数字人文和新基建双重语境下建设项目档案数据治理体系探讨──基于高校的实践考察

Abstract： This paper briefly expounds the concepts of digital humanity and new infrastructure， and the relationship between them. It emphasizes the importance of the infrastructure construction in the high-quality development of universities， and the importance of  archival management of construction project in the archival work of universities. It defines the archival data governance system and analyzes the differences between archival data governance and the archival data governance system， discusses the necessity， principles， methods and specific measures of constructing the project archival data governance system under the dual context of digital humanities and the new infrastructure. Especially it emphasizes the three stages of "planning beforehand， controlling the quality standards and specifications of archival data; supervising during the process， guiding the integration of archival data resources; and summarizing afterwards， utilizing the innovative service path of archival data".

Keywords： Digital humanity; New infrastructure; Archival data; Governance system; Data quality; Resource integration; Innovative method

隨着数字技术的不断发展，数字人文和新基建成为当前发展的重要战略。数字化的发展对于档案数据管理提出了更高的要求，因此，构建数字人文和新基建双重语境下的建设项目档案数据治理体系显得尤为必要。本文将从实践出发，探讨高校在数字人文和新基建的背景下，建设档案数据治理体系的必要性和意义，并就如何构建数字人文和新基建双重语境下的建设项目档案数据治理体系展开探讨。

1 数字人文和新基建的关系

数字人文也称人文计算，广义上是指将现代计算机和网络技术深入应用于传统的人文研究与教学的新型跨学科研究领域（王晓光2010），狭义上指需要一套标准化技术训练的特定数字人文学科建设研究（Battershill&Ross2017：3）。一般意义上讲，数字人文是以数字技术和计算机技术为基础，运用计算机科学、数学、人文学科等多学科交叉的知识和方法，对人文学科进行研究的一种新兴学科。新基建是我国政府提出的重点发展战略，是指提供数字转型、智能升级、融合创新等服务的信息基础设施、融合基础设施和创新基础设施体系。其中，数字化城市建设是新基建的重要组成部分，通过数字化和智能化的手段，实现城市基础设施的优化和智能化升级。

数字人文和新基建的关系是密切的。数字化城市建设作为新基建的重要组成部分，追求的是智能化、数字化和可持续发展，需要大量文化遗产和档案数据的支持。而数字人文的发展则提供了数字化和智能化处理档案数据和文化遗产的方法和手段，为新基建提供了重要的支持和保障。因此，数字人文和新基建的关系是互相促进、互相支持的关系。

2 基于数字人文和新基建的档案数据治理体系问题

2.1 档案数据治理与档案数据治理体系。档案数据治理和档案数据治理体系是密切相关的两个概念，但是它们具有一定的差异。学界关于档案数据治理的概念已有较多讨论，较为普遍的观点认为：档案数据治理是指档案部门、社会组织和公众等多元主体合作，对档案数据生成、采集、加工、存储、利用等整个生命周期进行的全程管理。简单来讲，档案数据治理是指对数字化档案数据的管理和利用进行规范化和标准化的一系列工作。档案数据治理包括数据采集、数据整合、数据存储、数据安全和数据应用等方面，旨在保障数字化档案数据的安全性、可靠性、准确性和便捷性。

档案数据治理体系是指在数字化档案数据管理基础上，建立一整套完整的档案数据治理机制，对档案数据的采集、整合、存储、安全和应用等方面进行规范化和标准化的管理工作。相较于档案数据治理，档案数据治理体系更加综合和系统，它包括档案数据治理的各个环节和过程，注重体系的完整性和有效性，强调体系在档案数据管理中的重要作用。档案数据治理体系旨在建立一套完整的档案数据治理机制，使档案数据治理的各个环节和过程形成有效的协同，从而实现数字化档案数据的有效保护、管理和利用。

构建数字人文和新基建双重语境下的建设项目档案数据治理体系时，需要注意从范围、目的、层次三个方面区分档案数据治理与档案数据治理体系的差别。

2.2 建设项目档案数据治理重在体系建设。随着数字人文和新基建的发展，数字化档案数据的管理和利用愈加重要。建设数字人文和新基建双重语境下的建设项目档案数据治理体系，可以更好地支持高校基础设施建设和档案数据管理工作的开展，提升档案数据的质量和利用率，实现数字人文和新基建的有效结合。

构建数字人文和新基建双重语境下建设项目档案数据治理体系的基本原则包括规范化、标准化、安全性、共享化等方面。具体方法包括以下内容：（1）制定档案管理规章制度和标准化建设方案，确保档案数据的标准化和规范化；（2）建立档案管理组织机构和管理体系，强化档案数据的安全性；（3）推行档案管理信息化和数字化，提高档案数据的共享化程度；（4）建立档案数据管理平台和信息化系统，推进档案数据的整合和利用；（5）强化档案数据管理与应用的联系，提高档案数据的利用效率；（6）优化档案数据管理流程和方法，提高档案数据管理的效率和质量。

