基于流程再造理论的文书档案精细化管理

摘 要：《档案法》修订后，赋予了电子文书档案与传统文书档案同等效力，单轨制、文档一体化、全生命周期理念已在文书档案管理中得到确立，这也需要相应地变革传统的文书档案管理模式。本文基于文书档案流程再造相关理论，分析了文书档案精细化管理流程再造动因，提出了“收集—整理—利用—传递”流程再造理论下文书档案精细化闭环管理，具有一定参考意义。

关键词：流程再造；文书档案；精细化管理

概述

流程再造（Process Reengineering）最早于1993年由美国Michael Hammer和James Champy在《再造企业》一书中提出，其内容就是从根本重新且彻底分析与设计程序，并管理相关变革，追求绩效。其核心是面向用户满意度的业务流程，核心思想是打破传统按职能设置部门的管理方式，取而代之地是以业务流程为中心，重新设计管理过程，追求全面最优。王玉芳（2005年）[2]在《运用流程再造原理探讨档案改革》中提出要通过流程再造解决文书档案管理中的“收集难、利用难、管理难”等“三难”问题。陈霞[3]（2006年）、陈丽[4]（2011年）提出档案馆业务流程中管理理念再造、组织结构再造、业务内容再造、管理制度再造、人员再造。本文基于文书档案流程再造相关理论，分析了文书档案精细化管理流程再造动因，提出了“收集—整理—利用—传递”流程再造理论下文书档案精细化闭环管理。

1 文书档案流程再造相关理论

1.1 全生命周期理论

全生命周期管理是在产品全生命周期管理（PLM）与服务全生命周期管理（SLM）概念基础上演化而来的一种服务型发展理念[5]。传统文件生命周期包括四个阶段，即形成阶段、使用阶段、阶段保存和永久保存。“文件—案卷—全宗”为同一事物不同阶段，是一个递进关系。在文件全生命周期基础上，又出现了电子文件全生命周期，包括概念、形成及维护三个阶段。其中，概念阶段将之前的形成阶段进行迁移，技术和档案人员搭建电子文件形成环境，形成阶段则是电子文件承办者、档案人员、技术人员按照工作流程，形成电子文件及其背景信息；维护阶段，则是技术人员、档案人员按照文书档案鉴定標准和要求，做好整理归档，并按照电子档案管理系统，做好电子文件检索、利用及备份，是电子文件产生后直至销毁或永久保存的全过程。基于全生命周期理论，无论是纸质文书档案，还是电子文书档案，自其生成至归档、维护全生命周期，有着较为清晰的管理流程。

1.2 文档一体化理论

吴宝康先生认为，图书、情报、档案管理一体化和文件管理与档案管理一体化是信息时代档案工作可以预见的发展趋势和改革方向。文档一体化的实质，就是解决长期以来困扰文书工作与档案工作脱节问题。具体来说，就是要推动从文件、档案管理机构和职能上一体化，集中处理本部门文件、档案管理工作。并且利用计算机信息技术，实现文档一体化管理。文档一体化理论认为，从现行文件到档案是一个延续统一的、前后衔接的过程。将文件与档案管理一同纳入系统工程进行质量控制。文档一体化理论体现了文件与文书档案之间的内在联系，也为文书档案管理流程再造提供了理论支撑。

1.3 业务流程重组

业务流程重组（Business Process Reengineering，BPR），最早是由美国管理学家提出，是将整个业务过程进行重新设计、定义。业务流程重组又叫再生工程、企业再造。其核心是过程管理思想或过程再造思想，将业务流程重组，将之前职能进行再分工，改变过去的运作体系以新的业务流程为基础的组织形式，实现管理机构扁平化，提升管理效率、效能。与信息时代要求相比，传统的文书档案业务流程显然需要进一步重组优化，再造其流程，以适应信息技术发展现实需要。

