环境卫生工程项目档案管理方法探究

李丹

摘 要：环境卫生工程项目档案记录了环卫工程建设的全部过程，直接反映环卫工程质量，是环境卫生事业的有机组成部分。实际工作中，环卫工程项目档案管理存在着比较大的差异。本文就做好环卫工程项目档案和工程项目全流程融合管理的方法进行了实践探索和研究。

关键词：环境卫生；工程项目；档案管理；方法

环境卫生工程项目档案作为环境卫生项目工程管理过程和结果的集中记录，是重要的环境卫生信息资源，是环卫管理、环境工程和改革发展的重要参考。做好环卫工程项目档案和工程项目全流程融合管理，能够保证环卫工程项目档案信息资源不流失，真实有效，能够充分发挥项目档案在环境卫生管理工作中的重要作用。

1  环境卫生工程项目档案管理的现状

1.1 项目档案形成的单位比较分散

环卫工程项目的一些参建单位对归档材料内容要求不同、标准不一，有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件，直接导致归档材料收集不全，档案散失情况严重。

1.2 档案人员的专业管理能力较低

一些参与环卫工程项目单位的领导缺乏档案意识，档案工作处于茫然阶段。一些参建单位为节约开支，往往不设立专门的档案人员，而采取让技术人员兼职管理档案的办法。一些工程技术人员不具备档案方面的专业知识，缺乏工程档案管理的实践能力，导致档案整理不及时、不规范，归档质量不高。

1.3 档案工作没有纳入项目管理

一些参建单位只重视环卫工程的质量和速度，却忽视了档案管理，从一开始就没有把档案工作纳入工程建设中去，项目文件材料归档工作滞后于工程建设进展。一些参建单位缺乏有效的档案管理制度，没有把档案工作纳入职责范围，档案管理职责没有落实到具体人员；参建部门缺乏相互沟通交流，各行其是，造成档案管理工作严重脱节，使得档案工作在工程建设中很难及时有效开展。

1.4 档案管理缺乏相应的设施设备

一些单位没有专门的档案工作场所和档案存储库房，档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要，档案保管达不到最基本的“八防”要求。档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的档案管理软件，计算机管理仅停留在目录检索阶段，极大地影响了环卫工程项目档案管理的工作效率和利用价值。

2  环境卫生工程项目档案管理的实践探索

环卫工程项目档案是一种无形资产，是国家的宝贵财富。要确保环卫工程项目档案的完整、准确、系统、安全，就必须把档案管理全面纳入环境卫生工程项目的规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程，提前提出文件形成要求，全面提高工程项目档案管理水平，实现工程项目运行和档案管理工作的无缝衔接[1]。

2.1 提高意识，完善工程项目档案管理工作体制

2.1.1加强学习培训，提高档案管理水平。参加工程项目建设各单位要积极组织档案法律法规及档案管理知识的学习和培训，高度认识工程项目档案是提高工程管理质量的关键和保证。一是积极开展档案宣传工作。通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高工程项目档案管理水平。二是组织开展知识技能培训。为了保证工程项目档案管理工作能够高效、有序进行，需要定期对档案管理人员进行知识技能培训，保证其能够运用先进的管理技术进行更加安全和高质量的档案管理工作。

2.1.2完善体制建设，明确管理职责权限。根据工程项目特点和工程档案管理要求，各参建单位都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限。一是建立工程项目档案管理网络体系。加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通，将工程文件的形成和积累纳入工程项目建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。二是建立工程档案合同制等约束机制。在签订合同时，明确需要移交的工程档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，有效的控制、监督、规范工程档案的质量。三是将竣工归档工作纳入工程建设管理程序。建立工程文件材料管理领导人责任制，确保工程建设竣工文件材料的完整性、准确性与系统性。

2.1.3 建立规章制度，有效保护档案资源。各单位要建立工程项目档案收集、整理、归档、保管和利用等一系列制度，参照国家规范，结合工程项目实际情况制定管理细则和标准规范，管理细则包括《工程项目文件归档范围和保管期限表》《工程项目文件归档流程与档号编制规则》，明确规定工程项目档案工作必须实行集中统一管理。确定档案管理责任、层层理顺工作职责，档案人员严格履行档案监督制度，及时准确地发现档案管理过程中存在隐患的问题，在规定时间内高质量完成工程项目档案归档工作。

2.2 源头把控，将档案工作纳入工程项目工作程序

2.2.1纳入项目规划，实行同步开展。环卫工程项目文件的质量直接决定档案质量，客观上要求工程项目档案人员对工程项目文件进行前端控制[2]。在项目立项阶段就明确项目建设全过程的归档计划和管理要求。在工程项目立项策劃阶段，档案员作为项目团队成员参与工程文件的整体策划，明确项目建设全过程的文件归档计划，把档案管理要求纳入工程项目管理之中。通过管理职责的前置，从源头监管文件的形成，确保工程项目档案工作与项目管理同计划、同部署。使工程项目文件材料归档要求在项目立项策划阶段就与项目建设同步，保证了工程项目档案的完整性、准确性和系统性。

2.2.2强化过程管理，实施严格检查。环卫工程项目档案人员承担着项目文档管控的重要职责，针对工程项目建设过程中文件的形成和归档，通过明确文件的拟制、审核、会签、批准等各项职责，强化文件归档责任制，确保“形成规范”；在标准化审查、档案归档接收环节严格审核，提升文件归档的及时性和文档质量，确保“过程把控”；通过文件归档计划与项目计划的动态关联，实时掌握文件归档情况，确保“计划同步”。在项目建设过程中定期抽查工程文件的阶段归档情况，将文件归档情况纳入阶段检查要素，检查通过后方可转入下一阶段。在项目验收环节，召开竣工档案专项验收会议，将文件归档作为工程项目验收和交付的必要条件，确保项目验收与档案验收同步。

