新闻档案的特点与管理分析

2023-12-30苏静

管理学家 2023年24期

苏静

[摘要]经济社会的蓬勃发展，使我国新闻媒体行业获得了极大的发展机遇，对新闻档案工作的要求也不断提高。新闻档案反映了各个地区不同时期的科教、经济和文化水平，具有极高的历史研究价值。基于此，文章从新闻档案的特点入手，分析新闻档案管理优化措施及注意事项，以期充分提高新闻档案管理工作的时效性及高效性，为今后的新闻媒体行业指明发展方向。

[关键词]新闻档案；特点；管理

中图分类号：G211 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）24-0034-03

新闻档案是将新闻活动期间产生的完整图文、数据信息，经过整合、分类、归档后得到的资源，可满足后续的新闻调阅、使用需要，可提高新闻报道的可信度及针对性，具有良好的资源利用价值。因此，在新时代发展背景下，如何根据新闻行业的发展趋势，不断提高新闻业务质量、实现新闻档案管理工作的优化升级已成为各单位的工作重点。

一、新闻档案的特点

（一）来源多样

新闻档案来源多样，对于社会及国家发展具有重大意义的新闻需要从其最初来源进行资料的整合归档，对于其他类型的新闻报告，考虑到新闻行业在一定程度上承担着引导社会舆论的重要作用，与群众的生活具有较为密切的联系点。

（二）内容多样

新闻反映了群众的日常社会生活，涉及经济、外交、科技、政治、军事和文化等各领域的各类资料，主要包含党和国家各类重大事件资料、会议记录、批示纪要、总结报告、讲话稿，国家领导、著名人物在新闻活动中留下的手稿影音，新闻采样素材、报道规划方案、初级编辑小样等资料性档案，涉及范围较广，内容较为多样。

（三）记录方式多样

从保存方式来看，新闻档案主要可分为纸质档案及电子档案两类文档形式，如表1所示。

（四）价值作用多样

从实际情况来看，新闻档案具有文化功能、监督功能、政治功能和娱乐功能等多种价值，承担着宣传党和国家发展政策、反映普通百姓生活诉求的职能，是公众探索世界、了解国际发展形势的重要平台。由于新闻具有极强的时效性特点，部分较为特殊的新闻报道及社会现象需要借鉴以往的新闻报道，因此新闻档案本身具有极大的利用价值[1]。

二、新闻档案管理的优化措施

（一）增强管理意识

以往的新闻档案主要以影音图像、文字档案等方式存储，实际管理难度较小。但是随着科技化、现代化社会的不断发展，新闻档案的存储方式日益复杂，包含不同格式的电子化、数字化资料。因此，作为新时代的新闻档案管理人员，需及时转变原来的工作理念，改变原来的工作方法，不仅需要做好数字档案和实体档案的收集、整合、分类与归纳工作，要满足新闻档案的开发利用要求。新闻档案作为记录真实事件的载体，在一定程度上可支持科研决策，推动行业发展。由此，新闻单位也应充分意识到新闻档案管理工作的重要价值，主动将其纳入日常工作规划，结合实际工作要求制订科学、可行、完善的新闻档案管理工作方案，精准划分不同部门及岗位工作职责及范围，确保现代管理设备及专业管理人员快速到位，全方位提高新闻档案管理工作的质量及效率。在实际工作中，也可成立相应的新闻档案专项工作小组，结合新闻领域的实际发展需要，及时调整短期工作计划及中长期发展规划，从人力、物力、财力等多个角度为新闻档案管理工作的创新升级提供支持，并严格遵守上级部门提出的各项工作要求，及时借鉴其他单位的成功工作经验，通过取长补短完善现有新闻档案管理机制。各新闻工作者需明确职责，时刻把握新闻档案领域的变化规律及发展趋势，主动更新思想观念，完善理论架构，提高新闻档案管理工作的规范化、精细化、数据化程度，全方位保障新闻档案管理工作的质量。

（二）创新管理方法

受全新的时代发展环境的影响，各新闻工作者在开展新闻档案管理工作期间，需要在资料收集环节，尽量平衡好实体档案及数字档案的数量比例，严禁出现无人管理等问题，避免优质新闻档案被淹没在各类无效信息中，降低其利用率。在利用新闻档案时，需要做到巨细无遗，同时尽量提高信息检索速度，减少不必要的时间浪费。因此，相关新闻档案管理部门可积极引进网络技术手段，如图1所示。有效解决实体档案受潮、虫蛀等问题，同时降低档案保存成本，减少资料存储空间，并结合各类软件，有效筛选、过滤无用信息，提升新闻档案管理工作的全面性、条理性、精细性，保证实际工作质效。如新闻档案管理部门可开通公众微信号，利用手机预约的方式提示管理人员提前调出用户所需信息，提高资料查询的便捷性。另外，可利用云数据等技术，创建网上新闻档案管理资料库，降低了资料备份难度，节约了计算机空间，极大地保障了新闻档案的安全[2]。

