基于财务共享的企业无纸化报销推进策略

张雅倩 国网河北省电力有限公司信息通信分公司

2020 年财政部会计司发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》。2021 年国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局开展了 “增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作” 。2022 年国务院办公厅印发《关于进一步优化营商环境降低市场主体制度性交易成本的意见》进一步指出， “2022 年底前，实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等” 。 “十四五” 规划和 2035 年远景目标纲要提出 “加快数字化发展建设数字中国” ，标志着 “经济社会数字化转型全面开启” 。这些国家政策都在推进财务无纸化进程，标志着财务全面电子化转型势在必行。在建设具有中国特色、国际领先的能源互联网企业进程中，电网企业致力于创建数智化新型财务管理体系。传统报销方式依赖于纸质文件，效率较低，无法灵活、敏捷地响应公司经营发展和管理创新需求，与电网企业发展方向相违背，随着信息技术革新，电网企业迫切需要采取措施来优化其报销方式。基于此，研究财务共享模式下推进无纸化报销策略，对于提升电网企业财务管理效率，推动电网企业在经济社会的发展具有重要的积极作用。

一、基于财务共享的电网企业无纸化报销的意义

（一）财务共享的概念

财务共享是指不断开发利用财务管理工具、创新财务管理工作的模式。传统的财务共享以人和机器的物理集中形态，成立实体财务共享服务中心，对同质化程度较高的业务进行财务流程再造、集中标准化处理，以提高财务服务效率、节约企业资源成本。随着互联网和信息技术的高速发展，企业经营管理和组织结构发生变化，虚拟共享概念应势而生，这种模式不需要将财务人员集中到同一地点，而是通过信息技术将不同地理位置的服务功能和机构进行连接，运行全面电子化和网络化[1]。电网企业在推进财务数字化转型过程中，基于边界管控理论，打破地域限制，搭建了智慧共享财务管理平台，通过平台要素、管理元素、数据资源的全面共享，探索构建了具有 “虚拟共享” 特征的全新财务共享模式。

（二）无纸化报销的概念

无纸化报销是指在费用报销环节，借助信息化系统实现报销凭证接收、报销凭证审核、报销凭证入账、报销凭证归档等目标的模式。无纸化报销模式具有智能化、自动化与无纸化的特点，是财务共享模式下信息化技术充分应用的体现，也是经济社会发展的必然趋势。财务报销环节是电网企业资金流动阶段的重点，无纸化报销可以提高报销环节的效率，实现减少电网企业运行成本的目的，打造具有严谨性与可靠性特点的财务报销工作模式。除此之外，无纸化报销方式具有较强的实践性特点，对于加快报销速度，控制报销力度具有积极作用，可促使电网企业在激烈的市场竞争中处于优势地位。

（三）电网企业推行无纸化报销的意义

1.降低电网企业运行成本，提升资源利用率。传统报销方式中，电网企业报销凭证以纸质形式存储，在一定程度上造成了纸资源、油墨资源、存储成本与人力资源的浪费，基于财务共享实现无纸化报销可弥补传统纸质报销的不足，节约电网企业成本，同时，也为后续报销凭证收集整理工作打下坚实基础，可有效减少资源浪费问题出现的概率，贯彻绿色环保等经济发展理念[2]。此外，电网企业实现无纸化报销可充分发挥电子票据的优势，降低票据丢失等问题对报销人员的影响。

2.提升财务管理工作效率。现阶段，电网企业财务工作逐渐向无纸化方向发展，这是数字经济下企业财务发展的未来趋势。基于财务共享实现电网企业无纸化报销对于财务管理人员而言，可帮助其借助信息化技术管理财务数据，且在报销环节中财务管理人员可将电子票据中的信息录入电网企业财务管理软件中，从而节约电子票据整理、审核与记录环节所需的时间成本，提升整体财务管理工作的效率[3]。

3.强化财务数据管理工作。基于财务共享实现无纸化报销可为电网企业与财务管理部门快速收集电子发票信息提供便利。在此基础上，电网企业可对无纸化报销环节进行严格管理，税务部门也可以电子发票为依据对员工的消费过程进行深入了解，从而减少逃税、漏税及骗税事件出现的概率，强化财务数据管理工作。

4.保障财务数据信息的及时性与准确性。在传统的纸质凭证报销模式下，员工很容易出现丢失报销凭证、遗忘报销金额等情况，电网企业基于财务共享实现无纸化报销，可方便员工及时将报销信息传输至公司财务管理部门中，从而减少漏报、重报事件出现的概率，提升财务报表中相关数据的准确性。

二、电网企业实现无纸化报销过程中存在的问题

（一）电子票据 “报销繁”

