企业行政管理数字化发展研究

2023-12-27周菱菲苏州大学

现代企业文化 2023年21期

周菱菲苏州大学

随着企业行政管理内容与形式的增多，引入数字化技术成为当前行政管理的必然趋势，相关部门需为行政管理工作搭建出数字化建设平台。设计运用数字化行政管理平台期间，操作人员要适时关注行政管理工作中的各项细节，将行政管理内容转化成数字化指标，确保企业行政管理数字化的科学性。

一、企业行政管理数字化发展的必要性

（一）有助于提升行政管理效率

数字化可以实现各部门之间的信息共享，减少重复输入，避免信息错漏，提高工作效率。通过网络办公平台可以实现网上审批、签报等，避免纸质流程，提高工作效率。而且利用数字化技术，管理更规范，可以建立标准化的管理流程和制度，规范化管理。数字化技术也能减少物理资源消耗，更好利用有限资源，快速实现物料调度。数字数据存储更安全可靠，利用大数据分析，支持高效决策和问题排查，并且提供在线服务。长期来看，数字化投入会带来管理成本下降、服务水平提高。

（二）有利于改善服务模式

企业行政管理通过App、微信公众号等数字渠道，实现企业产品和服务的在线推介、咨询、下单等功能，方便客户。数字化可以记录客户需求，提供个性化服务，满足不同客户个性需求，提升客户体验满意度。此外，数字化发展可以实现24 小时服务响应，及时解答客户疑问，缩短服务周期，并且丰富服务内容。数字渠道可以提供在线课程、视频教学等服务，丰富传统商业模式，推动创新服务，随时汇集客户反馈，识别痛点和需求，支撑企业研发新产品和服务。行政管理数字化也可以覆盖更广泛的客户群，不限于地域，实现 “无处不在” 的服务。

（三）科学掌握更多行政数据

数字化发展可以实现数据全程追踪，通过网络化管理平台，可以实时记录各项行政工作的数据，如流程进度、资源消耗等，不会遗漏任何信息。还可以分类整理这些数据，根据不同维度如部门、项目、时间等进行分类，方便后期分析和查询[1]。分类后，还可以汇总统计数据，自动统计各项指标的完成情况，比如审批通过率、任务完成率等，为决策提供参考。数字化也提供长期存储数据的功能，数字数据存储安全可靠，不会因物理损坏导致历史数据遗失，更好支持长期分析。深度挖掘数据，通过数据挖掘和大数据分析技术，可以发现隐藏在大量数据中的有价值信息。企业通过数字化手段管理行政工作，能够系统、全面地掌握各项关键数据，为决策提供依据。

（四）更好地改善行政管理效能

企业行政管理数字化发展可以实现网上审批、电子签字等，避免传真、传纸，大幅提高工作效率，例如，在企业印章管理中，就可以通过数字平台，进行网上办理和审批，审批结束后就可以直接利用打印机进行盖章。数字平台可以实现各部门之间的信息共享，减少重复工作，提高资源利用率，通过数据分析为管理决策提供依据，支持更高效的决策。数字化可以实现远程监控，把握工作进度，提升管理质量，并减少物流和人工成本，可以降低管理总成本，达到降本增效水平。

二、企业行政管理数字化的发展方向

（一）全面运用数字化办公

在数字化技术快速发展的当下，企业行政管理的发展趋势多为数字化形式，可充分利用数字化技术开展办公。当前企业行政管理多实现了智能化与数字化，费用报销、请假与签到等多项操作流程都能在线上完成，不仅提升了管理工作的高效性，还能有效缩减多种物力人力资源。在互联网技术逐步发展的过程中，企业治理架构的形式也转变成网络形式，出现了不同种类的数字化办公工具。在进行数字化办公时，该类办公工具也变得更加普遍，企业要合理发挥出该项优势，有效缩减更多沟通成本，提升运营效率。无论当前企业的发展规模如何变化，数字化办公都已成为难以逆转的新趋势，要利用数字化技术及时更新更多管理软件，将不同类型的管理内容都融合到对应技术软件内，提升多个部门的业务沟通能力。企业在开展行政管理的过程中，要使用不同种类的数字化工具，将沟通、计划与协作等内容形式都投放到数字化解决计划中，提升行政办公效果。

（二）广泛使用云平台

企业行政管理在使用数字化技术的过程中，随着云计算应用频率的逐步提升，可广泛使用云平台，借助全新形式的云计算来有效改进企业行政管理状态。当前企业数字化行政管理平台借助云计算可适当规划软件结构、硬件结构，合理找寻出数字化平台内部软硬件结构的解决方向。随着对云平台的广泛使用，还适当转变了数据集成方向，将数字化技术恰当转变成大数据与云平台的发展方向。此后企业还会在行政管理工作中持续使用与更新云平台，将UCloud、阿里云与AWS 云计算等平台放置到行政管理的持续性服务中。多种云平台在正式使用时，不仅能为企业行政管理带来更多针对性服务，如数据储存与网络安全，还能为企业内部的不同业务工作内容带来应用程序的接口，转换当前行业的竞争状态。

