数字化时代城建档案对标现代化管理的对策研究

2024-01-06张晓东

兰台内外 2023年34期

摘要：随着信息技术的快速发展，中国已经全面进入数字化时代。相较于传统的档案管理而言，数字化时代的到来为城建档案对标现代化管理提供了更大可能，城建档案的管理方式、方法和内容都在发生着极大改变。城建档案逐渐由纸质档案转变为电子档案，管理信息化水平显著提升，还可以通过互联网络获取更多所需信息。文章立足于数字化时代大背景，阐述数字化时代背景下优化城建档案管理的意义，指出城建档案管理中面临的问题，并从严格管理程序，做到规范管理、捋清工作思路，强化人才支撑；加快数字化建设，对标现代管理等三个方面提出针对性的解决对策，以期为数字化时代城建档案对标现代化管理提供参考。

关键词：数字化；城建档案；现代化管理

城建档案作为见证城市发展的重要资料，详细记录了一个城市发展的各个节点和重要决策，对于城市的发展具有重要的学习参考价值，尤其是信息技术高度发展的数字化时代，为城建档案对标现代化管理提供了极大可能，这将大幅提升城建档案的综合利用效率，有效提升城建档案的综合应用范围，并能够进一步加大城建档案的科学保管力度，确保城建档案的管理更加科学持久。数字化时代的到来，需要进一步優化城建档案管理模式，及时转变传统城建档案管理“重藏轻用”的状态，为中国城镇化和智慧化城市建设发展提供更高质量的服务。

一、数字化时代城建档案对标现代化管理的意义

1.可以实现城建档案的科学管理

数字化时代的到来，不但改变着人们的生产生活方式，还影响着整个社会发展的进程，通过加快推进城建档案数字化建设，优化城建档案管理流程，不仅能够实现城建档案长久存放，还能有效提升城建档案的管理使用效率，更好地满足社会发展对城建档案的综合应用需要。以往收集的城建档案以纸质版居多，存在占地大、难管理、难查找等问题，而且纸质档案因其特有的脆弱性，长期暴露在空气中容易被酸化，进而导致档案损坏或缺失。同时，由于受外界因素影响，如火灾、频繁借阅、迁移等都容易造成城建档案的丢失或被泄露，这也是传统城建档案管理存在的主要弊端。在数字化时代发展背景下，对城建档案实施现代化管理，能够借助现代化的技术设备设施和手段数字化处理传统的纸质档案，并上传至专用的城建档案存储设备或数据库中，通过智能终端实现对城建档案的自动归档，这样既能提升城建档案的安全性，也能有效提升城建档案查找、借阅、保存、迁移和管理效率。

2.可以提高城建档案利用效率

传统的城建档案管理模式主要将收集的纸质档案分类归档后，统一存放于档案室中，但随着城市的快速发展，城建档案数量也在快速增加，想要查找一些存放时间过长的档案需要花费大量的时间，且工序烦琐。而通过数字化建设的现代档案管理系统，可以根据现实需求随时查阅城建档案资料，打破了传统城建档案查阅方式的时间和地点限制，既提升了城建档案查阅的便捷度，也节省了不必要的劳务开支，大幅提升了城建档案的综合利用效率。如果所需资料过多，经过数字化建设的现代档案管理系统，可以实现对所需资料的精准查找和批量打印，极大节约了所需城建档案的打印和查找时间。此外，在城建档案现代化管理过程中运用数字化手段，可以实现一次投入、多次产出，不仅能节省大量的档案存储空间，还能节约大量的档案管理经费，如人工管理成本、后期维护成本、建筑成本等。

3.可以实现城建档案资源共享

随着信息技术的不断成熟，我国已经迎来了数字化建设的黄金时期，数字化建设已经遍及人们生产生活的各个角落，并逐渐改变着人们的日常生产生活习惯。城建档案管理随着数字化时代的到来，逐渐由传统档案管理向现代化管理转变，通过数字化建设，可以充分发挥城建档案现代化管理的资源共享特点，各地区可以通过专用的数字化平台实现城建档案的跨区域传阅，用户能够更加方便地获取工作所需的城建档案资料，进而为地方城市建设提供更多可行性参考。此外，城建档案作为城市发展过程中保存的重要社会资源，不能单纯将城建档案作为资料来保存，应该结合时代发展需求，建立科学、安全的城建档案现代化共享机制，切实发挥城建档案的时代作用，让需要借助城建档案学习的人有资料可查，更好地推动城市的建设和发展。

