数字档案馆建设对档案管理模式的影响及对策探究

摘 要：在新时期，传统以人工为主的档案管理模式已经无法满足档案事业对现代化发展的需求，需要采取行之有效的手段，创新升级档案管理模式，积极建设数字档案馆，对档案管理模式的优化有着积极的影响。基于此，文章详细分析了建设数字档案馆对档案管理体系的影响，针对建设过程中存在的问题提出了一系列解决措施，包括制定规范的建设标准、强化管理人员综合素养以及完善创新管理平台等，旨在提升档案管理模式的完善性和先进性，助力我国档案事业高质量发展，为相关人员提供参考和借鉴。

关键词：数字档案馆；档案管理模式；影响对策

数字档案馆指的是依托于信息技术、云技术以及大数据技术等，将档案资料存储到数据库中，为人们查阅、使用档案资料提供便利。传统单一、片面的档案管理模式存在诸多不足和欠缺，不利于档案的长期保存，而数字档案馆能够有效弥补传统档案管理模式的弊端，促进档案管理模式的进一步优化，从而为我国档案事业的长效健康发展注入源源不断的动力。因此，深入研究和分析数字档案馆建设对档案管理模式的影响，对我国档案事业发展具有深远的意义。

一、数字档案馆建设对档案管理模式的影响分析

1.提高档案管理水平

数字档案馆的主要优势为便捷性、持续性以及分享性，相较于传统的档案管理手段，这种以现代化技术手段为核心的管理模式，符合时代的发展趋势，有利于提升档案管理工作的整体水平，突破传统管理模式的局限性，为档案事业的发展创造无限的可能。在传统纸质的档案管理模式下，随着时间的推移，纸质档案难免会受到物理、化学反应的影响，出现破损、模糊甚至丢失等不良情况。但数字档案馆的持续性，不仅能够避免纸质档案的问题，还能够提高档案资源的综合利用效益，节省档案储存空间，推动档案管理工作高水平、高效益开展。

2.減少人工作业量

传统以人工为主的档案管理模式，对人力资源的要求较高，管理人员既要有丰富的管理经验，还要具备较强的管理能力和综合素养，但就实际情况而言，大多数档案管理人员的综合素养均有待提升，加之档案资料数量较多，任务量沉重，在实际工作过程中，人为失误率较高，导致档案管理工作缺少准确性和时效性。数字档案馆在建设过程中的核心宗旨就是细化管理流程、优化管理程序，将复杂的档案管理工作简单化、便捷化。在信息技术的支持下，管理人员的工作量大幅度减少的同时，人为失误率也会降低，从根本上避免档案错录、误录以及漏录等问题，为管理人员开展工作提供有力的技术保障。

3.优化档案管理职能

数字档案馆的建设强调的是互相协作、紧密配合。在数字档案馆运营过程中，各个部门之间要展开积极的沟通和交流，在这一过程中，档案资料的管理会更加全面系统，使用者想要调阅档案资料，可以在信息化管理系统中直接搜索关键词，快速定位到所需资料。这种管理模式不仅能够拉近各部门之间的距离，建立良好的沟通关系，还能够为相关人员开展工作提供极大的便利。因此，通过对数字档案馆的有效建设，有益于丰富档案管理工作的功能，促进各部门的高效运转，为使用者提供更加优质的服务。

4.实现信息共享目标

档案信息共享是档案事业发展的必然趋势和路径，在档案管理工作长期开展的过程中，为达成信息高效共享的目标，采取了一系列措施和手段，但效果不佳，仍然存在信息孤岛和闭塞的情况。加大对数字档案馆的建设力度，为档案信息共享目标的实现，创造了有利条件，为档案事业的发展提供了新的路径和方向。因此，要大力推进数字档案馆的建设，以现代科技为依托，打破时间和空间对档案管理的局限，助推档案信息共享目标得以实现。

二、在建设数字档案馆时存在的问题

1.投入力度有待增强

数字档案馆的优势较多，加大建设力度能够获得许多益处，但在实际建设过程中，需要投入大量的资金，用于引进技术和设备设施，一旦出现资金紧缺的局面，数字档案馆就无法正常运行，建设进程也会有所延误。企事业单位在经营发展的过程中，有建设数字档案馆的想法和愿景，但受内外部等多种因素的影响，未能启动数字档案馆的建设工程，即便有单位投入了一定的资金，但整体投入力度不足，导致数字档案馆的建设进程停滞不前，给数字档案馆的建成和发展造成严重的阻碍。另外，部分企事业单位受传统经营理念影响较深，对档案管理工作重视程度不足，未能正确认识建设数字档案馆的重要性，这也是数字档案馆投入力度不足的关键原因之一。

