医院档案管理中精细化管理模式的应用探究

摘 要：医院档案作为医院发展的重要凭证和原始记录，记录了医院的各类信息，是医院决策的重要依据，是保证医院各项工作正常运转的基础。医院中的许多工作与档案管理密切相关，规范的档案管理可以满足医院各项工作开展的需求，有利于保证其他工作的质量。医院在档案管理中应用精细化管理模式，能够通过业务端收集、汇总、分析各项档案信息，是一种实现医院现代化的档案管理方法。从医院档案管理工作的现状来看，这一管理模式在应用中还存在着不少问题，文章分析了档案管理中存在的问题，并结合档案管理精细化的工作要求，提出了合理的建议。

关键词：医院档案管理；精细化管理模式；应用分析

在新医改背景下，医院需要全方位审视各类工作中存在的不足，并采取优化与调整措施，以满足新医改的要求。对于医院档案管理的优化调整工作来说，医院必须更新管理理念、制定规范可行的实施方案，应用精细化管理模式与信息化档案管理技术，提高医院档案管理工作的综合水平。因此，医院要根据档案管理工作的基本内容与需求，结合档案管理的经验，建立完善的精细化管理工作制度和流程，重视精细化档案管理工作的实施、检查和整改，真正提高医院档案管理的工作水平。

一、精细化管理的概念

精细化管理是现代管理中应用广泛的一种工作理念。精细化管理模式被广泛运用在单位管理中，展现出非常大的作用和价值。精细化管理理念可以理解为分解和细化档案管理中每个环节，以达到管理效果最优的一种管理理念。精细化管理工作的实施，需要在档案规范化管理的基础上开展。所以，在应用精细化管理时，单位领导需要把重心放在管理责任制度的落实上，结合实际需求，将责任细化落实到人，使管理者与管理对象都能明确自身的工作职责，并根据职责的要求开展工作。与此同时，在精细化管理模式的构建过程中，单位领导应重视时间周期的管理，做好每日的工作检查，并解决当日问题。单位领导还应重视制度、技术以及人员的优化与调整。制度的优化可以帮助相关人员树立管理工作意识，管理技术的调整能够为精细化管理模式提供技术保障，管理人员的调整与优化可以让每个人自觉落实工作制度的要求，完成相应的工作任务。

二、医院档案管理中应用精细化管理模式的意义

医院档案管理是医疗机构运行中不可或缺的一环，关乎着患者的隐私安全、医疗质量的提高以及医疗资源的合理分配。在信息爆炸的时代，精细化管理模式在医院档案管理中的应用意义愈发凸显。首先，精细化管理模式的应用可以加强医院档案的隐私保护。患者的个人隐私是医疗工作中需要重视的一项内容。医院应用精细化管理，分类、分级整理患者档案，设置不同的权限和访问控制，确保只有经过授权的人员才能获取特定的档案信息，有效防止患者隐私信息被滥用、被泄露，维护好患者的合法权益；其次，精细化管理模式的应用有助于提高医疗质量和安全水平。医疗档案是医生制定诊疗方案、跟踪治疗效果的重要依据，精细化管理能够确保医疗档案的准确性和完整性，从而给医务人员提供更有力的支持，帮助他们做出更明智的医疗决策。此外，医院通过数据分析和挖掘，还可以发现患者的健康趋势，提前干预病情，降低并发症风险，提高治疗成功率；最后，精细化管理模式的应用还可以促进医疗资源的合理配置。医院统计和分析档案数据，可以更准确地了解不同科室的病种分布、就诊人次等情况，从而更好地制订资源调配计划，避免资源浪费和不足的问题。

三、医院档案管理的现状

1.管理模式不够合理，有待完善

医院档案管理作为医疗服务的重要组成部分，在当前的医疗体系中存在着一些管理方面的问题，需要进一步完善与调整。这些问题的存在不仅影响了医疗机构的运营效率，也影响患者的医疗体验。医院在档案的分类、整理以及存储方面缺乏统一的标准，导致档案信息的查找和获取变得困难。与此同时，医院缺乏明确的权限控制，出现未经授权的人员访问患者隐私信息的情况，存在信息被泄露的风险。到目前为止，仍有部分医院在电子档案管理上相对滞后，从而使得信息无法及时共享和调取，影响了医疗信息的流通和利用。此外，医疗档案中涵盖了大量敏感信息，如患者个人身体状况、病史等，医院在数据安全保护方面存在不足，信息被非法获取、篡改或泄露，损害了患者隐私和医疗机构的声誉。

