基于信息化建设视角下的高校财务内部控制分析

徐 阳

［南京城市职业学院（南京开放大学），南京 210000］

引 言

高等教育是人才培养的重要基础，我国近年来不断提高对教育的投入，但部分高校的内部控制管理存在一定风险。因此，为了保障高校经费有效落实，应顺应国家改革政策，提高高校内部控制管理水平，保障高校教科研秩序，基于信息化建设，借助大数据技术完善自身内部控制体系，提高风险抵御能力，提高高校资产使用效率。

一、高校内部控制信息化的现状及问题分析

（一）高校信息技术应用现状

高校信息化技术可以保障经济活动动态化追踪，各岗位人员根据权限配置查看经济活动业务流程，保障经济活动的可追溯性，降低人为操作影响风险。信息化技术可以提高数据信息的准确性，减少内部控制管理难度，历史经济活动及数据信息可以利用信息化系统导出，帮助高校建立数据共享平台，各业务部门可以根据业务需求随时查看相关数据信息，提高数据信息的时效性。近年来，教育部大力推行内部控制信息化建设，虽然取得了一定成绩，具备了信息化岗位及数据共享功能，完善了信息系统流程管控、维护和审批制度，但缺乏风险预警机制，信息化数据安全防护方面仍需加大力度管控。

目前，我国大部分高校已经建立了完善的内部控制体系，系统功能模块根据高校管理需要不断完善，不相容岗位相分离。高校内部控制体系包括收支业务、预算业务、采购业务、资产管理、合同管理、内部监督等，关键岗位人员配置较为完善，但部分高校对相关岗位的培养意识不足，不能针对内部控制制定开展定期培训，导致相关业务人员缺乏专业的风险管控知识，或者相关知识体系相对落后，不能与时俱进，影响整体管理效率。高校内部控制岗位明确了权限范围和职责，保障了不相容的岗位相分离，实行了管理岗定期轮岗制度，起到了相互监督的作用。内部控制监督与评价过程中要设置监察审计，其中监察审计岗位不但要抓好党风廉政建设，对各级人员工作内容进行行政监察，确保相关工作按照规章制定执行，还要对高校内部财务收支、经费使用效益、专项审计调查等工作进行管控。高校应单独成立审计处，强化职能，明确职责划分[1]。

（二）内部控制信息化单位层面的现状及问题分析

第一，高校组织架构问题。从内部控制信息化角度看，高校组织架构存在一定内控风险，高校组织机构未能发挥全部功能，监管力度不足，裁量权认知度不够，制度流于形式，制度约束力差，管理漏洞较大。

第二，内部控制体系分析。内控岗位人员配置问题，部分内控关键岗位人员的业务素质不够，专业能力偏低，缺乏人力资源保障，内控关键岗位缺乏公信力，人员培训教育组织不力。高校领导对内部控制人员重视不够，导致内控管理缺乏专业性，未能建立有效的内部控制评价体系，未能构建激励机制，绩效分配制度不具体，不能调动各岗位人员的工作积极性。

第三，内部控制监督评价分析。高校管理层审计监察缺乏独立性、客观性、权威性，监督管理效率不高，不能对全校经济业务进行全面的监督管理，导致审计监督工作不能发现问题根源，难以对高校内控建设提出有效建议。高校各部门虽然制定了相关的内部控制制度，但相关部门难以按照规定要求执行，未制定问责机制，导致内部控制管理松散，影响高校整体财务管理水平[2]。

（三）内部控制信息化业务层面的现状及问题分析

第一，预算业务。高校预算编制主要是由学校财务部门负责的，由学校领导层审批，预算编制出现部门间沟通不畅、重大项目申报缺乏合理性等问题，其预算编制根据上年预算经费稍作调整，未能结合本年新增项目重新编制，导致预算编制不精准，缺乏参照性。部门存在虚列预算资金情况，预算经费执行未能与部门业绩考核挂钩，缺乏科学性与可行性。高校建设项目周期较长，预算编制不能科学规划，在资金安排及进度执行方面存在漏洞，影响预算资金使用效率。审批支出流程严格，预算执行效率却不高。高校对固定资产设备管理不足，存在重复购置或限制购买等问题[3]。

