依据《档案法》实施档案馆数字化建设研究

宁赞赞

摘 要：新《档案法》对档案管理工作提出更高要求。本文基于新《档案法》提出数字化的档案管理开放要求，结合档案馆的档案馆数字化建设现状，认清新形势下档案馆开展数字化管理工作的意义，厘清档案管理事业数字化转型发展的必然趋势和要求，提出转变档案管理工作理念、创新人才队伍建设和进一步提升档案管理服务的现代化水平的具体实现路径。

关键词：新《档案法》；档案；数字化

当下，互联网+、大数据、人工智能、5G等越来越多的高新技术深入档案管理等各个方面，催生档案管理模式产生新的变化，数字化管理成为档案馆工作的重要部分[1]。新《档案法》明确档案数字化建设在档案工作中的重要地位，档案馆应该紧紧依托国家区域数字化建设环境，增强档案信息化管理建设、推动档案资源数字化、提高数字化管理效率和水平。

1 档案馆数字化建设的重要意义

1.1 新《档案法》更加明确加强档案数字化管理建设

新《档案法》实施已两年，为档案事业发展指明了新时代发展的方向，突出了依法治档、依法归档的新要求。与原《档案法》比较，新《档案法》设专章“档案信息化建设”，提出五点新要求：第一，“三要求”。电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合理。第二，“四性检测”。确保电子档案的真实性、完整性、可用性以及安全性。第三，通过安全的网络和载体移交档案馆。第四，重要电子档案要异地备份保管。第五，电子档案与传统档案具有同等效力，可做凭证使用。要推进传统档案的数字化，原件妥善保管，档案馆要负责档案数字資源的收集、保存以及提供利用，要逐步建设数字档案馆，推进“档案信息资源共享服务平台”建设，推动档案数字资源的跨区域、跨部门共享利用。

1.2 档案管理数字化是促进档案事业发展的必要途径

1.2.1档案馆数字化管理体现网络化、数字化、无纸化的突出特点。在海量电子档案与纸质档案并存的情况下，需要档案管理工作进一步提高处理能力，强化数字化档案资源收集与存储，改变传统的以纸质档案信息的接收与整理为主的档案管理方式，有效满足档案信息化建设的整体要求，更好地服务于档案馆的档案收集、整理、统计、开发利用等各项工作[2]。

1.2.2档案馆档案数据总量大、门类广泛，是领导决策、科学技术与项目研究等项工作的重要参考依据。传统的档案工作关注实体管理，采取坐等的被动式模式。这个被动的模式不仅效率低而且会造成档案信息资源的浪费。在当今数字化管理模式下，档案馆应该利用高效的数字化优势，发挥档案信息资源的价值，更好地管好档案、服务社会。

1.2.3档案数字化是社会各方面获取信息的重要、快捷途径。随着新《档案法》的广泛宣传和贯彻落实，对我国档案工作的数字化转型将产生重要影响。以新修订档案法为依据，大力推进档案工作数字化转型的理论研究与工作实践刻不容缓。

1.3 档案数字化建设是社会和档案事业发展的必然要求

1.3.1档案数字化极大提高档案管理效能。总结近几年来档案馆的档案建设管理工作，不难发现档案管理越来越信息化、数字化，在大数据、云计算背景下，档案管理数字化的一个突出优势就是能够有效提升档案管理效率[3]。目前，纸质档案还是档案的主体。传统的纸质档案管理既占用大量空间、又需要大量专职人员经常在档案库房中反复核实，劳心还费力，调档时间长、劳动强度高、效率低。档案数字化可以利用数字技术、网络信息技术等先进技术来提高档案接收、整理、分类和利用的效率。

1.3.2将纸质档案进行数字化处理，能够快速准确及时满足档案利用者的要求。因此，对档案进行数字化处理，建立网络化的档案利用服务体系，不断增强档案信息社会共享和远程服务功能。统筹档案利用服务、政府公开信息服务和其他公共服务，开展档案信息在线检索、调阅、传输等全程化合作，提供查档一站式服务和远程服务，由传统利用方式向现代利用方式转变，形成面向公众、便捷高效的档案信息服务利用体系[4]，此举可以大大减轻档案管理工作者的工作量，有效保护传统纸质档案。