2.医院管理层对档案管理工作的重视度不高

首先，医院管理层对档案管理工作的重视度不高，给医院档案管理带来了一系列问题和挑战。医院是一个信息密集的地方，大量的患者档案需要及时、准确地管理和归档。因为管理层缺乏足够的关注和投入，档案管理人员缺乏足够的培训和指导，所以导致档案管理流程存在缺失，档案整理、存储和检索等环节出现混乱情况，影响了医疗工作的正常开展；其次，医疗档案涵盖了患者的个人隐私和敏感信息，如果管理层未能给予足够的关注，档案管理人员极有可能会在操作中不采取隐私保护措施，出现信息被泄露的风险，对患者隐私构成威胁。此外，医疗档案是医生制定诊疗方案、评估治疗效果的重要依据，如果档案信息的准确性和完整性无法得到保障，将会导致医疗决策失误，影响患者的治疗效果。同时，医院管理层缺乏对档案管理工作的重视也会影响医院内部的协调和沟通。医院各个部门之间需要共享患者信息和病历资料，档案管理工作如果不得当，信息就无法及时传递，医疗团队的协同工作就会受到很大的阻碍。

3.医院档案管理工作团队不健全，人员专业素质不高

在档案管理工作实际开展中，部分医院存在工作团队不健全、人员专业素质不高和专业水准较低的情况。首先，部分医院中存在档案管理人员数量不足的问题，容易导致档案管理人员的工作压力过大，影响日常工作；其次，从医院档案工作实际情况来看，部分医院在档案管理工作中，管理层对工作人员缺乏足够的关心，档案管理人员缺乏足够的专业能力。部分医院在选择档案管理人员过程中，管理層未能严格遵循相关的工作要求，档案管理人员缺乏专业的档案管理理论知识与能力，档案管理工作的水平不高。部分管理人员在日常工作开展中缺乏对管理流程的有效把控，导致在开展档案管理工作时出现了各类问题，管理质量较差；最后，部分医院未重视档案管理人员的继续教育及专业素质的培养，没有采取相应措施，进一步增强档案管理人员的管理能力。

四、医院档案管理中精细化管理模式的应用对策

1.强化医院档案管理人员精细化管理的意识

在医院档案管理领域，精细化管理模式的应用旨在提高档案管理的效率、准确性和安全性，为病人提供更优质的医疗服务。首先，医院档案管理人员需要充分认识到精细化管理在提高医院档案管理质量方面的价值。精细化管理强调对每一个细节的把控，从而确保档案信息的完整性、准确性和有效性。医疗领域的档案涵盖了患者的病历、治疗方案和检查报告等重要信息，任何一处的疏忽都会影响患者的诊疗效果和医院的声誉；其次，医院档案管理人员需要具备精细化管理的专业知识和技能。精细化管理要求档案管理人员理解和掌握档案管理流程、规范和技术。医院档案管理人员应不断学习相关知识，了解最新的管理方法和技术手段，应具备分析、整理和归类档案信息的能力，确保档案信息的有序存储和高效检索。同时，他们还需要熟悉相关法律法规，确保档案管理的合规性和安全性；最后，由于医疗档案涉及多个医疗环节，需要不同部门之间的协同配合。医院档案管理人员应与临床医生、护士、检验科等紧密合作，确保档案信息的准确性和完整性，可以通过定期的沟通和培训，使各个环节的工作人员能够更好地理解档案管理的重要性，从而共同推动精细化管理模式的有效运行。

2.应用信息技术

在医院档案管理中，应用信息技术已经成为推动精细化管理模式发展的重要动力。信息技术的应用，不仅能够提高医院档案管理的效率，还能够改善信息流动、保障数据安全，并为临床决策和医疗质量提高提供有力支持。由于医院积累了大量的病历信息，涉及患者的临床数据、检验结果和医嘱等。传统的纸质病历管理容易出现文件遗失、信息不准确等问题。而通过电子病历系统，这些信息可以以数字化形式存储在服务器中，大大减少了文件的空间占用和遗失风险。同时，电子病历的存储形式也更有利于长期保存和备份，确保了病历信息的完整性和可靠性。电子病历系统通过高效的检索功能，能够迅速找到所需的病历信息，为医生的临床决策提供支持。该系统还支持信息的远程共享，不同科室、医院之间能够方便地获取和传输患者的病历信息，促进医疗资源的优化利用。

