“双一流”建设背景下高校档案馆发展策略研究

■刘大巧

党中央、国务院作出建设世界一流大学和一流学科的重大战略决策，是我国高等教育发展史上一个具有里程碑意义的重大战略举措，这将提升我国高等教育综合实力和国际竞争力，为实现“两个百年”奋斗目标和中国梦提供有力支撑。这同样为“双一流”高校档案馆建设提出了新目标、新标准、新要求。高校在科学研究管理和实践活动中形成了内容丰富、数量巨大、价值珍贵的高校档案，其内容涵盖教学、科研、基本建设等管理活动。在“双一流”战略背景下，高校档案馆应为高校“双一流”建设提供源源不断的智力支持，为师资建设、人才培养、科学研究、文化传承提供智库信息。

一、“双一流”建设背景下高校档案馆发展新使命

（一）高校档案馆再添新职责

实施高校综合改革是统筹推进“双一流”建设的关键。高校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供档案利用的事业机构。高校档案是学校学科建设、人才培养和科学研究的生动记录，为展示学校办学优势和办学特色，总结“双一流”建设的经验和教训，评价“双一流”建设成就和质量，提供真实、可靠的材料[1]。档案工作改革是高校综合改革的组成部分，在“双一流”建设背景下，高校档案馆应主动融入高校综合改革体系，始终围绕高校发展的中心工作，成为促进高校治理和推动高校学科发展、人才培养、科研发展、对外交流和文化传播的智库阵地[2]。高校档案馆不仅需要做好高校核心信息保管，还应在高校信息公开和高校服务社会中扮演更加重要的角色，把档案工作与“双一流”建设有机结合起来，提升服务能力，充分发挥档案存史、资政、育人的作用，充分激发档案工作创新与服务能力，推动一流大学和一流学科建设。

（二）档案资源建设要求更全面

高校档案是学校办学历程的真实写照，是学校教学、科研、学科发展、人才培养、管理模式等工作成果、经验的总结、凝练与积淀，展现了高校建校、发展、壮大的历程。高校档案是传承学校文化的重要载体，也是建设优秀高校文化的宝贵资源。“双一流”建设既包括学科建设、教学科研、人才队伍、师资培养等中心工作，也包括办学档案、图书资料、基础设施等在内的基础性工作。“一流大学”的建设既需要中心工作的加强和提升，也需要包括档案在内等基础工作的加强和提升[3]。“一流大学”档案馆需要建设完善的档案资源体系和最优的档案资源结构，以凸显“双一流”高校档案馆的内涵。在档案资源建设方面，除了加强常规档案的资源建设外，还需着重加强反映高校教学科研、学科建设、人才队伍建设等涉及本校办学特色、历史文化方面的档案资源建设[4]，既可保存这些方面高校发展的历史，实现档案“存史”的功用，也可通过开发利用这些档案助推一流大学、一流学科的建设，实现档案“资政”“育人”的功用。

（三）获取档案信息要求更精准更快速

“双一流”建设对高校档案工作提出了新的挑战。一方面，高校学科建设、师资队伍及拔尖创新人才培养、科研成果转化、优秀文化传承等将成为学校工作的重点；另一方面，“双一流”建设推进以及考核评价的过程，必然需要档案工作实时跟进，并对获取档案信息提出更精准、更快速的要求。对任何一所高校而言，“双一流”建设都面临时间紧、任务重、标准高、要求严的挑战。高校档案馆作为高校主要信息的聚集地，重要职能之一就是积极融入学校“双一流”建设的浪潮中，加强档案资源建设，改善档案工作条件，为一流大学、一流学科建设提供快速、精准的档案信息服务。

（四）档案服务方式与内容需创新

此前，国务院印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，教育部、财政部、国家发改委等三个部委印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法（暂行）》，两大文件对一流大学、一流学科的建设目标、遴选条件和程序、支持和管理方式、建设周期等方面提出了明确规定，并要求高校统筹资源，破除体制机制障碍，推进综合改革，切实提高建设绩效等。各个高校在推动“双一流”建设过程中，必然对档案工作提出相应的新目标和高要求，必不可少的需要档案服务的方式和内容要与“双一流”建设同步推进，为“双一流”建设提供高效的档案支持和高标准服务。除开展常规的档案利用服务外，档案馆要积极根据学校改革发展的变化，改善档案服务的硬件与软件设施，积极提供档案信息服务。

