现代企业档案管理数字化建设的思与行

李华

摘 要：本文认为企业档案部门的价值不能单纯以档案数量进行衡量，而是要看能够为企业各个部门提供各種形式信息能力和质量。信息技术水平不断提高的背景下，现代企业档案管理工作必然会发生重大转变，企业要从传统的档案管理模式中走出来，逐渐向着数字化的方向发展，使现代企业档案信息服务水平获得提升。

关键词：现代企业；档案管理；数字化建设；思与行

企业发展过程中会产生大量的原始资料，这些是企业发展过程中形成的宝贵财富。现代企业档案管理应向着数字化的方向发展，推动企业持续稳定发展。企业应大力开展档案管理数字化建设和推广工作，持续推进企业档案资源的开发和利用，创新档案的管理方式的同时，解决档案管理数字化建设中存在的问题。

1 现代企业档案管理数字化建设的重要性

档案属于一种原生的信息资源，对于现代企业发展有着重要的作用。档案直接体现企业的发展历史和现状。企业管理人员可将档案作为决策的依据，做好企业未来规划，推动企业持续稳定发展。由于现代企业发展规模不断扩大，档案数量也逐渐增加，需要组建专业的数字化档案管理团队，加强档案管理中信息技术的应用，用现代化的手段开展档案管理工作。现代企业档案数字化建设是一个长期的过程，企业需要投入较多人力资源和物力资源，才能够保证档案数字化管理水平获得提升。

现代企业档案数字建设有助于提升档案管理工作质量，将传统的纸质档案转变为电子档案，在提升企业档案利用效率的基础上，突破传统档案管理存在的局限性，促进档案开发和利用。同时，还能够转变档案管理部门职能，让档案管理部门从封闭状态转变为开放状态，为企业各个部门提供档案信息服务。档案数字化建设改变企业传统档案保存形式，纸质档案在保存过程中可能会出现破损、丢失等问题，数字化保存的档案不仅传输效率快，还能够避免企业出现档案损坏、丢失的情况。现代企业档案管理数字化建设符合企业发展需要，可提高企业档案利用效率[1]。

2 现代企业档案管理数字化建设优势

2.1 实现信息高效处理

现代企业档案管理数字化建设能够转变档案保存形式，并实现对档案信息高效处理。传统纸质档案难以实现长久保存，也存在档案书写不规范、档案利用效率低等问题。现代企业档案数字化建设可提高档案可用性，并可以实现档案资源实时共享，提高档案利用效率，让档案发挥出数据价值。

2.2 科学进行档案分类

传统档案管理工作中档案分类不规范，档案保存较为混乱，增加了企业档案调取难度，导致档案利用效率较低。现代企业进行档案管理数字化建设，能够实现对档案的科学分类，使各类档案信息更加清晰、透明，增加企业档案的可用性[2]。

3 现代企业档案管理数字化建设中存在的问题

3.1 档案管理人员素质偏低

现代企业档案管理数字化建设要求档案管理人员必须提高自身信息化处理能力和档案信息维护能力，使档案信息能够一直处于更新的状态，提高档案信息的真实性和可靠性。因此，档案管理人员需要更新自身专业知识，学习档案管理工作流程，能够使企业档案管理工作水平获得提升。企业在培训档案管理人员的过程中，应侧重于档案管理专业知识的培训，导致档案管理人员对于信息技术掌握不到位。档案数字化建设过程中，部分档案管理人员会对学习计算机应用知识、数字化建设存在抵触心理，不利于加快的档案数字化建设的推进。还有部分档案管理人员对待工作不认真，经常出现档案信息与实际档案信息不符的情况，影响了电子档案的准确性[3]。

3.2 档案管理数字化建设业务方面存在缺陷

很多企业已经实现电子档案在线接收、实时归档，但是部分电子档案存在黑章、黑头的情况，无法与纸质档案相对应。企业合同档案在转为电子档案时，存在法律问题和安全风险，只能录入合同电子条目，不上传相关文件，档案管理系统无法直接获取数据。企业在开展档案管理的过程中，对于某些重要的科研项目、活动，档案管理工作没有同步展开。很多荣誉类档案也未按照电子档案要求纳入到数字化管理中。