以上方法可以有效提高高校建设项目档案数据治理体系的质量和效率，实现数字人文和新基建双重语境下的建设项目档案数据治理体系的有效构建。

总之，数字人文和新基建的发展离不开数字化档案数据的保护、管理和利用。建设数字人文和新基建双重语境下的建设项目档案数据治理体系，可以更好地支持数字人文和新基建的发展，提升档案数据的质量和利用效率，服务于高校的教学、科研和管理工作。

3 建设项目档案数据治理体系构建的策略

依据上述基本原则和方法，结合数字信息技术的发展和新修订的《建设项目档案管理规范》（以下简称《规范》），以高校建设项目档案管理为例，遵循项目档案管理工作的流程，从“事前、事中、事后”三个阶段入手，来探討数字人文与新基建双重语境下建设项目档案数据治理体系的构建。

3.1 事前谋划，控制档案数据质量标准规范。（1）广泛宣传，树立“项目整体观”概念。“项目整体观”概念，有三层含义：一是建设项目各相关部门，要把项目档案的收集、整理、保管、验收等工作纳入工程建设的各个阶段中来整体规划、统筹考虑，而不能仅仅是埋头干工程、搞建设；二是项目档案的收集、整理范围，不仅仅包括工程建设本身的内容，还包括整个建设项目从最前期的勘察设计，中间的施工管理，到最后的竣工验收等全过程的档案材料；三是指建设项目各参建单位、各部门要把项目竣工验收作为最终目标来看待，放眼全局，与其他单位、部门做好沟通、协调、配合，共同努力完成项目竣工验收的终极目标，而不能仅仅顾自己分工范围内的事务。

高校档案部门要在项目开工建设之初，就广泛宣传建设项目档案验收的内容和重要意义，牢固树立起各参建单位和部门对建设项目档案验收的全面正确认识。

（2）及时介入，做好归档资料质量的前端控制。高校档案部门要与其他参建单位和部门加强交流协作，在建设项目开工建设之初及时介入，制作包含项目材料归档范围、归档要求、数据格式、分类方案、整理方法、表格模板等内容的“档案资料管理手册”，分发至各参建单位和部门，提前做好归档资料质量的前端控制，与各参建单位共同做好归档管理工作。

（3）明确要求，约定项目档案归档质量和保证金。建设项目在签署各项合同时，应把项目档案管理工作作为一项重要内容和条款来写进合同，合同条款要明确规定各参建单位提交相应归档材料（含电子档案数据）的质量、格式、数量和时间等要求。工程开工时，学校财务部门应从项目总投资中预留一定比例金额作为项目档案保证金，待项目档案归档验收合格并经项目管理部门同意、档案部门开具项目档案验收证明后予以返还。

（4）夯实责任，健全项目档案管理制度体系。《规范》第4.3款规定：“项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。”高校档案部门要制定并严格落实项目档案“纳入”“同步”“参加”等方面的制度体系，做到“下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步”。高校档案人员还要积极参加基建项目验收、设备开箱验收和引进项目接收，负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。

（5）严以追责，建立项目档案工作责任追究制度。项目档案的归档工作责任，一般是由产生文件材料的单位负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任；各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责，监理工程师应对施工单位提交的归档材料履行审核签字手续，监理单位应向建设单位提交对工程档案内容与整理、编目质量情况的专项审核报告；建设单位负责本单位承担建设项目相关业务各部门文件材料的收集归档工作。高校档案部门要根据责任分工，建立项目档案责任追究制度，以保证项目档案归档工作的正常开展。

3.2 事中监督，指导档案数据资源整合集成。（1）强化特殊载体档案的收集归档。特殊载体档案是建设项目档案不可分割的一部分，尤其是照片、视频档案，建设项目建成后，之前的原始地形地貌都已经荡然无存，取而代之的是全新的建设工程，这些档案就成为恢复城市“记忆”的唯一方法了，没有这些档案，就无法追溯城市的历史。《规范》第7.1.2款就明确规定：“重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片和音视频文件。”高校档案部门要采取多种措施，强化建设项目特殊载体档案的收集归档。

（2）强力推行业务部门立卷制度。《规范》第7.3.2.1款规定：“项目文件应由文件形成单位或部门进行整理。整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。”明确了项目档案“谁形成谁整理”的基本原则。采用业务部门立卷，档案人员提供档案整理方面的业务指导，这样“强强联合”，使项目档案的分类更加合理，档案管理和开发利用工作更加有效。