二、“双一流”建设背景下高校档案馆的发展问题及原因分析

（一）在学校发展中定位模糊和功能缺位

高校档案是高校办学、科学研究、人才培养、学科建设、对外交流的原始记录，主要发挥以下作用：一是为机关工作提供查考凭证；二是为科学研究提供可靠资料；三是维护集体及个人权益的法律书证。受传统思想认识的局限性等因素的影响，高校档案管理工作一度被认为是一种缺乏技术含量、纯粹机械的档案采集与整理过程。许多部门或领导不重视档案工作，将档案视为主业外的附属工作，档案及档案工作的地位未得到充分重视，档案工作始终处于附庸地位。

“双一流”建设的目标、任务都要求高校推动综合改革，由于外部对高校档案工作不了解、不重视，部分高校对档案工作认识不足，对档案资源价值和作用认识不到位，未能将档案馆的发展纳入学校整体改革中，对档案馆及档案工作资金投入不足。更有甚者，部分高校完全模糊了高校档案工作的定位，将档案馆设置成图书馆的二级部门，使得档案馆及档案工作在促进“双一流”建设时未能发挥出最大功效。

（二）档案资源建设馆藏不足

就高校档案资源建设的现状而言，普遍存在馆藏不足的情况，在档案资源方面收集和保存不平衡的现象明显。主要体现在两个方面，首先是文书类、学籍类、财会类、基建类、科研项目类等档案收集和保存相对完整，而比如学术类、教学过程类、科学研究类、人物类等档案则明显不足。其次是一般性档案馆藏相对丰富，专题及专业类档案则明显不足，比如学科建设类、专题工作类、专项成果类、先进典型及校友类等档案普遍比较缺乏。

究其原因，一是高校档案资源建设普遍缺乏中长期发展规划，尚未形成明确目标，没有科学的指导思想和建设原则，导致档案事业发展及档案收集缺乏基本遵循；二是档案工作大多不被关注，不受重视，没有上升到学校发展的战略层面，关注度、支持程度不高；三是专业人员匮乏，部门档案员事务繁杂，档案保管空间狭窄，档案工作往往处于应急状态，档案收集、归档不及时，档案整理质量未能保证，导致大量办学育人档案散失。

（三）档案资源利用现代化水平较低

当前高校档案利用主要存在三种方式：一为直接提供档案复制件，这是目前高校档案利用最多的方式。一般采用复印加盖公章的方式，为查档用户提供档案复制件，实现档案凭证价值或情报价值；二为阅览和摘录，即档案利用者在档案馆（室）内专设的阅览室、接待室等场所查阅或摘录其所需要的档案原件、档案复制件、档案缩微品或档案数字化件；三为提供档案咨询，多为通过电话或现场咨询，为利用者提供档案利用的咨询服务。

当前，高校档案馆普遍存在档案查阅手段传统、在档案利用的专题性及深度开发上欠缺、档案利用率低、对“双一流”建设的支持和服务有限等问题。究其原因，一是多数高校档案信息化建设水平较低，馆藏档案数字化率不高，进馆档案仍主要是纸质档案，为手工查阅或检索档案信息为主的查阅方式，使档案资源难以实现高效、便捷的利用。二是部分高校不同类别的档案没有实现专业规划的管理利用，例如未建校史馆、展览馆，诸如字画、奖牌、印章、手稿等档案无法展示，只能闲置于库房。三是缺乏专业技术人员，档案管理水平落后，服务工作专业化程度偏低均制约了档案管理和服务质量的提升。四是部分高校缺乏自身办学特点的特色档案，致使高校档案资源建设同质化现象明显。

（四）数字化档案建设能力不足

目前，众多高校在档案数字化方面主要存在两方面的问题：一方面高校档案馆藏档案数字化建设不均衡。部分高校采用档案馆内部扫描的方式，数字化进程慢，馆藏档案数字化率低，而部分高校采用外包数字化的方式，数字化进程快，但费用高昂。另一方面，进馆档案仍以纸质档案为主，且每年进馆档案数量递增，导致实现馆藏档案全部数字化困难重重，数字档案馆建设进程推进缓慢。在档案网站建设上，各大高校档案馆基本都有自己的网站，在功能上，网站更多的是宣传档案、档案工作及档案馆的作用，仅部分高校档案网站开放了档案目录，基本未能实现在网站提供档案利用。档案信息化建设水平低影响了档案工作及档案服务的效率。

（五）档案管理的主动性和创造性不强

在现实工作中，档案工作仍具有一定的被动性。在归档方面，部门档案员往往是兼职做档案工作，由于业务工作繁忙，在档案收集、分类、整理上往往存在疲于应付或力不从心的情况。同时，由于缺乏必要的激励机制，档案人员的主动性、积极性不高，档案在归档、数字化、查阅、开发利用、宣传推介方面仍存在一定的被动性，主要表现为满足于做好眼前工作，缺乏主动创新精神及工作长远规划。这均与新定位下档案建设与服务的要求相差甚远，与高校“双一流”建设的目标和要求相悖。

