浅谈企业标准有效性的管理与控制

摘 要：标准是企业标准体系的重要组成部分，是企业进行设计、科研、生产、施工、调试、验收等技术管理活动必须遵循的依据和准则，也是企业质量管理体系必须的受控文件。做好标准有效性的管理与控制，防止失效、废止标准的非预期使用，是企业产品和服务质量的保证。如何对标准进行动态管理并方便员工查阅获取，以确保标准的有效性、先进性和适用性，一直是质量管理中的棘手问题。本文从实践出发，分析标准有效性的管理内容，针对标准有效性管理中存在的问题探讨改进的途径和方法。

关键词：标准，有效性，质量管理

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.04.016

Discussion on the Management and Control of Enterprise Standards Effectiveness

FANG Jue

（Huadian Electric Power Research Institute Co.， Ltd.）

Abstract： Standard is an important part of the enterprise standards system， the basis and criteria that the enterprise must follow in the design， scientifi c research， production， construction， commissioning， acceptance and other technical management activities， and the essential controlled documents in the enterprise quality management system. To ensure the quality of enterprise products and services， it is necessary to manage and control the effectiveness of standards and prevent the unintended use of invalid and repealed standards. How to dynamically manage standards and facilitate employees access to them to ensure the effectiveness， advancement and applicability of standards has always been a thorny issue in quality management. This paper， starting from practice， analyzes the management content of standards effectiveness and discusses the ways and methods for improvement in view of the existing problems in standards effectiveness management.

Keywords： standards， effectiveness， quality management

1 引 言

GB/T 20000.1-2014《標准化工作指南 第1部分：标准化和相关活动的通用术语》中对标准的定义是：通过标准化活动，按照规定的程序经协商一致制定，为各种活动或其结果提供规则、指南或特性，供共同使用和重复使用的文件[1]。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。按照标准覆盖范围，可分为国际标准、区域标准、国家标准、行业标准、地方标准、团体标准、企业标准等。

在《质量管理体系 要求》（GB/T 19001-2016/ ISO 9001：2015）7.5.3“成文信息的控制”条款中要求：对于标准应进行适当识别，并予以控制，以确保其有效性、先进性和适用性[2]。在实际工作中，由于标准构成复杂且数量庞大，标准使用需求和类型存在差异，且随着我国标准制修订机制改革，标准复审周期大大缩短。标准更新幅度增大，增加了标准的搜集、查新、查阅、下载和共享难度。在这种情况下，使用者如果没能及时对标准进行查新和确认，掌握最新的标准信息动态，仍然按照过期失效的标准进行产品设计、组织生产、检验验收等活动，那么提供的产品和服务就没有质量保证，这样必然会给整个社会带来巨大隐患，将会对人民的生命财产和人身安全带来严重威胁。如何有效地对标准进行管理和控制，应得到企业的重视，也值得做深入细致的研究和讨论。

2 标准有效性的管理内容

企业应制定适用于本单位的标准有效性管理程序，确定标准的归口管理部门和负责标准获取、识别、更新并传递信息的部门，规定企业各部门各级人员的职责，对相关标准实施受控管理，并应通过有效的渠道，对在用的标准进行动态跟踪和定期查新，以确保使用标准的最新有效版本。标准有效性的管理工作主要包括标准收集、查新、提供和利用。

2.1 标准收集

企业的标准主要通过外购、标准化信息网络，同行业的交换、复制或向合作方索取等方法进行收集。

标准的收集要从企业的实际出发，以企业的需求为重点，由标准管理部门统一组织各部门按照设计、科研、生产、施工、调试、验收等技术管理活动必须遵循的依据和准则进行收集，并进行分类整理，形成有效标准清单汇总表，包括标准编号、标准名称、标准类别、标准状态、作废日期、控制状态等信息。

2.2 标准查新

各类标准文本随着生产和管理水平的提高，需要不断地被修订、代替、废止。由于标准作废、代替的信息非常多，所以应定期对相关标准的有效性进行查新，确保标准文本现行有效。

（1）标准有效性的管理措施

标准管理部门定期在局域网上更新补充标准有效清单，确保各部门能够及时领取、更换、使用现行有效的标准文本。密切关注标准作废发布信息推送，及时与标准使用人员进行有效沟通，确保标准及时变更并得到正确使用。