第二，收支业务。单位收支业务存在数据误差，会计记录与信息化系统不匹配，会计审核人员业务能力有限，难以判断经费支出和单据的合理性，不能有效监督各项经费的使用，形成监管盲区。高校为了提升科研竞争能力，忽视了科研的内部控制，将工作重心落在了激励教师申报科研题目上，导致纵向经费与横向经费管理不均衡，监督审计不到位，不能针对科研项目专项管理，影响资金利用率。

第三，政府采购业务。高校内部不能严格按照政府的采购流程执行，信息化管控流程与实际业务发生相脱离，缺乏对验收环节的重视，为了加快完成采购任务，专家验收不精细，不能有效履行验收职能。

第四，资产管理业务。高校资产存在闲置、使用效率低下等情况，随着信息化时代的发展，高校固定资产更新换代，一些购入后从未使用的固定资产需要重新购置，出现资源浪费情况。学校无法及时根据自身发展现状购置资产，未能考虑学校整体情况，着眼点落在了部门资产配置需求，可共享和调剂使用的未能考虑，导致资产重复购置。在后续资产管理过程中，对于一些非正常损耗问题不能控制，导致资产提前报废，资产处置流程不科学、不规范。

第五，建设项目业务。高校建设项目涉及金额巨大，在管控过程中存在未能严格按照上级部门要求执行、信息化流程规划不清晰等情况，导致出现急需付款而无法支付等情况。在工程招标过程中，参与人员缺乏建设项目的相关知识，导致招标过程过于形式化，对相关质量要求考虑不足。

第六，合同管理业务。合同管理存在合同条款不清晰导致法律纠纷等问题，引发一定经济损失和社会信誉损失。高校合同管理缺乏严谨的审核制度，补充协议不明确，甲乙双方对条款理解存在歧义，易发生纠纷或者赔偿问题。

二、高校内部控制信息化的优化

（一）高校内部控制信息化单位层面的优化

1.构建高校信息化内部控制管理体系

内部控制信息化建设应建立完善的预算编审、执行体系，对预算实行统筹、分级管理。高校应加强内部控制管理体系的完善性，在与信息化技术融合的过程中，应遵循事前防控、事中管控、事后监督的职责，使信息化系统管理模块之间有效对接，增加各部门之间的信息互融互通，构建财务平台、预算管理平台、资产管理系统、办公系统等，实行对高校全过程动态管控[4]。

2.构建内部控制信息化监督与预警系统

高校在开展经济活动的过程中，应构建信息化监督与预警体系，深入挖掘经济业务存在的潜在风险，在业务流程管控过程中应确保不相容的岗位分离，提高对各风险点的提前规避，加强对风险的有效预测，构建完善的风险预警模型。应完善信息化内部控制评价体系，优化信息化内部控制各项业务流程，对超标准、超范围的情况应建立风险预警机制，定期对信息化系统实施监管和维护，确保内部控制执行效果。

3.构建内部控制数据交换平台

不同部门的信息系统功能不同，导致各部门之间数据信息不能有效融通，形成信息不对称。因此，应构建信息数据中间平台，以便对总体数据进行分析和整理，选择需要导入和交换的平台数据，科学管理模块接口，建立数据逻辑模型，提高信息化系统之间数据的有效传递，提高数据的准确性和利用率[5]。

（二）高校内部控制信息化业务层面的优化

1.预算业务内部控制信息化优化思路

首先，应成立预决算管理委员会，由校领导、教师代表、监察审计、财务部门组成，对高校的预决算管理制度、预算编制原则、预算调整方案进行审议，发挥各部门的主体作用。其次，提高预算工作的公开性、完整性、科学性，根据高校预算专项资金管理，包括建筑物、信息网络、专项业务费、教学研发、修缮管理费、工资福利等，提高专项资金管控效果。最后，提高对预算管理中潜在的风险点信息化控制。先由分管领导对相关项目进行评审，并由财务部门进行复审并分类，并对各分类项目的预算金额进行审核，最后由校领导班子做出最终审议，并由项目发起人执行。执行环节会存在临时支出情况，应对预算调整规范审批流程，保障预算调整的规范性。系统会对预算执行情况自动考评，信息化系统自动编制项目申请报文，纳入预算项目库[6]。