二、数字化时代城建档案对标现代化管理存在的问题

1.对城建档案管理认识不充分，缺乏规范管理

城建档案管理工作作为城市建设和发展的重要组成部分，对城市发展的科学布局起着借鉴参考价值。并且，这些城建档案将伴随整个城市规划、建设和管理的各个阶段，能为城市改造、城市管理和房屋产权办理提供可靠依据。城建档案还记录着整个城市的发展历程，对编撰城市发展历史、传承历史文化起着重要作用。随着社会的发展，城建档案管理工作也逐渐被社会关注，但公众对城建档案管理的具体内容和在城市建设过程中发挥的作用还缺乏有效了解。同时，在收集城建档案时存在操作不规范、收集覆盖范围不够全面等问题。比如，在现有的城建档案资料中，主要以地面及以上的建筑资料为主，涉及地下管网的相关资料相对较少，并且收集到的地下管网数据主要为设计单位和建设单位提供的施工图纸资料，施工过程中开挖的样洞情况、实地记录以及各种拆迁的方案、会议记录、复原情况等方面的资料收集较少，而从事建设的相关部门主要注重自己相关资料的收集，对于该项验收和移交的相关资料的收集则偏少。此外，在城建档案的分类存放上存在错放、漏放等问题，如一些配套的政策法规没有规范化存放在综合类档案中，部分档案甚至缺少项目实施的会议记录、规划文件和公示文件。

2.城建档案管理思路不清晰，工作方式落后

为了规范档案管理工作，我国相继出台了档案管理的配套法规和办法，为各行业的档案管理提供了基本的法律支撑。但对从业人员的管理、档案制度的修订、工作责任的落实、档案监督检查、档案管理信息化建设以及现代管理制度的建设等一系列工作都缺乏完善的配套细则作为支撑。因此，想要确保城建档案管理工作有法可依、有据可循，必须修订和完善涉及档案管理的法律法规，以便更好地为城建档案管理提供清晰的工作思路。此外，为加快推进我国档案管理信息化建设，实现档案管理的现代化转型，国家相继出台了许多新的档案管理办法，但就现阶段城建档案管理的整体发展情况来看，现有的城建档案大多数还是以纸质档案为主，数字化、信息化以及现代化的城建档案管理模式还未正式建成，很难满足现代城市的建设发展需要。

3.城建档案信息化建设滞后，查阅手段单一

随着我国城镇化建设步伐的加快，城建档案数量正快速增加，现有城建档案从业人员已经很难适应城市现代化建设需要，亟须引进先进的现代化档案管理系统来推进城建档案工作的开展，逐步实现城建档案的数字化归档和检索，进而才能确保城建档案建设更好地满足城镇化的建设发展需要。此外，由于绝大多数城建档案是纸质档案，尚未真正建成数字化的城建档案现代化管理体系，很多城建资料的查阅都需要采取人工查找的方式，但由于岗位人手有限，而城建档案的项目种类繁多，导致每份资料的查找都需要消耗大量的人力和时间，工作效率很难提升。同时，城建档案的综合利用水平不高，无论是城建公司，还是涉及需要查阅城建档案的单位或个人，大都只会在需要时去简单查阅所需资料，利用率低最终产生的结果就是很难发现城建档案管理存在的问题，优化城建档案查阅工作的相关措施也就很难推行。

