卫生监督档案信息化管理的路径探究

顾迅，陈菊华，李鑫平

江苏省泰州市海陵区卫生监督所所长室，江苏泰州 225300

2022 年6 月23 日，国务院发布《国务院关于加强数字政府建设的指导意见》，明确指出要实现智慧监督管理，提升卫生监督管理能力。卫生监督档案信息化管理是卫生监督体系信息化建设的重要组成部分，在提供决策依据、提供数据支持等方面发挥着越来越重要的作用。卫生监督过程中所形成的资料具有复杂、交叉的特点，若想充分发挥档案管理的作用，助推卫生监督水平的持续提升，便需要加快推进卫生监督档案信息化管理。虽然当前各级卫生监督机构对档案信息化管理的重视程度明显提升，但受到传统理念、技术水平等因素的限制，卫生监督档案信息化管理状况不容乐观。如何构建卫生监督档案信息化管理体系，探索出行之有效的信息化管理路径，已经成为一项重要的研究课题。

1 卫生监督档案信息化管理的必要性

1.1 构建智慧卫生监督平台的必要条件

卫生监督与公众生活卫生健康息息相关，是公共卫生体系的重要组成部分，也是促进经济社会协调发展的重要保障。在“互联网+监管”的大背景下，卫生监督逐步朝着智慧化、信息化、数字化的方向发展，各级政府积极打造智慧卫生监督平台，实行线上与线下同步的监管模式，逐步形成涵盖卫生政务事项办理、受理等综合性、一站式服务的智慧化卫生监督体系。在构建智慧卫生监督平台的过程中，卫生监督档案是执法数据的重要来源。在卫生监督档案管理中积极运用大数据、人工智能、云计算等新一代信息技术，不断拓宽卫生监督档案信息服务范围，整合卫生监督档案信息资源，体现卫生监督各项资料之间的内在联系或隶属管理，并对非涉密卫生监督档案资源进行跨区域共享，能够推进智慧卫生监督平台在数据信息利用方面的技术创新、理念革新，为智慧卫生监督平台的构建奠定坚实基础[1-4]。

1.2 提升公共卫生服务质量的必由之路

档案是卫生监督工作的重要组成部分，真实反映了卫生监督管理过程的实际情况，体现出卫生监督水平、监督管理内容。卫生监督档案的信息化管理，有助于全面提高卫生监督档案管理水平，从传统的对事务的管理，转变为对信息内容、数据价值的管理，在采集计划总结、会议记录、投诉举报、转交案件、宣传培训、年度报表、被监督单位本底资料、行政相对人监督档案等重要信息数据的同时，对卫生监督档案进行分级、分类管理，构建档案数据库，形成一户一档的卫监档案，更加全面地掌握卫生监督信息[5-7]。

2 卫生监督档案信息化管理的现实困境

2.1 管理目标模糊，管理流程不规范

明确的管理目标是卫生监督档案信息化管理的先决条件。我国卫生监督档案信息化管理起步较晚，尚未积累丰富的经验、形成规范的管理模式与管理流程，在实际的信息化管理工作中存在随意性、盲目性较大的问题。卫生监督档案信息化管理是一项系统、复杂、持续、动态变化的管理活动，在不同发展阶段有其特定的管理目标，需要从卫生监督机构的实际情况、信息服务需求、信息化管理技术水平等角度入手，制订信息化管理计划与实施细则，保证每一项管理工作的开展都能有所依据。但当前卫生监督档案管理中，缺乏明确的信息化管理目标，不能充分意识到档案信息化管理在卫生监督执法信息化、智慧卫监平台建设中的重要作用。再加上卫生监督档案信息化管理流程不规范，导致各项档案资料格式、内容不统一，信息采集时间不一致，难以对档案信息进行深度分析并在各项卫生监督工作中更好地利用档案信息资源[8]。

2.2 管理存在盲区，管理制度不完善

完善的管理制度是卫生监督档案信息化管理的重要保障。当前卫生监督档案信息化管理制度不完善，存在如下突出问题：①管理职责不清晰。当前卫生监督档案管理工作中，主要由档案管理部门对档案资料进行采集、分类、管理与归档，各个部门人员的参与度明显不足，未能按照信息化管理要求与档案资料的标准及时提交相关文件，不能严格审核档案资料的完整性、真实性，导致档案质量偏低，不利于档案管理信息化建设。②缺乏畅通的信息沟通传递机制。当前卫生监督档案信息沟通传递机制不畅通，各个部门尚未充分利用办公自动化系统提交信息，档案管理部门缺乏整合、分析数据信息的意识，导致档案信息化管理效率难以提升[9]。

2.3 缺乏管理平台，管理效能待提升

管理平台是卫生监督管理信息化的重要依托，可以实现对档案资源的统一化、标准化、规范化管理，并提升卫生监督信息服务水平。当前卫生监督档案信息化管理平台建设滞后，虽然能够通过线上方式整合档案资料，但尚未形成服务卫生监督工作开展、公共卫生服务水平提升的平台功能模块。档案管理部门的主要任务在于存储档案信息，未能将档案管理工作与卫生监督执法工作结合为有机整体，档案管理部门与其他部门之间缺乏协同合作，各类信息化平台之间缺乏信息资源共享，不仅会阻碍卫生监督档案的信息化管理，而且会导致档案管理边缘化[10]。

