国有企业档案资源信息化建设的意义及问题研究

摘 要：企业档案是对企业的发展历程、重大事件、管理机制和业务内容等重要信息的记录，其完备性、精确性和真实性是企业经营决策、合规合法运营、技术进步和文化挖掘的科学、可靠的支持和依据。信息化能够让数量庞大、种类繁多的档案资源更好地被保存和利用，最大限度地服務企业发展和创新。文章通过研究国有企业档案资源现状和存在问题，提出数字经济大环境下迫切性战略意义和应对策略，旨在通过此研究，提升档案资源开发利用管理模式，助力企业发展和社会进步。

关键词：档案资源；信息化；国有企业；应对策略

一、背景

数字经济时代，社会的信息化程度越来越高，渗透在各行业的方方面面，已成为当今推动社会经济发展的重要力量。中共中央办公厅、国务院办公厅2020年3月印发的《国家信息化发展战略纲要》，明确指出了信息化在我国现代化进程中的重要性，要求通过贯穿始终的信息化建设，适应引领经济发展新常态，通过快速释放信息化发展的潜能，建设网络强国和实现中华民族伟大复兴的中国梦。

早在20世纪90年代国家信息化发展的背景下，国家档案行政管理部门就对我国档案信息化建设作出部署，要求通过计算机的辅助，配合传统档案的收集、保管等基础职能的管理，展开信息技术对档案业务的融合，推动档案信息化工作顺利起步。“十一五”期间，随着国家档案局编制的《档案事业发展“十一五”规划》的出台，正式实现了档案工作从传统管理方式向信息化管理模式的转换，前期的数字化建设为此阶段的纸质版档案数字化应用提供了良好的基础，传统档案数字化工作大规模展开，并被积极列入各级档案部门的年度工作规划。“十二五”时期，全国的档案资源管理、利用等工作的主要目标就是实现全面信息化，满足“存量数字化、增量电子化”的工作要求，让传统档案的数字副本利用率越来越高，电子档案管理系统成为档案业务的主要操作平台。

随着国家信息化战略的深入推进和信息技术的高速发展，数字化技术、信息技术在国民经济社会的各领域具有突破性的融合，信息化已经成为引领经济社会发展的新防线。信息化大环境下，档案数据作为生成和转化的档案信息载体，其数据记录的本质就是真实反映档案的社会记忆功能，体现档案的价值和凭证作用。

大数据时代，档案数字资源呈几何倍数增长，无纸化工作模式替代现存的双套制利用方式，档案数字资源的利用将更加便捷、高效和安全。

二、国有企业档案资源信息化建设的意义

1.国有企业档案资源信息化建设的迫切性

新的科技革命和产业变革产生了信息化时代，数字化、无纸化的信息化时代对档案管理工作提出新的要求。国有企业档案作为全国档案事业的重要组成部分，记录国有企业在生产、经营和管理等过程中产生的信息，贯穿整个国有企业建立发展、日常运营、管理决策、维护权益以及文化传播的过程。

自2020年开始，中共中央、国务院连续出台《国企改革三年行动方案》《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》等文件，对国有企业的数字化、智能化转型提出了明确要求，要求以系统线上为主的工作模式替代传统的人工为主的业务模式，这也直接带动国有企业档案业务的数字化变革。新的档案管理模式、收集利用方式不断冲击着传统的管理方式，迫使国有企业档案管理部门改变工作方式，提高服务能力，开拓新的档案资源管理和开发利用模式。

近年来，关于电子文件归档管理的研究越来越多，从早期的电子文件归档的标准模式、管理办法、技术难点以及格式转化等基础构建，到现在的系统平台架构、数据库和社交媒体等多渠道开发利用方式，档案资源的信息化、电子化和数据化进展快速。大数据、区块链和人工智能等新型信息技术在国民经济各领域被广泛应用，也引发档案专家和基层工作者关于档案管理和服务模式的大量思考、研究，所有研究和应用的前提都是档案资源的数据化，数据化是实现档案资源信息化的根基。

2.国有企业档案资源信息化建设的价值

改革开放以来，面对信息化发展的大趋势和深化改革、扩大开放的需要，国家大力推进档案事业的长远发展：一是全面推进档案资源的信息化建设；二是加强外资、民营及驻外企业的档案工作。档案资源信息化建设作为档案事业发展的重中之重，档案管理数字化和信息化是最为关键和基础的两项工作，贯穿档案事业发展的全过程。