2.缺少建设规范标准

数字档案馆作为一项新兴事物，在建设过程中需要遵循一定的规范标准，避免因建设方法缺乏合理性，导致数字档案馆建设质量和效率低下。目前，从部分企事业单位数字档案馆建设工作的开展情况来看，建设标准规范不健全，存在盲目、随意建设的情况。各部门在开展工作过程中，因缺少标准规范的指引，出现了互相推诿、不作为的情况，阻碍了数字档案馆的建设进程。同时，还有一些企事业单位虽制定了相应的规范标准，但各部门存在各自为政的情况，在实际工作中缺少沟通，各行其是，给数字档案馆的建设工作带来了负面影响。

3.数字档案资源匮乏

数字档案资源是数字档案馆的重要组成部分，现阶段，想要获取数字档案资源有两种途径，一种是将纸质版档案资料转变成数字资源，另一种是直接接收各部门的数字资源。就目前情况而言，大部分数字档案资源都是对纸质版档案资料的转化，直接接收的数字资源较少。但因纸质版档案资料的数字化工作是一项长期的工程，需要各部门投入大量的时间和精力，在这种情况下，数字档案馆中的资源十分匮乏，相关人员想要使用档案资料还需要查阅纸质版档案，致使数字档案馆无法发挥出应有的作用和价值。

4.管理人员能力有限

数字档案馆减少了对人力资源的依赖，但并不意味着完全不需要人员辅助各项工作的开展，相反，数字档案馆对管理人员的综合能力提出了更高的要求，但大多数档案管理人员的综合素养都有待提升。许多管理人员习惯于传统的工作模式，对数字档案馆存在排斥的心理，加之这部分人员未接受过专业系统的培训，缺乏信息化素养，在操作信息系统和软件的过程中，存在不熟练的情况，影响了数字档案馆的深入建设。

三、完善优化档案管理模式的有效策略

1.提高对数字档案馆的重视程度

首先，企事业单位要从传统档案管理模式中脱离出来，从思想层面认识到建设数字档案馆完善档案管理体制的重要性。因此，相关单位领导要积极主动地学习与数字档案馆建设有关的知识和内容，并采取多元化的宣传手段，将建设数字档案馆的益处渗透各个部门，以转变员工的思想观念，促使全体员工参与到数字档案馆的建设中，推进整体建设进程。

其次，企事业单位要基于现实需求，投入相应的资金和资源，引进先进的技术和设备设施，完善数字档案馆的基础设备设施。单位的经营业务、发展规模不同，对数字档案馆的需求也会存在较大的差异性，这就需要企事业单位结合自身对档案管理模式的实际要求，投入充足的资金，为数字档案馆的顺利建设提供坚实的物质保障。

最后，还要建立责任机制，确保数字档案馆的建设工作能够落到实处。数字档案馆的受益者是全体职工，在建設过程中要有各部门员工的参与，但在传统档案管理模式的影响下，有些单位领导以及部门负责人片面地认为档案管理仅是管理部门的工作，与其他业务部门关系不大，这种错误的思想观念干扰了数字档案馆的建设效率。因此，要构建严格的责任机制，明确档案管理责任主体的职能范围以及权责关系，制定以档案管理部门为主、业务部门为辅的一体化的责任机制，助力数字档案馆建设工作高效推进。

2.制定统一数字档案馆建设标准

为强化数字档案馆的建设效果，需要建立统一的标准规范，并要求相关人员严格按照建设标准规范开展各项工作，以此为数字档案馆的合理建设提供科学的指导。在制定标准规范的过程中，要从实际出发，以国家档案行政管理部门出台的数字档案管理建设规范为基准，制定符合单位现实需求的标准规范，促使全国数字档案馆的建设向统一化发展，形成一盘棋。与此同时，在建设档案管理信息化系统时，也要遵循标准规范，从数字档案资料的生成到使用，各个环节均要有相应的标准，将信息化系统的上下游功能有机结合，为档案管理人员开展数字档案管理工作指明正确的方向。

