公共图书馆档案信息数字化管理的新实践

2024-01-06张静

兰台内外 2023年34期

摘要：公共图书馆在运行过程中生成了丰富的档案信息，使用数字化管理方式可以有效地储存、管理和调用档案，提升档案信息管理的质量。文章提出公共图书馆开展档案信息数字化管理是大势所趋，目前面临着数字化程度不足、平台建设不完善、管理制度不全面以及人才缺失的问题，为了全面开展公共图书馆档案信息数字化管理，应当着力推进技术应用，加强平台建设，优化制度保障并提升人才质量。

关键词：公共图书馆；档案信息；数字化管理

数字技术为各行业、领域带来了巨大的变化，对公共图书馆的发展也产生了重要影响。公共图书馆在发展过程中要处理有关馆内图书、读者数据和日常事务等方面的档案信息，对这些信息的管理是保障图书馆服务质量的基础。应用数字技术可以创新公共图书馆档案信息管理的方式，促进图书馆的可持续发展。在信息化不断深入的背景下，实现档案信息数字化管理已经成为必然趋势。公共图书馆要顺应趋势、革故鼎新，探索档案信息数字化管理的实践方式。

一、公共图书馆开展档案信息数字化管理的必要性

数字技术可以对档案信息实行数字化处理，结合互联网技术存储和管理档案数据。档案信息数字化管理是新型的管理手段，对提升公共图书馆效能具有必要性。

1.时代发展要求创新档案管理方式

运用数字化手段可以储存大量数据，并且查询方便、使用便捷，可以形成与实践活动相对应的网络系统。数字化形成了新的信息联结方式，而且令档案管理不受地域与时间的限制。因此，各个行业都启动了数字化系统的建设工作。公共图书馆是重要的公共文教机构，其运行要求能够妥善管理档案信息。在数字化时代背景下，图书馆应跟随时代发展，积极创新档案管理方式。

2.数字化手段可以提升档案管理工作效率

在传统的档案管理模式中，使用纸质档案管理各类信息，具有准确性不足的弊端。在信息的记入过程中可能产生人为差错，而且对信息的归档整理和查阅利用需要耗费许多精力。应用数字化技术可以针对不同的信息生成编码，创立数据管理层级，实行系统化的档案信息管理。其中，人为处理的环节大大减少，可以提升档案信息的准确性。

与此同时，数字化的公共图书馆档案信息管理具有自动化、即时性的优势，可以节约大量人力、物力与财力，能够优化资源的配置。

3.有助于挖掘利用档案信息的价值

档案信息具有重要的价值，挖掘和利用档案信息的价值，可以为公共图书馆发展提供助力。例如，在关于读者信息的档案中，包含年龄、学历以及阅读偏好等数据。有效利用这些档案信息，可以为图书馆采购图书、优化服务提供参考依据。当档案信息以数字化方式储存时，工作人员可调用不同模块的信息并加以分析，明确信息对图书馆工作的指导作用，以此发挥档案信息的优势。

二、公共图书馆档案信息数字化管理面临的挑战

公共图书馆引入数字技术，令原本的档案信息管理方式得以优化，已产生了初步的成果和经验。然而，公共图书馆开展档案信息数字化管理仍然面临着许多挑战，具有进一步改进的空间。

1.档案信息数字化程度不足

新时代下衍生的数字化档案信息管理理念与传统管理理念存在较大的差异，公共图书馆需要一定的时间来接受与改变。公共图书馆配套应用了数字化的馆务运行系统，部分自动化登记的信息可以数字化，如图书入库出库的档案、人事档案等。但是，仍有许多档案信息未被数字化，对这些信息的管理方式还停留在纸质档案管理阶段。如何针对图书馆运行过程中产生的信息做适当的分解、编码与管理，有待进一步的探索。目前，公共图书馆档案管理数字化建设的覆盖面还不广，部分领域的信息还未得到恰当的数字化，新型档案管理理念有待深入。

2.数字化管理平台建设不完善

公共图书馆应用数字技术对档案信息实行模块化管理，在部分提升管理效率的同时，也出现了“信息孤岛”的效应。不同的信息模块之间缺少联系，形成各个相互分离的子系统。图书馆工作人员在调用信息和分析信息时，往往要实行跨部门互动，而难以直接从整体系统中获得信息。虽然档案信息以数字化的形式呈现，但是交互化与网络化的格局却并未出现，存在与实践工作相脱节的倾向。数字化管理平台建设不足的现状，要求对当前的数据云技术实行合理应用。公共图书馆要着眼于长远发展的需求，综合考虑信息管理的需求，兼顾档案信息的利用情境，创设高效能的数字化管理平台。

3.档案信息数字化管理制度不健全

健全的制度是开展公共图书馆档案信息管理的保障，可以提升管理过程的可靠性。然而，公共图书馆现行档案管理制度的制定时间较早，其中许多内容不适应现阶段的档案管理工作需求。档案管理制度中缺少对数字化管理程序的具体规定，令工作过程经常出现问题。开展档案信息数字化管理工作时依据不足，标准得不到落实，档案管理人员对数字化建设缺少重视，部分程序未严格得到执行。制度的不足不仅影响具体工作的开展，而且不利于形成创新与改革的环境，令档案信息管理工作长期创新性不足。

4.缺乏高素质的管理人才队伍

公共图书馆面临着开展档案信息数字化管理的迫切要求，但缺少相应的人才。一方面，公共图书馆的许多设备设施已经处于老化状态，且设备设施也并未运行联网化的管理软件，软硬件配置不足的现状令档案信息数字化工作难以开展；另一方面，图书馆缺少搭建档案信息数字化管理硬件与软件基础的人才。公共图书馆档案工作人员的信息素养不足，难以完成数字化管理的任务。部分图书馆档案管理部门存在较严重的老龄化现象，工作人員缺少基本的信息技术应用知识，无法跟上时代发展的要求。

