对领导采取的对策和措施进行补充和改进，从而使措施更具针对性；更全面、更深刻地阐述领导的想法，更深入地研究领导提出的问题，并提出新的见解。另外，文秘还必须知己知彼，利用文件传达领导的意思及指示。文秘应在日常生活中与领导多接触，多交流，多听取领导指示，做领导的贴心人。“晓下”指的是要对下级单位和群众的心声有全面了解，要深入基层，跟群众进行面对面的交流，倾听他们的看法，在调查研究的基础上，将这些意见、建议进行集中反馈，通过对这些意见和建议进行全面分析，做出正确的决定，制定出切实可行的方案。[6]。

（四）细察勤思。对基层文秘人员来说，要注意观察周围的人和事，这不但可以为公文写作提供既真实又生动的情感素材，还可以发现问题，进一步提升公文内容的针对性。目前，部分文秘人员在参与调研活动时往往只是辅助领导开展工作，缺乏认真有效的思考。在编写调研报告时，往往出现缺少与实践的联系、对基层缺乏足够和深入的了解，相关材料不充分、切身体会不深刻，导致公文质量不高，缺乏温度，甚至与现实存在不符的现象，从而导致文书对具体的工作没有指导价值。同时，应加强从学习中思考，取其精华，去其糟粕，从表面看本质，探寻其发展规律，并提出自己的观点。如果观点和传统的结论不一致，要敢于质疑，要做到不唯“风”，不唯众。只有这样，公文才有创新精神，具有真知灼见，经受得住历史与实践的检验。

（五）广积词汇。如果把“结构”比作“骨骼”，“素材”就是“血肉”，“素材”能使“骨骼”变得充实、立体。公文写作材料要靠日常生活中的积累，如一些优秀的构思、素材以及语言等，文秘人员应该多看优秀公文，做好分析和记录。尤其是相关领导讲话的场景，不同的领导有不同的风格及习惯，不同会议、场合实际呈现的内容也必然会有所不同，具体的表现形式也应各有特点，所以，文秘人员必须积累丰富的素材以及经验，提高文书写作水平。

同样需要注意的是，不能完全按照自己的喜好来收集材料，而要按照逻辑分类合理恰当地开展搜集工作。具体包括以下几种材料：第一种，有关理论基础方面的材料。囊括政治理论基础，主要可以分为党和国家提出的一系列政策、方针以及法律法规等，特别是涉及本行业的制度或者法规。对此类材料的阅读有助于掌握国家政策，确定文件的指导方针；第二种，领导的思维方式，工作方式。要多阅读领导在会议上的发言材料，不仅有助于更好地了解和掌握领导方式及其具体意图，还可在较大程度上帮助学校组织实施一系列工作；第三种，在日常与学生接触的过程中，文秘人员应从实际出发，高效地完成学生工作，阅读有关学生的材料，有助于提高写作质量和效果，使得文章条理清晰，具有说服力；第四种，与本系统、本单位、本部门有关的专业知识及资料等。广泛阅读此类材料，有助于提高理论的高度与写作的专业水平[7]。

在公文写作中，要根据不同文体的需要选用不同的词语，才能做到文采飞扬，形象生动。毛主席是一个使用多种语言写作的能手，他1949 年写的《党委会的工作方法》全文不过二千余字，但是词语丰富，有“鸡犬相闻，老死不相离”“要谦虚”等习语，有“工作要抓紧，伸出手掌，当然什么也抓不到，就是要把手放上去，可是又不能抓得很紧，装出一副要抓住的样子，可是还是抓不到东西”，“在会议开始之前，我们不会发出任何的‘安全通知’，等到所有人都到齐了，我们就可以随机应变。”等形象表述，还有一些隐喻，如“要学习弹琴”，“要精简军队”“是去延安，还是去西安？”，也有一些特殊的表达方式，如“互通情报”“书记要擅长做班长”“军队到了，粮食还没准备好”等。这些鲜活的文字极具感染力，极具说服力，令人赏心悦目。公文写作是与人打交道的，所以必须改变传统的术语，改变“官话腔”，而要使用大众喜闻乐见、生动形象、容易理解的词，适当地引用古语、成语、警句、谚语、典故、通俗口语等，让公文语言更加生动，富有感情。

（六）加强实践。多写多练，是提高公文写作能力的最佳途径，只有经常写，经常练，才能找到自己的缺点并加以改进。如何进行写作练习？1.培养动手写文章的能力。现在，许多基层干部，在网上拷贝粘贴文件，不仅写作水平不会得到提升，而且自己的公文写作基础也会更加薄弱，更容易出现漏洞和错误，严重的还会对工作造成巨大影响。只有写惯了，写多了，才能更好地思考，更好地组织，更好地进行逻辑推理。2.在不断的修改中提高文稿质量。要提高写作水平，写作人员要勤加练笔。一方面，要多看几遍完成的稿件，仔细审查稿子的结构设置、主题拟定以及各类材料的选用等方面是否合理，思考通过怎样的方式方法才能让稿子更加优质、完善；另一方面，写作人员也应常看他人创作的公文，借鉴他人的优点，从中汲取教训，防止犯同样的错误[8]。

（七）深入调研，联系实际。无论任何文种，在实际创作之前均需要开展全面、细致的调查分析，只有做好此项工作，方可确保材料的真实性以及可靠性，这样写出来的内容才能让人认可和信服。但还需要注意的是，绝不能盲目开展调查分析工作，应该在调查之前拟订调查计划，包括明确本次调查活动的目的、具体对象还有采取的调查方式等，做到有的放矢，保证收集的资料具有较强的针对性、合理性以及可靠性，确保文书内容更加完善。另外，开展调查分析活动还能防止文本内容出现“假大空”问题，使内容更接近现实。

公文撰写是一件又苦又累的事情，秘书必须有不畏艰辛的心态，要有一种能够忍受孤独的精神，只有心怀平静之心，才能领悟到这份工作的精髓。在做好心理准备之后，从巩固理论基础、持续积累素材以及优化语言结构等多个角度着手，不断地提高公文写作水平。