数字化城市建设档案馆建设初探

文·王倩

作为社会经济发展的基础性、引领性产业，城市建设事业的加速实施，为城市建设档案数字化管理开辟了更为广阔的发展空间。特别是智慧城市管理、大数据集成应用等一系列高新技术手段的推广应用，为数字化城市建设档案馆建设提供了技术支持，对城建档案管理总体规划、信息检索服务水平提升以及档案管理模式转型升级等方面提出了更高要求。如何利用信息技术等手段，加快数字化城市建设档案馆建设，满足社会对城建档案利用工作的更高期待，成为当前城建档案管理事业的关键任务。档案从业者必须敏锐把握新形势，灵活转变工作思路，结合经济社会发展新变化和新要求，研判数字化城建档案管理新形势、新特征，深入分析当前数字化城市建设档案馆建设中亟待解决的问题，提高城建档案数字化管理工作质量，聚力促进档案工作提质增容、市县统筹融合发展。

一、城建档案数字化管理中存在的问题

（一）档案数字化管理能效与城市建设规模匹配度不高

档案数字化管理工作需配套符合技术指标要求的硬件设备，建立档案信息数据库、研发检索查阅系统。目前，很多单位档案数字化管理资金投入不足，无纸化办公改革进程缓慢，城建档案数字化率偏低。比如，有的单位没有指定档案管理专用计算机，数字化档案管理的现实条件有限，档案数字化管理工作质量参差不齐；有的单位城市建设资料的类型、材质等也存在较大差异，数字化加工的标准不统一；有的单位因档案管理系统容量不足、通用格式转换功能利用不畅等问题，部分城建档案难以及时进行数字化加工并上传。所以，很多城市虽制定了数字化城建档案馆建设方案，但实质建设程序还处在初步启动阶段，许多单位在实际工作中仍沿用传统的档案管理模式。

（二）现行城建档案管理规范对数字化的诠释较为粗放

为加强城市建设档案的保护、管理和利用，许多城市相继出台了地方性法规，对城建档案工作进行约束和指导。但由于现行法规、规范性文件普遍只进行总体规划，条目性列出城建档案管理各环节工作要求、划分责任义务，行文较为粗放，缺少对数字化档案馆建设的明确要求和短期计划，未能根据档案工作新形势进行动态更新，导致档案从业人员对数字化档案管理的概念理解不深、掌握不透，在实际应用中效果不佳。同时，数字化档案资源收集、整理、移交、管理、检索和利用等关键环节缺少统一标准和详细操作规程，城建档案数字化管理、数字化档案馆建设等规范性文件也没有动态更新完善。随着社会权属意识的逐步提高，档案信息数字化加工之后的权属问题，也没有可根据的上位法，无法有效满足社会各层面对于档案的利用需求。

二、数字化城市建设档案馆建设策略探讨

（一）高定位谋划数字化城市建设档案馆建设事业

一要对数字化城市建设档案馆建设进行前瞻性思考、全局性谋划，正确处理和把握好建设与管理、收集与利用的关系，科学推进数字化城建档案馆建设各项工作。强化政策协同和全周期管理，始终把提高城建档案管理质量和效率，满足社会对城市建设档案的利用需求作为奋斗目标。坚定贯彻新发展理念，敏锐把握档案管理事业新形势，加紧更新完善城市建设档案管理规范，制定更加贴合实际、顺应时代发展的档案管理规章制度，坚持务实和创新并重，对数字化城市建设档案馆建设及后期运营管理提出明确要求，对城建档案数据库建设、档案资料分类及文书档案数字化采集、格式转换等标准进行统一，构建完善城市建设档案数字化长效管理机制。

二要按照统筹规划、全面铺开、分步实施的构想，推动数字化城建档案馆建设融入智慧城市建设，搭建数字化城建档案馆主体框架，采用逐步深入应用策略，综合运用于城市建设相关企业经营、行业管理、项目建设等数据互联互通和信息开发利用，在真正实现办公自动化的基础上建设单位门户平台、层级城市建设档案管理统一工作流平台，实现城市建设档案全体系数字化管理，推动档案事业能级提升。紧抓数字化城市建设档案管理重点，集中精力推动档案数字化设备更新、技术更新和管理手段更新，补齐人才、技术和工作策略上的短板，实现城建档案管理水平明显提升、促进经济社会发展的功能不断强化，以及信息安全风险防范能力不断提高。

（二）高效能推进数字化城建档案馆建设各项工作

一要着力推进现代城建档案事业改革，稳步开展智慧管理技术革新，组织科研团队，结合工作实际探索城市建设项目文件、施工图纸数字化管理改革，加快城建档案全流程电子化工作落实，实现对建筑工程，道路、市政、园林绿化等基础设施工程，科技产业园、综合物流港等重点产业项目档案的全生命周期数字化、一体化管理。

二要按照地市、区县、项目类型、投资额等标准，分级分类建设综合管理信息平台，推进城市建设档案逐一登记、台账管理，有序开展城市建设项目前期招投标、施工图审查、合同备案等资料，建设过程中质量、安全、环保监管资料，后期竣工验收和运营维护等资料的数字化转换、集中上传、线上管理工作，实现城建档案管理数字化转型。已建立并实际运行数字化管理系统的，应当根据社会需求进行实时更新、定期升级，结合单位内部协同办公系统，打造包括城市建设各类主体信息、档案管理全行为轨迹信息、新技术应用信息的主要功能板块，条件成熟的接入市级统一管理平台，实现数字化城建档案馆布局优化。

（三）高标准满足社会对城建档案的数字化利用需求

一要推动城建档案利用方式由粗放外延式向集约内涵式转变，构建城市建设档案“数据库资源指挥中心+档案分类检索平台+成果展示大厅”体系，构筑涵盖城市住房开发、城市路网、民生服务、生态城市建设等领域的综合检索服务系统，动态分析社会不同群体的城建档案利用需求，科学引导数字化城建档案馆建设。

二要进一步完善城建档案收集上传板块、数字化管理板块和高速检索板块，实施OA协同套件、身份核验插件、电子签章插件、移动应用插件及安全传输插件，全面落实城建档案资源数字化集成应用。利用大数据实时监测城建档案查询利用情况，确定检索权限和流程，梳理优化组织架构，为不同人群和行业提供有价值的城市建设档案信息，实现收集—管理—检索—利用闭环管理，全面提升档案利用效率。