电子档案独立证据地位确立的法理分析

2023-12-29郑毅

档案管理 2023年6期

摘要：电子档案系经特定归档程序被认可的电子文件，作为独立证据类型具有重要的意义。面对电子档案存在的证据地位不明确、证据效力认定困难、数据安全和隐私保护等问题，应首先通过制定《电子文件证据法》、完善电子档案管理与证据储存和保全规则体系等以明确电子档案的证据地位；通过建立严格的非法證据排除规则和最佳证据规则、标准化电子档案取证程序以厘清电子档案证据取证规则与程序；通过优化技术措施保障数据安全与个人隐私。

关键词：电子档案；电子文件；证据地位；独立地位；数据安全；隐私保护；取证规则；证据效力

Abstract： Electronic archives are electronic documents that have been approved through specific archiving procedures and hold significant importance as a separate type of evidence. In the face of issues such as unclear evidentiary status， difficulties in determining evidentiary weight， data security and privacy protection， it is necessary to first establish the "Electronic Document Evidence Law" and improve the management of electronic archives and rules for storage and preservation of evidence， etc. in order to clarify the evidentiary status of electronic archives. Secondly， strict illegal evidence exclusion rules and best evidence rules should be established， and standardized evidence collection procedures of electronic archives should be implemented to clarify the rules and procedures for obtaining electronic archival evidence. Finally， technical measures should be optimized to ensure data security and personal privacy.

Keywords： Electronic archive; Electronic document; Evidentiary status; Independent status; Data security; Privacy protection; Evidence collection rule; Evidentiary weight

2012年，诉讼法将电子数据确立为一种独立的证据类型，电子档案作为一种特殊的电子数据，自然获得相应证据类型的法律定位。2021年正式实施的《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》）进一步明确了电子档案的法律地位和凭证作用。然而，在实践中，仍然存在诸多关于电子档案法律效力认定的争议，因此有必要从法理视角对电子档案的独立证据地位进行系统分析，进而为电子档案在司法中的实践应用提供理论指导。

通过梳理相关研究文献发现，现有成果在理论研究和应用研究方面均有涉及。其中，理论研究主要聚焦于研究动因、法律依据、研究前提等，如许晓彤、李海涛等从实践动因视角探讨了电子档案法律效力确认对单套制的推进作用；刘冰、韩李敏等对新《档案法》关于电子档案法律效力的相关规定进行了探析。应用研究主要集中于对应用现状、现实障碍、发展策略的探讨，如何英昌对不动产电子档案在司法诉讼中的应用进行了探究；郝乐、余亚荣等在分析电子档案法律效力实现障碍的基础上，对其发展策略进行了探讨；吴品才、刘贞伶从证据价值视角对电子档案法律价值维护提出了相关建议。综上，现有研究多集中在电子档案法律效力的法律依据、现实障碍等方面，缺少对电子档案证明力问题的深入探讨；同时，现有研究多是基于档案学视角，缺乏基于法理学、证据学维度的探讨。因此，本文拟就电子档案独立证据之问题展开研究，以求教于方家。

1 电子档案及其独立证据地位必要性分析

1.1 电子档案相关概念的法理解读

1.1.1 法理上的概念关系。根据国家档案局2016年8月发布的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894—2016）（以下简称《管理规范》）对电子文件和电子档案的定义可知，只有经过特定归档程序被认可的电子文件才能被称为电子档案。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（以下简称《民诉证据若干规定》）第十四、第十五条以列举的形式明确了民事诉讼中电子数据的范畴。《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》（以下简称《刑事案件电子数据若干规定》）第一条以列举形式规定了刑事案件中电子数据的范畴。对比两部司法解释可以发现，电子数据包括电子文件，电子文件属于电子数据的下位概念，且司法解释中所列举的电子数据的范围远大于电子档案的范围。

综上可知，电子档案区别于电子文件和电子数据。在诉讼中，电子档案作为证据的证明力如何，是要采取相较于电子文件和其他电子数据更为严苛的证明方法，还是采取更为宽松的证明方法，对于提升案件审理的质量和效率有非常重要的意义。