（三）数字化的信息安全

未来企业在开展行政管理工作时，由于行政管理中的各项数据信息都处在数字化技术平台内，再加上行政管理中的数据信息较多，因而确保数据信息安全数字化、智能化与自动化为此后数据信息的发展趋势。当前企业内部对用户数据信息隐私保护的要求正逐渐增加，而风险管理岗位与安全管理岗位则促进了相关行业的迭代升级、升级创新。企业行政管理中的各项业务数据信息都存在无人值守管理、自动化安全检测功能，因而此后的数据信息安全技术将变得更加可靠、方便、高效。企业行政管理中的数字化平台多采用移动设备管理技术、虚拟专用网络技术、VPN 与网络防火墙等，全面提升行政管理内部的数据安全保护状态。

（四）自动化的企业管理

自动化的企业行政管理为今后重要的发展方向，在数字化技术高速发展过程中，企业行政管理中的各项内容与形式也变得愈加数字化、自动化。举例来说，相关部门可在行政管理数字化平台中利用全新技术进行数据分析、数据挖掘与信息筛选等，使企业此后的预测分析变得更加准确，全面执行行政管理中的更多内容。企业行政管理在采用自动化方式后，还会全面落实执行精益精细管理方式，切实提升企业开发效率和管理效率。此后企业数字化行政管理工作还要进行自动化升级，将自动化技术应用到人才招聘与人力资源控制等内容中，全面规范当前企业对相关行政人才的实际需求，满足企业行政管理自动化标准，帮助企业管理层全面升级人才素质与服务质量。

（五）数字化人力资源管理形式

为推升企业行政管理整体质量，还要将数字化技术运用到人力资源管理，利用全新手段来管理企业内部人员，促进行政管理整体开展效果。当前企业在开展行政管理工作时，随着行政管理内容与形式的增多，管理状态也变得较为复杂，要运用人力资源管理工作全面整合管理内容，保障行政管理工作各项细节操作的准确性。数字化形式下的人力资源控制可充分整合管理过程中的招聘、找寻人力资源工作。由于数字化已成为多种行业的发展方向，行政管理中人力资源控制也要运用数字化手段，可在人力资源管理工作中合理搭建云平台、数字化平台，充分整合人力资源管理中的各项信息，将数字化、自动化当成人力资源控制的发展方向，继而提升企业行政管理效果。

三、企业行政管理数字化发展的实践分析

（一）打造企业办公智慧平台

企业开展行政管理工作期间，要用到不同类型的办公用品，传统管理形式多为严格统计办公用品的总体数量、借出数量与归还数量，受多重要素影响，该类管理工作中的数据统计极易出现统计失误，降低办公用品归还数目管理的准确性，应采用数字化形式加以控制。开展数字化行政管理工作时，可合理打造办公用品借阅归还平台，在系统内部创建出不同办公用品的使用归还流程[2]。首先，当企业内部员工要领用不同类型的办公用品时，需做到在线申请，并在申请过程中可及时查询当前企业内部的库存指标，明确相关办公用品的可领用状态。企业管理层可在当前建设的数字化办公用品归还平台中精准查询到员工申请情况，并根据企业内部办公用品的实际情况来确认员工申请。其次，当员工获得领用办公用品的申请批准后，要依照相应程序记录办公用品的具体名称、领用原因与领用时间等，并将该项表格发送到办公用品归还平台的数据库中，有效储存该类数据，为此后办公用品的归还提供精准数据。最后，相关部门要在办公用品归还平台中定期审查领用物品的归还情况，若已确定归还，则要精准检查该办公用品的具体位置，并及时消除该类用品的归还痕迹；若该类物品还未归还，则要及时查询其具体的归还时间，并增加对领用人员的关注度。操作人员还要在办公用品归还平台中增设领用人员的信用等级，将领用人员根据办公用品的归还状态划分成多种等级，使办公用品的归还工作变得更为透明、科学。

（二）优化人员外出审批流程

企业开展的行政管理工作较为复杂，受工作性质影响，部分人员需要出差，而传统行政管理部门对员工出差的审批较为烦琐，不仅降低了该项工作的整体效率，还严重影响了出差人员的工作状态。相关部门应根据数字化技术的发展趋势，搭建出数字化行政管理平台，并在该平台内部设置线上出差处理申请形式[3]。具体来看，企业内部员工在出差前，会在出差处理平台中填写申请表格，将出差工作性质、人数与时间等都填写到对应的表格中，在按下 “发送” 按钮后，该表格可精准传送到企业项目管理部门中，业务管理人员可在线上进行员工出差审批，打破此前审批工作遇到的时间空间限制，高效遏制线上审批的烦琐流程，出差员工可在最短时间内得到批复，极大提升员工出差审批的处理效率。数字化形式的出差申请还能有效提升审批人员的审核效率，传统出差申请审核工作的内容较为庞杂，审批人员要全面考量多重要素，且存在层层审批情况，极大降低了该项审核工作的开展效率，增加了出差人员的等待时间，且由于涉及的部门较多，具体的审核标准较为模糊。企业行政管理在使用了数字化的出差申请后，申请效率得到极大提升，审核标准也较为统一，促进了行政管理的专业性。