2 档案馆数字化管理现状和问题

2.1 未充分认识到档案数字化建设的重要性

2.1.1一些档案馆的领导和管理者管理观念落后，管理模式陈旧。有些档案工作者只重视传统档案管理，没有跟上档案建设的快速发展，没有关注和探索相关目前最新的数字化档案馆建设的信息，忽视学习档案数字化知识，档案管理和数字化相互分离。档案管理数字化建设是档案馆的一项重要工作，既需要档案馆领导加强顶层设计，更需要档案管理工作者转变思维模式，改变传统的档案管理模式。

2.1.2管理封闭，思想落后。目前仍有部分档案管理处于封闭状态，这源于思想观念的落后。通过了解得知，某部分档案馆的档案管理工作者认为：档案管理无非就是档案的日常收集、整理和保管等工作，传统的工作模式足够应付的过来，数字化的档案管理建设是没有必要的，因此在践行数字化档案管理工作时出现走形式的现象。

2.2 档案数字化管理设施不完善

一些档案馆在网络信息服务方面投入力度还是比较大的，在数据库建设、防火墙、网站、软硬件方面舍得投入，为数字化建设提供了特定的硬件和软件支持[5]。但不可否认的是，由于我国经济水平差异比较大，所以还有很多档案馆现阶段在档案数字化建设方面投入的力度不足，数字化建设水平偏低，达不到档案数字化管理的要求，一度影响档案数字化管理建设工作的开展。

2.3 档案数字化建设制度尚不完善，缺乏实用性

有些档案馆虽然都加大了档案数字化建设力度，但并没有制定一套完善的档案数字化建设规章制度，数据管理不规范、标准化指标不明确、相关工作无章可循，制约档案数字化建设的发展进程。

2.4 档案数字化管理专业人才不足

人才是促进档案馆数字化发展的关键。许多档案馆的专职管理人员配备不足，有些是兼职人员来参与此项工作，不能全身心进行档案数字化建设。档案管理人员普遍存在所学专业不对口，又缺乏专业培训，没有掌握档案数字化的知识和相关技能。由此可见，高素质的档案信息化管理人才是制约档案馆数字化发展的重要因素之一。

3 进一步加强和完善档案馆数字化建设

新《档案法》为档案信息化建设、档案馆数字化建设提供了有力的法律法规支持。从国家层面提出由国家推进“档案信息资源共享服务平台”的建设，推动档案馆数字资源库建设与利用。在新形势下，各级档案馆可以应用信息技术，探索构建高度自动化的档案管理系统、开发具有实用性的功能模块，优化工作流程，完善配套制度体系，推动数字档案资源的共建共享[6]，可以全方位、多层次、多角度地为经济建设和社会发展服务。

3.1 加快转变档案管理工作理念，推进档案数字化建设

3.1.1转变理念是做好档案数字化建设工作前提。档案管理工作人员理念要与时俱进，管理理念落后是阻碍档案馆数字化建设的一个重要因素。在各级档案馆，普遍存在人员接受新事物、新方法较慢，习惯于传统思维和传统管理模式，服务意识、创新意识不强等问题。没有真正做到以人为本，真正把档案数字化管理工作和服务社会相结合。因此，对高层的管理工作者而言，应在培训档案管理工作者的知识和技能上下功夫，强化他们的管理理念和服务意识，帮助管理人员不断提升对档案数字化建设的认识，提升他们的专业技能和服务理念，进一步推进档案的数字化发展进程。

3.1.2转变理念、更新管理模式是加快档案馆数字化建设的根本保证。推进数字化档案建设，必须实现档案管理工作人员的理念转变，同时要具有和掌握业务一体化管理的理念与模式。要利用新技术，建立闭环思维，牢固树立周期管理理念，将档案馆业务工作视为一个具有完整生命周期的闭环系统，充分发挥基础性作用，从而使得整个档案馆业务工作形成一个闭环。

3.2 完善档案管理基础设施建设

进一步完善档案部门硬件和软件设施建设，在保证网络安全的情况下，信息管理系统有序实现端口开放和互联互通，逐步实现大数据背景下的互联网+的平台共享。档案馆应根据实际情况，加大档案馆数字化投入占比，购买软硬件系统、多项档案信息化管理设备以及相关的配套服务，完善档案管理一体化系统，来支持档案馆数字化工作的建设和发展。