（3）加强电子文件归档和电子档案管理。《规范》专门增加了一个条款加强项目电子文件归档和电子档案管理，有效利用电子计算机和网络信息技术等手段加强对建设项目档案的收集、整理、处理、保存，注重项目管理信息系统中电子文件的归档。同时，《规范》第5.2.1.5款规定：“将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。”第9.3.1款规定，要重点将项目档案中的“项目立项、勘察设计、征地移民、合同协议、项目管理文件、重要隐蔽工程验收、缺陷处理文件、竣工图、单位工程验收、合同验收、竣工验收文件、重要设备文件等”进行数字化处理。高校应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，加强项目电子文件归档和电子档案管理，开展项目档案数字化工作，建立项目档案数据库，提高项目档案信息化管理水平，让项目档案数据为项目建设与各项管理工作服务，为数智校园建设提供数据服务。

3.3 事后总结，利用档案数据创新服务路径。（1）项目档案验收后及时查漏补缺。由于项目竣工验收阶段，时间紧、任务重，项目档案专项验收大部分时间会与其他专项验收同时进行，为了不耽误项目竣工验收的整体进度，项目档案验收会在缺少部分归档资料（尤其是专项验收资料）的情况下进行，这就很难保证项目档案的归档率。因此，档案部门要在各个专项验收及项目竣工验收结束后，立即进行欠缺项目材料的收集归档，以保证档案的齐全、完整、准确、系统。

（2）建立项目档案管理卷。《规范》第3.17款规定：“项目档案管理卷，是档案管理机构在管理某一项目过程中形成的，包括项目概况、标段划分、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。”这类似于立档单位的“全宗卷”，《规范》的规范性引用文件中就有《DA/T12-2012全宗卷规范》，而且，《规范》的征求意见稿中对项目档案管理卷还曾用名“项目全宗卷”。因此，项目档案管理卷可以结合全宗卷的要求来建立。

项目档案管理卷以一个建设项目为单位编制，主要收集、保管在项目档案管理过程中形成的，能起到介绍建设项目背景和档案状况作用的文件材料，内容主要包括建设项目档案介绍类、收集类、整理类、鉴定类、保管类、统计类、利用类、新技术应用类等方面的文件材料。

项目档案管理卷可采用科技档案“按卷整理、按件装订”的方式，卷内文件材料按以上不同类目分类后，再按形成时间顺序排列，以后新增的文件材料插入相应类目后接着原有的文件材料续排。项目档案管理卷的案卷整理、装盒、编目、编号等均采用科技档案案卷整理方式，整理好的项目档案管理卷可以排列在该建设项目档案的卷首，也可以将项目档案管理卷与书本式检索工具放在一起管理。

（3）加强项目档案的编研开发。《规范》第8.4.3款规定：“建设单位档案管理机构应根据项目建设和运行管理的需要编制必要的编研材料，如专题文件汇编、项目大事记、常用图集、专题研究等。”档案工作人员应根据项目档案内容，加强对项目档案内容的编研开发。

（4）利用项目档案数据创新服务路径。基于项目档案数据的创新服务可以在常规查阅利用的同时推出项目简介、工程建设回顾视频、校园今昔等编研成果展，还可以通过公众号等平台发布项目档案相关视频、图片、文字资料，供利用者和学习参观者扫码收听、收看，以此来记录项目、宣传项目，让项目档案为更多人所用。

需要指出的是，上述具体措施并非“包治百病”的灵丹妙药，实际运用中必须根据本校的具体条件和情况，加以调整。切勿生搬硬套。

4 结语

数字人文和新基建的融合已经成为当前发展的重要趋势，而档案数据治理体系的建设则是数字人文和新基建发展的重要支撑。本文从数字人文和新基建的概念及其关系、高校基础设施建设和建设项目档案管理的重要性以及档案数据治理体系的定义和与档案数据治理定义的差异入手，探讨了构建数字人文和新基建双重语境下建设项目档案数据治理体系的必要性、原则、方法和措施。同时，着重从事前、事中、事后三个阶段，分别探讨了构建数字人文和新基建双重语境下建设项目档案数据治理体系的具体措施。

数字人文、新基建和档案数据三者之间的相互作用和重要性也在本文中得到了强调。数字人文和新基建作为当前发展的重点战略，档案数据的数字化、智能化和共享化成为数字人文和新基建发展的重要内容。同时，构建数字人文和新基建双重语境下建设项目档案数据治理体系，也能更好地推进高校档案工作，为国家文化建设和社会发展提供服务。

综上所述，构建数字人文和新基建双重语境下建设项目档案数据治理体系是高校档案管理工作的必要选择，是数字人文和新基建发展的必经之路。只有深入推进数字化、智能化和共享化的档案数据管理工作，提升档案数据的质量和利用效率，才能更好地支持数字人文和新基建发展。因此，在具体实践中，需要注重标准化、规范化、数字化等方面的工作，同时也需要注重档案数据的集成、整合和利用，以期达到更好地推进高校档案工作的效果。最后，本文希望能为高校档案管理工作的改进和发展提供一定的参考和指导。

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[11]DA/T12-2012，全宗卷规范[S].北京：国家档案局，2012-11-15.

（作者单位：河南大学档案馆 王非，学士，馆员 来稿日期：2023-08-20）