2.2.3落实整改意见，实现规范达标。工程项目文档质量和规范性很大程度上反映了工程项目建设的规范性，是工程项目鉴定、验收的关注要点。文档质量改进是持续改进的过程，做好末端反馈，就是不断总结影响文档质量的共性问题和原因，实施对策改进、核对实施效果并不断改进的循环。做好末端反馈，是保证档案质量的有效补充。归档文件的质量问题有一定的规律性，面对一般问题时，档案部门负责联系具体工程项目负责人进行反馈，及时提醒，避免再次出现类似问题，实现“量的积累”；在归档问题积累到一定程度时，档案部门集中向各参建项目部门反馈档案质量方面出现的问题，并针对性开展文件归档质量培训，确保后续归档技术文件的质量，实现“质的突破”；档案部门定期对工程项目文件的归档及时程度和发生频率较高的文件质量问题进行汇总整理、分析反馈、督促整改、验收合格，最终实现“规范达标”。

2.3 统一平台，构建一体化档案信息和数据运转体系

2.3.1平台标准化，实现工程系统与档案系统有效链接。环卫工程项目档案是项目鉴定、验收的关注要点，开展归档电子文件同步进入档案管理系统，助力文档质量和效率提升。按照“标准化”理念开展工程项目管理系统与档案管理系统有效链接，利用信息化手段开展工程项目文件归档工作。同时把工程项目文件归档要求和验收上报等要求纳入工程项目管理系统，工程人员直接将归档的电子文件转换到档案管理系统，再通过信息化平台审批、归档，能够显著提升文档质量，有效控制时间成本。

2.3.2过程信息化，实现电子文件和电子档案统一管理。电子文件“单轨制”运转是指业务系统形成的电子文件仅以电子化形式保存和运转，不再生成纸质文件材料。工程项目电子文件“单轨制”运行，能够优化文件归档流程，提升文件运转效率。工程项目文档电子化单轨运转是工程项目建设的必然要求，通过工程项目管理系统中设置的“归档审查”环节，实现对工程文件的前端控制。同时，通过档案管理平台与核心业务系统的接口，文档审批完成后由系统自动推送元数据和全文信息归档到档案管理平台，实现工程项目文件的实时在线归档、电子档案集中统一管理[3]。

2.3.3文档数字化，实现档案信息资源的网络化共享。按照“存量数字化、增量电子化”原则持续推动工程项目档案数字化工作。充分利用档案管理软件、扫描仪与计算机等现代化设备开展档案数字化工作，将各种纸质、图片、声像资料的档案信息转换为数字化信息。在文档数字化程度不断提高的基础上，档案利用由线下为主转为线上为主，同一份档案可在线提供多人共享利用，利用效率显著提升。通过数字化、网络化技术手段，建立起各类档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

2.4 协同配合，全面提高工程项目档案管理水平

2.4.1统一标准和方法，规范指导工程项目档案工作。各参建单位应严格按照操作规范做好职责范围内的工程档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循工程档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程以相互独立、便于利用为原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决工程档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案工作总结、简报等文件，还可采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对工程档案业务工作进行指导和规范，统一工程档案管理标准和操作方法。

2.4.2配置管理深度融合，实现与档案系统自动关联。档案管理软件是工程项目的重要组成系统，软件配置管理贯穿工程项目全流程，是控制软件质量的有效途径。为满足软件配置管理与档案管理要求，归档文件材料按软件应用流程归档入库，归档前为档案管理流程，归档后为配置管理流程。利用档案的原始记录性特点实现软件变更标识、变更控制，确保变更正确，实现档案管理与软件配置管理的深度融合，实现业务系统文件归档后与数字档案管理平台归档状态自动关联[5]。

2.4.3严格竣工档案验收，实现工程档案管理整体受控。工程项目档案必须经档案管理部门验收合格后，才可进行工程的竣工验收。无论是工程项目建设单位、监理单位还是施工单位，都要严格按照国家档案局颁布的《建设项目（工程）档案验收办法》以及相关法律法规的要求，加强工程档案资料的管理，贯彻工程档案备案制度、验收制度，执行工程档案工作检查、预验收步骤。档案部门联合工程管理部门将竣工文件材料归档质量、完整情况、归档效率纳入验收考核指标体系。从确保工程文件“形成规范、运转及时、归档齐全”3个角度出发，对工程竣工档案进行考核；对文件归档及时性、文件更改闭环率进行考核；对文件归档率进行考核，工程竣工验收后一个月内要完成工程档案的移交工作。通过工程档案验收环节，提高工程管理和档案管理水平。

综上所述，环境卫生工程项目档案管理应以信息化手段贯通業务系统和档案系统，覆盖工程项目文档运转全流程，创新监视测量手段，实现对工程项目档案的全生命周期平台化、动态化、可视化管理，推动工程项目文档管理持续改进提升，最终实现档案管理和工程项目建设过程全受控，实现工程项目档案从“纸质管理”向“数字管理”转变，从“被动接受”向“融合管理”转变，从“末端管理”向“全程管控”转变。

参考文献：

[1]聂博仑.工程档案的有效管理——建设工程质量的保障[J].价值工程，2010（27）：56.

[2]崔文梅.浅析工程档案管理对建设工程质量的影响[J].科技创新与应用，2013（02）：273.

[3]潘园园.工程档案建设项目文件在线跟踪管理服务平台应用探讨[J].黑龙江档案， 2022（02）：186-188.

[4]鲁志榜.工程档案在工程建设管理中的作用[J].经济视野，2013（17）：303-304.

作者单位：洮南市环境卫生管理中心