数字化技术在规划 和自然资源档案管理中的适用性评析

摘 要：数字化时代背景下，各个行业领域都开始数字化转型，规划和自然资源档案管理开展数字化建设是必然的趋势。通过应用数字化手段，在保证规划和自然资源档案完整性、准确性的同时，可以确保规划和自然资源得到合理、有效的开发利用。基于此，文章分析了规划和自然资源档案的特征、数字化应用的意义以及数字化应用与规划和自然资源档案管理之间存在的适用性问题，并结合问题提出了几点优化策略，以期提升数字化应用的适用性，更好地发挥现代化技术的优势，提高自然资源档案的管理水平。

关键词：数字化；规划和自然资源档案；管理；适用性

数字化技术的出现和发展，给规划和自然资源档案管理提供了有力的技术支持，使档案管理人员的工作效率有了较大的提高，减轻了档案管理人员的工作压力。但是，目前在数字化技术实际应用中，还存在一些问题，降低了规划和自然资源档案数字化管理的适用性。因此，为促进数字化在规划和自然资源档案管理中的有效运用，本文针对规划和自然资源档案管理数字化建设中的问题，提出了具体的解决方法。

一、规划和自然资源档案管理特征及数字化管理的意义

1.规划和自然资源档案管理的特征

规划和自然资源档案是自然资源管理部门在相关业务处理过程中产生的各种载体形式的档案资料，具有重要的价值。采取专业的方式和手段管理这些有价值的档案资料，不仅能有效提高档案利用率，还能为自然资源的合理开发利用提供参考依据。规划和自然资源档案管理具有明显的特征，主要包括保密性、丰富性和长期性。

（1）保密性

规划和自然资源档案涉及的内容较多，且内容涵盖范围较大，其中有部分档案资料与国家安全、国家利益密切相关，因此，规划和自然资源档案管理工作人员要做好有关档案资料的保密性工作，这是档案管理人员的重要职责之一。此外，随着现代信息技术在规划和自然档案管理工作中的应用，虽然有效降低了档案管理的难度，促进了档案信息的共享，但也在一定程度上加剧了规划和自然资源档案信息管理的风险性与复杂性，一旦出现档案信息被泄露，很可能会造成不可估量的损失。

（2）丰富性

《国务院机构改革方案》提出组建自然资源部，其主要职责为：监管资源自然开发利用和保护，建立空间规划体系并监督实施，履行全民所有各类自然资源资产所有者职责等，拓宽了规划与自然资源档案管理的范围。同时，对规划和自然资源档案的类型开展具体分类，包括文书类、实物类、科技类、会计类等诸多档案类型，进一步扩大了规划和自然资源档案管理的范围。

（3）长期性

由于规划和自然资源档案涉及的内容较多，管理范围广泛，因此，做好档案管理工作并不是一蹴而就的，需要投入较多的人力、物力和财力资源。因此，规划和自然资源档案管理具有突出的长期性特征。当然，规划和自然资源档案形成后也会有长期的使用价值和效用，对档案管理人员而言，可充分利用其展开自然资源实际状况的分析研究。

2.档案管理中数字化应用的意义

在规划和自然资源档案管理工作中，数字化技术的应用具有重要意义，主要体现在以下几个方面。

（1）提高档案资源利用率

目前，我国规划和自然资源档案资料的利用率较低，一定程度上造成了资源浪费。要想改变这样的情况，需要采取更为有效的管理方式，确保规划和自然资源档案得到合理、充分的利用。通过规划和自然资源档案管理数字化建设，可更加直观地展现规划和自然资源档案利用的现状，可以优先整理、分析未利用的资源，达到合理利用资源的效果。从长远来看，档案资源的有效利用，可以更好地发挥自然资源档案管理部门的宏观调控作用，更好地提高自然资源开发和保护工作的规范性。

（2）强化对档案资源的保护

规划和自然资源档案管理的对象为纸质档案，而纸质档案的保存期限是有限的，且容易受到外界一些不可控因素的影响，不利于保存。通过大数据平台分析、处理和储存档案数据，可以使档案数据信息具有共享性的特征。同时，通过数字化平台，人们可以更加方便地查询档案数据，且不会对规划和自然资源档案数据造成任何损害，有效保护了档案数据的完整性。

（3）有效解决纸质档案占据空間大的问题

我国具有比较丰富的自然资源，若采用传统的手段开展规划和自然资源档案管理，需要耗费较长的时间和较多的资源。通过数字化管理平台，可以在有效整合自然资源档案数据基础上，大量储存档案，可以有效节省自然资源档案存储的空间，解决纸质档案占据空间较大的问题。