（三）保障档案安全

为保证新闻档案管理工作安全，相关部门应主动加强制度建设，提高技术水平。第一，需明确新闻档案管理工作人员的职责，无论是实体档案还是数字档案管理工作，均应落实岗位责任制，明确各人员的工作权限，确保新闻档案管理工作开展的全面性。第二，相關管理人员需熟练掌握先进的新闻档案管理工作网络技术手段，明确各项规章制度，认真履行职责，规范日常言行举止，全面提升个人职业素养。第三，建立完善的安全保障机制，加强各部门间的联系，及时了解新闻档案管理工作现状，避免档案分类、保管等环节出现失误。第四，为保证新闻档案管理工作的现代化、规范化，相关新闻档案管理部门需建立完善、合理的监管机制，督促全体工作人员依据现有规章制度依次落实资料收集、整合和归档作业，尽量避免出现监督缺位等情况，及时发现并解决新闻档案管理中出现的问题。新闻档案管理部门还应成立专业的工作小组，全面监管新闻档案管理制度的落实状况，在监督作业期间，及时获取音频、图像等一手资源，处理内容不实、低俗的各类新闻素材，确保在全新的时代发展背景下推动新闻档案管理工作逐渐朝着规范、专业的方向发展[3]。

（四）转变服务理念

为提高新闻传播效率，新闻档案管理部门也应积极转变原来的服务理念，引导全体工作人员树立良好的服务意识，对在岗职工做好培训教育，引导其在强化能力素养的同时及时反思自己在工作中的不足，有针对性地调整现有工作态度及方法，确保新闻档案管理工作的质效。同时，新闻档案管理人员需要深挖新闻档案潜在的价值，积极利用5G、大数据等技术提高服务水平。各工作部门也需积极顺应时代发展要求，树立智能化、智慧化新闻档案服务管理工作理念，确保各新闻素材均可得到有效利用，时刻以优质服务为目标，端正服务态度，提高用户满意度。

（五）重视人才建设

为适应时代发展要求，新闻档案管理部门应主动组建高素质、综合型、专业化的人才队伍，全力推动新闻档案管理的健康发展。首先，应综合当前的新闻档案管理工作内容及目标，合理调整新闻档案管理人员数量，并严格依据现有政策机制做好新闻档案资料的分类、整合和存储工作，简化检索、取用流程。其次，针对部分思想落后的新闻档案管理人员，要构建合理的技能培训体系，结合内部学习、外部进修的方式，将新闻档案管理理论、计算机操作技术等作为重点培训内容，全面提高在职新闻档案管理人员的素养。可定期邀请专家学者来企开展主题教育培训讲座，及时向广大职工传授全新的新闻档案管理知识及经验；也可要求各职工分批次开展外出调研活动，学习先进的新闻档案管理经验，不断完善本单位的新闻档案管理体系。再次，做好纪律管理。与其他类型的档案资料相比，新闻档案具有一定的特殊性，相关新闻档案管理人员需要在取用过程中严格遵循现有规定，防止出现资料泄露、数据丢失等问题，并培养良好的责任意识及大局意识，确保新闻档案管理资料的完整性。最后，落实管理考核。对于部分态度不端正、能力不达标的新闻档案管理人员，相关管理部门应建立健全工作考核机制，充分凸显其引导、激励优势，调动起全体新闻档案管理人员的工作积极性。在实际工作中，可依据现有新闻档案管理要求科学调整考核指标，客观公正地反映其实际工作质效，并从物质奖励、精神鼓励两个方面入手，提高优秀工作人员的福利待遇，并对不合格、不合规的新闻档案管理行为加以适当惩处，全面增强新闻档案管理人员的责任意识[4]。

三、新闻档案管理的注意事项

第一，合理编研分类。应做好新闻档案的子项分类作业，如将新闻报道作为一级分类，则其可细分为综合报道、典型报道、批评报道、述评报道等二级类目。以述评报道为例，還可细分为人物述评报道、形势述评报道、事件述评报道等三级类目。做好子项分类作业，可保证档案编研作业的有序推进。如在开展人物典型报道活动期间，可提炼人物事迹汇编、成长大事记编研等，得到较为明确的报告提纲；在开展事件述评报道期间，可利用同质性归档的方式，将收集到的事件相关人言论按照中立、正、反的角度汇编，最终得到较为客观、公正、合理的评价。这极大地降低了新闻档案管理难度，还原了较为真实的新闻历史事件。另外，新闻档案管理部门可依据新闻发生的时间、事由进行子项划分，有效提高编研工作效率。第二，落实电子归档及全面挂接。数字化建设是全新时代背景下新闻档案编研工作的开展方向，将现有档案存储方式转化为电子形式，可有效提高资源的利用效率，缩短新闻档案编研工作时间。在开展数字化建设期间，相关工作人员也需要做好有效受控版本档案的挂接工作，提高新闻档案资源利用率。另外，要建立电子照片数据库，利用文字解说的方式有效编研声像新闻档案，突出其工作成果。第三，树立归档意识。树立良好的新闻档案归档意识，有利于长久保存各类新闻档案资料。当前新闻采集途径不断扩增，使得大量新闻工作者的策划、采编作业量大幅提高，在此情况下极易出现资料遗漏、拖延归档等问题。因此，相关工作人员需树立良好的新闻档案归档意识，及时完成新闻归档作业，确保归档作业全程受控[5]。

四、结语

受到经济及社会等多种因素的影响，我国媒体行业开始逐渐进入全新的发展阶段，如果一味地沿用以往的新闻档案工作模式，将会影响管理质效的提升。因此，相关新闻从业人员需明确当前的行业发展状况，通过增强管理意识、创新管理方法、保障档案安全、转变服务理念、重视人才建设等方式，有效升级现有的新闻档案管理工作体系，在推动新闻领域进步的同时，为开展科研决策、落实舆论引导等业务提供有力支持，全方位提高新闻档案管理工作水准，使其逐渐朝着智能化、专业化、电子化、现代化的方向发展。