在《“十四五”全国档案事业发展规划》中，将新时代档案事业的总目标归纳为：大幅度地提升档案工作水平，档案工作在社会主义现代化强国建设中的地位和作用充分突出，建成档案强国以有力支撑社会主义现代化强国建设，到2035年，档案资源建设质量和利用服务水平、现代化管理程度和治理效能进入世界先进水平。同时，将档案工作任务划分为四个体系和三大支撑，四个体系即档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系三大支撑是档案信息化支撑、人才支撑和科技支撑。发展规划中的每一条都涉及档案信息化，四个体系和三大支撑中的每一项也都和档案信息化战略息息相关。

在档案治理体系中要求档案数字化治理效能提升。在档案资源体系中要求基本实现数字化战略转型，档案资源完整、系统和准确。在档案利用体系中要求利用方便高效，尤其是网络化利用全面实现，充分满足文化教育、公共服务和资政的需求。档案安全体系则是注明在人防、物防和技防三位一体的安全体系完善的前提下，全面夯实数字化基础建设，以保障数字技术的应用。可以说，未来档案事业的发展，就是档案资源信息化战略全面实施的必然结果，企业尤其是国有企业的档案资源信息化当然不甘落后。

随着记录方式的多样性，档案渗透、融合在国有企业的各项工作中，国有企业档案正在逐步实现从实体向信息再到电子数据的转变，这种经过逐层沉淀挑选的档案数据，可以最大限度地包含国有企业生产、经营和管理的各个方面，对监督企业合规运营、助力决策管理以及维护合法权益起到至关重要的作用。同时，因为企业档案资源的便捷化形式，在资源调取利用、跨时空查阅等方面，更加方便、高效和准确，对提升企业竞争力和社会经济效益有很大帮助。国有企业维系着全国的主要经济命脉，国有企业档案资源信息化带来的社会、商业价值不言而喻。

3.国有企业档案资源信息化建设的内外需求

国家有关部门对国有企业档案信息资源的保存、开发以及利用方式有严格规定，出台了一系列政策法规，要求各企业通过对企业档案信息资源的深度开发和共享利用，变资源为资产，促进国有资产的保值增值，最大程度地发挥档案资源在提高企业竞争力和经济效益中的促進作用。

国有企业对档案的多元化需求日益突出，政务文件、业务创新、科技突破、风险管理以及凭证留存等各阶段产生的档案信息层出不穷。在传统的纸质档案管理时代，档案体积厚重、甄选复杂、查询不方便，存放的结果受档案收集者、整理人、存放场所和运输渠道等诸多因素影响，很多当时看似无用、没有留存保管的文件，现在有查找需求，档案部门却无法提供；还有一些几十年无人问津的文件，由于某项政策出台、某个场馆建设，突然翻阅的人络绎不绝。对比体积小、保存便捷、检索高效的电子文件而言，纸质档案的缺陷逐渐显现。得益于以信息为主要传播载体的现代化科技手段，越来越多有价值的档案以数据的方式产生和储存，传统的纸质媒介随着信息化程度的提高占比越来越低，信息化的档案数据占据了企业管理数据的90%以上。只有将这些电子数据合理保存和利用，才能最大限度地实现企业档案资源在业务、技术、风险、文化以及凭证等方面的价值，助力企业发展。

三、国有企业档案资源信息化建设中存在的问题和应对策略

本文之所以选择“国有企业”作为研究和探讨的对象，主要是考虑国有企业作为国民经济的命脉，承担的社会责任和机构设置、市场化程度有其突出的特点。国有企业档案资源的历史厚重、科技含量很高，档案数字化工作普遍处于虽然前进但很缓慢的局面，在机构设置上对档案工作偏弱，对档案部门和档案人员的重视程度较低，很多企业的档案人员同时承担着多项行政事务性工作，甚至并未配备专职的档案工作人员，各业务部门保管各自的业务档案，文化部门负责档案展览等现象比比皆是。自身业务工作都忙不过来，档案信息化工作更是分身乏术。

同时，大部分的国有企业档案资源利用模式仍然是“我不主动、坐等上门”的被动模式，档案资源利用局限在传统的借阅、查询和编研形式中，档案资源以传统的纸质媒介为主，注定导致信息资源无法实现实时共享，开发利用效率难度大、效率低。这种档案资源开发不充分、服务企业效率低的特点在国有企业中相当普遍，和国家数字化战略部署完全不匹配，无法达到国家相关政策的要求，也和企业高质量发展的形象严重不符。