2 文书档案精细化管理流程再造动因

2.1 技术信息化

互联网、计算机信息技术的发展及其应用深刻地改变并影响着文书档案管理，使其业务流程也受到较大影响。计算机信息技术应用，文书档案生成自动化、传输网络化，打破了传统文书档案“信息孤岛”。计算机信息系统具有信息集成功能，也使文书档案管理的部门界线越发模糊，文书档案数据在计算机系统中输入，可多次使用，文书档案收集、整理、装订等可由档案部门一个部门完成，减少了传统文书档案管理流程中的重复性工作。根据文件保存价值将收集的文件做出是否归档，以及归档保存期限的鉴定结论。在此过程中，一些不具有保存价值的文件也一并收集，增加了工作量。信息技术应用，可直接根据文件价值作出是否收集决定，也可直接在档案管理系统中完成业务流程，减少重复工作量。因此，信息技术的应用改变了文书档案传统形态及流程，因此，需要流程再造。

2.2 管理开放化

互联网、物联网、局域网技术的应用，使文书档案管理由封闭走向更为开放的网络环境。开放的管理环境也影响了文书档案业务流程。此外，随着电子文书档案管理规范标准的出台和实施，也使得文书档案共建共享成为现实。网上电子文书档案移交、联机编目极大地简化了文书档案工作流程，文书档案分类编目的技术性成分降低，自动化编目显著提升。此外，移动互联技术应用，使文书档案在网上移交、传递及检索查询更加便捷。互联网技术应用，使文书档案处理协作性更强，文书档案信息资源、信息加工处理更加智能化。利用需求也更加多样化。因此，在此开放背景下，迫切需要进一步优化重组文书档案业务流程。

2.3 内容数字化

大数据、云计算、信息技术应用，利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理，进一步推动了档案数字化进程。文书档案数字化是指将原始纸质文字档案通过扫描、OCR（字符识别）转换成可进行计算机编辑处理的电子文档[6]。文书档案内容呈现出数字化特征，并以汉字编码形式存储于计算机，且具有可编辑功能，也使文书档案具有强大检索功能。数字技术应用需要文书档案管理部门、档案服务部门及数字技术支撑部门有机衔接。为了满足广大档案用户高效检索文书档案数字资源，需要优化文书档案数字资源管理流程，必要时，需要对业务流程进行再造。

2.4 载体多样化

网络、数字技术改变了传统的文书档案管理模式，一些发达地区已利用“3R”技术（AR：增强现实技术；VR：虚拟现实技术；MR：混合现实技术），使原本馆藏于物理现实中的文书档案进入虚拟现实，给文书档案检索呈现更加逼真的应用情境。从文书档案载体形式看，既有纸质的，也有电子的，还有数字结构，电子化、数字化、代码化文书档案占比越来越多。在此背景下，文书档案管理物质流与信息流相互依存、相互作用、相互影响，需要再造文书档案业务流程，有机融合信息流，为文书档案利用奠定扎实基础。

3 文书档案精细化管理流程再造内容

文书档案管理要认真贯彻《档案法》，坚持“统一领导、分级管理”原则，推动新时代文书档案管理流程创新性变革，基于传统文书档案管理业务流程，以及“流程再造理论”，设计文书档案管理流程精细化模型（图1）。

3.1 文书档案精细收集

将文书档案管理系统与办公OA系统、数据管理系统、业务流程系统等系统有机衔接，实现业务系统集成。按照“完整、真实、及时、规范”的原则，做好文书档案精细化收集。收集的核心是完整、真實，及时、规范是收集的保证，要按照《电子档案移交接收操作规程》《电子档案单套管理一般要求》，把好文书档案归档入口质量关，将纸质文书档案、电子文书档案规范地数字化处理，为下一环节整理奠定基础。