（三）设置报销费用处理平台

与出差申请相似，企业内部员工费用报销工作也较为烦琐，需对出差的内容、花费进行申报，需要等待较长时间，而在使用数字化行政管理平台后，要为报销费用创建出合适的处理平台，对员工报销费用审核进行合理设计。比如，出差的员工可进入报销费用处理平台，在该项平台设计中应尽量做到与出差申请平台相结合，实现数据共享，可根据出差申请中的各项数据来填写当前报销费用的申请，使两种数据形成密切联系，增加不同部门费用支出的清晰性。使用全新报销费用处理平台后，工作人员可利用数字化技术恰当整合同类数据信息，详细分析不同部门员工出差的具体情况，对不同部门预算的剩余额度进行实时查询与定期检查，提升部门预算控制的科学性，为此后管理者的预算调整提供精准数据。相关部门在规范设计报销费用处理平台时，需利用数字化技术对不同部门不同环节的费用使用状态进行科学探究，明确某一段时间内报销费用的数字变化范围，精准确认当前企业各项业务开展的具体情况，为此后各部门费用支出的优化设计打下较佳基础。在灵活控制企业行政管理中的各项费用时，需利用数字化操作平台明确不同类型费用的使用范围，确认企业各部门规范的费用应用指标，再将该指标与当前不同费用的使用状况进行合理比较，确认各个部门的费用使用情况，帮助企业优化配置更多资源。

（四）创建数字化文资档案控制平台

为提升企业行政管理数字化形式建设效果，还要在数字化平台中全面达到新型文资档案控制系统，将行政管理中的各项资料文档都存放到数字化平台内。通常来讲，企业管理层在优化行政管控流程时，也会将行政管理中不同的资料文档转变为电子化形式，并进行科学化管理。首先，要管理文档数字化操作流程。操作人员需在管理流程的各项环节中增加自动档案储存功能，并将档案储存的位置放置在云端，有助于多个部门分享到该项文件，提升文档实时更新的效率[4]。其次，操作人员还要适当增加文书审批权限。由于企业内部行政管理工作中的各类文档都储存在云端内，且该类储存位置带有一定的共享性，若想让文档变得更加私密，就要利用数字化操作缩减阅览人数，增加审批阅览权限，确保该类文档内部数据信息的保密性。最后，要借助数字化技术全流程控制行政管理文档，在数字化平台内主动设置归类系统与储存系统，根据文档中不同的内容与数据进行适当归类并完成智能化储存。传统电子存档多为单一文件存档，各个文件间存在并列或嵌套关系，即文件的存档形式都较为简单，而在使用数字化技术进行文件存档后，可使不同文档间的联系变得更加复杂，且每个文档都能打造出网状结构的关系谱，借助关键词、关键字可精准、快速地收集文档资料，最大化不同类型文档的运用价值，满足文资档案控制的数字化需求。

（五）设计数字化采购管理平台

企业行政管理在实践操作时还要开展不同形式的物品采购工作，而传统采购工作的主要问题为采购流程较为混乱，且物品分类与物品登记的管理状态不佳，部分物品在需要时难以精准快速地找出；采购过程也存有不透明特征，无形中增加了支出成本，提升了采购管理难度，因而相关部门需根据数字化技术的更新状态，设计数字化采购管理平台。搭建精准化、精细化数字采购管理平台前，要借助数字化技术合理规划企业内部不同部门的采购任务，由于日常办公采购带有极强的周期性特征，可主动设置 “循环采购” 的提醒，为此后开展定期采购打下较佳基础。还要在数字化物资采购管理平台中详细记录、登记不同部门的物品信息，利用数据库，将相关产品的购置日期、交付费用、产品金额、产品报废与报修等信息数据都记录到对应系统中，对不同类型的采购物品进行有针对性的管理。相关部门可定期查询数据库中各类物品数据的具体变化情况，监控相关物品的实际运用情况，再利用智能分析，精准找寻到物品损耗状况、各类费用的使用方向，确保物资采购管理的科学性。操作人员在搭建数字化物资采购平台时，还要适当利用存在共享性质的办公系统，科学观察企业内部的财务状况，并根据财务情况与物资需要，罗列出符合企业利益的物资清单，再借助数字化手段传递到财务部门，继而完成对相关物品的支付、购买，最大化缩减人为问题，降低行政管理工作负担。