试论以教学档案规范化管理提升教学服务质量

康楚楚

摘要：在高校教学改革进程中，教学档案发挥着非常重要的作用和职能，尤其随着线上线下混合式教学模式的构建与实施，教学档案信息的类型日趋多元化，只有保障其规范化管理才能不断提升教学服务质量。文章在分析教学档案规范化管理对提升教学服务质量现实意义的基础上，结合当前高校教学档案管理中存在的突出问题，对档案规范管理提升教学服务质量的对策进行探讨。

关键词：高校档案；档案管理；规范化管理；教学服务质量；智能化

中图分类号：G647.24；G642文献标志码：A文章编号：1008-3561（2023）33-0129-04

教学档案是高校教学过程中形成的具有权威性的特殊信息，记录重要的教学活动，具有非常重要的作用和功能。但由于过去对教学档案资源开发和利用不够重视，教学档案的管理工作相对滞后，影响教学档案教学服务质量。互联网时代，高校教学档案需要提高信息处理效率、档案检索效率与精准度。同时，信息化在高校档案管理领域的应用，为高校档案资源的深层次挖掘、开发利用提供了有效的技术支撑，能够进一步增强教学档案管理的规范性，可以充分发挥档案资源的价值，更好地服务于高校的教学科研工作。因此，各高校需要结合自身的教学档案管理现状，制定教学档案规范化管理策略，實现高校档案管理与教学服务的有效衔接，全面提升高校档案教学服务质量。

1.促进高校教学工作的优化管理

高校教学档案是记录高校教学活动的主要凭证，是学校开展教学管理、教学实践、教学研究的重要依据。通过教学档案的规范化管理，能及时发现教学管理中存在的问题，促进高校教学工作的优化，实现高校发展定位、教学思路和人才培养的动态化管理，形成高校办学特色[1]。

2.为提高教学质量提供保障

高校教学档案的规范化管理，便于教师、学生通过现代化信息技术手段，准确、快速地检索，更好地服务教学评估、教学质量监控、教学改革研究，为提高教学质量提供保障。随着高校电子化教学档案规范化管理水平的提升，相关人员可以借助计算机和智能终端设备便捷地总结、分析教学档案蕴含的规律，找出教学活动的优势，作为今后教学质量改进和学校重大教育决策制定的参考依据，让高校教育教学活动减少失误。

3.满足教学科研的个性化需求

随着高等教育事业的不断发展和进步，高校的课程教学和人才培养的个性化需求也在不断增长，这就要求在调取和开发教学档案时，信息的检索和资料的整理更加精准和快速。高校教学档案的规范化管理，为教学档案的信息化检索和个性化应用奠定了良好的基础。例如，在检索个性化的教学档案信息时，会涉及跨平台、跨类型以及跨系统检索，会出现纸质档案资源和电子档案资源混合存放的情况，这时教学档案的规范化管理就显得格外重要。只有保证教学档案的规范管理以及检索与开发的关联性、准确率、高效性，才能及时、有效地满足高校教学科研的个性化需求，制定个性化、更有针对性的教学科研方案。

4.促进教师专业素质的提升

从教师专业素质和职业道德发展进程来看，教学档案无疑也在发挥非常重要的作用，尤其是伴随高校教学档案管理的规范化、信息化，教学档案可以准确、完整地记录教学的日常工作、教学科研活动和成长历程[2]。教师可以根据教学档案对自身的教学科研进行更有深度和广度的分析，找出自身在专业素质方面的缺陷和不足，也可以通过检索和利用他人的教学档案学习新的教育理论和教学技能，从而提升自身的专业素质。