3.2 文书档案精细整理

整理是文书档案精细化管理的核心，也直接影响和决定着文书档案精细化管理成败。就是要严格按照《归档文件整理规则》《党政机关电子公文归档规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等行业标准，做好文书档案鉴别、分类、排序、编目、加工和装订装盒。其中鉴别，就是要从实体和程序两个方面审核待归档材料的真实性、价值性，确定保管期限。著录。则是按照文书档案著录说明，将收集到的纸质文书档案、电子文书档案信息著录到专门的文书档案管理系统，并将电子文书档案上传至系统中。排序，则根据“事由原则”，按照保管期限“永久”“30年”“10年”顺序排列。根据《文书档案归档范围和保管期限表》确定文书档案具体保管期限。装订，将确定为一“件”的文件进行重新装订，并以实体形式确定“件”的形态，电子文书档案虽然不需要实体化装订，但需要借助PDF软件等，将零散的电子文书档案进行整理。编印页码，一个文件按照一个独立页码，最后加盖归档章（或电子归档章）。

3.3 文书档案精细利用

文书档案价值在其利用，也是精细化管理效果的现实体现。文书档案业务流程再造中，也需要做好档案精细化利用。首先是规范利用。文书档案查询、检索要严格执行具体规定，落实文书档案管理部门及管理人员职责，遵守文书档案借阅制度。其次是保密利用。文书档案中涉及到的秘密信息，不得随意复印，严守秘密。再次是安全利用。无论是纸质文书档案，还是电子文书档案，都要确保其实体或信息本身安全，配备恒温机、除湿机、灭火器等，也需要安装正版防病毒软件，利用防火墙技术、数据备份技术等，确保安全。最后是便捷利用。本着人性化原则，正确处理好保密与开放利用之间关系，切实发挥文书档案精细化利用价值。

3.4 文书档案精细转递

文书档案转递是管理的重要内容，也是重要一环，坚持规范、时效和安全原则，切实推动文书档案转递更加精细高效。所谓规范，就是要确保文书档案移交、转递时信息准确、内容完整、手续完备，符合文书档案转移规范和要求，反之，不符合转递的，要及时予以补正。所谓时效，是指文件完成其文书使命后，要及时转移至档案管理部门，或者及时点击“归档”，做好电子文件的实时归档。所谓安全，是指文书档案要从实体、程序等方面，确保其安全。

3.5 文书档案精细再造

按照“收集—整理—利用—传递”的良性闭环，建立文书档案业务流程再造。其中，重心是文书档案管理系统重组、主体是文书档案资源重组、保障是文书档案组织重组、关键是文书档案重组培训。首先是要搭建文书档案一体化管理系统，运用先进技术改变传统文档脱节工作模式，使文件与档案业务工作有机融合。其次是把握信息资源结构重组。要紧紧围绕数字时代文书档案信息资源结构特征，突破部门界限，通过资源重组，实现文书档案资源信息共享。再次是做好文书档案机构重组。牢固树立文档一体化理念，从事文件起草工作人员要有归档意识，提升文件质量；档案工作者要主动做好服务，做好文件归档标准、要求的知识宣传，前延服务关口。最后是要加强重组业务培训。文书档案流程再造是一项重要变革，改变了传统的文书档案管理模式，需要做好新的业务流程运用培训，提高相关人员综合业务素能，适应再造流程下文书档案管理现实需要。

结语

文书档案精细化管理，需要对其业务流程进行再造，其核心是面向用户满意度的业务流程再造，打破传统按职能设置部门的文书档案管理方式，取而代之的是以业务流程为中心，重新设计管理过程，追求全面最优，提升文书档案管理整体水平。

参考文献

[1]储蕾.简单·实用·高效——企业文书档案管理流程优化的几点思考[J].山西档案，2010（6）：21-22.

[2]王玉芳.运用流程再造原理探讨档案改革[J].科学与管理，2005（3）：69-71.

[3]陈霞.从新木桶理论谈网络环境下档案馆业务流程重组[J].山西档案，2006（6）：26-27.

[4]陈丽.基于政府信息公开的档案馆业务流程再造[J].档案学研究，2011（3）：29-31.

[5]范薇薇.全生命周期管理视角下电子文件归档及电子档案管理研究[J].兰台内外，2023（21）：15-17.

[6]饶宗政.浅谈文书档案数字化[J].四川档案，2002（5）：33-34.

作者简介：游志高（1965— ），大专学历，三明市档案馆档案管理技师，主要从事档案管理研究。