高校档案管理信息化建设的现状及优化路径研究

赵宗明

［摘 要］档案管理始终是我国高校发展的重要一环，这项工作的开展质量会影响档案信息的准确性、真实性，进而影响档案资料的应用效果。在信息化时代，档案管理信息化建设成为高校档案管理工作中的关键内容，文章对这项工作开展期间存在的问题进行分析，并针对当前我国高校档案管理信息化建设提出相应的优化路径，旨在提升高校档案管理信息化建设水平。

［关键词］高校；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.066

［中图分类号］G270.7 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）18-0203-03

0     引 言

在当前的大数据背景下，高校作为国家教育体系中重要的组成部分，同样需要注重大数据技术、云计算技术等多种信息技术的应用。对于高校而言，档案管理是一项重点工作。近年来，档案管理信息化建设已经成为高校迈上信息化发展道路的重要选择。不过，就现阶段高校檔案管理信息化建设的基本情况来看，还存在许多不可忽视的问题，需要探寻出切实有效的措施，优化高校档案管理信息化建设。

1     高校档案管理信息化建设现状

对于现代档案事业的建设和发展而言，档案信息化是目前最主要的工作方向，而高校档案管理工作也需要做出相应的改变，积极将新思想、新手段与档案管理工作需求相融合，借助于先进的科学技术，稳步实现档案管理的数字化及信息化转变。当前，我国高校在档案管理方面的信息化建设还存在一些问题，阻碍了高校的信息化发展进程。这些问题具体体现在如下3个方面。

1.1   未实现充分运用现代化信息技术的目标

在社会不断发展的过程中，涌现了许许多多的现代化技术形式，信息技术成为促进社会和经济发展的一种重要技术手段，人类已经正式步入信息化时代。基于这一背景，各行各业均在自身的发展中积极引入信息技术，我国的各大高校同样是其中的一个主体。高校在档案管理工作中应用信息技术时，所依托的现代信息技术呈现出多种多样的特征，涉及云计算技术、大数据技术、物联网技术以及互联网技术等，真正实现了有机整合高校内部各项信息的目的。同时，凭借诸如高校档案资源平台、网站和系统一类平台的建立，能够有效落实高效化利用高校档案的目标。就现阶段的情况而言，我国各个高校均可以根据有关要求和规定，收集并整理高校内部的各项资料，同时依托扫描等技术手段，达成录入档案资料的目标，并在高校档案管理系统中成功做到了搭载搜索引擎查询和分类管理等，实现了档案管理信息化系统的有效搭建［1］。但是，我国部分高校的档案管理信息化系统在档案资料的查询和深度利用层面，依旧存在不足，换言之，高校的档案管理信息化系统还未实现熟练地应用大数据挖掘技术等现代化信息手段，呈现出档案数据利用深度不足的状况。

1.2   未建立起完善的档案信息数据库

高校在发展过程中，档案信息和资料的数量会随着时间的推移而持续增加。过去，高校在档案管理工作中，往往需要依托于纸质化管理形式，这种传统的档案管理模式一般需要配备一个较大的空间，用于档案资料的保存。为此，我国高校通常会采取建立档案馆的形式，高校需要在这一方面投入一定的成本。而在信息化时代背景下，我国高校能够通过信息化档案馆的建立，实现海量档案资料有效管理的目标。当实际建设信息化档案馆时，数据库是其中的关键环节之一。具体而言，在开展数据库的搭建时，信息化档案管理模式与以往的档案管理工作模式之间存在一定的矛盾，从而导致档案资料管理工作出现一些问题，如象征性录入档案信息、档案资料信息化录入不完整等多种情况，从而导致数据库本身的作用未实现最大限度地发挥，这表明高校的档案管理数据库建设工作还存在流于形式的情况。不仅如此，当档案信息资料录入数据库之后，还需要进一步核实档案信息，保证这些内容的真实性和完整性。另外，高校的档案管理人员还应当在日常工作中注重及时更新档案信息，确保档案管理系统之中的内容能够与高校当前的情况相适应。而立足于现实角度，从日常管理工作的落实效果来看，高校在这方面也存在一定的不足，档案信息数据库中各类信息的更新不够及时，难以有效保障档案数据的真实性、时效性，影响档案信息利用的有效性。

