推进新时代公立医院档案管理工作的思考

赵征

摘 要：文章梳理了新时代背景下，公立医院档案管理工作的特点、意义、存在的问题，提出了推进新时代公立医院档案管理工作的方法以及疫情防控档案信息资源的开发利用。深刻阐述了新时代背景下要充分利用信息技术把公立医院复杂而数量庞大的资料转化成电子文档，通过人工智能技术对采集的档案信息数据进行深度分析，构建相应智能模型，在预防、诊断、咨询和病理分析等方面为公立医院提供全面、精准分析，为公立医院在行政管理、医疗资源配置、医疗人才培养等方面提供科学依据，科学开发和利用档案资源助推公立医院高质量发展。

关键词：新时代背景下；公立医院；档案管理 ；信息技术；开发利用

新时代背景下，互联网、5G、VR、大数据、人工智能、云计算等高新技术不断应用于医疗领域，使公立医院的医疗水平持续提升，相应的医院档案管理工作也面临新的机遇和挑战。公立医院的档案保管范畴不断拓展，大体可分为业务类档案和管理类档案。其中，业务类档案涉及病例、设备、科研、教学、音视频和照片等档案；管理类档案涉及文书、人事、财务、基建等档案。对公立医院来说，尤其是遇到突如其来的重大疫情，如何快速准确筛选出对当前疫情防控和治疗有借鉴价值的档案，积极发挥公立医院的主导作用，新时代背景下，更是摆在公立医院档案管理者面前的重要课题。笔者在内蒙古自治区中医医院多年从事档案管理工作，就新时代背景下如何做好公立医院档案管理和疫情防控档案的开发利用工作做以下思考。

1 新时代公立医院档案管理工作的特点

1.1 具有高效性

新时代公立医院档案管理工作将依托互联网、大数据和信息化处理技术对档案信息数据进行收集、整理、存储以及使用，并构建相应的医院档案数据库。档案管理者通过采取新的录入和存储方式，将大部分档案信息资源转化为电子数据信息，为使用者提供迅速、精准的检索服务，并推送所需背景资料和相应联想内容，以更全面的内容和更直接的服务方式，充分展现公立医院档案所带来的全面、便捷的服务。

1.2 具有主动性

新时代公立医院档案管理工作要积极引进和学习人工智能技术，对采集的档案信息数据进行深度挖掘，将其中的价值运用于医疗行政管理和诊疗工作中。通过人工智能对以往大量的诊疗数据进行筛选，构建相应智能模型，在预防、诊断、咨询和病理分析等方面提供全面、精准的分析。通过对管理类档案进行数据分析，得到医院管理领域的现状及发展趋势，为医院行政管理、医疗资源配置、医疗人才培养等方面提供科学依据。

2 新时代公立医院档案管理工作的意义

2.1 有助于信息资源的保存

公立医院档案管理最重要的价值在于信息资源的无差错、无遗漏保存。在当今信息化时代，数据的重要性和价值愈发突出，要适应信息化条件下医疗环境的变化，必须构建以数据信息为中心的发展模式，推动医院实现信息化、智能化转型。其中，医院档案管理起着基础性、支撑性的作用。公立医院档案管理不是简单的信息收集和存档，而是基于在完善的管理体系和管理制度下，由专业的管理人员有针对性地筛选收集信息、高质量地核查整理信息、有目的地分析利用信息，进而使信息资源得到完整的保存和充分的利用。

2.2 有助于信息资源的利用

公立医院档案管理的价值在于信息资源的加工和利用。以往由于技术受限，数据中潜在的价值信息被忽略，医药中的规律、医院发展中的决策等往往通过价格高昂、费时耗力的科学试验和深入实际的调查研究等方式进行探索和验证。在信息化条件下，大数据技术和相应的软件技术可以快速专业地对医院档案中的数据进行分析处理，形成科学准确的规律和结论，从而提升医院的科学研究水平，提高医院的科学决策能力。与此同时，通过医院间信息平台共享、创建个人健康档案、提供个性化治疗方案等推动公立医院业务的创新发展。

3 推进新时代公立医院档案管理工作存在的问题

3.1 档案管理的意义未得到重视

受制于医院“重业务轻管理”的旧观念，公立医院档案管理工作一直处于边缘地位，缺少对档案管理工作的有效指导和研究。档案管理投入的资金和设备不足，限制了档案的信息化建设和档案数据的分类整合加工，增加了后期调用档案的困难，阻碍了档案信息在医院工作中的高效利用。

