刍议新时代人大换届选举档案工作的优化路径

摘 要：人大换届选举工作中所形成的资料是选举工作的原始记录和依据，是无法再生、不可替代的原生信息资源，为指导今后换届选举工作提供参考，更为人民代表大会制度的进一步完善留下珍贵的历史资料。文章针对人大换届选举档案工作展开深入研究，为后续人大常委会各项工作的开展提供参考意见。现阶段，人大换届选举档案管理过程中还面临着一些现实问题，人大换届选举档案管理的意识有待加强、管理体制不完善和管理环节衔接不当等问题依然突出。对此，我们要主动出击，积极采取相应措施，做好人大换届选举档案管理工作，切实发挥档案“记录历史、传承文明、服务现实”的功能。

关键词：人大；换届选举；档案管理；优化路径

人大换届选举工作是全国人民政治生活中的一件大事，在五年一届的人大换届选举工作中间接选举产生上一级人大代表。换届选举过程中形成的文字、图片、音频和视频等不同形式的真实记录，为我国人民代表大会制度的进一步完善和发展提供了参考依据，必须保存好这些珍贵的资料。做好人大换届选举档案管理工作，既是践行全过程人民民主理念、提升档案管理人员综合素质的基本要求，也是全面落实党的领导和组织运行体系、强化民主政治建设的必然途径。提升对人大换届选举档案的重视程度是一个系统性的工程，不仅需要强化外部的监管，也要在档案部门激发内部动力。

一、人大换届选举档案管理遵循的基本原则

人大换届选举档案为指导今后换届选举的各阶段工作提供参考决策，也为人民代表大会制度的完善留存弥足珍贵的历史资料。选举档案的管理应立足于人大换届选举档案的主要功能，始终坚持由统一组织负责、各级部门统筹管理、归档工作标准化等基本原则，树立人大换届选举档案管理工作的正确导向。

1.坚持统一负责

根据我国对于机关文书工作的基本要求，各地人大换届选举类的重要文件应由档案工作委员会统一领导和汇总，使其能够顺利递交至上级部门。人大换届选举档案不同于党委机关、行政机关的档案，因此，不主张由党委部门的人员来提交，不只是由于党委工作者对换届选举工作每个阶段、每个环节的具体内容及法定程序不了解，可能引发归档时的收置混乱，不利于后期的查找和审阅，还会限制换届选举档案实际功能的发挥。由此，规定各地的人大换届选举档案要执行统一整理、统一递交及统一归档的立卷管理原则。

2.坚持统筹管理

人大换届选举的档案资料，其收集归档流程主要是从基层逐级开始上报，如对于实行直接选举的县乡两级人大代表在初步代表候选人的推荐过程中，由各选区工作组向乡镇选举委员会上报，再由乡镇选举委员会向县选举委员会上报，对各个层次的材料类型必须详细区别和划分。在这一过程中，各个部门要密切沟通、协同配合，及时上报相关文件资料，使人大换届选举档案的收集和归档工作能够在各个组织之间紧密联结，实现自下而上的统筹优化。例如，县级或乡镇级在换届选举活动完成后，相关部门在这一活动中形成的档案资料收集管理，并将其逐级上报，实行分级管理。这样不仅能够促进档案归档工作的有序开展，也为后续的开发利用奠定坚实的基础。

3.坚持标准归档

人大换届选举档案的归档工作是一个不断优化、循序渐进的过程。对于基层组织来说，一些在人大换届选举工作时成立的选举工作委员会通常具有临时性，在人大换届选举工作顺利圆满完成后就会解散，具有显著的人员不固定的问题。当前，由于对人大换届选举档案的收集和归档缺乏规范化的要求，各级选举档案的结构和形式也具有明显的差异，使得后续档案管理过程中存在一些不全面或者不统一的问题，为日后的档案开发和使用带来了很大的限制。因此，人大换届选举的档案管理部门必须严格落实规范要求，实现这一工作的标准化转变。

二、人大换届选举档案工作中存在的问题

现阶段，人大换届选举档案管理具有复杂化和烦琐化的特点，在管理过程中很多环节都需要保持谨慎、细致和耐心的态度。现代化信息技术为各行各业的快速发展提供了极大的便利，也为人大换届选举档案管理的改革带来了新的契机。然而，在目前人大换届选举档案管理流程中仍存在管理意识有待加强、管理机制不够健全、管理环节衔接不当等问题，为人大换届选举档案工作带来诸多困扰。