二、在规划和自然资源档案管理中应用数字化技术存在的问题

1.缺少资金支持

随着机构改革不断深入，进一步扩大了自然资源规划的范围，也加大了档案管理的难度。面对这样的情况，需要运用数字化技术手段，实现档案信息的快速收集、整理、存储、分析等。但从实际情况来看，由于缺少充足的资金投入，使得整体数字化建设进程缓慢，弱化了数字化技术在规划和自然资源档案管理中的实际作用。另外，因为缺乏足够的资金支持而出现不能及时更新硬件设备设施，影响了数字化技术应用的效果，不利于提高档案管理的水平。

2.管理制度不完善

任何工作的开展，都需要制度的支持。从实际情况来看，关于规划和自然资源档案管理的制度并不完善，对于档案的保管、归档、利用等方面缺少明确的规定，在缺少统一工作标准的情况下，很容易导致档案管理工作陷入混乱的状态，不利于保证档案信息的准确性和完整性。档案制度要求不明确、不规范，阻碍了档案数字化建设的进程。

3.专业人才匮乏

数字化技术在规划和自然资源管理中的应用，对档案管理人员提出了更高的要求，其不仅要具备扎实的档案管理技能，还要熟练掌握数字化技术的应用。但从实际情况来看，自然资源档案管理部门缺乏高素质、高水平的档案管理人才，现有的档案管理人员专业知识单一，对现代信息技术的应用不熟练，难以满足档案数字化建设和发展的要求。同时，还存在档案管理人员工作积极性不高的问题，影响了档案数字化建设的进程，阻碍了规划和自然资源档案管理工作质量的提高。

4.面临较大的安全风险性

数字化技术的应用，面临着档案信息安全这一突出问题。比如由于忽视网络安全方面的建设，使得档案信息处于不安全状态，容易遭受破坏，难以保证档案信息的完整性和真实性。同时，在实际的档案信息共享过程中也面临着较大的威胁，可能会遭受外部攻击，导致重要的数据信息被篡改，难以恢复至原本的状态，这对规划和自然资源档案管理工作的开展产生了不利的影响。

5.档案利用率较低

从实际情况来看，由于受到各方面因素的影响，档案利用率较低。首先，在数字化建设过程中，并未结合工作人员高效获取数据资源的需求，构建完善的共享平台，影响了档案资源的共享和利用。其次，未构建完善的数字化档案管理平台，档案管理效率较低，影响了档案资源的使用。最后，档案管理人员不重视数字化建设，影响了数字化技术的应用，从而导致档案资源利用效率不高。

三、数字化技术在规划和自然资源档案管理中适用性的策略

1.加大资金投入

要想有效推进规划和自然资源事业的发展，必须做好档案管理的工作，这需要顺应时代发展的需求，重视数字化技术在规划和自然资源档案管理中的应用，加大资金方面的投入，推进规划和自然资源档案管理的数字化转型升级。需要注意的是，有必要通过增加预算的方式管理档案数字化建设资金，并不断优化支出结构，为档案数字化建设提供充足的资金保障，推进规划和自然资源档案管理的数字化转型发展。此外，规划和自然资源管理部门也应在强化资金预算管理的基础上，加强档案数据库建设，完善档案服务形式，切实提高档案服务的效率和质量，从而为规划和自然资源管理等工作的开展提供有力的保障。

2.完善档案管理制度

自然资源档案管理部门应不断完善档案管理制度，有效约束工作人员的行为，提高档案管理工作的规范性。在制度完善过程中，应围绕“数字资源建设为核心，安全管理为保障”的管理思路，结合档案法及其他有关档案管理的法律法规，完善档案管理的收集、归档、保管、保密等制度，进一步强化档案制度的建设。当然，也要加大制度的执行力度，应严格执行档案借阅、查阅和复印制度，在档案借阅、查阅、复印时，一律要求出示个人有效证件等相关证明材料，并履行登记手续，确保档案业务规范化、制度化。只有将制度落实到实际工作中，才能发现其中存在的不足，由此，才有可能有针对性地完善和提升管理制度内容的科学性、合理性。另外，在制度完善过程中，也应围绕数字化管理的需要，不断增强工作人员档案数据获取的能力，促进档案资源的共享。通过上述措施，使档案工作从原本“收摊子”管理向“开放式”利用转变，从“封闭式”管理向“开门式”服务转变，真正将“死档案”变成“活信息”。