1.1.2 法理上的概念特征。电子档案若要作为独立证据，则必须满足证据“三性”，即真實性、关联性和合法性。根据新《档案法》第三十七条规定，电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。来源可靠是电子档案具备与传统载体档案同等效力的基本前提，程序规范是电子档案合法性的根本保障，要素合规是保证电子档案完整性、可用性的关键所在。虽然在实践过程中电子档案的真实性还存在认可度问题，但随着先进技术的深入应用以及基础设施、制度的不断完善，电子档案的真实性、可靠性将得到有效保证。

根据国家标准《管理规范》中的电子文件归档程序与要求，电子文件归档应对其真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率达到100%才能成为电子档案。由此，电子档案自然具备证据的真实性和合法性特征。至于电子档案作为法律证据的关联性，只要电子档案满足与相关案件的存疑事实存在实质性的逻辑关联就具备关联性特征。因此，电子档案的真实性、可靠性、合法性、完整性等特征与证据“三性”具有密切的映射关系，电子档案具备成为独立证据的核心要求，这是显著区别于其他证据的重要特性。

1.2 电子档案的现有证据地位分析

1.2.1 电子档案在新《档案法》中的地位。依据新《档案法》规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。因此，依据新《档案法》，电子档案是区别于传统载体档案形式且以一种新型载体存在的档案，且具备传统载体档案所应有的证明力。

1.2.2 电子档案在民事诉讼中的法律地位。一方面，民事诉讼法已将电子数据确立为一种独立的证据类型，其中包含电子档案，即电子档案可以作为电子数据类型在民事诉讼中适用。同时，《民诉证据若干规定》第九十四条明确规定，电子数据以档案管理方式保管的，人民法院可以确认其真实性，但有足以反驳的相反证据的除外。这一条款在一定程度上肯定了电子档案在民事诉讼中的证明力。

1.2.3 电子档案在刑事诉讼中的法律地位。依据《刑事案件电子数据若干规定》第一条，电子数据是案件发生过程中形成的，以数字化形式存储、处理、传输的，能够证明案件事实的数据并对其类型进行了列举。笔者认为，其一，该条所列举的网页、手机短信等要成为档案需要经过专门的程序；其二，数字化形式的证人证言、被害人陈述等不属于电子数据范畴，其是否属于无纸化办公的电子档案，在没有相反证据的情况下能否被直接作为证据采纳，尚无定论。

综上，第一，电子档案是档案的下位概念，电子档案应与其他载体形式的档案一样具备在诉讼中的地位，只是由于电子档案载体的特殊性，需要界定电子档案在诉讼中是直接适用还是需要特定的认定程序；第二，电子档案当然是电子数据的一种，并且相较于法律规定的各种电子数据更为严谨，问题在于，对电子档案证明力的认定是否也要遵从普通的电子数据，还是要另有其专门的认定程序。

1.3 电子档案作为独立证据的必要性。《“十四五”国家信息化规划》强调提升电子档案管理与应用水平、《“十四五”全国档案事业发展规划》对加强电子档案管理提出了具体要求。在这一背景下，明确电子档案独立证据地位更加必要。

1.3.1 电子档案内容的专业性。新《档案法》第三十九条和国家档案局起草的《电子档案管理办法（征求意见稿）》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）都对电子档案的内容做出了详细的规定，确保了电子档案内容要素的专业性。

1.3.2 电子档案程序的严谨性。新《档案法》和国家档案局办公室秘书处于2017年12月29日印发的《电子档案管理系统基本功能规定》《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93-2022）、《电子档案证据效力维护规范》（DA/T 97-2023）等对电子档案的规定，其目的在于确保电子档案的真实性，而这是电子档案能够作为独立证据类型的根本所在。

1.3.3 无纸化办公的必然要求。党政机关，尤其是一线服务窗口落实数字政府无纸化办公的政策要求而形成的电子数据，经归档程序即为电子档案。这里，明确电子档案的独立证据效力，也是数字化时代无纸化办公的必然要求。