3.2 檔案管理工作沿用传统模式

医院档案管理缺乏规范化的管理体系和管理制度，一直沿用传统的工作模式，不能根据医院新的发展需求及时更新管理模式和管理方式，档案的完整性、准确性、可用性难以判断。医院档案管理缺少专业的人才队伍。信息化能力水平不足，缺少构建档案信息平台和数据加工处理维护的技术。医院档案管理缺少先进的管理技术和设备，仍使用落后的管理和技术维持医院档案的流转。档案管理设备陈旧老化，不利于档案管理信息化建设，影响档案管理的工作质量。

3.3 档案数据未能得到充分利用

公立医院档案管理除了储备医院基础数据，还应包括数据的加工总结，从而指导业务开展和战略决策。医院档案管理存在信息化程度较低、数据录入更新迟延、信息系统运行维护不善等问题，导致建立面向居民个人的健康档案、实现医疗健康信息互通共享等健康数据工作进展缓慢。医院档案管理还存在档案数据分析软硬件落后、分析技术欠缺等问题，使得档案数据还仅仅停留于为医疗活动提供依据支持，不能从档案数据中科学总结规律，不能充分发挥档案数据在医院科学研究和战略部署上的价值。

4 结合医院事业发展，推进新时代公立医院档案管理工作

4.1 提高思想认识，重视档案管理

档案管理实现高质量发展的关键在于单位领导班子的重视，因此，必须把档案管理作为公立医院高质量发展中的短板高度重视。把医院档案管理作为统筹医院发展和安全的重要组成部分，充分认识档案管理工作的重要性，加大对档案管理工作的领导和指导。要及时收集、整理档案，保证业务类和管理类档案及时归档、分类保存。要认真核查、统计档案，保证档案的真实性、完整性。要充分认识到信息化技术的优势，提高运用信息化技术整理档案的意识，不断提升信息化服务能力，以适应档案管理信息化改革的需要。

4.2 完善管理体系和制度，规范档案工作流程

科学规范的管理体系和制度是档案资源质量的有效保障。要强化档案管理部门建设，配齐配强管理机构和人员，完善管理责任分工机制，明确管理人员的工作责任和工作内容，确保档案管理覆盖全面、流程畅通；要规范档案管理流程，在档案的收集、整理、存储、使用、销毁等方面建立严格的管理制度和工作流程，确保档案内容完整、工作流程规范、交接手续齐全；要做好档案统计总结工作，对收集的档案及时分类整理、登记在案，定期对档案数量进行统计，对档案内容进行总结，更好地掌握档案总体情况，及时发现问题；要健全考核监督机制，加强对档案管理工作的考核评价，以评促改，推动档案管理工作持续完善；要健全对档案工作的监督机制，保证档案工作开展的高效有序，以保障档案内容的完整准确。

4.3 细化疫情防控档案管理，科学推进档案开发利用

2020年以来，面对新冠疫情，内蒙古中医院积极借鉴各方信息资源，在抗击新冠疫情过程中积累了丰富而宝贵的经验，尤其是采用中医、中药治疗不同情况的患者效果显著，并积累了丰富的临床经验和大量的数据信息。这些信息资源至关重要，通过对疫情防控档案信息资源开发利用，进一步推进新时代公立医院档案建设。

4.3.1新冠肺炎疫情防控档案信息资源开发利用的重要意义。随着新冠的流行，内蒙古中医院积极调取非典时期形成的档案，筛取有价信息，并针对新冠的特殊性采取有效防控和治疗措施。通过筛查密切接触者、扩大检测、充分隔离等措施不仅为新冠，也为其他传染病预防治疗提供借鉴。中医药在打赢新冠疫情防控阻击战中功不可没，也是内蒙古中医院经验的一大亮点，进一步推动内蒙古中医院医学创新发展，这些都离不开中医药档案资源的开发利用。档案使得中医药诊疗规律得到总结，通过数字化技术，中医药服务成为数字化医学，通过档案信息利用，研究人员对中医药进一步优化，使古老的中医药历久弥新，借助信息技术焕发出更大生机活力。因此，做好医学创新成果收集整理工作，再经过科学加工处理后，实现信息共享，满足医学研究人员的信息需求，对实现档案价值、进一步推动医学创新发展具有重要意义。公立医院做好疫情防控档案信息资源的建设，为建立有效应对新流行病的体系和能力，推动公共卫生系统的进步具有重要的参考价值。