三、公共图书馆档案信息数字化管理的实践措施

数字化管理具有安全、高效以及便捷等优势，可以提高公共图书馆档案信息管理的效率。针对实践工作中存在的问题，有必要从多方面采取措施，促成公共图书馆档案信息管理的新局面。

1.推进技术应用，完善档案信息管理方式

数字化是不可逆的趋势，公共图书馆在开展档案信息管理时，要全面应用数字化管理的模式。针对以往数字化程度不足的问题，要推进技术应用，令数字技术覆盖公共图书馆的各个领域。要将图书信息、借阅管理、行政工作、人事管理以及财务等方面产生的档案信息，全面编入图书馆档案信息管理的数字化网络中。例如，在图书信息管理方面，除传统的标签式管理之外，还可以按照作者、年代、类型、关键词等线索生成数字编码，形成立体化、多层级的图书档案管理数据库。在行政工作方面，在办公室、采编部、流通部以及信息资源部，可以同时部署档案信息管理工作。还要明确行政事务中可以通过数字化手段存档的部分内容，引导各部门运用信息技术提供档案信息。在行政事务完结后，要根据馆内档案管理规范及时递交相关的档案资源。对一部分需要以纸质方式保存的档案，通过扫描形式存留纸质档案的影像，按档案的生成时间和功能实行归类保存。所有行政工作中重要的过程性数据，都应以数字化的方式存档，以便在后期追溯、引用以及复核。相关的档案信息储存在图书馆的云空间，由档案工作专员来管理，并适时更新与整理档案内容。

2.加强平台建设，建构数据交互管理网络

公共图书馆档案信息数字化管理工作的推行，要以交互化的管理网络为基础。碎片化、分离式的管理网络不利于信息的整合与人员的互动，会对公共图书馆服务造成影响。

首先，要加强平台建设，令不同模块的档案信息整合起来。要让不同部门之间的档案信息建立联系，在档案信息管理网站中建立各部门之间的链接，确保各部门可以基于具体工作利用其他模块的档案信息。

其次，为促进公共图书馆档案信息数字化管理工作的有效推进，还应当统一数据格式。从档案学和信息管理学的规律出发，对档案信息予以适当的粒度划分，以标准化的方式处理档案，可以从档案信息中分离若干维度，对应不同的条目来储存。标准化的处理方式，既便于信息的储存与管理，也为查阅信息提供了便利。

最后，要优化平台的性能，要保障平台可在不同的设备设施以及系统上兼容使用，并使平台适应大多数网络条件。公共图书馆可以在档案信息数字化管理中利用先进的云技术，保障档案信息的同步更新，能够储存图书馆工作中生成的大量数据。图书馆工作人员可以凭借账号访问数据，也可在异地阅览数据，根据工作需求在任何网络环境中使用档案信息。

3.优化制度保障，促进档案管理有序开展

制度可以为档案信息数字化管理工作提供硬性的约束，可以促进档案管理有序、规范化开展。公共图书馆在推进技术应用的同时，要着力完善制度保障，为档案信息数字化管理创设合适的环境。

首先，要根据本馆事务的特质建立明确的工作规章制度，形成具有普遍适用性的条文。根据档案信息数字化管理中的细节，制定具体的工作规范，如制定档案管理新类目生成的规范、电子档案与纸质档案同步管理的细则、档案资源调配与调用的方式等。形成制度的初期，可以制定图文结合的档案信息数字化管理操作手册，以具体的情境和案例帮助工作人员掌握细则。

其次，要建立相关的责任制度，为工作人员的活动提供具体的依据。要理顺各种程序，对不同层级档案管理工作人员的职责实行合理划分，确保责任可追溯到人。与此同时，建立合理的奖惩制度，奖励达成档案信息数字化管理目标的工作人员，对工作相应较差的人员给予适当的惩戒。制度可以减少档案信息数字化管理对行政指令的依赖，能够引导各岗位人员高效工作，促进档案信息管理工作的良性运转。

4.提升人才质量，建设高素质工作团队

公共图书馆档案信息数字化管理工作要由具体的人来实施，工作团队素质的高低对工作成效具有直接的影响。为了促进档案信息数字化管理的全面推行，要着力提升档案管理人才的质量，建设高素质的工作团队。

首先，要制定有效的人才聘用机制，着力引进具备数字化软硬件搭建能力的人才。厘清人才聘用的标准，引入具备资历的技术人员。

其次，可与优质的第三方团队建立合作关系，弥补公共图书馆现有技术人员的不足。在选择合作伙伴时，要重视其是否具备成功的档案信息数字化管理经验，并制定明确的工作指导方法。

最后，要加强对图书馆档案信息管理人员的培训，让工作人员补上数字化应用技能的短板。建立层次化的培训体系，对新入职档案管理人员开展关于数字化管理规范的培训，对有一定经验的管理人员则安排外出交流学习，不断提升其管理水平。

四、结束语

档案信息管理是公共图书馆的基础性工作，可以与其他模块的工作内容相配合。在信息时代，数字技术不断发展，图书馆职能也持续扩充。传统的档案信息管理方法无法满足图书馆的发展需求，必须转变为数字化的档案管理方法。开展档案信息数字化管理时，要从技术、平台、制度和人才等方面予以优化，协调不同的要素，助力公共图书馆更好地发挥公共文教的作用。

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