RPA技术在财务共享业务流程优化中的应用探究

郭丽娟

［摘 要］近年来，随着大数据、信息共享等新型信息技术的快速发展和应用，以“互联网+”为理念的财务共享模式越来越被企业认可并得以有效应用，大幅提升了企业财务工作的质量和效率。与此同时，在财务共享模式下，企业的部分业务流程处理仍然存在非经济、非效率的问题和不足。基于此，文章结合机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）技术的应用特征和应用场景，探讨和总结财务共享模式下引入RPA财务机器人的必要性与可行性，分析财务共享模式下企业部分业务流程存在的问题，然后针对问题创新性提出财务共享模式下企业利用RPA财务机器人实现财务共享业务流程优化的具体对策，希望能够对企业财务管理自动化、智能化水平的进一步提升有所启示。

［关键词］财务共享；RPA；业务流程优化；财务机器人

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.022

［中图分类号］F275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）20-0067-03

1     财务共享及RPA技术简述

财务共享是基于“互联网+财务”的一种新型财务管理模式，它以先进的信息技术为支撑，以财务组织架构扁平化、财务管理效率和成本最优，以及业务流程规范标准为目标，对财务工作中易于标准化和规范化的业务进行集成化处理。财务共享一般具有处理标准化、资源共享化、流程自动化、市场服务化等基本特征。企业财务共享服务中心按照不同的分类标准可以进行不同的分类：按照企业财务共享服务采用的主要技术路线分类，可以分为传统财务共享服务模式和新型财务共享服务模式；按照企业财务共享服务中心覆盖的范围，可以划分为全范围财务共享服务中心、区域财务共享服务中心和专业财务共享服务中心；按照财务共享服务中心的运作模式，可以划分为基本模式、市场运营模式、高级市场模式和独立经营模式［1］。

RPA技术是指机器人流程自动化，该技术核心主要是利用预先设计好的软件或者计算机程序对人工操作进行模仿，以实现对具有强逻辑性及高重复度的业务流程进行批量化、自动化处理。RPA技术具有4个主要特征：一是基于机器人进行处理，二是基于明确的规则运行，三是模拟用户的交互，四是基于非侵入式的系统。当前国内对RPA技术的应用场景主要有财务机器人、人力机器人、物流机器人等。

2     RPA技术在财务共享业务流程优化中应用适用的理论基础

研究RPA技术在财务共享业务流程优化中的应用主要适用以下两种理论：一是业务流程再造理论。该理论的核心思想是通过对既有流程进行分析和设计，构建出全新、高效的业务流程，利用RPA技术对财务共享业务流程进行优化，实质上是利用RPA财务机器人对财务共享业务流程进行再造和重构的过程。二是模式识别理論。该理论主要与人工智能、图像处理、计算机等信息技术联系密切，在研究RPA技术在财务共享业务流程优化中的应用时，可充分结合模式识别理论，将原来的业务流程中一些重复、繁杂的工作用机器人代替，从而大幅提高工作效率。

3     财务共享模式下引入RPA财务机器人的必要性及可行性分析

3.1   必要性分析

在财务共享模式下，引入RPA财务机器人主要存在两方面的必要性：一方面是基于规避人为错误的需求，即在财务共享模式下企业的所有业务都需要经过财务共享平台的处理和审批才能完成，大量的核算业务及审批单据都需要依赖财务共享模式下业务人员的手动操作，在此过程中一旦出现错误，将会导致财务数据信息不准确，而RPA财务机器人的每一步操作都是可追溯的，因此能够有效规避完全人为主观因素的错误，降低业务数据与业务流程的错误率，这对于财务共享模式下形成数字化、信息化环境是十分必要的。另一方面则是提升财务共享自动化水平的需求。在财务共享模式下，业务的集成化处理使得其整体业务量巨大，财务核算的复杂程度较高。在实际操作中，部分重复度高且流程较为固化的业务受系统规则和标准制定难度大等因素的局限，只能由财务人员手动处理，使得财务共享业务流程的自动化程度受到制约，成为其持续降本增效和提升服务质量的主要阻碍因素，而在财务共享模式下引入RPA财务机器人可以在一定范围内有效突破这些阻碍，提升其自动化水平［2］。