1.管理意识有待加强

要实现人大换届选举档案管理的现代化，必须强化管理人员的思想意识。很多档案管理部门对档案管理缺乏深入的认识，在一些基层单位，个别领导觉得人大换届选举档案是一项务虚的工作，对单位的发展没有多大用途，再加上从业人员职业素质的水平参差不齐，管理意识淡薄，不仅限制了各级人大换届选举档案管理效率的提升，也打击了管理人员的工作热情。

笔者曾经参与本单位《人大志》的编纂工作，其中一项重要的工作就是收集整理县、乡两级人大代表选举情况及各乡镇召开人代会时的选举情况，有的乡镇未对当时的换届选举材料归档或归档不齐全，导致浪费了大量的人力、物力和时间才得以补齐材料，完成编纂工作。同时，受到传统思想的束缚，诸多地区在档案管理工作中普遍存在着“重藏轻用”的现象，很多地方领导认为只要做好基础的保管工作即可，缺乏资金投入上的大力支持，档案管理未能及时引入先进的信息化设备设施，服务水平和服务能力偏低，对于档案开发利用也较为被动，使得人大换届选举档案难以发挥其应有价值。

此外，档案管理责任履行不到位，人大换届选举工作涉及的部门广、人员多、周期长，档案资料在归档时要注意不同阶段、各个环节的互相衔接。但是，由于各地做法不统一，导致换届选举档案的责任认定不清，衔接不当，造成换届选举档案资料不全、递交程序混乱等问题。

2.管理机制不够健全

有的地方人大机关的档案管理体制不够规范，归档管理较为混乱。由于管理人员的业务不熟练或者操作不规范，使得档案的收集归档没有完善的操作程序，归档和传输的文件编制质量偏低，甚至出现一定程度的偏差。例如，纸张使用、装订方式和文档格式等不统一的现象以及在换届选举档案管理中类别不同的文档被归档到一起，这些问题最终致使人大换届选举档案管理整体混乱，违背了《档案法》的基本要求。比如，笔者所在的人大常委会机关于2022年5月，对全区各乡镇（街道）的人大换届选举档案开展工作督查，在督查中发现，全区24个乡镇（街道）中，只有7个乡镇对换届选举档案集中收集、整理和归档，15个乡镇（街道）只有材料收集而未及時归档，2个乡镇（街道）有收集资料却不完整，除了1个乡镇的换届选举档案有存入档案室统一管理外，其他均未移交入库，整体情况堪忧。很多地方人大换届选举档案编制、工作版记以及登记流程不规范，使得文件资料容易混淆，虽然近几年有关档案规范的研究在不断深化，各地也在积极探索相应的管理制度，但在实际进程中由于监管不力以及对实施要求的不严格，使得这部分档案的建立和管理偏离了其初衷，导致换届选举档案的共享受到限制，对档案管理的长久开展造成了阻碍。

3.管理环节衔接不当

首先，人大换届选举档案管理的过程中需要从各个部门、各个选区工作组和各乡镇选举委员会收集关键文件资料，但一些部门或选区工作组为了自身的便利，很多时候对于手中的文件资料不愿归档或拖延归档，使得档案管理人员经常心有余而力不足，尤其是一些重要文件，由于归档不及时，时间久了就会发生遗失或损坏，而责任无从追究。人大换届选举档案的管理不是人大系统一个部门或档案管理人员一个人的事，需要各相关单位、各选区工作组及乡镇选举委员会的通力配合和支持，如果各个部门配合不当就会使得档案管理推进较为困难。

其次，人大换届选举档案材料的生成时间较长，涉及内容广泛且复杂，包括换届选举前后的多种记录性材料及选举过程中选区划分、选民登记、初步候选人推荐、正式候选人酝酿协商以及投票选举等各阶段形成的文字、图表和照片等材料，操作难度较大，而现阶段针对换届选举档案收集、整理的培训也主要是围绕具体流程和施行方法，缺乏对整理、分类及传输等内容的强调，使得归档数据的完整性不足。

最后，随着信息化的发展，人大换届选举档案的管理更加趋向精细化和科学化，对于档案管理的收集、整理、储存、检索以及审阅等各个环节都要紧密联结，但很多基层领导忽视了档案编制和管理之间的关联性，使得各个环节衔接不当，容易导致信息孤岛，不利于人大换届选举档案管理的长久开展。

三、探索新时代人大换届选举档案工作的创新路径

人大换届选举是人民群众参与的最广泛、最直接的民主活动，是加强民主政治建设的重要步骤，是人民当家作主的重要体现，是践行全过程人民民主重大理念的生动实践。优化人大换届选举档案工作，是选举工作发展和进步的有力见证，更是运用档案管理专业知识、强化民主政治建设、践行全过程人民民主理念的重要途徑。因此，必须切实提升换届选举档案管理的创新意识、完善换届选举档案管理制度和优化换届选举档案管理流程，有效发挥人大换届选举档案管理的各项功能。

