传媒中心档案管理的重要性及优化策略分析

文/滨州市新闻传媒中心 马建伟

一、传媒中心档案管理的重要性

随着国内新媒体的广泛运用，现代传媒中心的运行方式有所变化，所以应注重传统媒体行业对于新媒体的交汇融合，促进当前信息传播的广泛性，同时满足人们对于网络信息的数据获取，将现代的纸质档案资料转换为电子档案，并做好收集、整合、分类、归档等工作，将电子档案资料丰富化，并有效解决现代工作问题，进而为日常的工作质量、运营决策、人事变动等方面提供参考资料[1]。因此，做好电子档案工作尤为重要。

二、传媒中心档案管理现状

（一）重视程度不足。在现代档案信息管理中，很多工作人员只是把目前的数字媒体技术当作一个常规的档案数据传递工作，这极大地影响了档案管理工作的进步、管理手段的发展和管理技术的创新。目前，我国高校档案工作中普遍存在着“仅采用或仅采用信息技术”的错误认识，造成了高校档案工作中对档案工作的关注不够[2]。所以，在现代数字媒体的具体应用过程中，因为现代人为理念导致的思维偏差非常严重，这妨碍了现代化档案信息管理工作的良性发展，给信息化工作的开展带来了一些不利的影响。同时，部分领导对档案信息管理数字媒体工作的开展不够重视，对档案的管理还处于人工的状态，这就造成了档案归档困难、查找困难、效率低下等问题。同时，对档案的使用效率也不够高，基层档案馆的数字化建设尚未完全展开。

（二）缺乏长远的计划考虑。信息化时代已经发展到了白热化的程度，数字化转型已经成为必然，但是，这并不是一朝一夕的事情，而是一个持续更新的过程，是一个伴随着社会、科学技术的发展而持续发展、进步的过程。然而，在档案的具体管理实践中，很多单位的信息化工作还处在初级阶段，对数字媒体的应用才刚刚起步，并没有形成一个完整的管理方法，同时，对数字媒体中心的档案信息管理工作也缺少一些战略性的考虑，没有对现代档案信息化的推进进行规划，如果还停留在落后的管理体制中，没有按照现实的档案管理行为制定一套精准的、完整的档案管理机制，这将会对档案信息化的后续工作造成极大的影响[3]。这就需要我们把发展和使用数据资源作为推进档案馆工作变革的重点。为此，需要在软硬件环境、规章制度、安全技术等多个领域开展深入的研究，不断更新系统，并将其与其他公司和管理部门的信息平台相结合，从而使之更好地适应社会经济发展的需要。建立较为健全的档案保护制度，使档案保护与使用工作达到“三赢”的目的。

（三）有限资源开发力度不足。长久以来，广大人民群众对档案资源的使用认识不足。目前，我国的高校图书馆大多还处在“非电子化”“非数字化”“非网络化”和“非规范化”的阶段。然而，面对新媒体技术的发展，传统的室藏档案已不能满足当代人们对档案资源的需要，同时，对档案资源的开发也存在一些限制，使得后续的资源开发也会受到限制，从而造成档案管理的信息化水平不高，还有一些档案资源的开发方案还处在筹备状态，尚未进行具体的行动，这就造成了档案不能在数字媒介中提供更加丰富的档案数据，从而影响了档案所具有的各种服务工作[4]。随着我国档案业的发展，档案信息的泄漏、被盗等现象时有发生，对档案馆的管理工作造成了很大的影响。而传统的数据共享平台因其高度集中而不能确保其信息的完全安全性，容易造成信息泄漏，从而导致了极其严重的后果。

三、优化传媒中心档案管理的策略

（一）加强档案数字化管理，推进档案信息化建设。档案工作中最基本的一项是文秘工作，要充分利用计算机技术、缩微复制技术、光盘技术等现代科技，为档案资料的存储、管理、利用等方面提供新设备和新方法。其中，文秘工作的好坏直接关系到高校档案工作的质量和效果。因此，必须从三个方面着手：第一，完善、规范信息化环境下的档案工作流程，以满足档案工作的要求；第二，根据文档的工作过程，对文档信息管理系统的软件进行功能设计；第三，要在信息化方面构建健全的内控体系，以保证档案的安全性。为此，为适应新时代档案管理工作的要求，可利用电脑可以实现文件登记，并按批办顺序在局域网范围内逐个分发，预先设置催办时间。对于不能按时返回并传递文件的，催办程序将给承办人发送有关信息，提示其要及时阅读文件，并在对文件的处理完毕后进行预先立卷整理，以缓解档案管理人员的工作压力。在这种情况下，文档的产生、存储和读取方式都会有很大的改变。例如，在文档的起草和签发、催办和归档等过程中，都采用了信息化的管理方法，而文档中包含的大部分文档都是数字化的，因此，在电脑中建立一个文档管理数据库，将归档后的文档扫描并保存在电脑中，并对资料进行定期地总结和分析，这样既便于查找，又能大大提高工作效率[5]。此时，档案采取数字电子载体的形式，不但方便快捷，同时具备保存便利的优点，并可利用数字载体来进行资料的采集、筛选、保存、利用等全方位的控制，进而提升档案管理的精细化水平。

计算机网络的广泛应用以及电子文档的出现，从根本上改变了传统的档案管理方式，扩大了档案的覆盖面与开放性。文件存储的体系结构通常包括在线存储和离线海量存储，不同的存储方式因为结构的差异，在具体的性能和应用等方面也存在差异。其中，联机存取与电脑记忆体类似，把常用的媒体资料存放于大型的磁带或光碟存取库，可便于工作人员随时查阅。