1.档案管理意识和教学服务理念相对滞后

从各高校档案管理工作的实践来看，服务于教学管理的程度和规模在很大程度上取决于学校的档案管理和教学服务理念。但从高校档案管理工作的现状来看，一些高校的档案资源结构、类型规模、存储状态和开发需求方面，存在工作效率低下和与教学服务相脱节的现象。现代信息技术虽然可以提供有效的辅助，但是一些高校在档案管理领域并没有有效应用，在很多环节仍旧依赖传统工作模式和服务手段。同时，高校的档案资源类型多样，整体规模也比较大，有些档案会涉及多个部门、多个领域，加上保密性等要求，所以在教学服务的应用上还没有进行深入的尝试。现阶段，高校对于教学档案的规范化管理和教学应用，主要集中在声像类型的新型档案中，对于年代相对久远的文本类型的档案应用不多，这其实与高校教学档案“重存储、轻应用”的传统理念有很大的关系，如档案管理部门一般都会要求相关人员将教学档案资料及时整理和归档，但对教学档案资源的开发以及在教学服务环节的应用并没有明确规定，导致很多教学档案被长期闲置，没有发挥其应有的作用。

2.未能充分发挥教师和学生的主体性作用

高校教学档案的规范化管理，涉及从档案的生成、收集、整理、归档到后期开发利用的各个环节。在这个过程中，高校档案管理人员通常发挥主导性作用，而教师和学生作为教学档案的生成者、使用者和受益者，却未能有效融入其中。一些教师和学生认为教学档案管理是档案管理人员的分内工作，自身配合即可，所以没有主动意识，在教学档案的规范化管理中没有发挥主体作用。教师和学生在档案管理规范化中的主体性作用较弱，与档案管理部门之间的沟通和联系较少，容易造成档案管理与档案开发利用上的脱节，影响教学服务质量。

3.未能及时建立统一化、标准化的服务体系

目前，部分高校纸质档案和电子档案并存，对信息化存储与管理手段的应用进程并不统一，甚至在不同院系还没有教学档案数据格式和服务流程的统一，这给教学档案的规范化管理和开发利用带来一定困难。由于高校档案管理工作任务重、要求高，一般都非常讲究方式方法和业务原则的贯彻执行，而在服务教学时，如何实现与档案管理工作的深度融合仍旧有很大的探索空间。教学档案的应用需要先进行档案资源的检索和整理，但由于纸质档案和电子档案在格式上的不统一、不兼容，以及学校之间教学档案服务体系的不标准，教学档案资源的检索、开发、整理以及共享存在很多不便，其影响的也不仅是教学档案资源的开发利用，还会影响教学档案在课程教学和人才培养领域作用的发挥[3]。

4.档案管理与教学服务的智能化水平有待提升

目前，人工智能在高校档案管理领域的应用是相对浅显和分散的，整体上还没有实现显著的经济效益和社会效益。一方面，高校档案管理领域对人工智能应用的业务环节有待深化，这是因为将人工智能技术应用于高校档案管理工作中劳动重复性较明显、自动化程度较高、档案信息和数据量较大、对电子档案四性保障要求较高。另一方面，高校档案管理领域对人工智能集成性综合应用还较少涉及，即人工智能技术在档案资料的收集、管理、存储和使用等环节的应用是相对孤立和分散的，并没有实现整体上的有机整合和系统性开发，这既会影响利用人工智能技术查档的速度、效率和精度，又会增加档案数据的安全风险和管理成本，还会影响档案资源开发和教学服务质量。

5.档案管理人员的专业素质和服务意识有待加强

教学档案的规范化管理以及提升教学服务质量，最终是需要“人”去贯彻和落实的。但高校现有的档案管理人员年龄较大，人才队伍结构不合理，尤其是兼具信息化素质和教学服务意识的复合型人才严重缺乏，使得高校的教学档案管理工作缺乏及时的调整和创新，习惯沿用传统的档案管理模式。同时，有的档案管理人员没有从事过具体的教学工作，在档案规范化管理与提升教学服务质量方面的融合意识缺乏，未能建立起二者之间的有效联系，在服务教学上缺乏自觉意识和主动意识，这势必会影响教学档案开发与应用的高效性、准确性和服务教学的质量。

