“点线面”工作法破解电网建设项目档案管理痛点

文·夏凯 相培娟

近年来，国网山东省电力公司临朐县供电公司聚焦电网建设项目档案管理难题，创新“点线面”工作法，有效畅通工程档案资料收集渠道，提高归档质量，大幅缩短归档时间，实现业务与档案的深度融合。

一、抓牢关键“点”，增强约束

（一）合同签订，源头控制

建设单位在与参建单位签订合同、协议时设立专门章节或条款明确纸质和电子档案归档质量、时间、数量、范围等，明确参建单位的项目档案管理责任，明确项目档案工作违约条款，明确项目档案归档质量作为参建单位工程尾款的支付依据之一。参建单位项目档案质量不合格或不按规定向建设管理单位移交档案的，不得支付其进度尾款。

（二）档案交底，统一标准

档案培训和交底不到位，是造成参建单位归档意识薄弱的原因之一。开工前，档案部门应对各参建单位资料员进行培训或交底。交底的主要内容包括项目档案管理机制、管理措施、操作流程、整理标准等，让参建单位明确项目档案工作是什么、为什么、怎么做。交底的内容一定要规范明确，不能模棱两可。规章制度中没有具体要求的要在交底内容中提出具体要求。

（三）档案验收，过程管控

项目档案与工程实体都是建设项目的重要组成部分，两者相辅相成，不能分割对待，开展转序验收和竣工验收时，要同步验收项目文件资料收集整理质量，将档案材料收集整理质量指标分别纳入到参建单位“三级”自检、监理初检、中间验收及竣工验收中，验收不通过或缺陷不完成整改不得进行下一步的转序施工，工程竣工验收的档案验收情况需在工程启委会中汇报并作为工程是否启动的条件之一。

（四）档案移交，严把入库关

项目档案移交进馆前，必须组织档案进馆验收，严格把关项目档案质量。制定档案入库标准，可以从档案的完整性、系统性、准确性、组卷质量、电子档案、声像文件六个方面进行严格限定。

二、双“线”推动，协调配合

电网建设项目档案管理是一个全过程、全流程管理，需要在建设单位与档案部门的协调配合下实行双线推动，一条线以建设单位牵头，以各参建单位项目部为主体，对整个电网建设项目档案工作进行组织安排、现场实施、检查督办，提供必要的工作保障；另一条线由档案部门牵头，以参建单位资料员为主体，做好档案的规范指导、专业归档和督促检查。以电网建设项目档案收集完成为界线，分为两个阶段，前一阶段以建设单位为主，档案部门前期积极介入，搞好配合指导；后一阶段以档案部门为主，建设单位积极做好督办和工作保障，确保工作进度和质量。

（一）抓好建设部门牵头的“线”

紧扣电网建设工作的每一个环节、每一个节点，注重抓好档案资料的准确性、专业性、系统性，做到各类档案应收尽收、应归尽归。在项目建设开工前，根据工程实际情况编制“项目档案管理办法”，办法应明确项目档案管理目标、职责划分、组织机构、管理机制、档案质量标准和管控措施等；项目建设中，工程管理检查时同步进行项目资料收集情况检查；项目竣工后，督促各参建单位按时归档，并对归档质量进行严格考核。

（二）抓好档案部门牵头的“线”

以提供优质、高效、便捷的档案服务为目标，第一时间为参建单位资料员讲解档案收集范围、整理方法。在工作推进过程中，档案部门组成档案业务指导小组，及时到一线施工现场检查督导档案资料收集整理情况，及时解决资料员在档案收集整理归档中遇到的难题。在档案集中整理归档过程中，专职档案人员要及时到现场进行手把手业务指导并及时纠错。

三、三“面”兼顾，严格标准

内容完整、归档齐全、整理规范的电网建设项目档案，是电网建设项目管理的目标所在和建设过程的最终体现，要达到质量要求，就必须严格档案收集整理标准。

（一）基本面确保准确性

准确性是电网建设项目档案合法性和权威性的基础和前提。建设单位应对其负责的项目档案的质量加以保证，与各参建单位签署档案质量保证协议，对归档材料的真实性、准确性加以保证，层层落实责任。档案管理部门要严格审核项目档案材料，审核材料的数据是否准确，签章手续是否完备、无伪造，内容质量是否符合基建《标准化手册》要求，施工日志、监理日志、旁站记录是否相互对应一致。

（二）管理面确保完整性

一是项目资料整体的完整性，对照《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》收齐收全，不能有任何遗漏。对本电网建设项目未涉及的项目资料进行说明。二是单项内容的完整性，所有归档的文件材料必须手续完备，要素齐全。例如合同签订日期、盖章、指印、签字等要素要齐全。三是内容的一致性。要遵循文件材料形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，确保文件材料内容前后一致。

（三）技术面确保规范性

一是严格执行《国家电网公司项目档案整理规范》要求，所有的归档文件材料要整理规范，编页、盖章、装订、装盒要符合要求。二是电子档案要整理规范，电子文件题名、页数、成文日期等信息要素要与纸质材料一致，且要求全部挂接电子文件或数字化副本。