随着电子政务的快速发展，电子票据的使用需求越来越多。2015 年国家税务总局开始在全国范围内推行增值税电子发票，2017 年财政部出台推进财政电子票据管理改革试点方案，2018 年海关总署实现电子海关专用缴款书，2019 年铁路总公司推出电子客票，南方航空推出电子行程单，等等。各类电子票据应势而生并大力推广，企业取得的电子报销票据占比逐渐增加。2020 年财政部和国家档案局联合印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，肯定了会计电子档案的法律效力，但同时也提出电子会计凭证电子化单轨制报销入账归档全流程电子化的要求。因此，在未实现无纸化报销及电子会计档案归档的情况下，电网企业电子票据报销环节，需要员工先将电子票据拍照或者扫描后上传至报销系统，再将电子票据打印出来提交至公司财务人员作为会计归档材料，同时公司财务人员需另行保存电子版电子票据，相比于传统纸质报销流程更加烦琐，无疑增加了电网企业报销员工及财务人员的工作量。

（二）内部单据 “格式多”

电网企业经营区域覆盖26 个省及其市县，虽然集团统一制定规章制度，但是对于制度未统一规定部分，不同省份公司甚至不同县级公司之间仍存在内部报销单据格式差异较大的情况，而无纸化报销即为全流程电子化报销，要用电子数据替代纸质凭证，报销环节内部单据的标准统一是单据全流程电子化的前提，内部单据格式较多无疑会阻碍无纸化报销的推进。电网企业想要顺利实现无纸化报销，必须先解决内部单据格式不统一问题。

（三）电子票据与会计凭证检索 “关系差”

目前，电网企业关于电子票据的报销方式为拍照或扫描上传报销系统，电子票据财务人员需单独保存，虽然报销系统可以存储电子票据的影像信息，但并没有对电子票据打上唯一身份编码标识，且未实现对所存储电子票据影像信息的调用，因此报销完生成会计凭证后，既无法调用凭证下的相应电子票据影像，又无法通过电子票据查询相应会计凭证，电子票据与会计凭证的检索关系便捷性较差。

（四）员工报销 “压力大”

电网企业财务管理系统数量繁多、功能分散，各个系统之间的集成度较低、专业壁垒突出，这就造成员工在报销环节，需要在多个系统中操作，日常业务处理系统切换频繁，要求报销员工不仅要熟练使用相关财务管理系统，同时要熟悉各个系统之间的报销逻辑关系，严重增加了电网企业员工报销压力。由于财务管理系统较多，难免出现同一业务的同一个需求在不同系统重复操作的问题，数据重复录入，给企业员工带来不必要的重复工作量，数据复用化程度低，业务负担较重，增加隐形压力，用户体验感不佳。由于财务管理系统较多，间接造成报销流程繁多，操作流程冗长，个别费用报销从提交资金计划到报销入账甚至需要两个月时间，增加了员工报销的时间成本。

（五）信息系统安全 “存风险”

在财务共享模式下，电网企业可以借助互联网传输电子票据信息，实现共享财务数据目的，但基于网络系统本身开放性特点，财务共享模式下无纸化报销方式的应用会在一定程度上存在信息系统安全隐患。首先，无纸化报销信息在传输的过程中会存在数据丢失的问题，且受到存储设备的影响也会出现信息失效情况。其次，传统纸质报销模式中，报销信息的修改痕迹较为明显，而电子票据即使被修改也很难被人发现，如何及时发现电子票据被修改的问题成为财务共享模式下无纸化报销方法应用的难题。再次，财务共享模式下，无纸化报销方法应用中电子票据信息采集环节很容易受到计算机设备病毒的影响，出现电子票据无法使用等问题，甚至危害公司内部财务信息系统的正常运行，损害电网企业的经济利益[4]。最后，财务共享模式下无纸化报销方式的应用中，报销数据存储与收集环节中可能会出现被人盗取或删除的情况，严重危害电网企业的经济利益。

三、基于财务共享的电网企业无纸化报销推进策略

（一）电子票据 “信息共享” ，实现外部电子票据自动采集

外部电子票据的获取采集是电网企业无纸化报销的第一步。以增值税电子发票为例，电网企业可以通过数据中台等技术建立公司级共享发票池，实现发票数据集约化、共享化管理，同时打通税企直连通道，依托税企直连获取电网企业各纳税主体全部电子发票数据，实现电子发票信息实时入池统一管理。电网企业员工报销环节，应用OCR 识别等工具，实现手机端和PC 端电子发票线上识别，同步调用发票池中电子发票信息，以共享方式实现电子发票信息自动采集，铁路电子客票、银行电子回单等电子票据自动采集可参照实现。基于 “信息共享” 实现电子票据自动采集，既可以提高电子票据报销便捷性，又可以预防电子票据重复报销风险。

