自然资源和规划局档案管理 信息化技术应用研究

摘 要：随着全球信息化时代的到来，互联网以及人工智能技术得到了广泛应用。信息技术日益成熟，并普及到了各行各业，其中档案管理信息化受到了广泛关注并取得了较大发展。自然资源和规划局作为我国社会发展的重要部门之一，其档案真实记录了我国自然资源的变迁，并为自然资源和规划局未来的发展以及管理工作提供了翔实的重要信息。因此，自然资源和规划局档案管理工作极为重要。自然资源和规划局要紧随时代发展，加强内部信息化建设，尤其是档案管理信息化建设，从而推动国土资源档案工作高效、有序、健康开展。

关键词：自然资源和规划局；档案管理；信息化技术；应用

引言

自然资源和规划局档案是国家档案的重要组成部分，传统的自然资源和规划局档案大多数是通过纸质形式保存。一方面，传统的保存方式流程比较复杂，不利于工作快速开展：另一方面，档案管理缺乏规范化，容易导致在保存过程中出现破损、遗失等问题。为高效管理并推动档案信息共享，自然资源和规划局应加强档案信息化建设，运用信息技术，建立自然资源和规划局档案数据库。

信息技术的快速发展及广泛应用，对我国社会各行各业的发展起到了积极的促进作用，自然资源和规划局作为重要的部门，加强信息化建设尤其是档案管理信息化建设迫在眉睫。这项重要的建设工作应引起相关领导的重视，并制定合理、科学的发展规划，落实信息化建设，从而保证档案管理工作能够紧跟时代潮流，与时俱进，能够健康、有序开展。为了保证自然资源和规划局档案管理的高效运转，要将档案管理信息化建设作为当前的重要工作内容，有序将原有纸质档案做数字化处理，建立相应的资料数据库，开发、使用档案管理软件，不断提高相关技术以适应社会的发展步伐。目前，我国自然资源和规划局档案管理工作取得了相当的成绩，但仍存在着一定的问题急需解决和完善。

一、自然资源和规划局档案管理信息化建设的重要意义

自然资源和规划局相关档案资料众多，对档案管理工作相当重视，起步较早，经过多年的发展，已经取得了相当大的进步。档案信息化建设，就是把传统的纸质档案转化为电子档案。随着信息技术的迅猛发展，把传统纸质档案转化为电子档案的方式也越来越多样，通过运用扫描仪和计算机等设备设施，可以快速实现档案的快速转换。自然资源和规划局档案管理工作内容包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计以及档案利用六个方面。传统档案以纸质为主，海量的档案不仅占据了大量的空间存储，还需要人力来分类管理，查阅起来耗时耗力，极为不便。随着时代的发展，自然资源和规划局档案管理从最早的纸质档案管理模式向纸质档案与电子档案相结合的管理模式转变，进入信息时代，自然资源和规划局档案管理正在向信息化管理模式全面转变，信息化管理体系正在加快建设并不断完善、改进。随着近年来我国对自然资源利用和发展的重视，农村土地面积日益扩大，流转速度较快，为了应对这样的发展局面，自然资源和规划局档案管理正在全面信息化升级，将原有的纸质档案管理向信息化管理转型，从而在提高档案管理工作效率的同时更加规范化。

二、自然资源和规划局档案具备的特征

1.具有多样性

自然资源和规划局档案种类很多，既有综合类的档案，如科技档案、电子档案和实物档案等，还有业务性的档案，如建设用地档案、自然资源利用规划档案等。自然资源和规划局档案还可以按门类和载体划分，分为很多种情况。因此，资源档案的多样性决定了其工作的难度，种类比较复杂多样，在管理上也会出现很多困难。但是，通过信息化的管理模式，可以自动、高效地分类检索，为国土资源档案的管理起到了很大的作用，从而推动我国经济的发展。

2.具有完整性

自然资源和规划局档案雖然多样性，但其更大的特点是具有完整性。比如一块土地，其审批、利用、完成和利用过程中出现的一系列问题都会详细记录在档案中，正是这一条条的记录，形成了自然资源和规划局完整的档案。

