万达集团数字档案管理系统应用与实践

陈莹 彭洁 蔡哲 李铮

万达集团创立于1988年，现已发展成为以现代服务业为主的大型企业集团，旗下包括商管集团、文化集团、投资集团。随着企业业务数量的不断增加和规模的不断扩大，传统的档案管理模式已难以满足日益复杂的集团化的业务需求。如何进一步规范档案的管控要求、提升管理效率、降低管理成本，成為亟须解决的问题。为此，万达集团基于企业管理实际开发了数字档案管理系统，以提高企业档案管理的效率和智能化水平。

一、万达集团档案管理基本情况

万达集团架构复杂，涉及产业众多，档案业务量巨大，集团领导重视档案管理工作，成立集团档案室，制定集团档案制度，梳理档案业务条线，形成“集团档案室统一领导，各系统总部分级管控”的逐级传导模式，实现从集团到地方门店、项目的垂直管控。

万达集团共有商管、项目、院线、宝贝王等全宗1689个，档案员816人（集团总部设置专职档案员3人，各系统总部管理员4人），库房总数1271个。目前馆藏档案约190万卷，1629万件，其中电子档案35.5万件。

万达集团注重建立完备的档案管理制度，先后制定《万达集团〈档案管理〉实施细则》《工程档案管理实施细则》《项目公司档案管理规范》《不动产权属档案管理规范》等。集团下属各业态（商管、宝贝王、体育等）因地制宜建立健全符合自身特点的制度。总部及各业态严格要求各部门做到档案“应归尽归，应收尽收”，确保有档可查，有档可用。

二、万达集团数字档案管理系统

因业务需要及适应国家档案行业管理标准，万达集团携手同方鼎欣科技股份有限公司进行档案系统定制开发，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案管理系统。2021年，万达集团针对自身业务需求所开发的数字档案管理系统，获得国家版权局认定的《计算机软件著作权登记证书》。

（一）搭建业务系统联通模式，形成集团化档案资源中心

数字档案管理系统作为所有业务系统档案归档的终端系统，负责接收系统的结构化数据及电子文件。在档案系统搭建初期，统一系统接口方式，让业务系统先行改造后再对接档案系统。例如，档案系统与电签服务平台、印章管理系统三方联通对接，业务经办人在印章系统发起合同用印审批流程后，电签服务平台直接在合同文件上加盖电子签章，然后回传至档案系统。三方系统之间的互联互通，有效提高合同、往来函件等一系列重要电子文件归档的及时性及有效性。截至目前，档案管理系统陆续与计划模块化管理系统、印章管理系统、知识产权管理系统、合同管理系统、资产租赁系统、电签服务平台等11个业务系统打通，将业务系统内产生的电子文件自动推送至数字档案管理系统存档，逐步形成集团化、规模化的企业档案资源中心。

同时，系统对接也极大减少了纸质档案电子版的人工扫描、挂接、上传等费时费力的体力性工作，档案员整理纸质档案时，逐一比对系统接收的电子版文件，并整理已有实体纸质档案即可完成归档工作，真正做到有效操作，在提高数据传输安全的基础上，降低档案整理的时间成本。

此外，系统联通对档案利用的安全性起到举足轻重的作用。大型集团化企业档案利用普遍存在档案跨地域借阅、档案流转频繁、借阅体量大的特点，万达集团2022年档案借阅量高达18.8万件，如何在全集团范围内借阅人员人事变动、不定期调转的情况下，100%保证档案借出后妥善归还，成为集团化企业面临的严峻考验。档案系统与人力资源管理系统对接就成为解决问题的关键。将档案系统内所有借阅人员及档案员数据推送至e-HR系统，当借阅人及档案员出现人事变动时，e-HR系统自动提示“某某人员有外借档案，归还后方可离职”或者“某某档案员未办理档案交接手续，交接后方可离职”等信息，强制其在完成档案归还或移交后方可进行离职或调动，有效确保档案利用、归还的安全性。