1.3   未树立起正确的资源共享意识

在高校的档案信息体系中，学生档案是一项至关重要的组成要素，不仅如此，这项内容也是高校、用人单位和学生等多方主体之间有效连接的桥梁。具体来说，在记录学生的在校表现时，高校一般会采取档案记录的形式，而用人单位在了解学生的基本情况时，通常也需要依托于学生档案这一介质。对于学生而言，档案的主要作用即证明自身。从中可以看出，对于不同的主体而言，档案本身的作用也呈现出差异化的特征。现如今，我国高校在发展期间更加注重教育教学质量，而对于教师群体和学生群体是否正确认知档案管理这项内容却没有做到高度重视，从而使得许多学生在临近毕业之际才意识到档案的重要性，这对于档案本身价值的有效发挥是十分不利的。此外，在档案管理工作开展期间，高校学生和教师也未树立起正确的档案资源共享意识，且未在档案管理工作中做到有效参与，这对于档案管理工作落实质量的优化而言将会产生一定的消极影响［2］。

2     高校档案管理信息化建设的优化路径

出于档案信息管理系统搭建和应用期间取得理想成效的目的，高校需要借助切实可行的档案管理信息化建设路径，真正达成提升档案管理水平的目的。档案信息供求关系之间的矛盾日益突出，而在信息时代的背景下，信息壁垒的产生也会导致高校档案管理工作体系出现一定的偏差，信息爆炸也加重了高校档案管理工作负担，如果不及时采取针对性的改善措施，那么就很有可能会造成高效资源浪费等问题，因此，高校应当注重平衡档案信息之间的供求矛盾，稳步实现高校档案管理信息化建设的优化和完善。一般而言，高校可以采取如下几方面措施。

2.1   提升现代信息技术的应用效果

立足于实际，我国高校需要管理的档案资料势必呈现出愈发增多的态势。常规情况下，高校中的档案资料主要包含学生管理、科研活动以及教学活动等多个方面，在档案管理信息化建设期间，面临较为复杂的形势，因此，想要在短时间内达成完善的档案管理信息化系统建设并不现实，这项目标的落实通常需要经历一段漫长的过程。高校的相关工作人员需要充分认知这一特征，在此基础上，将多种现代化信息技术积极应用到档案管理信息化建设中。举例来说，高校可以依托于智能化的档案数字加工系统，主动掌握内部的各种档案资源，全方位收集档案数据信息。除此之外，为了实现有效开展档案管理信息化的目标，还应当依托于如下手段，保障这一目标的实现。

第一，我国许多高校的办公自动化系统与档案管理系统之间呈现出彼此独立的情况，这并不利于档案信息的收集，为此，高校应当通过切实可行的方法，将办公系统与档案管理系统进行有效整合与融合，从而为高校档案管理提供更加原始、真实、完整的资料，满足实际的档案使用需求。第二，在高校中，著录管理也是一项复杂程度较高的工作，其呈现出资料繁杂、数量众多的特点。基于这一情况，在著录管理工作开展期间，高校应当最大限度地运用智能著录技术手段，依托于人工智能（Artificial Intelligence，AI）技术，智能化识别电子形式的档案信息、图片以及文本等，同时达成自动化抽取相关信息的目的，完成高质量的著录管理。这不仅可以有效提升档案管理工作效率，还能够充分优化高校档案著录的准确性。第三，当高校内部的档案管理人员在档案信息录入时，若想保证这项工作的开展能够实现完整性和准确性的提升，需要有效应用人工智能技术，智能化检测档案信息管理系统中的录入内容是否正确，及时发现并解决存在的问题。

2.2   提升档案信息数据库建设的水平

在信息化时代背景下，高校的档案信息数据库本身具备多重功能，包括档案信息的收集、获取、转换、生成、保存以及传递等，这项内容同样也是高校开展档案信息化建设工作中的关键一环。若想切实达成高校档案管理信息化建设的目标，需要将数据库建设水平的提升作为一项重点工作，促使档案信息数据库更加完善，数据库中涉及的档案信息应当包含文字、视频、图片以及音频等多种形式。与此同时，还需要对档案信息的类别进行精细划分。在档案信息录入数据库时，可以将高校中每一个具体的职能部门作为划分基准，分批次录入各个部门的档案信息，这可以为今后档案信息查阅工作提供便利。在档案信息录入时，高校内部的档案管理人员需要同内部的各个职能部门之间开展高质量的协调与沟通，仔细核对各项档案信息，从根本上防止虚假信息和残缺的档案信息录入数据庫中［3］。