3.3 加强档案馆数字化工作的制度化和规范化建设

档案馆数字化建设是一项系统工程，涉及范围广，需要相关部门从制度层面给予保障，制定一套切实可行的标准规范[7]。标准规范建设是对电子文件的形成、归档以及电子档案信息资源网上传输、交换、存储等方面，制定相关的标准和要求，并指导实施的过程。这些标准规范对于明确岗位职责，确保各个环节工作开展的规范性，具有重要意义。新《档案法》是开展档案数字化建设工作的首要依据，在此框架下，各大档案馆要以本单位的实际发展情况为切入点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行，主要包括管理性标准规范建设、业务性标准规范建设以及技术性标准规范建设[8]。

3.4 创新人才队伍建设，提升专业人员水平

档案专业人才队伍建设是新时期档案工作的重要保障，建立一支素质过硬、业务精湛、知识全面、服务高效的队伍至关重要。高素质的档案专业技术人才不仅要具备过硬的专业档案管理知识和技能，还应具备一定的计算机信息技术和法律等知识。各大档案管理部门应从整体提高档案数字化管理水平的角度，考虑人才队伍的建立。做好顶层规划，统筹规划好各类人才队伍的建设，加强档案数字化管理人才队伍的培养，通过引进、培养等多种方式解决人才短缺的问题。在档案数字化专业人才引进方面，要明确选人的素质和能力标准，尽可能细化选人细则，选择具有较丰富的档案管理经验或背景，以及具有较高计算机专业技能的人才。在人才培养方面，档案馆可以鼓励档案工作者积极参加专业知识和技能培训、专业档案信息化课程、讲座等活动，提升自己的档案知识技能储备。

3.5 统筹推进查询专业服务平台建设

依据《档案法》第四十一条：“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”全国档案查询利用服务平台作为国家近年来的重点项目，在2019年建成启动至今已具备基本的接入条件。各级各类档案馆（室）应重点思考如何与该平台接轨，实现全国的档案查询转移服务。首先，主动对接全国档案查询利用服务平台，共享档案资源，实现全国范围内的网上查档。其次，建立档案查询服务APP，并与政务服务平台对接，利用網络平台的优势开展云档案服务[9]。最后，大力推进专业目录和数据库的建设。新《档案法》规定：“档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录。”开展专题目录和数据库的建设，贯彻落实这一规定，应重点考虑在保证安全性和标准化的基础上，扩大其可扩展性和公共服务性，提高档案服务的效果，提升档案的利用效率。

结语

随着“数字中国”工程的持续推荐，档案馆档案工作也发生深刻的变化。档案工作的数字化建设是我国档案工作的内在需求，也是档案部门迎来的重要机遇和挑战。因此，各地档案馆（室）应根据实际情况，结合新《档案法》宣贯、切实落实好《“十四五”全国档案事业发展规划》的要求，针对档案数字化建设工作出现的问题，将档案数字化建设立足实际，统筹规划，循序渐进，快速实现档案馆数字化建设，将更有利于档案资源的高效合理利用，推动机关事业单位档案工作持续有效发展，为社会提供更优质、更个性化的服务[10]。

参考文献

[1]赵悦.大数据时代档案数据化的前景展望：意义与困境[J].档案学研究，2019（5）：24-26.

[2]马雪雯.我国纸质档案数字化工作研究[J].南京大学，2020.

[3]赵跃.从数字化到数据化：档案管理思维的转变[J].档案与建设，2020（07）：73-75.

[4]朱学芳.立足国情的图书、博物、档案数字化服务融合研究[J].情报理论与实践，2021（31）：80-82.

[5]江丽华.档案数字化工作中存在问题及对策思考[J].档案与建设，2020（3）：26-28.

[6]江萍，丁舰丰.从档案管理到档案治理——新时期高校档案工作模式探究[J].档案与建设，2020（08）：45-48.

[7]张红.档案管理信息化建设探究[J].城建档案，2021（01）：40-41.

[8]国家档案局.数字档案馆建设指南[EB/OL].（2019-10-09）[2021-06010].https：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/664c74024e54ca19b06abf2700243ec.shtml.

[9]孙大东，李真儿.问题与策略：我国省级综合档案馆微信公众号移动服务研究[J].档案管理，2021（02）：100-102.

[10]马秋影.档案事业“十四五”发展规划思路研究——以北京市为例[J].北京档案，2020（11）：26-28.

（作者单位：靖宇县交通运输综合行政执法大队；长白朝鲜族自治县住房管理中心）