（二）分析业务系统规律，以前端管控为抓手，为档案归档保驾护航

根据业务系统管理进程，分析业务系统数据与档案生成规律，制定各类档案重要的收集时间节点、收集范围、收集类别，从而建立“前端管控”模式，通过“自动匹配任务、智能推送代办、监控录入数据、反馈超期归档”的方式，形成工作闭环。具体主要通过三个方面实施：一是将业务系统架构与档案系统架构建立绑定关系，进行数据初始化。系统绑定后主要的问题是增减量及系统调整问题，其中，建设项目数量增加或减少、工程节点不定期调整、管理人员实时变化等方面的问题最为突出，可以将所有涉及调整的问题，在业务系统前端设置固化流程进行管控，一旦发生调整，业务系统推送调整流程至档案系统进行同步修改，确保数据推送的有效性。在档案系统内开发“系统推送数据管理”模块，用反查的方式“倒推”全宗绑定等数据的正确性，避免因业务系统改变导致档案数据断推、错推、重复推的现象。二是建立项目建设节点模型，系统自动生成归档任务。将项目主要分为三大类别：开发项目、直投项目、BIM项目，并将项目的建设期拆分为259个工程节点形成固定的节点模型，每个项目在立项时，便可以套用节点模型，生成详细的工程阶段、工程进度节点、档案归档时间、归档负责人等，业务系统将数据推至档案系统后，档案系统自动分析生成代办任务分配给指定档案员，要求按时完成后续实体档案归档工作。三是实时监控归档数据，红灯预警与处罚挂钩。系统按月统计全国在建项目工程资料归档情况并形成报表，一旦出现延期归档导致亮红灯，即将红灯结果统一上报对口的业务管理部门及档案管理部门，由业务管理部门当月在公司对相关责任人进行内部通报及经济处罚。

（三）档案系统可视化监控，为档案管理做好风险防控

数字档案管理系统的运用，对推进万达集团档案智能化和可视化管理起到更好的作用。以“档案管理·智能看板”的形式对档案业务的实际情况进行监控展示。以“拖延归档、超期借阅、异常下载、蓄意删除”四个维度监督档案数据，自动生成风险防控数据提供至集团档案管理部门。

拖延归档：一方面，可显示各全宗的公章数量以及尚未整理已推送过来的用印档案数据。另一方面，可根据已关联计划模块化管理系统的相关节点，实时监控并查看所关注的节点是否移交、超期未移交或节点已延期。此外，还可以根据已移交的档案及全宗数量，按照月、季度、年，进行数量分析对比。

超期借阅：智能看板根据档案系统与权证系统的借阅与归还台账，统计出到归还时间且尚未归还或发起续借的借阅人及相关借出的档案，直接体现超期未归还的全宗及档案数量。

异常下载与蓄意删除：一天内同一个人下载超过一定次数（目前设置为20次/人/天）即触发警报（一旦有异常发生，就会以短信方式通知档案管理部门负责人）。相关档案员一旦接到异常数据的提醒，将会对系统进行排查，这样便有效监控了集团用户操作行为，做到事前风险防控。

如上内容均以“计划管控、移交监控、数据统计”方式对各单位的档案工作进行实时展示与监控，确保集团内各单位的档案工作稳步运行。万达集团通过数字资源中心的建设，结合档案业务系统的功能，以服务为主线，强化服务职能和应用，强调服务用户群体的广泛性和应用服务方式的多样性；通过信息共享、信息服务、协同办公、利用支持等方式，提供全集团内的档案资源全方位、多角度、一站式、一体化的服务，充分发揮档案的服务功能，满足全集团各公司、部门对于档案的实际需求。

（四）开发物联网管理模块，实现档案盘点的智能化

2021年，数字档案管理系统开发物联网管理模块，将RFID（Radio Frequency Identification）技术纳入档案管理之中，实现档案利用及盘点智能化全方位管控。RFID技术是自动识别技术的一种，通过无线射频方式进行非接触双向数据通信，利用无线射频方式对记录媒体（电子标签或射频卡）进行读写，从而达到识别目标和数据交换的目的。档案的盘点历来是档案管理的一大难题，为每份档案载体都打上电子标签，档案就变得可以远距离批量读取识别，以毫秒级的识别速度，只需用盘点枪进行扫描，即可获得在架档案的信息、存放架位、借出情况及是否错架，盘点效率大大提升。同时，盘点车又是库房内的一个工作台，档案借出时扫一下所借档案，就完成了档案状态的更改，归还时再次扫描，便可以知道这些档案原本的存放位置。如果档案需要倒架，只需要读取倒架的档案所在位置的标签，就完成了自动绑定，批量操作，又快又准。以标签、盘点车、门禁设备关联档案系统，将人工管理档案转变为智能设备管理档案，通过智能化的方式完成档案的盘点、利用，有效提高档案相关工作效率，确保工作内容的有效、准确，以及实体档案出入库房的安全预警。

万达集团档案数量庞大、多地存储、多层管理，因此档案管理一直是一个巨大的挑战，而这恰恰也是档案管理创新的条件。今后，在保障集团数字档案管理系统持续稳健发展外，档案系统还将继续发挥其在业务范围内的优势，拓展数字档案价值，为万达集团地产开发、商业运营管理等业务部门提供可靠、便捷、高效的服务与支撑，从而更好地助力集团未来的发展。

作者单位：1.大连万达集团股份有限公司

2.同方鼎欣科技股份有限公司