3.积极引进高素质、复合型人才

任何行业的发展都离不开专业人才的支持。首先，明确档案管理职责。规划和自然资源档案具有丰富性、综合性、保密性、共享性等诸多特征，在促进经济建设和社会发展方面有着重要的作用。自然资源档案管理部门应当明确档案管理分工，通过成立档案管理领导小组，明确分管领导、专职档案员及其档案管理职责。将档案收集、整理、规定、管理等各个工作环节的责任细分，并配置专职档案管理人员，负责开展档案的收集、整理、归档、查阅等工作，并配备独立的档案库房，完善计算机、空调、机房供电、消防、安防、监控等基础设备设施。其次，要积极引进档案管理方面的复合型人才，保证数字化技术在档案管理工作中能够有效应用。引进的人才应具备扎实的专业技能和丰富的工作经验，能够及时针对档案管理过程中存在的各种问题采取有效的解决措施。再次，加大对现有档案管理人员的培训教育，重点开展计算机操作能力的培训，使档案管理人员能熟练应用计算机做好基础性工作，提高其素质，增强工作能力。最后，重视档案管理人员的培训考核，将档案数字化技术的应用纳入人员考核体系之中，考核档案人员培训的效果，只有通过考核的人员才能上岗工作，并给予其相应的物质和精神奖励。

4.加强档案信息安全建设

为提升档案信息的安全性，应当在档案数字化建设过程中，重视网络安全。首先，应安装防病毒软件，避免计算机系统遭受黑客、病毒的攻击，影响档案数据信息的完整性和安全性。其次，要重视培养档案人员的安全意识，制定有效的安全管理制度，采取有效的措施保障档案信息的安全。最后，做好档案数据的备份工作，根据档案重要程度分类保管各类档案，并设置对应的保护措施及系统访问的权限，增强档案系统的防护能力，有效保障档案数据的安全。

5.提高档案资源使用效率

首先，构建“一张图”的档案数字化管理与服务机制，通过规范配置数字化基础设施，确保网络信息安全。在这一基础上，完成涉及国土“三类”档案数字化管理信息整理，通过对档案开展整理、编目及全文数字化，提高检全率和检准率，减少群众查阅档案等待的时间。针对无法实现数字化管理的档案，根据统一标准，装订、入盒，做到分类归档。档案在城市建设、精准脱贫、法院诉讼、房产交易等领域和活动中均有重要的参考依据，应充分发挥规划和自然资源档案的作用，更好地服务于各项建设事业的开展，服务人民群众。其次，要加快构建信息资料共享平台，使相关人员能实时获取所需的档案资源，促进档案资源的共享，有效提高规划和自然资源档案利用率。在档案数字化建设过程中，不断完善共享平台的功能，尤其是平台的查询、统计功能。同时，明确专门管理人员负责收集上传数据，实行数字档案资源等及时整理、更新，实现实时動态化展现，每年也要投入一定的经费，逐步完成存量档案数字信息采集，全面优化档案管理功能。最后，还需要不断提高信息化建设水平，完善档案数据库的建设，对文书、建设用地、不动产登记业务、声像类等档案细分类别，在此基础上数据化转化各类档案，形成档案数据库。还要做好硬件和软件系统的购置工作，构建统一完善的大数据档案管理平台，为促进规划和自然资源档案高效、便捷利用，围绕档案的服务作用探寻更多利用途径。例如，可通过建立民生档案协查模式，群众可申请查询相关档案，实现“数据跑”代替“群众跑”，从而有效提高规划和自然资源档案的使用效率。

四、结语

综上所述，在机构改革背景下，要深刻认识到规划和自然资源档案管理工作的重要性，应加大档案管理方面的政策支持力度，并摸清数字化技术在规划和自然资源档案管理中应用的问题，针对其中存在的问题，通过采取加大数字化建设资金投入、完善档案管理制度、积极引进高素质技能人才、强化网络安全防护及提高档案使用效率等措施，不断优化和完善档案管理工作的条件和手段，推动新时期档案管理工作服务重点上更准、服务质量上更高、服务方式上更优，为全面深化资源管理体制改革奠定良好的基础。

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（作者单位：重庆市巴南区规划和自然资源局）

作者简介：代丽华（1983—），女，汉族，重庆人，本科，副研究馆员，研究方向：档案文献资料编撰以及档案信息化建设。