（2）标准信息的获取渠道

掌握标准发布渠道，从源头上对标准的有效性进行控制。可通过上级发文通知、订阅标准化报刊和权威机构出版的标准目录、参加各级标准信息机构活动与同行交流沟通等获取标准信息。近年来，国家积极推进建设标准免费公开系统，为广大企业、消费者实施应用标准提供了更加便捷高效的服务。企业可运用互联网通过各种权威标准信息网进行查询，可以更直接、有效、及时地获取大量标准信息。本人对部分常用的国家、行业标准权威专业机构网站进行了收集和整理，并对各网站适用标准类型、操作功能说明进行了分析整理，如表1所示。

（3）查新途径优劣势比较分析

标准查新方式一般分为人工查新和系统查新，人工查新优势在于免费、操作简单，劣势在于标准信息分散，需要根据标准类型人工登录各个相应网站查询下载，适用于标准种类和数量较少的情况。系统查新需登录已注册账号才能使用标准全部功能，优势在于能够通过标准导入建立企业标准库对标准进行跟踪管理，系统能够自动查新和推送信息，劣势在于需要设置各级用户权限、标准下载数量受限且收费较高，适用于标准种类多、数量多的情况。

2.3 标准的提供和利用

（1）局域网上提供标准的电子版供企业各部门下载使用。在网络环境下，同一份电子版标准实现资源共享，从而有效地提高利用率。

（2）标准管理部门不定期地发布标准信息通报，及时将标准的收集整理情况通报给相关部门。

（3）各标准使用部门应及时反馈标准使用需求，保证部门有效标准清单动态更新，同时做好部门标准受控、现行有效和废止的印章标识，及时回收作废标准，防止工作中误用。

3 标准有效性控制的改进实践

3.1 标准有效性管理存在的问题

日常標准有效性管理中主要存在以下问题：

（1）标准门类复杂且数量庞大，使用人员分散，人工查新频次低，查新时间滞后且容易出现遗漏；

（2）各类标准网站良莠不齐，标准来源多样不易保证准确性；

（3）标准使用人员对标准编号、标准名称等使用不规范；

（4）标准电子文本获取难度较大，标准纸质文本重复采购；

（5）引用标准变更后，未及时对相关的企业作业指导书、原始记录、技术管理标准等受控文件进行评审和修订。

3.2 标准有效性改进途径和方法

为加强标准的有效性和规范性管理，满足质量体系中标准管理要求和专业技术管理人员标准使用的实际需求，通过以下方法进行了改进，提高了企业标准管理水平：

（1）调研各类标准化网站和专业标准化机构，结合数字化和信息化大趋势，对现有标准管理流程进行了梳理优化，明确了标准管理部门和标准管理人员职责，统一组织各部门收集标准清单，并进行分类整理。

（2）引进浙江省方大标准信息有限公司开发的“标准动态管理系统”，并结合办公自动化系统建立符合工作实际的标准库，实现了标准自动查新、标准变化信息推送功能、标准清单分类导出、标准文本下载（下载文本带有水印，且单个标准下载次数不受限制）、通知管理员新增标准等功能，保证了各类技术管理人员方便快捷地获取标准的现行有效的电子文本，提高了标准使用效率和标准有效性。

（3）建立引用标准和相关作业指导书、原始记录、技术管理标准等受控文件的动态关联，当标准库的标准修订、作废时，系统可自动推送信息到标准管理人员，提醒发起标准变更评审，若新标准与原标准相比有实质性变化则进一步提醒发起文件修订流程，提高了受控文件评审和修订的及时性。

4 结 语

标准有效性是保证企业产品和服务质量的有力保障，加强标准有效性的管理与控制，便于员工检索、查询、文本获取，提高了标准使用效率和标准有效性，确保了采用标准现行有效，既能够提高标准化工作快速反应能力，为企业的研发、设计、生产、服务及时提供先进的标准支撑，又促进了产品和服务的创新，产品技术含量的提高，管理服务水平的提升，对企业的发展都将产生积极的作用和影响。

参考文献

[1]标准化工作指南 第1部分：标准化和相关活动的通用术语：GB/ T 20000.1-2014[S].

[2]质量管理体系 要求：GB/T 19001-2016/ISO 9001：2015[S].

[3]孔静波.技术标准在企业中的管理和有效性控制[J].机械工业标准化与质量，2013（2）：40-42.

[4]陆黎艳.浅谈实验室用技术标准有效性控制[J].中华居民，2012（3）：46.

作者简介

房珏，本科，工程师，研究方向为企业质量管理。

（责任编辑：张瑞洋）