2 独立证据地位确立的主要问题

2.1 电子档案的证据地位不明确。截至目前，无论是理论上还是实践中，对于电子档案是否属于独立的证据类型，尚无明确的观点和界定。

2.1.1 理论研究缺乏。现有的研究主要集中于两个方面：一是侧重于从电子档案法律效力确认与档案学发展互促互动的基础上讨论如何通过档案管理机制的完善提升电子档案的真实性或者证明力；二是从证据构成的三要件探讨电子档案是否具备证据的条件及其法律效力。

纵观现有研究，一方面，现有研究侧重从理论上探讨电子档案法律效力的相对较多，较少关注电子档案在实际工作中的应用情况；另一方面，大多数研究将电子档案等同于一般电子文件归于电子数据证据类型进行论述，尚无将电子档案作为独立证据类型进行探讨的成果。因此，有必要从理论上明确电子档案作为独立证据类型的价值、意义、内涵界定及其作为证据的法律效力等，进而确立独立的电子档案证据类型模式。

2.1.2 实践样本较少。在司法实践中，电子数据作为证据被适用的频率越来越高。在这一背景之下，如何实现纸质档案证据规则到电子档案证据规则的过渡也是法学界必然面对的问题。早在2004年，为了适应数字社会发展，《中华人民共和国电子签名法》明确了符合条件的电子签名等同于纸质签名的法律效力，破除了电子数据作为证据适用的制度障碍。2012年，《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国行政诉讼法》《中华人民共和国刑事诉讼法》陆续将电子数据作为独立类型的证据列入证据范畴，并赋予其法律效力。2020年，新修订的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》既明确了电子数据能够作为证据适用的条件，也提出了电子数据推定真实规则，明确了除有足以反驳的相反证据外，对于特定情形的电子数据，人民法院可以直接确认其真实性。

纵观有关诉讼证据的现有法律法规，尽管诉讼法已经将电子数据作为一大证据类型进行了明确确认，并明确了相应的适用规则，但现有法律法规并未提及电子档案的具体证据地位及其效力，而是将其与一般的电子数据作为同一类别的证据进行适用。

通过前文分析可以看出，现有法律法规对于电子档案作为证据的处理于档案本身的价值的发挥和档案事业的发展是极其不利的。反观纸质环境时代的诉讼法，无论是《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（2001），还是《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》（2002）均明确了纸质档案在诉讼过程中作为证据的证明力优于其他书证、视听资料和证人证言等证据类型，纸质档案在证据适用中具有一定的独立地位，而现有的法律法规对于电子档案的证明力却未予以明确。

实践中，涉及电子档案的案例并不少见，但多数案件所谓档案并非新《档案法》所明确的档案，而是相关主体在正常业务活动中形成的电子档案材料，或者是相关企业事业单位自身保管的内部档案材料，对于这些材料作为证据的适用，实践中仅作为一般的电子数据进行质证和认定。除此之外，实践中也涉及以档案管理方式保管的电子档案作为证据适用的情况，也多将其等同于一般的电子数据进行证据质证和认定，不过实践中对于此类证据直接采用的较多，但是采用的前提也是建立在相关电子档案所存储的载体安全可靠、所管理的系统安全可信的基础上。

未采信的案例中未采信的原因，主要在于對相关电子档案难以证明其是否以“档案管理方式保管”且存在电子档案系单方制作并保存管理难以避免主观性情况。例如，在天水市第三人民医院与石某、刘某医疗损害责任纠纷案（2020）甘05民终435号）中，上诉人主张天水市第三人民医院提交的“出院意见”等电子档案不具有真实性，法院经综合判定而不予采信。

综上可知，实践中多数将电子档案放在电子数据证据类型之下，并适用电子数据认定的规则对电子档案进行质证和认定，并未明确电子档案与其他电子数据之间的区别，在证明效力上也未与其他电子数据进行区分，因而将电子档案作为独立证据类型进行认定的案例较少。