三、数字化时代城建档案对标现代化管理的对策建议

1.严格管理程序，做到规范管理

严格规范的城建档案管理程序是数字化时代城建档案对标现代化管理的重要抓手。在日常的城建档案管理工作中，要抓住数字化建设的发展契机，在现有档案管理法律法规和规章制度的基础上，出台城建档案管理对标现代化管理的各项细则，为城建档案数字化管理提供制度保障。要全面做好城建档案的监督管理工作，作为主责主业的城建档案馆要主动与市级档案执法机构和重点项目管理机构对接，专项检查重点城建项目，采取实地考察与资料检查相结合的方式，全面指导资料的完整性、档案存放室的安全性（包括防潮、防火、防盗设施）、城建档案的编制，确保建设单位在工程实施过程中能按照城建档案的存档需求对项目档案开展收集、整理、保管和数字化处理等工作，全面提高重点城建项目档案移交的工作效率，并为重点城建项目档案后续的综合利用奠定基础。要完善城建档案的移交流程，规范城建体系的档案管理程序，将项目档案的规范化管理贯穿于城建项目规划许可、施工许可以及竣工验收等全过程。城建档案馆的管理人员要定期深入城建项目施工单位，开展城建档案业务指导，并对城建项目资料收集整理人员开展技术交流培训，确保各施工单位的城建项目资料收集人员，能够在施工中按照城建档案的要求，全面收集和规范化整理项目涉及的城建档案资料，为城建档案馆提供完整、齐全的永久存档资料。要进一步完善对城建电子档案的监督管理，全面加强对城建电子档案的积累、鉴定、著录以及归档等各环节的监督、检查和指导，确保归档电子文件完整、真实、有效和安全。在工作过程中要不断修订和完善城建电子档案的归档标准，进一步规范城建电子档案的存档要求和流程，确保所有归档的城建电子档案保持原始性、真实性。此外，要加强对城建档案的技术支撑，采用文档加密、专机专用和技术防备份、防写以及防复制等手段，确保城建电子档存储、传输的安全性和保密性。

2.捋清工作思路，强化人才支撑

城建档案馆要结合社会发展需求及时调整城建档案的工作重点和策略，有针对性地对城建档案资源实行收集、分类、归档和整合，主动服务社会发展需求，充分发挥城建档案的综合价值。城建档案工作人员应主动深入城建项目施工单位，开展城建档案指导工作，将城建档案收集归档工作走在前面，提高城建档案存入城建档案馆的规范性和科学性。同时，要充分借助城建档案数字化、信息化建设的发展契机，综合利用互联网技术将馆藏的“死档案”转化为“活信息”。对于城建档案的查询，可以采取线上提前预约、线下窗口查询或现场自助查询等方式，为查询主体提供便捷的城建档案查询服务，实现城建档案的多元化、高效率运用，切实发挥城建档案服务城市建设的作用。要加强城建档案专业人才队伍建设，采用人才引进方式招聘高素质的专业档案人才，采用交流培训的方式提升现有档案从业人员的专业素养，努力为城建档案对标现代化管理，提供一批懂业务、懂技术、安全保密意识强的复合型人才，确保城建档案从业人员能够熟练掌握现代化的城建档案管理技能，为城建档案的数字化、信息化转型提供人才支撑。此外，要切实发挥城建档案馆的专业作用，定期对城建项目實施单位档案管理人员开展业务方面的交流培训，给他们提供专业的业务指导，确保城建项目施工单位对城建档案的收集、整理更加科学、规范。

3.加快数字化建设，对标现代管理

随着我国城市化建设速度的不断加快，查阅城建档案的人数也随之快速增加。而传统纸质档案由于纸张性质的限制，经过高频查阅使用极易出现档案破损问题，最终导致这些档案出现保存缺失，因此，加快城建档案数字建设变得尤为迫切。作为城建档案馆，要积极出台馆藏档案由纸质化向数字化、信息化转化的详细方案，并组织专业人员有计划、分阶段扫描、分类、入册、归档馆藏纸质城建档案，及时将纸质档案转变为电子档案，提供更加快捷的查阅服务。要充分结合数字化、信息化的时代发展需求，加快推进城建档案的数字化网络平台建设，并借助网络平台做好城建档案的宣传和服务工作。一方面，要借助城建档案网络平台直观展示城市由旧转新的变化，让人们能够更加深入地了解城市发展的历史演变；另一方面，要充分发挥城建档案网络平台的服务阵地作用，为城建单位和城建档案馆之间搭建沟通桥梁，并建立起完善的数据连接体系，切实发挥城建档案的社会价值，更好地指导城市建设和发展。此外，要充分发挥城建档案现代化管理的现代服务功能，制定科学、规范的城建档案信息分类管理办法和标识符编码，按照涉及主体的不同，构建详细的城建档案分类体系，从而实现数字化城建档案资源的快速检索和精准定位，更好地为建筑物所有权人查阅利用、仲裁和诉讼调查取证、建筑施工单位借鉴参考以及可研报告撰写、专题调研、专著出版等，提供便利的城建档案查询服务。

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