三、“双一流”建设背景下高校档案馆的角色和功能定位

高校在构建一流大学和一流学科中，需进行综合性改革，档案馆的发展也应纳入学校综合改革体系中，激发档案馆内部的竞争意识与危机意识，内外兼施，共同促进档案馆的发展。首先，进一步夯实服务高校研究和教育职能，全面做好学术研究支撑，推动学术研究和交流，提升档案馆的管理和服务水平。同时，利用好档案数字化、虚拟展览、多媒体教育资源、数据挖掘、人工智能等新技术，促进档案资源进一步开发利用，满足学术、文化和教育需求，提升公众档案文化素养。此外，将高校档案馆的改革与发展纳入学校综合改革体系中。在学校综合改革体系中，只有档案馆找准定位，明确自身功能职责，改善高校档案治理模式，才能创建一流档案馆和一流档案管理，助力高校“双一流”建设。

（一）高校档案馆服务好“双一流”建设

学科建设是高等学校综合实力和办学水平的重要标志，也是“双一流”建设的核心内容之一。学科建设档案系统是高校学科形成、发展历程的真实记录，通过该系统可以对学科发展历史和现状进行系统性梳理，总结建设过程中的经验和教训，为学科的持续发展和建设一流学科提供有价值的参考资料。长期以来，档案馆重视收集学校管理类档案，学科建设、专业发展等专题性档案存在严重的缺失。当需要梳理学科建设史、专业发展史，或教学评估需要查询学科建设档案时，常面临档案馆无相关档案，系里或学院档案零散的现状。在一流大学与一流学科建设目标的引导下，档案馆应利用好档案数字化、虚拟展览、多媒体教育资源、数据挖掘、人工智能等新技术，加强学科建设档案的收集归档和利用服务工作，找准档案在学科建设中的发力点，提升学科建设水平，使档案工作真正能推动高校一流学科建设。

（二）高校档案馆要保障好一流科学研究

科学研究是高校的另一项主要内容，科学研究水平高低是高校综合实力的重要体现。科学研究档案记载了高校各类科研活动的过程和成果，是开展科学研究的重要参考和学习基础。通过继承和借鉴前人的研究成果，有助于了解某专业领域的研究进展和前人成果，实现在此基础上的创新性研究。高校科研档案多为科研项目档案，其他类别的科研档案归档较少。另一方面，由于科研项目档案的隐私性和机密性，科研档案多为本项目组成员使用，且多为申报成果奖或项目审计时查找，科研档案的利用率低。科学研究水平是“双一流”建设的重要指标，加强科研档案资源建设，做好科研档案的提供利用，有助于推动高校科学研究水平迈向新的台阶。

（三）高校档案馆要助力好一流人才培养与管理

高等教育作为国家人才培养和科技创新发展的重要基石，首轮“双一流”建设取得了积极成效，改革发展进展显著。然而，高校高层次创新人才的供给能力仍需提高，服务国家战略需求的精准度有待加强，资源配置机制亟待优化完善。基于首轮建设所取得的成果和存在的不足，第二轮“双一流”建设工作正在加速推进。高校档案馆的教学档案记录着高校在专业设置、招生就业、教学安排等方面的详细信息，高校教学档案作为高等教育发展过程中积累的宝贵资源，应充分挖掘其中的信息，充分利用详尽的教学档案资料，不断深化教学改革，提升教学水平和质量，推动教学管理的优化和效率的提高，为社会培养出更多高层次创新人才。

（四）高校档案馆要传播好一流大学的文化精神

校园文化是在高校特定环境中经过长期积累形成和发展起来的文化，是高校软实力的重要体现。《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》明确将“传承创新优秀文化”作为五项改革任务之一，这表明大学肩负着继承和发扬优秀文化的重要使命。一流大学必定有一流的校园文化。高校档案馆作为学校历史与大学精神的根基和源泉，应该在打造高校记忆资源库、构建独特校园文化、培养高校文化自觉以及扩大学校社会影响力等方面发挥其应有的作用。高校档案馆应充分发挥其作用，以开展专题档案编研、举办校园文化展览、档案文创产品、宣传档案文化等活动为手段，通过多种方式传播“一流大学”的文化精神，构建和丰富高校文化底蕴，培养高校师生文化自觉，构建和传播高校校园文化，提升学校社会影响力。