2.4 管理人才匮乏，管理队伍不健全

高素质、高技能的管理队伍是卫生监督档案信息化管理的必要条件。虽然当前卫生监督机构对档案信息化管理予以高度重视，但档案管理人员的知识与技能结构不能满足档案信息化管理需求。①一部分档案管理工作人员缺乏数据意识、互联网思维，重视对各项事务的管理，忽视对档案信息价值的挖掘，导致档案信息化管理停留于表面，难以充分发挥档案信息化管理对卫生监督决策的支持作用；②一部分档案管理工作人员缺乏信息技术应用能力，在档案管理工作中习惯于管理纸质档案，不能有效运用信息化管理平台、档案数据库，导致档案信息化管理工作效率低、缺乏创新，不利于卫生监督档案信息化管理工作的有效开展[11]。

3 卫生监督档案信息化管理的有效路径

3.1 明确档案信息化管理目标，规范管理流程

卫生监督档案信息化管理的实现需要以明确的目标为导向。鉴于此，需要把握好互联网+监管的发展趋势，掌握档案信息化管理的基本规律，结合卫生监督机构的实际情况、财务状况、技术水平、档案信息化管理基本要求、信息服务需求、智慧卫监平台的构建标准等对卫生监督档案信息化管理进行统筹规划与细致安排，在信息化建设初期，考虑到信息技术、信息化设备的引进成本较高，可以对重要的卫生监督档案进行数字化处理，初步建立档案数据库，开发档案信息化管理系统，明确划分档案的等级、类型，完成系统软硬件建设工作。在此基础上加大对档案信息化管理的投入力度，逐步实现无纸化档案管理模式，加大信息采集力度，建立数据交换标准，实行档案信息的自动化获取。并且要规范档案信息化管理流程，形成从档案信息采集，到分级分类管理，到数据分析，最后到归档的一体化管理流程[12]。

3.2 建立档案信息化管理制度，消除管理盲区

卫生监督档案信息化管理制度的建立，需要明确划分管理职责。由档案管理部门负责制订数据标准、文件格式，指导各个业务部门按照信息化建设标准按时提交档案，并审核档案信息的真实性。由各个业务部门负责按时、按标准提交档案文件，结合卫生监督工作开展的实际情况初步审核档案资料，保证档案质量，并根据档案管理部门的指导完善档案资料、调整文件格式。在明确管理职责的基础上，要畅通卫生监督机构的信息沟通传递机制，要求档案信息化管理采用线上与线下相结合的模式，各个部门之间的业务系统、管理系统、人员系统等与档案信息化管理系统相连，便于档案管理部门实时化采集档案信息，审查档案信息的真实性。同时要求各部门保证档案信息的安全性，严格按照信息化管理要求注重系统软件的日常维护与网络安全防护，严禁在不安全网站上登录档案信息化系统，或与他人共享登录名、登录密码，以此实现档案信息化管理的全面覆盖[13]。

3.3 搭建档案信息化管理平台，提升管理效能

搭建卫生监督档案信息化管理平台的要点在于实现档案管理工作与卫生监督机构中心工作的有机结合，充分体现出档案管理工作的信息服务价值，助推卫生监督水平的提升。鉴于此，应当结合卫生监督工作的实际需求设置平台的功能模块。主要包括：档案管理模块，其作用在于呈现列表、标签、时间、成员等不同维度的管理项目事务，跟进各项事务的处理状态并动态化、跟踪式、全过程式采集各项事务的信息；工作平台，是档案管理部门日常工作的重要模块，采用数字化、图形化方式展现工作进度、工作情况、工作任务完成程度、待处理事项等，通过技术创新带动档案信息化管理方式的创新，有效提高档案信息化管理效率；资源共享模块，针对非涉密档案资料，在卫生监督机构内外部实现档案资源的共享，可以分享档案信息化管理的成功经验、卫生监督执法信息化工作要点等，通过资源共享以实现成果共建；信息上报模块用以及时向上级汇报各项重要工作，接受上级指示，保证档案信息化管理方向正确、效能提升[14]。

3.4 打造档案信息化管理队伍，保证管理效率

打造高素质、高技能的卫生监督档案信息化管理队伍，需要加强对档案管理人员的培训与教育。①要从思想意识层面，提高档案管理人员对档案信息化管理的重视程度，使其明确档案信息化管理环境下档案工作的新定位、新目标、新模式。同时提高档案管理人员的创新意识、数据意识，使其能够结合互联网+监管新趋势思考档案信息化管理目标与现实需求，可以利用互联网思维认识到档案信息化管理与卫生监督质量提升之间的关系，从而激发档案管理人员的工作热情，使其全身心投入到档案管理的信息化改革中；②要加强对档案管理人员的技术培训，使其在日常工作中可以充分发挥信息技术的优势，有效简化管理流程、降低管理难度，并且利用数据分析技术挖掘档案信息价值，更好地服务卫生监督工作的开展，以此有效提高档案信息化管理效率[15]。

4 结语

卫生监督档案信息化管理是构建智慧卫生监督平台的必要条件，也是提升公共卫生服务质量的必由之路。当前卫生监督档案信息化管理状况不容乐观，面临着管理目标模糊、管理存在盲区、缺乏管理平台、管理人才匮乏的现实困境。鉴于此，应当立足实际、放眼未来，以服务卫生监督水平为根本目标扎实推进档案信息化管理，逐步完善档案信息化管理制度、规范档案信息化管理流程、打造档案信息化管理队伍、搭建档案信息化管理平台，为智慧卫监格局的形成蓄势赋能。