2.2 电子档案的证据效力认定存在困难。笔者认为，未将电子档案作为独立的证据类型予以讨论或者适用的原因主要在于相较于纸质档案，电子档案在作为证据进行认定时存在多方面的困难。

2.2.1 内容真实性保障的法效不足。新《档案法》明确：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”但在实践中，相较于纸质档案作为证据出示时的易于被采纳，作为证据出示的电子档案却容易被认为内容可能存在不真实而不予认可其效力。

传统的纸质档案记载于纸质载体上，档案信息一旦被篡改或者涂抹，便会留下痕迹，因而形成了纸质档案的不易改动性特点。而新《档案法》也明确规定了禁止篡改档案。这便为纸质档案作为证据采用的真实性提供了技术保障和制度保障。相对于纸质档案的稳定性，电子载体上的信息具有易改性特点，技术上的障碍使得电子档案难以拥有如纸质档案一样的在公众心中的地位。再者，在制度的实施过程中，整个电子档案管理制度体系的构建还跟不上实践需求。所以，相对于纸质档案的稳定性和真实性，电子档案形成和保管方式存在不稳定性，电子档案的内容真实性缺少充分保障。

2.2.2 查证属实相对困难。在司法诉讼中，只有内容真实的证据材料才能被采用，对于一方当事人提供的证据，如果对方当事人对证据的真实性有异议，需要法院通过证据采用规则确定证据的真实性。在司法实践中当事人对于纸质档案的认可度较高，在司法实践中查证属实相对容易。在司法实践中，电子档案信息改动后直观上难以被发现，诉讼主体提供的电子档案是否真实、可信，很难通过一般技术手段进行查证。法院并未赋予电子档案与纸质档案同样的证据效力，一旦当事人对电子档案提出异议，在确定电子档案的证据效力时，司法机关相对谨慎。

2.3 可能引发数据安全和隐私保护问题。目前，运用云端资源进一步提高电子档案管理的效率，将电子档案数据托管于云端（电子档案管理者）是一种有效的途径，这就造成电子档案数据支配权与管理权的分离，使得电子档案在大数据环境下面临更多的安全风险和隐私泄露风险，包括隐私泄露、云存储数据泄露、数据损毁等。其中，隐私信息中的社会信息部分对于地区发展或者社会制度建构而言属于不公开的信息，个人信息也归于个人隐私的部分，依据相关的档案管理规定，除非经过特定程序和条件，这些信息是不允许被其他人随意查看的。

在纸质档案时代，档案信息的查阅需要经过严格的手续，但电子档案是以数据的形式存放在云端，在现有的研究中，云服务提供商被定义为半诚实的，即其按照既有规则或协议为用户提供服务，但在不背离协议的情况下会尽量挖掘用户的隐私数据。此外，由于大部分案件的裁判文书会在网上公开，在相关档案信息公开的同时，一些不法分子可能会根据公开的信息，推定特定人群的特定属性，进而造成用户数据的隐私泄露。

云存储存在数据泄露和数据损毁问题。电子档案的大规模使用，会造成档案数据的过度集中，集中的数据可能会吸引数据攻击者的关注，如信息流监听等，这些行为在一定程度上会对电子档案数据保存造成威胁，损毁数据的完整性。数据安全和隐私保护问题在一定程度上影响了电子档案内容的真实性，而这正是电子档案能够作为证据使用的重要标准，如何解决这些问题，保障电子档案内容的真实性，是当下亟须解决的重要问题。

3 电子档案独立证据地位确立的法理策略

3.1 完善立法明确电子档案的证据地位。前文已述，新修订的《民事诉讼法》、新《档案法》等并没有明确电子档案的独立证据地位，甚至电子档案是否具有优势地位仍然是不明确的。法律规则的权威性、明确性及稳定性使立法成为确立电子档案证据地位的必然的首要路径。法律规范应具有稳定性，不能朝令夕改；法律同时也具有抽象性，规定不能过于繁琐。因而，在新《档案法》《民事诉讼法》刚修订不久的情况下，不宜通过再次修订这两部法律的方式确立电子档案独立证据地位。在当前情况下，可通过完善其他方面的法规、规章、标准等方式完善相关立法。

