高校财务管理信息化背景下学费管理系统的扩展建设

陈川

在数字化技术不断扩大应用范围的同时，各高校也都根据自身办学规模和实际管理工作而开展信息化管理体系建设，以此来提高高校管理质量和效率。财务管理工作是高校重要管理科目，特别是学费管理工作，更是需要重点加强领域，这要求高校全面开展信息化管理系統研究工作，并根据学费管理特点来进行个性化设计，并为后续功能扩展预留下充足空间。本文主要对学费管理系统对高校财务管理工作优势进行重点分析，对学费管理工作需求进行总结，对高校学费管理系统技术扩展领域研究，希望对从事相关工作人员予以参考和帮助。

高校学费管理系统应用优势

方便快捷，时效性强 高校学费信息化管理系统可以极大方便师生缴纳学费，学生可以实现在线缴纳学费，免去排队烦恼，且所有信息都通过在线交流，具有超强的时效性。当学生完成学费缴纳后，财务人员和教师可以在后台管理端查看信息，可以让班主任实行精准化催缴，全面提高师生和财务人员工作效率。

提高班主任与财务部门收费效率 通过在线电子缴款方式的应用，是可以有效缓解开学初期学费缴纳工作压力。电子缴纳可以实现在线打印缴费凭证，高校财务人员只需要对入账资金进行核对即可，减少大量现金存入风险，也能有效避免收到假钞而带来损失，降低学费收缴成本，缓解财务人员和班主任收费压力。由于高校学费管理系统内置学生学籍信息和缴费信息数据库，权限包含管理端和缴费端，这就能实现每位学生基础信息和缴费信息一致，而班主任只需要对班级学生缴费数据进行查看，就可以通知未缴费学生尽快缴纳学费。

收缴分离，提高学费管理质量 学生通过在线学费管理系统缴纳学费，采取专户管理，这就可以让财务人员只需要对学费账户情况进行梳理即可，不用将大量现金转存到银行中。而在缴费凭证管理方面，学费管理信息化系统和电子票据信息的信息实时交流，可以在线出具电子缴费凭证，减少财务人员手工开具凭证时间，最终凭证和缴纳分离，这可以极大提升高校学费管理质量。

强化高校各部门合作沟通力度 高校学费管理工作并不仅涉及财务管理部门，还需要班主任、招生部门、教务部门合作，这些部门主要工作都和学费有着直接关系，以往都是依照纸质缴费凭证作为基础数据，但纸质数据传递导致这些部门缺乏必要联系，甚至会在数据流转过程中产生数据偏差，进而给高校职能部门工作带来不便。而在线学费管理系统的应用，是可以让学费管理工作与互联网、信息技术相互结合，让学生可以使用手机在线支付方式来进行，这就提高学生缴费速度。而高校各部门也可以在线交流数据，并实现内部信息共享，既提升学费管理效率，也可以减少人工收费错误现象产生，进而为学生提供更加优质服务。

高校财务管理信息化背景下学费管理系统主要需求

为高校领导决策提供准确数据支持 目前，部分高校学费管理系统依然采用Web页面或者外部查询方式来进行在线上传信息，以此来让高校领导查看学生缴费情况。但在高校财务信息化建设背景下，为全面提高信息交流、学费收缴效率和提高数据精准性，高校分管领导势必会对学生缴费数据进行实时查看，对重要数据进行分析。例如，欠费率、缴费率和报表数据等，这样才能方便高校领导对学费收缴情况有一个系统性了解，这对于高校开展新研发项目是具有决定性因素，而这项功能势必要实现在线实时互动，系统也需要对数据进行深度处理，从而形成更加直观的图表和走势图，让高校学费收缴数据更加清晰直观呈现出来，帮助高校实行教学、管理及科研改革工作。

和教务部门数据互动 高校教务部门与学费收缴是有着直接关联性，并主要集中在两方面，一方面是高校教务部门需要对学生学籍进行有效管理，对新生学籍注册、降级、休学、复学、退学、转学和毕业等一系列科目，当学生发生学籍变动情况时，也需要将变动情况和需要缴费信息流转给财务部门；另一方面就是根据财务部门提供欠费学费名单来开展学生注册工作，对欠费学生也要对注册情况进行核查，只有缴纳学费后才能注册学籍，如学生正在毕业年或者退学时也需要对是否有欠费行为进行核查，以此来加强学费管理质量，只有所有学费已经全部缴清才能办理相关手续。

和学生工作管理部门数据互动 如高校涉及奖贷金评选工作，学生工作管理部门通常都是根据各院系推荐情况来开展工作，在对学生名单情况进行审核，在完成奖贷金评选工作后，也要将评选结果反馈给财务部门，当财务部门收到评选数据时，也会按照学生学费缴纳情况来进行审核，只有确定学生没有欠缴学费情况，才能正常发放，一旦发生学生有欠缴学费情况时，也会从奖金中直接予以扣除。

和银行资金存储数据互动 国内很多商业银行资金管理工作都在向网上银行方向发展，线下网点承担的实际工作已经逐渐减少。目前，很多高校学费收缴工作都是和商业银行合作，大多都是采用高校财务部门向合作银行提供代收名单，而商业银行直接从学生个人银行卡进行代扣方式，但这种方式收缴学费所产生的数据信息并没有实现三方互联，高校财务部门并不能直接从合作银行获取收费记录，大多都是通过在线下载或拷贝等方式来将学费代扣名单上传给商业银行，而银行在完成代扣代缴工作后再将对账单上传给高校财务部门，这就造成缴费数据信息互动性不强，且数据格式也并没有得到统一，很多高校财务部门还需要对数据格式进行重新录入。