3.3 档案管理数字化设备设施不足

部分企业对于档案数字化建设重视度不够、资金投入不足，导致数字化档案建设基础设施较为薄弱。企业档案室没有按照档案管理标准进行建设，办公室、阅档室以及库房并没有分开建设，而是集中到一个房间内。企业档案管理要求配备空调、加湿机、消毒柜等设施，数字化建设中需要购买计算机、扫描仪等设备，当前企业档案管理基础设施无法满足数字化设备建设要求[4]。

3.4 档案管理数字化安全性不高

企业档案管理数字化建设中存在较多的安全隐患问题，很多企业档案未经保密鉴定就转变为了电子档案，导致企业很多机密档案外泄。档案管理现代化建设过程中企业可能选择外包公司对档案进行处理，外包公司人员保密意识较差，严重影响到档案的安全性。

4 现代企业档案管理数字化建设策略

4.1 加快人才培养

根据电子档案管理技术和实际发展情况的来看，企业要同时储存电子档案和纸质档案，电子档案和纸质档案之间可以互相备份，对于档案管理人员专业能力提出更高的要求。档案管理人员要能够具备较强的专业知识和技能，还要能够掌握和熟悉计算机等信息技术，学会运用电子档案系统管理档案。企业应制定合适的人才培养措施，企业档案管理人才培养过程中，应加强对档案管理人员管理知识和技能培训，档案管理人员要学习计算机操作、电子档案扫描仪器等，从而使自身更加适应档案数字化建设需要。企业档案数字化建设过程中，应获得企业领导的支持，并加大档案电子化建设宣传工作，完善电子档案管理制度，加大档案软件、硬件设备资金投入，从而有效推进企业档案管理电子化建设进程[5]。档案管理人员要具备一定的分析能力，对于专业性较强的档案做到精准把握，需要档案管理人员具备较高的综合素质和专业技能，加快企业传统档案管理模式向着数字化的方向转型，使档案管理工作水平获得提升。

4.2 注重协调统一

电子档案的形式决定电子档案管理的特殊性，企业在进行电子档案管理的过程中，必须形成统一的档案管理标准。如果企业中各个部门电子档案标准不统一，会导致电子档案在储存时较为混乱，无法形成高效的档案管理系统，也会影响企业档案管理数字化建设进程。因此，企业必须制定统一的电子档案形式，便于档案整理、传输和储存。

4.3 落实档案数字化加工

现代企业档案管理数字化建设过程中，应遵循档案数字化加工原则，结合企业实际发展需要确定档案数字化建设目标。企业纸质档案转为数字化档案前，应对档案进行鉴定，对于没有价值的档案应及时销毁。落实档案保密级别，提高档案数字化鉴定建设速度的同时，要确保档案信息化建设过程中的安全性。企业可优先对重要档案进行数字化处理，如常用合同、协议等。对于企业中受到破损、污染电子档案应及时采取措施修复，修复完成后对档案进行扫描，构建企业档案数据库。使用照相机、扫描仪等对知识档案、照片进行拍照、扫描从而实现电子化储存，对于企业中录音档案可刻成光盘或者是储存为磁盘。档案管理人员在扫描电子档案的过程中，对于扫描存在偏差的档案，应及时进行调整，严格按照电子档案储存要求进行存档。如果档案面幅较大，需要按照区域多次扫描，完成扫描后要进行拼接处理，保证数字化档案较为完整。如果扫描完成后电子档案存在杂质，要及时进行去污处理，保证档案清晰度，同时，尽量缩小文件大小，以节省档案储存空间。扫描档案原件识别档案中的汉字，保证电子档案与纸质档案保持一致，从而提高电子档案的准确性[6]。

4.4 建立档案数据库

企业数字化档案建设中应建立档案数据库，便于集中管理企业档案。档案数据库建设中应制定档案目录，便于后期进行档案调取，从而提高企业档案利用效率。目录数据库建设过程中，需要根据档案管理标准和规范进行，完成目录数据库建设后导入到档案管理系统当中，通过目的就能够调取所需要的档案。根据企业档案建设要求建立文书档案、数字化图纸等档案目录数据库。为了提高档案检索的准确性，企业需要根据三级档案目录要求编写目录，设置好目录字段、类型和长度，设置好后关联三级目录，从而提高档案检索的准确性。建立企业档案数据库的过程中，应做好企业各类信息统计和整理，并直接使用计算机保存和传输档案，这样便于档案管理人员对档案进行区分，便于档案管理人员对档案进行分类整理，从而使档案管理工作效率获得提升。