三、我国自然资源和规划局档案管理信息化建设中存在的问题

1.档案工作人员素质有待提高

档案管理工作是一个条理性强、需要规范操作的工作，对于工作人员的素质有一定的要求。但有些相对偏远地区的自然资源和规划局并未把档案管理工作人员的素质作为重要工作来抓，往往认为档案管理工作也就是资料归档工作，随便找个人就可以做好，对于档案工作人员的素质没有具体要求，导致档案管理岗位流动性大，条例规范落实不到位，资料不完善，归档位置不准确，甚至出现因气候等原因存储不当，导致纸质档案发霉、损坏，甚至遗失等严重的工作失误，这都与档案管理人员素质不高有着密切关系，不仅对国土资源档案的查阅和使用带来了不便，最重要的是降低了档案使用的效率。

2.自然资源和规划局档案管理资金匮乏，投入较少

尽管我国的自然资源和规划局档案管理工作开展较早，并取得了一定的成绩，但随着时代的发展，旧的纸质管理模式已经落后，跟不上时代的发展，而信息化建设迟迟未落实到位，究其原因，主要是在档案管理信息化建设中资金匮乏，缺少投入。档案管理信息化建设需要一定的基础设备设施作为保障，缺乏相应的投入，信息化建设也只能是空谈。因此，我国自然资源和规划局档案信息化建设还需要增大资金投入，从而保障信息化建设工作顺利开展。

3.相关领导缺乏对信息化建设的认知及重视

科技的进步带来的技术发展，让自然资源和规划局档案管理信息化建设越发迫切。而一些自然资源和规划局的相关领导，由于无法从档案管理工作中看到相应的经济效益，忽视了档案管理工作的重要性，对档案管理信息化建设缺乏足够的重视，导致档案管理基础建设投入不足，信息化建设更是无从谈起，更为严重的是，个别领导干部甚至错误地认为档案管理信息化建设纯属浪费人力、物力，根本没有建设的必要。没有长远的发展眼光，导致自然资源和规划局档案管理信息化建设发展缓慢。

4.自然资源和规划局档案管理混乱，缺乏系统性、保密性

自然资源和规划局管理机制的混乱导致档案管理工作缺乏系统性、完整性，使得档案管理出现散乱的现象。未统一管理制度及科学的方法，会使档案分类及存放杂乱无章，档案资料散落在不同地方，查找不便，容易遗失、损坏。除此之外，作为国家重要的信息资源，没有规章制度的强力约束和彻底的执行力，会导致机密档案的泄露，甚至被别有用心的人获取，从而造成不可弥补的损失。

5.硬件设备设施配置不到位，影响了档案管理信息化建设的步伐

没有完善的硬件设备设施基础，自然资源和规划局档案管理信息化建设就是空中楼阁。完善的档案管理硬件设备设施是顺利开展工作的必要条件，也是有效提高档案管理工作效率和质量的重要保障。但从目前来看，相当一部分地区的自然资源和规划局在硬件设备设施配置上不到位或是存在设备设施陈旧、老化问题，无法满足当前国土资源档案管理工作的需要。

6.缺乏先进的档案管理技术

进入到21世纪，随着互联网、大数据等技术在各行各业的广泛应用，先进的管理模式和技术已经开始普及。但在一部分自然资源和规划局中，传统档案管理模式依旧占据主导地位，对先进的信息技术应用较少或是仅仅应用一些最基础的技术工具而已。落后的档案管理技术，导致档案资料查找不便，工作效率低下。

四、自然资源和规划局档案管理信息化建设的应用研究

1.提高人员素质，打造一支高素质的档案管理队伍

自然资源和规划局要认识到只有提高档案管理工作人员的素质，才能保证档案管理工作的顺利开展，高素质的管理人员是档案管理信息化建设的必要保障。首先，档案管理工作人员要认识到档案工作的重要性，增强责任感，并提高自身的职业道德修养，在工作中积极发挥主观能动性；其次，自然资源和规划局要对档案管理工作人员开展相关的专业培训，不仅要针对计算机、网络技术开展培训，还要提升工作人员对信息化发展形势的认知，做到与时俱进，确保掌握的信息技术能够紧跟时代发展。