财务核算工作需求 学费管理系统是高校财务信息化系统重要组成部门，学费管理系统可以将学费缴纳数据实现在线共享，但又具有一定的独立性，特别是在财务核算工作时，是需要财务人员将学费收取情况进行全面核算，并明确到每一位学生，但以往学费管理方式需要财务人员编制记账凭证，再根据记账凭证信息来进行核算工作，而在信息化管理系统全面推进背景下，高校财务核算工作可以实现在线核对，并自动生成电子凭证。

高校财务管理信息化背景下学费管理系统扩展建设

数据统计分析模块设计 高校在开展学费管理信息化系统建设过程中，应加大对数据收集、分类、处理和分析模块建设力度，并根据高校学费管理特点，重点加强两方面功能。一方面是按照班级、院系和类别来对学费应收、实收、欠费和欠费率方面数据进行分析，在制定出统一数据表格，这样可以实现在线数据处理和分析工作，这可以给高校领导更加准确与清晰数据统计报表；另一方面是按照不同类别学费数据进行分析，重点对应当缴纳学费数额、未缴纳学费数额来进行分类，再通过系统自动生产曲线图表，将高校学费管理数据曲线进行全面展示。

数据查询模块设计 学费数据查询应当具备内外部查询功能，以此来方便高校职能部门查询学费数据，还能让学生了解学费收取明细，但重点应集中在以下三方面：首先，学生基础信息查询功能，提供学生基础信息功能，主要是学生学号、姓名、专业、班级等信息查询；其次，学费收缴信息查询功能，只需要提供学生的基础信息就可以对学费缴纳情况进行收集，还可以按照班级、专业、院系来进行整体查询；最后，学生欠费查询功能，这主要是属于学生基础信息、班级院系信息来进行查询工作，可以对不同学生欠费情况进行深入查询，高校也可以根据班级和院系学生欠费情况进行统计。

学生基础信息变动模块设计 学生基础信息变动模块主要针对学生个人版信息变化情况来进行在线操作，主要是教务部门通过功能权限设定方式，来授权给不同教辅人员信息变动权限，以此来实现专业、休学、复学、退学、转学和毕业信息处理工作。而高校财务部门可以根据不同专业或类别来重新制定收费数据，将学费管理方式重点集中在学生信息上，以此来实现精准学费管理目标，这样也能实现财务部门和教务部门高效互动，进而实现内部数据管理共享。

和银行数据信息对接模块设计 为实现高效完成学费扣缴工作，高校可以充分利用校园卡功能，来实现从不同商业银行、微信、支付宝等渠道进行在线扣款。但这种学费管理系统也要与合作银行系统及第三方支付进行连接，当高校财务部门将扣缴信息上传后，商业银行或第三方支付服务器就可以根据三方扣款协议来进行直接划款，当扣款成功后，可以将这些扣款信息直接反馈给高校财务部门，学费管理系统也可以实时对这些数据进行处理，但实行这种学费管理模式，也需要从三方面来进行强化。首先，学生校园卡必须实名并绑定银行卡及第三方支付，并按照学生个人习惯来增加或减少银行卡数量，再和商业银行及第三方支付进行数据对接，这样才能确保可以执行在线扣缴学費；其次，高校必须在扣款模式上进行重新设计，尤其是在扣款和余额查询功能上，当发生扣款不成功时，高校学费管理系统能及时获取异常数据；最后，学费管理系统应定期对所有学费收取情况进行核对，再将申请扣款指令和对账单进行逐一核对，当发生异常情况时，财务人员也应当针对情况来进行备注，这样才能实现学费管理系统与银行及第三方支付系统高效对接。

和校园卡系统数据对接 学费管理系统和校园卡系统应当实现数据交换，并主要集中在代扣和代缴业务，以此实现各种扣费数据查询功能，这要求主管部门间进行在线数据互联互通。学费管理系统可以将学生补助费用直接划入校园卡，而校园卡系统也要具有储蓄卡功能，再和校园卡绑定银行卡进行数据修改，这样就可以实现校园数据在线共享。

学生工作管理部门数据管理模块 学费管理系统也要充分考虑学生工作管理部门工作需求，并重点加强两方面功能设计，一方面是增加奖贷金数据信息反馈功能，这样可以让学生处登录系统平台就可以对实现奖贷金在线发放指令，而高校财务部门可以根据学费缴纳情况来进行在线扣缴。另一方面是对学生住宿费管理功能，学生工作管理部门工作人员可以在线进行管理，对学生住宿数据和收费标准进行确认，系统就可以自动计算费用明细，方便财务部门收取相关费用。

财务数据核算功能模块 学费是高校财务核算工作重要组成部分，学费非税票据更是学生缴纳学费主要凭证，而学费管理系统应根据财务核算需求而增加相关模块设计工作，并对接电子票据系统，当学费已经缴纳完毕后，系统就可以自动出具电子凭证，而财务人员可通过对电子凭证进行汇总后，就可以准确核对出学费缴纳信息。

系统扩展模块设计 在进行学费管理系统设计中，还要预留出足够的扩展空间，这样才能方便财务部门按照不同需求来增加或减少功能模块，以此来不断完善高校学费管理系统。学费管理系统功能可以随着高校管理需求来实现更多更能扩展，这就要求学费管理系统在进行底层架构设计时，就预留出足够扩展空间，这样方便高校财务部门进行功能扩展和日常维护工作。

综上所述，随着高校财务信息化建设进程不断加快，学费管理系统也应当进行优化和改革，这需要高校将涉及学费管理部门职能和工作重点进行深入研究，在设计学费管理系统时就增加不同功能模块，以此来方便高校开展学费管理工作，全面提升高校信息化管理工作进程。

（作者单位：北京开放大学）