3.1.1 通过制定《电子文件证据法》确立电子档案独立证据地位。为确立电子档案独立证据地位，可以制定专门的《电子文件证据法》，在全面规定电子文件证据完整规则体系的同时，对电子档案的证据地位问题进行明确规定。具体可以从以下几个方面来建立电子档案证据的规则体系：其一，在《电子文件证据法》中明确电子文件、各类电子文件，包括电子档案的确切定义。其二，固定电子文件证据的确切分类，明确电子档案的证据构成，通过规定电子档案的原始、可靠及完整性确定其证据效力，明确电子档案的证据界限。其三，规定电子档案的审查制度，系统明确电子制度的客观、合法、关联性的审查标准。其四，明确规定电子档案的复制标准及其证明力等。

3.1.2 通过完善档案管理的法律法规确保电子档案的内在证明力。电子档案的内在证明力来源于电子档案具有三个方面的构成特征，即“来源可靠、程序规范、要素合规”。在新《档案法》与《民事诉讼法》均未对上述要素进行细致规定的情况下，可通过制定档案法相应的实施办法将其具体化。

首先，明确电子档案的形成、保存和使用等规则，使其与法律法规中对电子证据“档案式管理”的具体要求相衔接，例如，明确规定来源可靠、程序规范、要素合规的具体含义；并以此为根据，规定各类机构应对电子档案实施全生命周期管理与维护的要素。

其次，对于更為细节的要素，可通过制定《档案管理方式保管电子数据具体办法》等更为具体的规范性文件，规定具体标准和管理要求，衔接司法机关对“档案管理方式”的具体要求。具体而言：一是在来源可靠方面明确规定具有两方面的要素，即主体可靠、环境可靠，并明确其具体标准。二是在程序规范方面，明确保管阶段、涉案取证阶段等程序规范的具体标准；三是在要素合规方面，不仅要规定档案材料本身“主”证据的合规标准与条件，还要规定软硬件等技术方面的合规标准与条件。

3.1.3 完善电子档案证据的储存与保全规则体系。建立严密的电子档案储存与保全体系是保证电子档案真实性与可靠性的关键。其中一个重要方面，是通过部门规章的立法形式规定电子档案服务机构与司法机构相链接的共同平台，实现电子档案证据的无缝链接。一是建立档案服务机构、电子服务平台，以及公证、鉴定机构共同参与的平台，实现电子档案、法律文书的跨平台传递；二是将电子签名、可信时间戳、哈希值校验融入电子档案的管理中，对电子档案进行日常真实性保全；三是运用区块链技术将电子档案管理系统接入司法区块链应用，形成电子档案与司法应用实践环节的顺畅链接，同时可通过责任链制度实现电子文件管理痕迹的记录责任分配与精确到人的责任追溯。

3.2 理清电子档案证据的取证规则与程序。尽管《民事诉讼法》等法律规范及相关司法解释等对证据的取证规则与程序有了较为详细的规定，但有关电子档案证据所适用的取证规则是散见于不同种类的证据程序之中，有关电子档案证据的取证规则与程序是不成体系的，电子档案证据在司法程序效力发挥中也存在各种障碍。因此，可以从建立电子档案证据的取证规则与程序两个方面完善。

3.2.1 建立严格的非法证据排除规则和最佳证据规则。其一，建立符合电子档案证据实际的非法证据排除规则的内容包括：适用于电子档案的非法证据排除原则；电子档案证据的储存及环境要求、真实性要求以及网络、信息系统、计算机技术性要求等；取证是否非法的具体判断标准及非法证据的排除界限等。同时，还要构建以电子档案“原件”为中心的最佳证据规则。其二，基于“电子档案证据”的特殊性，构建最佳证据规则的内容主要包括：在标准层面上，电子档案证据原件的定义及其必备的内涵、形式、技术要求，电子档案证据原件的具体化标准，例如原件与复制件的区分标准、原件丢失毁损情况下复制件的适用条件等；在操作层面上，确立电子档案真实性规范的鉴定流程，具体包括跟踪记录集鉴定、操作处理权限核对等核验要素等。