2.对基础设备设施建设加大资金投入

自然资源和规划局要认识到开展档案管理信息化建设只有完善基础设备设施，才能保障档案管理信息化建设的顺利实施。在档案信息化建设过程中，应根据自然资源和规划局档案管理的要求，注重档案信息化建设的整体设计、软件开发、扫描录入和光盘备份、设备设施选型和档案资料查询等相关建设，打造先进的自然资源和规划局档案管理平台。同时，应构建完善的自然资源和规划局档案信息化建设系统，充分利用光纤、磁盘阵列等手段，突出档案信息化建设系统的可扩展性，从而更好地满足档案存储容量的需求。因此，自然资源和规划局要加大基础建设的资金投入，除了必备的软硬件设备设施外，还应加强单位内部网络建设，以此实现内部信息实时共享，有效提高各部门之间相互配合的工作效率。

3.领导干部带头提高对档案管理重要性的认识

当前，自然资源和规划局档案管理部门的领导应切合实际，只有对信息化档案管理工作引起足够的重视，才能做到对信息化档案管理工作理念的及时更新，实现积极推动档案管理工作的目的。同时，由于自然资源和规划局单位下属部门较多，使得在档案管理工作开展时，可能会面临大量信息的整合问题，由于信息化管理还没有普及，会导致相关部门不能及时在数据库内记录和更新信息，这些问题将严重影响档案管理信息化的发展进程。所以，自然资源和规划局要及时更新单位内部的管理方式和理念，借助信息技术，为档案管理工作提供相应的技术支撑，推动自然资源和规划局档案管理信息化建设。自然资源和规划局档案管理信息化建设的顺利实施，离不开相关领导的重视。因此，作为领导者，要对当今信息化时代的发展有清楚的认知，重视档案管理信息化建设，并从实际工作中给予支持。

4.围绕档案管理信息化建设，完善管理规章制度

管理规章制度是提升工作规范性、有效性的重要途径，也是推动各项工作有序开展的先决条件。自然资源和规划局档案管理信息化建设也离不开相应的规章制度。从实际而言，管理规章制度建设需要紧密围绕档案管理信息化建设的实际，有针对性地修订档案立卷归档规范、保管期限以及分类方案等内容，保障自然资源和规划局管理部门各种类型的档案能够按照规章制度来收集、归档。同时，还需要根据信息技术发展动态，健全电子档案归档制度、电子文件移交制度、接收管理制度、电子档案鉴定制度、网络安全保密制度等，规范自然资源和规划局档案管理整个流程。还要明确相关职责，建立对应的责任机制，将责任明确到个人。

5.提高自然资源和规划局档案管理的整体性和系统性

为了有效提高自然资源和规划局的工作效率，需要加快对档案管理信息化建设的步伐，提高其整体性和系统性。提高自然资源和规划局档案管理的整体性和系统性，需要遵循档案统一领导和管理分层次整理的基本原则。

6.完善和创新自然资源和规划局档案管理技术，多方位推动信息化建设

建设以互联网为基础的自然资源和规划局信息化档案管理系统，必须推动信息化建设，以实现档案信息共享。加强自然资源和规划局档案管理的可靠性，夯实信息化档案管理系统功能更新的基础。同时，要实现多元化保护，让信息化档案管理系统的数据具备保密性、安全性。自然资源和规划局档案管理部门要结合实际工作需要，制定档案归档范围和档案保管的具体要求，提高档案管理的规范化水平。

完善自然资源和规划局档案管理技术，需要实现档案管理的信息化与电子化。将具有现代化、信息化的档案管理技术应用到自然资源和规划局档案管理工作中，从而适应信息化时代的来临。利用计算机技术和互联网技术对相关档案做电子备份，以电子版和纸质版两种形式管理和存储档案，有效提高档案的安全性。

五、结束语

综上所述，自然资源是我国国民经济发展的重要保障，尤其是一些稀有资源，更是对我国的国防安全有着重要影响。因此，为了自然资源和规划局的有效管理和长远发展，档案信息化建设必不可少。目前，我国在自然资源档案信息化建设过程中还存在着管理人员素质不高、资金投入少、相关领导不重视等诸多问题，但通过完善档案管理信息化建设管理规章制度、完善和创新档案管理技术以及提高相关领导对档案信息化建设的重视、组建一支高素质管理人员队伍等多种手段，自然资源和规划局档案信息化建设必将日益成熟、完善，推动自然资源和规划局档案工作高效、有序开展，使我国自然资源得到合理、有效的管理。

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（作者单位：单县自然资源和规划局）

作者简介：黄乾（1986—），女，汉族，山東菏泽人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。