1.提升创新意识

档案是了解和掌握客观规律的重要凭证，亦是回顾过去和预见未来的参考依据。2021年7月6日，习近平总书记专门对档案工作作出重要批示，档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。人大换届选举的档案管理工作是人大机关和档案部门的基本职责。要通过多层次、全方位以及多角度的宣传，强化各部门的档案管理意识，保障档案管理工作有序推进。要始终秉持“深化档案管理、坚守档案责任、服务人大工作”的思维导向，通过某博、某信、电视广播、新媒体、短视频等平台多形式、多渠道普及推广换届选举档案管理的相关知识，强化全社会对换届选举档案的重视。

同时，人大机关和档案管理部门要明确各自责任归属，制定科学的奖惩机制，加强各项基础设备设施的投入，改善办公条件、引进专业人才，强化沟通培训机制，提升档案管理人员的专业化水平和业务技能，对信息化、数字化等先进技术不断学习并熟练掌握，推动人大换届选举档案管理的现代化发展。另外，还要不断向一些领先地区借鉴优秀经验，积极探索人大换届选举档案管理的新思路、新举措。

2.健全管理机制

要切实做好换届选举档案管理工作，就必须紧紧抓住制度建设这个“牛鼻子”，将其作为基础性、根本性工作。

首先，需要完善换届选举档案管理制度，通过制度建设进一步对人大换届选举档案的范围、标准和周期的明确规定，让换届选举档案工作有章可循、有法可依。现阶段，只有秉持清晰的电子文件档案归档原则，才能保障电子档案的真实性、规范性和可用性，方便随时查阅。还要加强各部门之间的密切合作，做到应归尽归，落实好档案收集、整理、归档、存储以及开发等各个环节的规章制度。

其次，要落实责任、严肃纪律。换届选举整个流程中所形成的各类文件、图表和影像资料都属于档案范畴，应按照类别明确各自职责，既要明确分管领导，也要安排具体人员负责做好换届选举各项资料的收集、整理工作。

最后，可以邀请档案方面的专业人士全过程参与指导，辅助档案资料的收集归档，确保换届选举档案的齐全性。还要坚决避免收集整理时发生遗失、损毁以及伪造等情况，对影响档案完整性的行为要严肃处理，依法追究相关责任。

3.优化管理流程

首先，加强部署。要成立专门的机构，补充专业的档案管理人员，细致地规划人大换届选举工作，通过具体实践机制的设定，保障换届选举资料的顺利开展及完整收集。

其次，随着信息化在人们工作、生活中的持续覆盖，档案管理的数字化和智能化对人大换届选举档案管理工作的高质量发展提出了新的要求，档案管理也开始逐步向更高水平转变。因此，要加强信息化硬件和软件设备设施的投入，建立分卷立册的档案管理模式，细致区分档案内容，并强化目录的索引和编撰环节，方便后续的开发和查阅。此外，可以设置专门的线上管理平台，开通与广大民众的联结机制，广泛收集社会群体对于人大换届选举档案管理工作的意见与建议，对选区划分、名额分配、选民登记、候选人推荐、投票选举以及代表构成等开展科学分析，促进档案工作的有效利用，充分体现全过程人民民主的真实性和广泛性。

最后，构建完善的信息化安全监管体系，重视人大换届选举档案的保密性，严格履行档案工作者的保密原则，定期对数据资料备份，避免由于病毒侵袭或系统崩溃而导致档案信息的损毁或丢失。

四、结语

综上所述，健全和完善人大换届选举档案管理工作机制，对研究和推进我国民主政治建设进程具有举足轻重的时代价值。新时代赋予了人大换届选举档案管理工作新使命、新任务和新要求，档案管理部门应正视现阶段人大换届选举档案工作中存在的一些问题和不足，积极改进，切实提升人大换届选举档案管理水平，更好地服务于地方人大工作，服务人民群众。

参考文献：

[1]韩 宁.基层人大换届选举档案管理工作研究[J].黑龙江档案，2022（02）：89-91.

[2]郑 梁.地方人大常委会机关文书档案管理的实践与思考[J].国际公关，2021（10）：64-66.

[3]骆嘉莉，彭期兰.做好村级换届选举档案管理的若干要务[J].浙江档案，2020（10）：60.（作者单位：龙岩市永定区人大常委会宣传信息与档案中心）

作者简介：贾江仙（1973—），女，汉族，山西闻喜人，本科，馆员，研究方向：档案管理。