2.收支业务内部控制信息化优化思路

首先，完善内部控制信息化系统收支管理体系。内部控制信息系统与支付系统建立对接机制，建立以票控费的管理机制，实行财务自助报账体系，设置审批权限，强化审核控制，强化风险控制与风险预警机制，规范招待费用等三公经费审批程序，避免公款浪费。以报销审批流程为例，应由经办人提出事前申请，由直属领导、分管领导审批后，填写报销相关申请信息，财务审核后，校领导按审批权限再进行审核。有效实施信息化系统，可以提高报销审批效率。在支出流程中，项目管理信息系统应根据预算金额执行项目报销金额，项目负责人提出申请，并由归口领导进行审核，超过一定金额应由高校领导层亲自审核，最终财务处复核，审核通过后才可执行。

3.采购业务内部控制信息化优化思路

首先，高校内部控制信息化系统应与政府采购信息网络相连接，包括预算控制、编制，审核、验收、付款等，信息化系统应明确岗位职责，不相容岗位嵌入各岗位。申请采购的流程应由各部门提交，系统根据预算资金和学校资产总体情况进行大数据分析，出具采购建议，分管领导参考系统建议对部门的采购申请进行审批，采购部门根据系统建议和审批意见进行复核和采购工作。采购工作结束后，应对采购内容进行验收并提交系统，对资产实物、技术实物由相关技术人员进行验收，以提高采购验收质量，并使采购整体工作形成闭环。

4.资产管理业务内部控制信息化优化思路

首先，为了提高资产相关数据的准确性，内部控制信息化系统应加强预算、采购、合同等数据信息的获取，对资产的入库、调拨、维修、盘点、折旧、处置等动态化掌握，提高对资产数据信息的共享，各部门员工根据权限，对固定资产信息进行查询，严格落实资产负责人。其次，构建固定资产设备管理信息化系统，对高校实验设备运行情况实时动态管控，避免资产闲置和浪费，定期开展资产盘点，及时更新资产数据库。采购验收的资产应及时录入信息化系统管理明细账中，数据会及时上传至财务系统，系统及时对资产采购业务报销。

5.建设项目业务内部控制信息化优化思路

应对建设项目立项调研，出具可行性报告，对项目预算、签订合同等规范信息化流程，内部控制信息化系统应根据高校项目自身需求，将资金及项目管理建立连接，对预算不足或超支等情况进行预警，促进建设项目的及时性、有效性和安全性。

6.合同项目业务内部控制信息化优化思路

首先，建立业务合同管理信息化系统，保障合同全生命周期管理的有效性，并在合同业务流程实现信息化管理。各业务部门针对自身的合同签订业务，应及时上传合同管理系统，只有信息化系统中体现数据的合同，才能执行付款指令。信息系统应嵌入常用合同模板，提高系统利用率。其次，审查合作方的信用，对合作方进行安全等级评价，实行准入标准，加强对合同风险的全面管控。信息化系统应保证主合同及补充协议之间的依存关系。最后，在合同执行的过程中，应对合同履行情况实时记录，并将相关信息录入数据库，作为后续合作的信息参考。同时，应建立合同履行反馈机制，对关键节点信息进行预警和提醒，提高风险防控的全面性。

结 语

应建立完善的信息化系统，加强对资产及财务的监管，借助大数据技术，实现信息化资源共享。在业务层面，要从预算业务、收支业务、采购业务、资产管理、建设项目、合同管理六方面提出内部控制信息化优化措施，从多个维度规避内部控制风险，提高内部控制的规范性与科学性，促进高校内部控制信息化系统执行的有效性，保障高校财务管理水平的有效提升。