4.5 打造档案信息共享平台

现代企业档案管理数字化建设过程中，应打造电子档案信息共享平台，实现企业内部电子档案实时共享。将企业档案系统、业务系统和办公系统联系在一起，从而形成完善的档案信息共享系统，为企业各个部门开展工作提供便利，提升档案信息利用效率。档案经过数字化处理后，企业各个部门工作可在档案信息共享平台调取所需要的档案，满足企业不同部门的工作需求。企业可在档案信息共享平台设置多个不同的主题目录，对现有档案进行整理和汇总，便于企业各部门员工进行查询。

4.6 提高档案信息安全性

现代企业档案数字化建设过程中，应遵循档案管理工作安全与保密原则，提高企业电子档案的安全性，处理好档案开发利用和安全性之间的关系。将《档案法》作为法律依据，保证企业机密档案不泄露的基础上，实现档案电子信息资源共享。档案管理人员要根据企业各个层级设置档案查阅权限，同时设置电子文件操作的自动启动日志，具备权限的人才能够打开相关电子档案，可以有效避免电子档案泄露的情况。做好企业档案管理系统安全建设，使用技术防范手段阻挡病毒入侵计算机，保证电子档案的安全性。档案室内应配备监控系统、自动灭火设备、计算机的检测系统，发现异常后能够及时发出警报，从而提高企业电子档案的安全性。档案信息管理平台中应设置不同的权限，如企业员工不能浏览平台电子的档案浏览记录、限制员工电子档案下载次数，每个员工每天下载次数应不超过3次，如果员工有特殊工作需要应向档案部门提交申请。登录企业档案信息平台时需要输入工号和密码，下载档案时要对用户进行身份识别，保证企业档案不会丢失[7]。

4.7 确保系统安全

现代企业档案数字化建设使档案  （下接46页）

（上接43页）管理工作更加快捷、便利，但是由于企业档案从封闭转变为开放，档案安全性上出现了较大的风险。企业档案数字化建设的过程中，应设计完善系统安全策略，设置用户访问的权限，保证企业档案系统的安全性。档案管理人员将不同级别的档案设置不同的访问权限，使企业档案系统能够得到有效利用，也能够避免企业出现档案丢失等情况。档案系统应选择安全性能较高的系统，并应用网络安全技术，提高档案系统安全性。定期升级计算机杀毒软件，如果发现病毒入侵档案系统可发出警报，避免因为病毒入侵导致档案丢失、损坏。使用加密技术对非公开档案进行加密保存，传输电子档案的过程中应进行传输加密，防止档案信息被截获或者是篡改，从而提高企业档案的机密性。增强档案管理人员安全意识，建立完善的安全管理制度 ，并能够建设一套安全措施，保证档案数字化系统的安全性。

结语

综上所述，现代企业档案数字化建设过程中是一项长期投入的工作，建设过程中应抓住信息时代为档案数字化建设创造的机遇，使档案管理工作效率获得提升，提高企业档案利用效率，使企业档案能够发挥出其价值，为企业决策提供信息依据，推动现代企业可持续稳定发展。

参考文献

[1]常娜.新形势下煤炭企业档案管理数字化建设[J].现代企业文化，2022（21）：16-18.

[2]孫雁.档案数字化建设与企业档案管理研究[J].黑龙江档案，2021（05）：52-53.

[3]胡金秀.现代化工企业档案管理数字化建设[J].化工管理，2021（28）：82-83.

[4]张爱娥.企业档案管理体系数字化与信息化建设研究——评《企业档案管理体系的建设与运行》[J].人民长江，2021，52（05）：229.

[5]张彩平.煤炭企业档案管理数字化建设探讨[J].办公室业务，2020（18）：176-177.

[6]肖静媛.企业档案管理数字化建设思考[J].办公室业务，2020（16）：178+186.

[7]陈亚芳.现代企业档案管理数字化建设探究[J].办公室业务，2020（10）：183+186.

（作者单位：陕西省延安市延长油田股份有限公司杏子川采油厂）