3.2   可行性分析

在财务共享模式下之所以可以引入RPA财务机器人，主要基于以下可行性：一是财务共享模式是基于大量重复的流程且规则明确的前提建立起来的，这与RPA财务机器人基于大量既定规则交易活动的工作特点完美契合。二是财务共享模式是以大数据、信息共享等先进的信息化、数字化技术为基础所建立的财务管理信息系统，这与RPA财务机器人应用所需的信息化、数字化环境需求相吻合。三是具有一致的降本增效目标。无论是财务共享模式，还是RPA财务机器人，二者的应用都是为了实现企业降本增效目标，目标的一致性为财务共享模式下引入RPA财务机器人提供了一定的可行性。

4     财务共享模式下企业部分财务共享业务流程存在的问题分析

4.1   费用报销业务存在问题分析

从财务共享模式下费用报销业务的整个流程岗位职责设计及实际操作来看，其仍然存在两方面的问题和不足：一方面是人工耗费仍然较高。在整个财务共享费用报销流程中，在业务量大时，不仅原始凭据的影像附件扫描需要耗费较多的人力，在对这些单据进行初审和复审时，还需要大量的人工去确认附件的真实性、合规性以及完整性，审核所填费用报销申请表单的正确性及报销标准与职级的匹配性等，这与财务共享的高效率和低成本发展趋势是相悖的。另一方面则是在费用报销流程中无法进行优先性排序及批量操作，费用报销业务处理效率偏低。当前实施财务共享的大部分企业尚未在企业内部建立完善的员工信用等级制度，在业务量较大时，企业无法根据员工的信用等级进行优先性排序，难以对信用等级高的员工费用报销简化一些原始凭据审核环节优先批量处理，而是对每一笔业务都走相同的审批流程和环节，大大降低了费用报销的效率［3］。

4.2   采购到付款业务流程存在问题分析

从采购到付款业务流程中主要存在两方面的问题：一方面是跨系统的数据信息核对工作量大且流程烦琐，在财务共享模式下，采购与付款环节的衔接需要跨越采购系统、财务系统以及资金系统等3个相对独立的系统，因此在实际操作中进行发票核验、将发票数据与订单及入库单进行三单匹配、收集发票的信用信息以及付款信息的工作量十分巨大且烦琐，容易导致该业务总体的处理效率和质量偏低。另一方面则是供应商数据维护效率偏低。实务中采用财务共享模式的多是大中型企业集团，而此类企业业务量普遍较大，采购涉及的供应商数量众多且呈不断增长趋势，然而财务共享模式下对供应商数据信息库的建立及维护较为滞后，客观上对采购到付款业务的处理造成了局限。

4.3   固定资产管理流程存在问题分析

固定资产管理是大中型企业整个财务管理体系中较为复杂的部分，主要是因为该业务涉及固定资产的新增、折旧计提、盘盈盘亏、报废、出售处置等环节和内容。实务中，大部分企业在建立财务共享模式之初都不把固定资产管理流程纳入共享范围。结合将固定资产管理纳入财务共享模式的企业的实践经验来看，固定资产从购买到处置的整个业务流程中主要存在两方面问题：一方面是财务共享模式下固定资产卡片的新建及变动录入效率较低，在发生固定资产新增业务时，购买及支付流程与之前的采购到支付的流程差别不大，不同的是新增资产须同时建立固定资产卡片，而卡片上所需的资产名称、购置时间、金额、使用部门及管理部门、折旧计提方法等信息系统目前尚无法自动生成。除此之外，固定资产在出现减值、折旧方法变动、盘盈盘亏以及报废处置时都需要及时对卡片进行更新，在此过程中需要投入大量的人力并耗费较多的时间，较容易出现固定资产信息不准确及处理效率不高的问题。另一方面则是在资产报废环节审核资料错误率偏高，在固定资产报废环节要核对资产报废金额的准确性、资料的合规性以及业务的真实性，须收集大量与报废资产有关的单据资料。在此过程中，共享中心的業务人员在面对庞大的信息量和工作量时较容易出现审核错误［4］。