四、“双一流”建设背景下高校档案馆发展路径

（一）明确档案馆的定位和功能

一流的大学需要一流的档案馆。高校档案馆既是学校内部管理部门，又是永久保存档案的机构。高校档案馆是学校信息获取、保管、公开与利用的综合性信息管理和服务机构，既充当着学校的文件管理中心，也是校务信息公开平台，也是校园文化传播的核心节点，高校档案馆承担着服务校园建设和服务社会的责任。

为实现这一目标，高校档案馆要重点做好四个方面的定位，一是定位成学校历史和文化遗产保护中心，充分发掘资源，通过展览、出版等开展弘扬学校历史文化。二是打造学术研究基地，为师生校史、教育史、地方史、科技档案等研究提供资料保障和研究场所。三是努力将高校档案馆建设成社会服务平台，面向社会开放，开展地方志编纂、家谱研究、文物保护等方面研究，形成本校特色。四是定位成数字化管理和现代化建设示范点，借助数字化发展技术，提升数字化管理和服务水平，增强资源共享能力。总之，为实现一流大学和一流学科的建设目标，一方面，档案馆要积极融入学校“双一流”建设中，明确自身定位和功能[5]；另一方面，学校要将档案馆融入综合改革体系中，让档案馆充分发挥高校“智库”功能，为“双一流”建设服务。

（二）加快档案馆综合改革步伐

加快改革配合好高校“双一流”建设工作，档案馆要不断提升自身服务能力，加强对档案管理及档案的研究能力，建立服务型高校档案馆、研究型高校档案馆，从而为“双一流”建设提供“个性化”服务。首先，明确档案管理的目标和原则，完善档案馆档案管理制度，建立健全档案管理制度，明确档案管理各环节的制度约定，使档案工作者的工作有科学的制度，使档案工作的每一环节有统一标准，实现高校档案的有效管理。其次，制定科学合理的档案人员奖惩机制及评价体系，充分调动工作人员的主动性及积极性，进一步明确档案管理的责任。再次，加强档案管理人才队伍建设。一流大学和一流学科建设需要一流的档案管理人才[6]。既要提升档案管理人才队伍的专业性，也要加强既有人才队伍的继续教育培训，为职工继续教育提供机会与平台。最后，加强档案馆的服务水平和研究能力。“双一流”建设背景下，高校对档案工作的需求不再局限于收集档案，提供档案原件上，“双一流”建设的目标和任务，既需要档案馆建立丰富的馆藏资源，又需要档案馆提供专业的、精准的、高效的档案服务。

（三）积极构建丰富档案资源库

档案资源丰富、结构合理才能在推动“双一流”建设中发挥应有作用。这决定了各高校档案馆在构建档案资源库时，首先，除了收集常规的党群、行政、外事、教学、科研、基建等档案外，还要加强学科建设、专业发展、重大项目等专题性档案与典型性档案的收集。其次，将档案资源建设延伸到前端控制，从源头上确保档案的齐全与完整。再次，要加强特色档案资源库的建设。一流大学和一流学科建设过程中，必然会产生高校历史类、一流学科建设类、重大活动类、名人名师类等具有本校特色的档案，档案馆应在学校的教学科研管理活动中构建特色档案资源。最后，则保证收集进馆档案的质量，分类合理、整理规范、著录详细、有序存放，优化档案馆档案储备功能，实现高校档案“存史”的价值。

（四）不断提升档案信息服务能力

提升档案信息服务能力是高校“双一流”建设对档案提出的要求，各高校应加强档案信息化建设。首先，加强档案馆馆藏档案数字化，更好保护档案原件，延长档案原件的寿命，便捷档案利用。其次，拓宽利用渠道，改善利用方式，进一步提升服务能力。贯彻“以用户为中心”的理念，充分运用新媒体，积极主动为用户提供“一流”的档案服务。此外，加强档案的深层次编研开发[7]。高校档案编研开发主要集中在校史及党史方面，在专题档案、典型性档案、重大事件档案方面可加大编研开发力度。最后，加快档案编研开发，结合学校“双一流”建设的目标和要求，加强预见性和前瞻性研究，充分发挥档案馆信息传播中枢的功能。

高校档案馆作为高校的一部分，要主动承担起自身在“双一流”建设中的责任与义务，积极主动融入学校“双一流”建设的浪潮，明确自身定位和功能，深化自身改革，完善档案管理制度，加强人才队伍建设，构建丰富的档案资源库，提供精准、高效的档案信息服务，充分发挥自身作为学校文件运行管理中心、校务信息公开平台及校园文化传播核心的功能作用，更好服务于高校“双一流”建设和社会文化事业发展。