1.转变传统落后的档案管理理念

在高等教育改革不断深入的大背景下，要想加快档案管理的规范化进程并在提升教学服务质量方面发挥更大的作用，高校必须积极转变传统落后的教学档案管理理念，充分认识到档案信息化管理的应用优势，提高对教学档案的开发和利用意识，这样才能促进教学档案规范化管理与教学服务的深度融合，将各个阶段的工作目标进行细化，奠定档案规范化管理在教学服务领域的应用基础。同时，高校档案管理部门要转变档案管理理念，增强主动服务意识。高校传统的档案管理工作带有明显的“行政主导”倾向，工作方式也主要是面向纸质档案，以人工管理为主，档案管理与开发的智能化、信息化、规范化水平还不是很高，只有促进档案管理部门服务理念的转变，逐步向开放合作、以人为本、人工智能的档案管理理念转变，才能让更多的一线档案管理人员感受到自身工作的价值，增强高校档案規范管理的主动意识。再者，高校档案管理部门与教学、科研、后勤等很多部门都有交集，而且当前的档案资源类型也日趋多元和复杂，所以档案管理部门以及相关人员一定要有融合意识和协作意识，共同推进档案管理工作的规范化进程，并尽可能地为各个部门的档案资源开发提供个性化、精准化、人性化服务[4]。此外，针对档案资源开发利用率低的问题，以及管理工作模式相对粗放的问题，高校要增强信息化管理意识，积极利用人工智能等先进技术优化档案管理模式，提升教学服务质量。

2.突出师生在教学档案建设和管理中的作用

教学档案的规范化管理，最终是要为教师和学生提供服务的，所以不仅要强调教学档案管理人员的作用，还要重视教学档案提供者和使用者的作用，即要突出师生在教学档案建设和管理中的作用。对此，高校要通过宣传教育等措施，提高师生对教学档案的重要性认识，明确师生在教学档案生成、管理和应用等环节的具体职责，明确提交教学档案时的格式和要求。这样可以达到提高教学档案的归档数量和效率的目的，奠定教学档案规范化管理以及服务教学的基础。同时，为了避免师生对教学档案的机械性管理、应付性管理，一定要坚持以人为本，强化师生的档案管理意识和开发利用意识，并通过部门管理和专人负责相结合的模式，确保师生参与教学档案管理的连续性和综合性，促使师生主动参与教学档案建设。例如，针对某一课程的教学档案管理，要本着“谁提交，谁负责”的原则，由教师全程负责教学档案的建立和完善。在整个过程中，教师和学生要加强互动，便捷教师检查和监督档案生成的渠道，使教学档案规范化管理的要求贯彻到教师和学生层面，提高师生参与教学档案建设的自觉性、积极性，最终让师生在教学档案的规范化管理中受益。

3.统一数据格式与标准体系

在信息化与智能化环境下，高校的档案管理与开发会涉及很多部门和人员，电子档案和纸质档案也会交叉存在。要想奠定规范化管理的良好基础，为后期档案资源的高效开发和服务教学创造良好的条件，在档案资源采集与建设的过程中，就要重视数据格式的统一与标准体系的建立。这样可以解决信息化条件下高校档案管理工作中经常出现的数据壁垒、数据孤岛等问题，避免因为数据不标准而出现的资源共享难题，真正实现档案的规范化管理。对此，高校的档案管理部门要加强与高校信息化管理部门之间的合作，共同规划档案资源的数据格式和建设标准，并尽可能地与国家标准、行业标准保持一致。这样可以进一步提高档案管理部门各项业务的规范化程度，提高档案资源的检索、开发和利用效率，为不同类型的用户提供高效、优质、精准的教学服务。此外，技术开发与系统维护人员要重视技术创新，积极关注档案管理技术的最新发展动态，加强档案管理研发项目的交流、合作，提高技术管理水平，第一时间进行档案管理系统的优化升级，完善监测技术，确保信息与网络安全，为档案资源的统一化管理和跨学科、跨区域整合提供技术支撑，不断改善面向全体用户的教学服务质量，优化用户的使用体验。