4.3.2新冠疫情防控档案开发利用的难点。首先是缺乏重要性认识。大多档案专业人员观念落后，习惯于原有的档案管理模式，“重管轻用”思想根深蒂固，对新冠疫情防控档案的巨大价值认识不足，纸质档案数字转化率不高，调取和甄选档案极不方便，使新冠疫情防控档案信息资源无法发挥其应有作用。其次是信息量大且横向交流不足。新冠肺炎疫情防控档案包含方方面面，如政策文件、医学研究、新闻报道和社会综合，既包括文件资料，也包括电子资料，数量庞大，收集和整理较为困难，很难及时将这些信息开发加工并加以利用。新冠疫情波及面广，信息来源分散，各部门掌握的信息资源内向性强，缺乏横向交流。政府、公共卫生部门、医疗机构和新闻媒体各自控制的信息资源难以流通，很难做到资源共享。最后是投入不足。许多公立医院档案部门在档案开发利用方面投入不足，软硬件更新速度慢，信息化、智能化管理水平低，开发利用方式较为落后。加之现有档案开发人员信息化管理水平普遍不高，无法熟练运用计算机和人工智能等技术，限制了疫情防控档案的开发利用水平。

4.3.3新冠疫情防控档案信息资源开发利用策略。要充分认识疫情防控档案开发利用的重要意义，树立“一盘棋”思想，将疫情防控档案开发利用工作与疫情防控工作同谋划、同部署、同推进、同落实、形成工作合力，把疫情防控档案开发作为一项重要政治任务做实做细。要深入挖掘疫情防控档案信息资源，形成科学、系统、有序、便于利用的档案信息资源；要充实档案信息服务的内容。围绕新冠疫情 重要文件、防控工作经验积极开展档案信息的深度加工和专题编研工作，建立重要专题数据库；要全面推动档案信息化建设。新冠疫情防控档案具有原始性、数量大、分散性的特点，档案工作者要迅速且准确地为利用者提供所需要的档案信息，必须对传统的纸质档案信息做数字化和智能化的加工处理，并以此为契机推动档案信息化建设；要强化基础建设，培养人才队伍，利用信息化手段建立电子信息数据库，将收集到的全部资料做数字化处理，统一分类存储，既可以将新冠疫情防控档案长久保存，又可以方便信息查阅，通过档案网站和移动终端实现更高水平的精准、便捷服务。

4.4 加强人才队伍建设，提高人才专业素养

新時代公立医院档案管理对人才队伍建设提出了更高要求，管理人员不仅要具备基本的档案管理知识，还要具备信息技术的知识和创新性的思路。因此，要加强人才培养体系建设，提供全面的培养渠道，科学的考核体系和透明的晋升机制，建设能力强、素质高的人才梯队；要加大医院档案管理专业人才的引进，特别是信息技术人才的引进，确保管理队伍的知识结构适应新时代档案管理的需要；要加强对档案管理人员专业能力的培养，结合管理人员的岗位职责和工作内容有针对性地开展培训活动，通过外派交流学习、邀请专家指导等方式不断增强档案管理人员的技术能力和职业素养，提高公立医院档案管理的整体质量和效率。

4.5 建立健全保密制度，保障档案安全

档案保密工作是公立医院档案管理中必不可缺的环节，档案管理人员要强化保密意识，加强对涉密载体和涉密信息设备的管理，严格保密工作程序，保障档案信息安全。与此同时，医院要加大对保密设备和保密技术的资金投入，在档案管理信息化建设的过程中，避免出现信息泄漏或遭受攻击的不良问题出现。

4.6 引入信息化技术，推动档案管理改革创新

信息化建设是公立医院档案管理发展的大趋势，也是推动医院智能化转型的重要抓手。在医院档案管理中要积极引入信息化系统，突破传统纸质档案管理模式的桎梏，促进档案管理向信息化、电子化方向发展。要运用信息技术实现档案的收集、整理和存储，并建立档案的查询、检索等功能，便于工作人员随时调取和使用档案；在档案信息资源库的建设上要拓展档案信息的应用渠道，推动健康信息共享互通平台建设，加强医院与医院、医院与医疗机构之间的科研合作；要面向个人开放电子健康档案，方便群众看病就医和进行个人健康管理；医院要购置功能强大的数据处理系统，对档案信息进行分析研究，为业务开展、学术研究和战略决策提供可靠、充足的理论依据。

（作者单位：内蒙古自治区中医医院）