此外，人工智能技术以其强大的数据处理和分析能力，能够为医院提供更智能、更高效的档案管理解决方案，从而在提高医疗服务质量、优化资源利用方面发挥重要作用。通过训练模型，人工智能可以从海量的档案数据中抽取有價值的信息，找出其中的规律和趋势，通过分析历史病历数据可以识别出某种疾病的高发季节，有助于医院制定相应的防控策略。人工智能还能够挖掘不同疾病之间的关联性，为临床医生提供更准确的诊疗建议。通过智能分析档案信息，人工智能可以为医院提供各项指标的实时数据和趋势分析，帮助管理人员及时了解医院的工作状态和业务情况。例如，人工智能可以分析患者就诊流程的时间分布，显示繁忙时段和空闲时段，从而帮助医院优化资源分配和排班计划。医院在优化档案管理的过程中要建立完善的电子档案管理安全策略和制度，制定严格的访问权限管理制度，确保只有被授权人员才可以访问特定的档案信息，并记录所有数据的访问和修改操作痕迹，以便追溯数据的使用情况。同时，建立数据备份和恢复机制，以应对意外情况下的数据丢失或损坏，保证数据的可靠性和完整性。此外，为了建立安全的网络环境，防止被黑客入侵和网络攻击，医院还需要建立防火墙、入侵检测系统和数据包过滤等手段，提高网络的安全性，保障档案数据在网络传输过程中不受到恶意攻击。要想保证医院信息化安全系统的持续有效，医院需要引入第三方专业机构开展安全审计和风险评估，定期安全审计电子档案系统，及时发现和修复安全漏洞和风险，保证电子档案系统的稳定和安全运行。

3.提高管理人员的综合素养

医院档案管理逐渐向电子化和智能化方向发展，要求管理人员应掌握相关信息技术知识，熟悉电子病历系统、医院信息系统等技术工具的操作，了解数据存储、隐私保护和信息安全等方面的知识。医院要加强对档案管理人员的培训，让他们更好地理解和应用信息技术，更有效地管理档案信息。医院档案涉及患者隐私和医疗安全等敏感信息，管理人员还需要了解相关法律法规，如《中华人民共和国个人信息保护法》等，应深入理解信息采集、使用、存储和共享等方面的合规要求，确保档案管理的合法合规性。只有在法律法规的指引下，管理人员才能更好地保护患者隐私和医疗信息。此外，医院档案管理需要与多个部门和人员紧密合作，增强管理人员的沟通和合作能力，可以保证信息流动畅通，促进各部门间的协作，共同推动档案管理工作顺利开展。

4.完善档案管理工作制度

档案管理工作制度作为规范和指导档案管理工作的重要依据，对于保障医院档案信息的准确、安全和高效管理具有重要作用。医院档案涉及多个环节，包括档案采集、整理、存储和检索等，应制定详细的工作制度，明确每个环节的责任人和具体操作流程，有助于防止工作流程中的失误，明确的工作制度能够让管理人员清楚自己的职责范围，促进其更加高效地履行职责。与此同时，医院档案管理中涉及患者隐私和医疗安全等敏感信息，需要在合规的框架下使用和共享。通过制定明确的工作制度，可以规定信息访问权限、数据共享原则，保障档案信息的安全性和合法性，有助于避免信息被滥用和泄露等问题。此外，医院档案管理需要遵循一定的标准和规范，以确保档案信息的一致性和可比性。通过制定相关工作制度，可以引导管理人员按照标准操作，提高档案管理的规范性和准确性，标准化的工作流程也有助于减少人为失误，提高档案信息的质量和可靠性。

5.合理划分档案管理范围

医院产生的档案信息种类繁多，包括患者病历、医学影像、实验室数据、行政管理文件等，合理划分档案管理范围能够更有效地开展信息管理，在提高档案工作的效率和质量的同时，也有助于保护患者隐私和信息安全。构建档案管理系统，可以分类管理不同类型的档案信息，可以避免不同档案信息混杂在一起，降低信息检索的难度，提高档案管理的效率。此外，在档案管理过程中还可以结合分级管理的方式，将档案信息划分为核心和非核心内容。核心档案是与患者诊疗直接相关、对医疗决策有重要影响的信息，如诊断结果、用药方案等。而非核心档案包括一些行政管理信息等。通过分级管理，医院能够更加重视核心档案的管理，确保其安全和完整。

五、结语

为提高医院档案管理水平，满足医院高标准、高质量发展的要求，必须注重精细化管理模式的应用。这一管理模式的构建，可以使传统、粗放式的管理模式得到转变，可以拓展档案管理以及档案服务工作的覆盖范围，推动医院的可持续健康发展。在医院档案精细化管理模式的构建、实施过程中，档案管理人员应进一步强化精细化管理意识、应用信息技术、提高自身综合素养和技术水平、完善相关档案管理制度、优化档案管理工作流程等，持续提高医院档案管理工作的精细化管理水平。

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（作者单位：单县妇幼保健院）

作者简介：董秦（1978—），女，汉族，山东单县人，本科，副高，研究方向：档案管理。