（二）业财融合 “资源共享” ，实现内部单据标准化流转

历经数十载，电网企业一直致力于建立业财链路贯通的信息化体系，目前越来越多财务信息以电子化形式产生，实现内部单据标准化流转，可支撑公司业务全流程电子化，是电网企业实现无纸化报销的必要条件。内部单据标准化流转，一方面是内部单据格式的标准化统一。电网企业费用报销主要涉及合同、通知、出入库单等内部单据，建立统一的标准化单据格式，同时，通过系统集成实现业财信息 “资源共享” ，基于各个业务系统自动采集生成内部电子单据，既提高了电网企业报销效率，又保障了数据准确性。另一方面是流程的标准化，从内部单据生成、报销、归档全流程制定统一程序，以进一步推进业财信息 “资源共享” 。

（三）电子票据 “存储共享” ，实现会计档案电子归档

随着电子票据在获取采集—报销—入账流程中全面电子化，其如何存储归档是真正实现无纸化报销的前提。电网企业需利用数据中台、数字签名等新技术，建立一套新型电子会计档案管理系统，实现档案信息电子化、归档流程自动化[5]。首选创建公司级电子档案资源池，电子票据在前端采集后，自动对前置采集资料的信息和数据进行转换，使之变为档案格式版文件存储于资源池，同时建立关联关系，在报销流程各个环节可随时调用相应电子票据。电子会计档案归档后，通过调阅档案主体，可调取档案主体对应的电子票据信息，以此提高电子票据与会计凭证的检索便捷关系。

（四）搭建统一 “共享平台” ，实现费用报销方便快捷

电网企业通过建立虚拟共享财务管理平台，打通各个系统与财务共享管理平台的集成链路，通过技术创新打破物理约束和系统约束，可以将费用报销使用的多个系统操作统一调整到财务共享管理平台系统，实现繁杂、重复的事务性业务集中、标准、自动化处理。一方面减少费用报销使用系统的数量，直观上减轻电网企业员工报销压力，另一方面减少同一业务多个系统中重复操作问题，简化操作流程，提高费用报销效率，切实解决员工报销 “压力大” 问题。

（五）发挥 “财务共享” 优势，实现无纸化报销智能审核

电网企业基于虚拟财务共享模式实现无纸化报销过程中，以外部电子票据自动采集信息共享和内部电子票据标准化信息共享为前提，可以自动校验电子票据信息的真实性和准确性，同时通过梳理传统人工审核规则库，利用RPA 财务机器人、人工智能等技术，以智能填单替代重复录入，通过关键数据同源复用，实现财务操作与业务操作同步自动执行，形成扫描发票即自动填单—运行规则即自动审核—审核通过即自动核算的自动处理机制，实现报销审核智能化，减少人工审核内容，继而减轻财务人员工作量，提高业务流转和审批效率。另外，通过前置规则管控节点、整合数据校验节点，嵌入财务管控要求，使稽核发挥前期预警管控作用，强化风险管控能力，提高报销的准确性及合规性。

（六）重视电网企业信息系统安全

信息化技术是财务共享模式应用的关键，维护电网企业信息系统安全是无纸化报销顺利应用的重要保障。首先，财务管理部门需要主动探索与企业报销工作实际情况相符合的信息化模式，在此基础上加强无纸化报销方法应用中相关的信息化标准建设，从而提升财务共享下无纸化报销方法应用的信息化水平。其次，企业管理人员需要加强对信息化建设的关注，打造与无纸化报销方法应用相符合的信息系统，创新企业内部信息系统结构，消除财务数据与业务数据之间存在的差异性，实现业务信息系统与财务信息系统相结合的目标，贯彻信息共享理念，从全方位角度入手建设具有多功能特点的无纸化报销系统[6]。最后，收集会计核算系统中与资金流向相关的数据，在此基础上，创建无纸化报销系统，加强对报销金额审批、报销标准设计的控制，优化无纸化报销流程。

（七）建立健全无纸化报销制度

建立健全无纸化报销制度，是实现无纸化报销的保障，可保护电网企业报销人员在无纸化报销方法应用中的合法权益。当报销人员将相关数据信息传输至信息化系统中，财务部门管理人员需要对电子票据号码、报销类型、报销金额等数据进行记录，且及时将报销日期、打印文件等进行标注，之后安排相应的职责人员领取报销凭证等。在此过程中，相关人员需要明确规定电子票据的报销范围，规范电子票据报销审核环节，且加强对电子票据唯一性的关注，合理控制报销时限[7]。

四、结语

综上所述，基于财务共享模式实现无纸化报销，可减轻电网企业财务管理人员工作压力，强化电网企业财务数据管理工作，降低报销环节所需的时间成本与资源成本。基于此，电网企业财务管理人员需明确认识到财务共享模式下实现无纸化报销的积极作用，了解财务共享模式下电网企业推广无纸化报销过程中存在的困难与问题，从而创新无纸化报销的应用，优化无纸化报销的应用流程，进而拓展无纸化报销的应用范围，主动适应能源绿色转型和数字经济发展新趋势。