4.提高档案管理与教学服务的智能化水平

在数字化时代背景下，纸质档案服务教学的传统弊端开始逐渐显现，将很多的纸质档案资源转化为数字化资源也就成了大势所趋。借助扫描仪等光学识别技术设备，可以轻松、快速地对纸质档案资源进行扫描、上传、分享，在电脑、手机等智能终端进行阅读和储存，对图像清晰、书写规范的文本资源和纸质档案能够实现自动化、快速化的转化，而且准确率非常高，让档案资料的数字化转化可以变得更加准确、高效[5]。高校在教学、科研过程中所形成的音像档案资料，大多都是通过音频、视频系统进行预处理和数据转化的，为了提高这些档案文件的检索速度和调取速度，可以通过数字检索技术进行自动化、智能化检索，避免因为文字缺失和描述不准确而造成的档案资源查找上的困难，减少识别错误而产生的问题，为相关档案资源的高效利用和服务教学奠定基础。针对高校教学档案类型和数量不断增多的现象，基于教学档案服务教学的复杂性、紧迫性，高校要充分利用编码检索、语音识别、光学识别、人脸识别等信息化识别和检索技术，构建综合化、融合化、可兼容的综合智能服务系统，实现检索内容的全覆盖，将其有效应用于档案资源开发与教学服务的具体实践中。

5.提高教学档案工作人员的素质

高校教学档案的规范化管理，需要一支高素质的档案管理队伍，这也是提升教学服务质量的组织保障。对此，高校档案管理部门要重视档案工作人员的培训工作，培养出政治素质过硬、业务能力和协调能力强、具有较高信息化素质的档案管理专业人才[6]。尤其是在信息化素质和教学服务能力的培养上，高校要加强专项培训，并做好后续的教学评估和激励工作，拓宽教学档案管理人员的晋升空间，这样才能充分发挥档案管理人员的工作积极性和主观能动性，变被动的教学服务为主动的教学服务。此外，对于在教学档案规范化管理以及服务教学中出现的新情况、新问题，教学档案管理部门以及工作人员要及时加强沟通交流，不断优化人才队伍结构和教学服务流程，为高校教学质量和教学水平的提升作出应有的贡献。

综上所述，人工智能在高校档案管理工作中的应用优势和应用前景都是非常明显的，既可以节约大量的人力、物力，提高档案管理工作的效率和质量，又能让档案管理工作不再枯燥乏味，为档案资源的开发和利用奠定良好的基础。因此，在未来高校档案管理工作中，一方面可以更加便捷地收集音视频等电子化的档案资源，另一方面可以通过人工智能技术实现档案管理工作的高效与便捷。但需要注意的是，人工智能在高校档案管理中的应用，需要积极解决专业人才短缺、前期投入较大以及信息安全等问题，逐步制定基于人工智能的高校档案智慧管理策略，这样才能使人工智能技术在高校档案管理工作中发挥更大的作用和效能。

参考文献：

[1]陈会明，史爱丽，王宁，金文光.人工智能在档案工作中的应用实践与挑战———以北京市市场监督管理局为例[J].档案与建设，2019（07）：53-56.

[2]何素敏，崔隽.以教学档案的规范化管理提升教学服务质量[J].教育教学论坛，2021（37）：13-16.

[3]李敏，沈香溫，丁金光.信息化背景下高校教学档案管理及开发利用[J].教育理论与实践，2019（21）：44-46.

[4]李野.大数据背景下高校教学档案管理探析[J].大学，2021（14）： 37-39.

[5]程妍妍，宋莹，郑伽.国外档案工作与人工智能：潜力和挑战[J].中国档案，2022（08）：78-80.

[6]高玉梅.基于大数据、云技术、人工智能等新技术发展的档案信息技术发展与创新[J].陕西档案，2021（06）：31-33.

Discuss on Improving the Quality of Teaching Services through Standardized Management of Teaching Archives

Kang Chuchu

（Jilin Normal University， Siping 136000， China）

Abstract： In the process of teaching reform in universities， teaching archives play a very important role and function， especially with the construction and implementation of mixed online and offline teaching models， the types of teaching archive information are becoming increasingly diverse. Only by ensuring its standardized management can the quality of teaching services be continuously improved. On the basis of analyzing the practical significance of standardized management of teaching archives in improving the quality of teaching services， and combining with the prominent problems in the current management of teaching archives in universities， the article explores the countermeasures for improving the quality of teaching services through standardized management of archives.

Key words： universityarchives；archivesmanagement；standardized management； teachingservicequality