3.2.2 建立标准化的电子档案取证程序。标准化的取证程序是实现电子档案证据程序规范要求的重要保障。其一，电子档案的取证原则。这些原则包括规范取证流程和具体操作的过程规范原则、方便操作原则、取证全面原则，以及档案维护的安全保密原则。其二，电子档案证据的取证程序。取证程序包括取证前的准备，取证步骤及取证结果的保全等。其三，电子档案证据的验证程序。从技术角度而言，可以通过建立基于时间戳的逆向解码过程实施验证。

3.3 优化技术措施保障数据安全与个人隐私。由于电子档案保障数据安全与个人隐私的侧重点不同，其优化技术保障路径也有区别。

3.3.1 优化技术措施保障数据安全的策略。首先，在电子档案管理中引入区块链技术。区块链技术具有不可伪造、全程留痕、可追溯等特征。区块链的加密算法、时间戳等技术手段使得过程清晰可追溯，且区块机构相关联，篡改难度极大。区块链的加密算法可实现传输过程的安全，分布式储存和共识机制能够最大限度防止文件损坏丢失。同时，区块链技术能够实现电子档案储存的完备性与安全性。区块链能够对应电子档案管理安全的四个方面，为电子档案管理提供全方位的安全保护。其次，建立电子档案信息安全风险评估机制。通过技术建立电子档案信息组织层更好地实现电子档案信息的风险防范。最后，通过加密强化档案信息云储存安全保护，同时通过技术手段防止非授权用户访问。总之，需要强化技术的保障作用，通过各类技术的运用构建完善的电子档案信息技术安全防护系统。

3.3.2 优化技术措施保护个人隐私安全的路径。对照《个人信息保护法》，在电子档案的形成、储存与使用中，可以通过以下方面保护个人隐私：首先，通过技术设置规范数字档案馆个人信息收集。通过技术设计明确落实“告知—同意”规则。例如，在电子档案馆的初始使用页面明确设置告知的信息，并设置是否同意被获取个人信息，保障用户的知情权；依据法律法规将收集的档案个人信息通过前端技术控制分为一般个人信息、敏感个人信息与非个人信息，通过技术设置不同信息的获取和使用规则。其次，规范数字档案馆个人信息管理，例如通过技术手段对个人信息进行脱敏处理，严格管控数字档案馆与使用人员权限。最后，建立完善数字档案馆的评价体系。

4 结语

数字时代，明确电子档案的独立证据地位，有效解决电子档案的证据取得、证明力维护、公共安全保障问题既是完善诉讼证据规则、提高司法效率的必由之路，也是做好新时代档案工作，提升政府、企业事业单位、社会组织信息化效能的应有之义。如何在单轨制、单套制的背景下完善电子档案证据法律体系，需要档案管理界和法律界的共同努力。基于此，本文更多从法律层面上进行考量，拟通过完善电子档案管理与证据储存和保全规则体系、建立严格的非法证据排除规则和最佳证据规则、确立标准化电子档案取证程序等路径明确电子档案的独立证据地位，完善相关的法律规则体系，以期为电子档案作为独立证据的实施和规则构建提供有益参考。

*本文系河南省哲学社会科学规划项目“依法治理视域下高校巡察制度研究”（项目编号：2023BFX023）；郑州航空工业管理学院党风廉政建设研究课题“大数据驱动的“三不腐”一体推进机制及实施路径研究”（2023LZYJ02）；2023年河南省档案科技项目“数字化战略转型背景下纪检监察档案信息化提质赋能研究”（项目编号：2023-X-036）研究成果之一。

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