（二）完善档案传播策略，提高社会对档案的认识。在信息传播越来越普遍的今天，相关领域需要认识到使用信息数据的意义，并对之加以整理、总结与应用，从而较好地解决现实问题，促进产业的科学发展。进一步地完善和提高档案事业的宣传手段，做好对档案事业的宣传，增强档案事业的公众知晓度、参与性、业主满意度，从而提高档案事业在党委、政府全局工作中的影响力，增强档案事业的社会知名度。新闻媒介中心应把握新闻媒介的特点，深刻理解新闻媒介的重要性，并在此基础上更好地发挥新闻媒介的功能，保证新闻媒介的信息安全。要加强电子文档的保密性管理，实现电子文件的保密管理规范化和合理化，保证机密等级的文件资料的安全，就要有很强的保密观念，认识到自身工作的重要性，要统筹规划、合理布局、严格管理，因此，我们要加强对电子文档的保密性的认识，提高其保密性。

例如，提高《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》的普及性，可以邀请相关专家来做一场关于文件保密的讲座，并请专业人员开展关于文件保密的知识培训，逐步增强文件管理人员的法律意识和保密意识，同时也可以转变其工作理念，更加关注自己的工作，进一步加强对电子文件的保密管理，为科学合理的管理提供有利条件。尤其是在涉密文件、资料的利用与管理方面，要在满足工作需要的前提下，注重对国家机密的保护，以免工作失当或疏忽，给国家机密的安全带来威胁。特别是，在存储涉密数字化文件资料的存储设备上，要有专门的专机，不能随便将其插入到可移动的存储媒体中，要对其进行定期的检查，并严格遵守批准流程，以保证数据的安全性。

在新媒体环境下，档案管理人员可以采用以新媒体为核心载体，进行多样化的档案信息传播，这不但能提升档案信息宣传的工作效率，还可以有效地降低宣传成本，便利档案信息在不同渠道的快速传递。首先，新媒介为档案馆提供的公共信息服务，其最大的特点就是方便快捷，可以为档案馆节约公共信息服务的成本。其次，与传统的媒介相比，新媒介的信息传播方式要更加多元化，而且使用新媒介的方式可以让使用者从多种途径获得档案资料，同时也可以提高其对档案文化宣传的兴趣，增加其对档案历史了解的乐趣。再次，借助新媒介工具，档案行政部门还应该充分利用网络知识宣传公共平台的功能，对自定义菜单进行更深层次的发掘，以推动档案宣教服务工作多角度、多方面展开。例如，在档案宣传微信公众号上，对档案检索项目进行合理的设计，并通过网络平台的搜索、查询等功能，以吸纳更多的档案知识需求者。此外，新媒体还能推动各单位间的合作，重视信息的交流与分享，使信息资源的价值最大化。档案管理部门要对各个岗位进行明确的分工，科学地制定出一套与自己单位相适应的宣传档案方案，并指导档案宣传人员采用多种形式来进行档案宣传，让使用者能够从各种途径获得档案信息，从而进一步提高档案工作在媒体中心全局工作中的地位，提高档案工作的社会影响力。

（三）建立一体化的档案管理体系，提高档案工作的专业化程度。“双套制”是一种新的发展趋势，它要求企业既要做好广播电视系统的传统存档媒体，又要做好全面数字化后的电子文件。一方面，就广播电视的传统工作而言，它主要是以一种实体的形式进行播放，例如，VCD 等。另一方面，在数字建设方面，其利用云平台、大数据等技术，把有关信息上传到电脑和云数据存储上。基于此，可在以下方面做进行改进：一是利用“云”的方式，逐渐扩大广电总局的存档种类，并对所存档的数据加以技术限制，确保其不可被修改；第二，针对光盘这样的存储媒体，采用M-Disc 光盘，用无机材料做数据层，按照概率模型计算，它的使用寿命会更长，能同时满足短时和长时文件的存储需求；第三，SSD 的寿命取决于读取的次数和读取的数据量，因此，媒体文件备份存储的寿命是非常长的，可以充分保证文件的时效性。媒体中心的文件管理体系以网络为基础，而网络的宽频化则是媒体资料传递效能的重要保障，它的工作原理是将原始资料在转码或收集时，分别进行编码，将资料分为低质量、低码流和高质量，方便后期处理[6]。

目前，针对双层网的最常用的保护方式是采用冗余保护，即在双层网的基础上，再对双层网进行两次保护。为了使媒体中心的电子文档保密工作有法可依、规范化、合理化，需要一个健全的管理系统。所以，要使电子文档的保密性能得到充分提高，就必须正视其存在的制度问题。这就需要工作人员清楚地了解与文件保密相关的法律法规，了解文件管理工作的实施，并利用现代的电子技术，完善文件管理系统，提高文件工作的效率。尤其是文件的保密管理，全面了解媒体中心档案资源的使用情况，并制定一系列系统化的档案管理办法，尤其要健全档案的保密管理条例，明确管理主体、管理职责、管理范围、管理细则等，以统一、规范的方式引导，推动电子档案的保密管理有针对性、有效率地实施，对机密等级的档案资料的查阅与利用等实行严格管控，避免涉密电子文件的复印与利用。同时，可以要求相关技术人员对计算机系统进行升级，对安全防护技术进行更新，提高计算机系统的安全防护，防止计算机系统受到攻击，导致保密等级文件信息的丢失和损坏。应加大对档案资源保护装备的投资力度，进一步细化和规范化档案管理工作。

四、结语

总体而言，媒体中心档案管理的优化应该把信息化管理、合理地进行档案宣传工作以及提高档案整体管理水平作为重点，把档案信息化建设作为主要目的，构建并完善档案管理系统，让档案管理工作变得更全面、更完备。在此基础上，加强对文件的管理，使文件的管理更加规范化、科学化，更好地适应媒体中心改革发展的要求，促进媒体中心文件的可持续发展。