另外，高校在档案管理信息化建设的过程中，还可以搭建集成化管理平台，将高校中的各个办公职能部门与档案管理部门进行有机整合，这可以为收集档案信息和类别的划分提供良好条件，防止中间环节过多导致档案信息在传递期间产生一些遗漏或丢失的情况。另外，还需要及时更新数据库信息，保证数据库中的档案资料信息能够与高校的实际发展情况和学生群体的实际情况做到紧密贴合，切实提升档案信息服务价值。作为高校档案管理工作开展的实际主体，档案管理人员需要在日常工作期间，优化保存与备份档案原件的工作，保障档案信息共享和使用期间的安全性和完整性。

现阶段，我国大部分高校使用的办公系统为办公自动化（Office Automation，OA）系统，在高校档案管理工作开展期间，这一系统同样能够发挥自身的效能，达成科学划分档案信息类别的目的，为整理和储存档案信息创造更多便利。一般来说，高校的档案信息不仅涵盖学生群体的档案信息，通常还涉及技术研发和科研活动等若干类别的资料。基于此，需要在档案管理信息化建设期间进行保密等级的建立，对于一些机密程度较高的档案信息，还可以采取建立单独数据库的形式，这对于档案资料的使用、参考和借阅而言，均可以创设更好的条件。

2.3   搭建标准化档案信息共享机制

高校师生群体尚未建立起正确的档案资源利用意识，基于这种情况，我国高校在档案管理信息化建设期间，需要有效转变师生群体的认知，使之可以更加重视这项工作，并在工作开展期间切实参与其中。另外，通过档案信息管理平台，学生能够查阅并完善自身的档案信息，核实档案信息的准确程度，实现档案资料利用效率的充分提升。同时，高校的档案管理部门还需要在校园内部宣传并讲解档案管理信息化建设的相关内容，广泛分享档案管理信息化建设的重要意义，从而使得档案资料的桥梁作用和服务价值得到进一步凸显［4］。从本质来说，档案资料的功能呈现出多样化的特征，高校若想切实实现高效利用档案资料信息的目标，需要完成一系列信息化档案管理系统的建立，如档案管理网站以及档案管理数字平台等。与此同时，还可以有机结合两类系统，促使高校档案服务平台建设质量达到更高水准，并以服务平台为基础，切实实现档案资料信息共享的目标。

通过档案信息共享平台的建立，高校可以保证相关主体查阅和使用档案信息的过程中，能够在短时间内获取所需信息，以此实现信息利用率的充分提升。尽管我国各个高校建立的档案管理网站和其中所搭载的功能均不相同，但依托于档案服务平台的建立，均能够达成借助平台查阅档案资料信息的目的，充分满足各个主体的档案使用需求，实现档案利用效率提高的目标。另外，在实施高校档案数字化处理方式的过程中，还应当满足标准化的需求［5］。我国各个高校应当致力于与企业、其他高校之间建立资源共享机制这一目标的落实，并立足于档案信息、资料处理、安全管理等若干层面，完成标准化业务流程的搭建，为高校档案管理工作信息化建设的统一性、标准性目标的实现创造更加良好的基础和支撑条件，达成高校与企业、高校与高校互用、共享档案信息的目的，充分发挥档案资料本身的纽带功能，提升档案信息的利用效率。

3     结束语

在时代不断发展的背景下，高校档案管理工作走向信息化成为一种必然趋势。我国各个高校应当对档案管理信息化的重要性形成正确认知，并从多个角度出发，真正实现档案管理工作和档案管理信息系统建设现代化和先进化的目标。如此一来，档案管理信息系统能够切实发挥自身的信息化、数字化档案整合与管理作用，充分优化高校的档案管理与利用效果，进一步加快智慧校园的建设进程。数字时代为高校创造了提高工作水平的契机，我国高校应当牢牢把握这一机遇，走上现代化发展之路。

主要参考文献

［1］梁汉冬.文书档案管理信息化建设利用率与安全保护研究［J］.文化产业，2023（1）：10-12.

［2］王勇.大数据背景下企业档案管理信息化建设策略探索［J］.兰台内外，2022（35）：22-24.

［3］刘红.“互联网+”时代中职学校档案管理信息化的难点与对策［J］.中国新通信，2022（21）：95-97.

［4］魏华.提升事业单位档案管理信息化水平的合理途径分析［J］.黑龙江档案，2022（5）：261-263.

［5］陈戈，杨双庆.“互联网+”背景下高校教师发展档案信息化建设策略探究［J］.办公自动化，2023（4）：19-21，18.