5     财务共享模式下企业利用RPA财务机器人实现部分财务共享业务流程优化的具体对策

5.1   费用报销流程的RPA技术优化

一是实现原始凭据，特别是票据的智能审核。在应用RPA财务机器人之后，票据及其相关的单据信息能够被财务机器人内置的光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）技术进行自动识别和分析，并收集和提炼出原始凭据中的关键信息数据，登录外部发票验证平台进行自动核验，确保原始凭据的真实性，在准确无误之后才会进行下一步会计处理。二是在企业内部建立员工信用等级体系。为提高费用报销业务的时效性，建议应用财务共享模式的企业在内部建立员工信用等级体系，为利用RPA财务机器人进行优先级排序提供可靠的参考依据。该信用等级体系可参考表1。在建立完善的信用等级体系之后，利用RPA财务机器人根据信用等级设置自动化处置流程，从而提高费用报销的效率和质量。

5.2   采购到付款流程的RPA技术优化

一是实现对供应商信息的智能化管理。针对上文总结的企业财务共享模式下供应商信息管理存在的问题，可将RPA财务机器人应用到该业务中，充分利用其数据采集脚本、关联规则算法的技术优势，及时从供应商端完成采购数据信息的新建、修订，在此基础上结合预先设计的供应商评分规则完成自动评分计算，在提高供应商管理效率的同时，也为企业快速筛选出最优供应商提供有效参考。

二是实现发票处理和三单匹配的自动化。对于上文分析的发票处理及三单匹配过程中需要耗费大量人力与时间的问题，建议企业利用RPA财务机器人作如下优化处理：首先是RPA财务机器人结合预先定义好的发票模板和图像纠偏、分色、方向检测等规则工具，实现对发票中关键信息的自动识别和提取。其次是RPA财务机器人结合第一步收集到的发票关键信息进行两方面的自动比对核验：一是查验发票信息与票面规则是否相符，不相符自动退回；二是在二者相符时再自动登录税务系统网站依次验证发票代码、日期、金额以及税额等信息。最后则是进行三单的自动匹配，利用RPA财务机器人内置的逻辑判断函数，自动对订单、发票数额和金额、入库单等信息进行比对核验，一旦发现异常，则自动进入特殊处理程序并予以修正［5］。

5.3   固定资产管理流程的RPA技术优化

一是固定资产卡片新增及变动流程实现智能化管理。在固定资产新增及变动环节，将RPA财务机器人与财务共享模式下的相关流程融合，在发生固定资产新增或者报废、出售业务时，财务机器人可自动登录资产模块，从整个共享数据库中利用二维码识别等技术收集新增或变动资产的有关信息进行自动录入并完成卡片的建立和变更维护，在确保账实相符的同时，有效提升卡片管理的效率及智能化水平。

二是在报废流程中实现资产资料的自动化审核。在资产报废流程中，将RPA技术中的OCR技术与信息提取模板融合，所申请报废资产的基础信息、报废所需表单以及逐级审批信息等都可以通过这些技术被自动提取出来，并利用大数据技术从整个共享数据库中收集和整合出与申请报废资产有关的账务信息，进行自动比对核验，在出现不一致时及时进行预警，从而有效防止资产报废资料审核错误率偏高的问题。

6     结束语

财务共享模式作为一种全新的财务管理思路，在提高财务管理效率、提升财务管理质量方面具有诸多优势。但是，其应用时间较短，在实务中部分财务共享业务流程仍然存在一些缺陷和不足。为有效化解这些缺陷和不足，本文重点围绕RPA财务机器人相关技术理论探讨和研究其在财务共享业务流程优化中的一些具体应用。

主要参考文献

［1］刘虹.基于RPA技术的财务机器人应用研究［J］.河北青年管理干部学院学报，2023（2）：74-77.

［2］马晓刚.基于RPA的财务共享中心业务流程优化探究：以Z公司为例［J］.西部财会，2023（3）：34-37.

［3］聂润朴.财务共享模式下的RPA应用研究：以Z公司财务共享服务中心为例［D］.开封：河南大学，2022：23-39.

［4］程平，杨双.基于流程挖掘的RPA财务自动化流程设计研究［J］.会计之友，2023（8）：141-149.

［5］刘宇.基于RPA的财务共享中心总账流程优化探究：以K公司为例［J］.商场现代化，2022（17）：174-176.

［收稿日期］2023-04-28