3.丰富、充实数字档案馆中的资源

为充分发挥出数字档案馆的现实价值，要不断丰富数字档案馆中的资源，在实际工作过程中，可从以下几方面入手：

其一，加强纸质版档案资料的数字化工作。在转化纸质档案资料的过程中，涉及大量烦琐的内容，需要加快纸质档案的数字化进程，通过增加人力资源、制定工作目标等多种手段，为纸质档案数字化工作提供助力。

其二，改变数字档案资料接收少的局面，既要做好纸质档案的数字化工作，还要大规模接收数字档案，持续充实数字档案馆的资源。

其三，搭建纵横双向的档案资源网，强化档案资源的整合力。横向资源网指的是以数字档案馆为核心，推动档案资源向存量和增量发展，档案管理向数字化、电子化发展。同时，构建覆盖范围广的档案资源体制，将各种类型、各层次的档案资源全部覆盖，以便于数字档案馆有效接收数字资料；纵向资源网指的是电子化资源体系，该体系要覆盖单位内部的全部业务信息系统，在开展各项业务活动的过程中，可以通过业务信息系统，将有价值的信息资源，直接传输到数字档案馆中。

4.增强数字档案馆人员的专业能力

档案管理人员的专业能力以及信息素养，在一定程度上影响了数字档案馆的建设效果。因此，要做好管理人员的开发、引进和培训工作，并采取公平、公正、客观的奖惩机制，调动档案管理人员参与培训和数字档案馆建设工作的主观能动性。

现阶段，许多企事业单位面临着高水平、复合型档案管理人才紧缺的局面，针对这种情况，要建立常态化培训机制，打造一支综合能力强的档案管理队伍，服务于数字档案馆的建设工作。在培训档案管理人员过程中，要将重点放在两方面，一是加强档案管理的基础理论性知识以及专业知识的培训，二是要加强对信息技术的培训，包括数字技术、计算机知识以及网络知识等。同时，还要适当提升档案管理人员的薪资待遇，吸引更多复合型人才加入档案管理团队，为数字档案馆的建设工作提供更加优质的服务。

四、其他策略

1.加强信息安全建设

在数字档案馆的正向影响下，现行的档案管理模式正处于转型升级的关键阶段，并取得了显著的效果，但数字档案馆也给档案管理工作带来一定的风险挑战。其中，不良影响最大的就是信息被泄露风险，需要加强信息安全建设，避免不法分子为谋取不正当利益窃取档案资料，干扰企事业单位的健康发展。为有效防范信息被泄露的风险，要针对数字档案馆建立严格的操作制度，不断规范操作程序，并设置档案管理权限以及分级查阅权限。使用者想要通过数字档案馆查询资料信息，就要具备相应的查阅权限，并输入正确的密码，否则会被判定为非法入侵系统。同时，还要引进安全防控效果好的软件，在该软件的支持下，对数字档案馆实行动态化监督，在监督管理过程中，一旦发现风险隐患，可及时发送报警信号，通知管理人员及时排查潜在的风险隐患，并采取相应的措施解决隐患，从而确保档案管理的安全性和可靠性。

2.创新优化档案管理系统

在现代化档案管理模式中，要将云技术与数字化技术有机结合，即当数字档案馆接收到使用者的指令后，就要快速做出反馈，并联系使用者的实际需求，提供相应的档案资料。想要实现这一目标，就要对数字化档案管理系统实行优化，增强其功能性的同时，促使档案管理系统向数字化交互平台发展，在最大限度上满足使用者对个性化档案资料的需求。在创新档案管理系统的过程中，要将重点放在信息的实时共享上，为进一步扩大信息资源共享的范围，要将档案管理系统与办公系统相关联，以便于信息数据资源的整合和共享。除此之外，要丰富数字化档案管理系统的模块功能，优化档案资料的录入、整合、检修以及审阅等模块，为档案管理模式实现真正意义上的转型升级夯实基础。

五、结论

综上所述，在数字档案馆的作用下，档案管理模式得到了创新和优化，正在向现代化发展，为我国档案事业的创新发展开辟了新的渠道和路径。建设数字档案馆对于现行的档案管理模式而言，起到了积极的优化和完善作用。对此，企事业单位要深刻意识到建设数字档案馆的重要意义，利用现代科学技术，建设功能全、服务能力强的数字档案馆，加快我国档案事业的转型进程。

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（作者单位：辽宁省鞍山市千山区档案馆）

作者简介：邹宁宁（1981—），女，汉族，辽宁鞍山人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。