相较而言，多数民营企业存续时间短、档案资源量少，大多已经是电子档案，甚至某些成立时间不长的民营企业，从公司成立起，运营的各个阶段形成的所有文件都没有销毁过，而是全部保存为电子档案，并按照要求异地保存，后期如果工商管理部门等其他监管机构需要公司出具采购、加工和销售等环节的电子凭证时，可以及时提交给相关机构。另外，因为企业机制灵活，通过市场手段可突击性地完成整个企业档案资源的信息化工作，甚至无须配备专业的档案工作人员，这是国有企业很难做到的。国有企业和民营企业在特质上的区别，决定了国有企业就像一艘满载货物大船，前进和转向都要复杂得多，面临的问题和挑战也要多得多。尽管国有企业档案资源数字化进程中存在着诸多问题，但通过改进完全可以快速实现档案资源效益的最大化。

一是更新对档案资源数字化观念的认知，改变档案工作的发展理念。通过健全档案资源数字化及开发利用的制度、机制、标准和体系，大力推进档案资源创新，从保守的保管型工作模式转变为创新型的展示型工作模式，主动在研究、宣传上下功夫，通过数字化的成果展示企业的形象、维护企业的最大权益，从而体现数字化档案资源的价值。展示档案资源的成果有多种方式，利用网络、电视和公众号等当前流行的大众媒体，传播正向的企业文化，受众多、见效快，档案开发的效益反馈很明显。

二是加强新技术的应用，更快更优、多渠道获取数字化档案资源。传统的档案资源开发利用都是选择性利用，根据选定的主题，耗费大量的人力、物力。如今，档案资源信息化形成的数据库几分钟便可以把所有相关资源全部展现，甚至可以通过人工智能技术、物联网、区块链以及数字孪生等高科技手段，按照时间或者关联点的逻辑，二次加工成新的档案集合体，这是以往的档案利用方式无法比拟的，是对人类智慧的更广阔、更精细和更智能的提升。

一方面，国有企业要利用自身机构设置全面的优势，将档案部门和业务相关部门结合，实现档案资源开发利用和服务工作的结合。

另一方面，通过和社会力量的战略合作，借助高校、档案服务企业等外部形式，助力企业自身档案资源的数字化开发利用。与高校合作，能够让企业享受到最新、最先进的档案管理成果转化。同时，增加高校的成果检验样本；和其他档案部门合作，能够让档案资源更丰富全面、更有新鲜感；和公共媒体合作，能够最大限度地借助公共服务平台，快速传播档案信息；和相关政府部门合作，可以通过政企联合的方式，获得更专业、更有目标性的受众和资金、政策支持。

三是重视专业人才的引进，配备兼备档案管理和信息技术应用的复合型人才。随着档案工作由纸质档案转为电子档案，档案开发利用的智能化越发凸显，档案开发的主体也不仅仅是传统的纸质档案保管者，而是档案信息开发者和档案资源分享者的结合体。档案开发主体必须能快速适应档案资源信息化变革，准确把握档案智能化利用的内涵和方式，确保纸质档案到电子档案过渡过程中收集、整理、鉴定、保管和利用等全过程流畅安全。数字时代档案资源的开发利用，对专业人员的要求更高，既要具备档案资源数字化等前端技能，又要具有利用服务等后期开发能力，要打破传统的编制有限，专业能力落后、单一的局面，通过多样性的培训，提升档案管理人员的数据开发和利用能力。对于多数国有企业采用技术外包的信息化方式，企业档案管理人员也要尽可能地深度参与数字化转型过程，确保信息化后档案资源能够顺畅利用。

四是优化档案服务供给格局。档案资源信息化的意义，在保证档案利用需求部门、公民拥有更全面的信息获得渠道和求知自由，实现社会公平和公共利益的最大化。国有企业档案资源的数量和配置，对企业、职工和地方社会团体的需求满足度至关重要，数字化的电子档案数据库只是基础，资源建设后的参考咨询、证据提供、展览陈列和公共项目开发才是企业应该长远重视的议题。为此，要以社会需求为依据，通过充分的比对适配，完善档案服务机制规范，创新档案服务的项目和平台，丰富档案的内容和范围，提升档案价值。

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（作者单位：中国铁路济南局集团有限公司档案馆）

作者简介：陈晨（1985—），女，汉族，山东临沂人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。