医院人事档案管理中应用数字化管理有效路径探析

2023-12-02于梦醒

兰台内外 2023年32期

摘要：在现今的医院人事档案管理中，数字化管理仍是必然趋势。文章說明了医院人事档案管理的不可或缺性，探讨了医院人事档案管理中应用数字化管理的作用和价值，分析了医院人事档案管理中应用数字化管理的问题，并结合实际提出了在医院人事档案管理中应用数字化管理的有效途径。

关键词：医院；人事档案管理；数字化管理；有效路径

近年来，随着信息化和数字化时代的到来，医院人事档案管理工作发生了翻天覆地的变化。当前，为提高医院人事档案管理水平，应积极应用数字化管理模式，借助数字化管理的优势来改善传统管理模式缺陷，弥补传统管理模式的不足。

一、医院人事档案管理的重要性

人事档案是医院的重要档案资料，主要记载了医院职工的社会关系、学习经历、政治面貌、工作状态、奖惩以及劳动薪酬等信息。人事档案管理是将人事档案当作管理对象并开展一系列管理活动。医院通过开展有效的人事档案管理，有利于实现人力资源配置的优化，提高人事考核的科学性，加快医院改革步伐。首先，在医院人事档案管理中，经过切实有效的管理方法，全面收集相关职工的各类信息，掌握职工的年龄、学历和奖惩等情况，并在此基础上全面考虑职工的专业方向、专业技能、年龄层次以及学历层次等情况，选贤举能，可以提高人岗的匹配度；其次，可以评估当前医院的人才应用情况和人才结构的合理性，并以此为根据对未来人才应用策略、人才储备策略的制定提供良好的依据，从而实现医院人力资源配置的优化；最后，可以提高人事考核的科学性与合理性。由此可见，医院人事档案管理是医院内部一项十分重要、不可忽视的管理工作。

二、医院人事档案管理中应用数字化管理的作用和价值

1.有利于增强档案信息查询的便利性

实践表明，通过在医院人事档案管理中应用数字化管理，有利于增强档案信息查询的便利性。随着近年来医院改革的不断深入，对人事档案的使用需求不断提高，为了节约时间及提供优质的人事档案服务，应采取有效措施来增强档案信息查询的便利性。首先，在过去的医院人事档案管理中，在对人事档案信息查询时，都是需要人工操作，容易出现失误，且会消耗大量时间；其次，人工反复查阅、翻看纸质档案也容易使纸质档案发生损坏，需要花费大量的时间、物力和财力等来修复档案。但在医院人事档案管理中应用数字化管理后，可借助先进的信息技术与数字化技术，建立健全档案数字化管理系统，从而能真正高效、快捷及准确地查询人事档案信息。同时，相较于传统的纸质档案，数字化档案还更加便于保存和管理。

2.有利于提高档案管理质量

通过在医院人事档案管理中应用数字化管理，有利于提高档案管理质量。过去，医院人事档案主要是以纸质的形式储存，在医院人事档案管理中主要采取人工管理的方式。但近年来，随着纸质档案保管时间要求的增加，并受到环境等外界因素的影响，很容易出现档案损坏、缺失等问题，从而影响档案的完整性和使用价值，还增加了人事档案管理工作的难度。但在医院人事档案管理中应用数字化管理后，由于将传统的纸质档案转变为数字化档案，能够实现档案的长时间、安全保存，从而有效降低了人事档案管理工作难度，提高了档案管理质量。

3.有利于推进档案信息共享

通过大量的实践，在医院人事档案管理中应用数字化管理模式，有利于推进档案信息共享。医院人力资源管理、人才选拔和培养均离不开人事档案资料的支持，只有实现人事档案信息共享，才能够为相关工作提供科学有效的依据。在医院人事档案管理中应用信息技术与数字化技术，借助档案数字化管理系统，可以有效实现档案信息共享，院内不同部门都可以在档案数字化管理系统上及时迅速地获取所需人事档案信息，从而确保相关工作高效开展。

4.有利于降低档案管理成本

通过在医院人事档案管理中应用数字化管理模式，有利于降低档案管理成本。首先，通过数字化管理可以降低档案管理的人力成本。传统的人事档案管理需要专门的档案管理人员，而数字化管理模式可以大大减少档案管理人员的工作量和人员数量。同时，数字化管理还可以实现远程管理，使档案管理人员不必在医院，就可以远程开展档案管理工作，进一步减少了人员的数量和成本；其次，通过数字化管理可以降低档案管理的物资成本。传统的纸质档案通常需要大量的纸张和印刷设备设施来制作和维护，而数字化管理只需要少量的存储设备设施和电脑等储存和管理档案，不仅节约了物资成本，也节约了空间成本，可以将原来的档案室用于其他的用途；再次，通过数字化管理可以提高档案的管理效率，从而减少时间成本。传统的人事档案管理工作往往需要花费大量的时间，而数字化管理可以通过建立自动化流程，提高整体档案管理流程的效率，从而减少管理人员的时间成本；最后，通过数字化管理可以提高档案管理的数据安全性，从而降低安全成本。传统的纸质档案存在被泄露、遗失、损毁等风险，而数字化管理可以通过建立严格的访问权限和备份机制，保障档案数据的安全性，从而避免因档案安全问题引发的额外成本。

三、医院人事档案管理中应用数字化管理的问题

近年来，随着信息技术与数字化技术在各行各业的不断推广和应用，很多医院在人事档案管理工作中也引进了这些技术，对人事档案实行了数字化管理。但就现状来看，医院人事档案数字化管理仍存在一些问题。一方面，数字化档案信息比较容易被篡改，客观存在信息安全问题，且目前很多医院不够重视数字化档案的安全管理，缺乏有效的防护手段，导致数字化档案存在被恶意篡改、丢失和信息被泄露的隐患；另一方面，在人事档案数字化管理过程中，档案数据的收集与录入是一项非常重要的工作，为做好这项工作需要具备充足的资金以及人力支持。同时，在海量数据、多样化数据录入过程中对准确性的要求也较高，这就提高了数据收集与录入工作的难度，若想获得更多、更有价值的信息，就必须使用多样化的数据统计与处理方式，但大量的数据解析与存储必然要占用服务器很大的空间，从根本上导致服务器负荷加重、难度提高。

四、医院应用人事档案数字化管理的有效路径

1.更新档案管理理念

首先，应更新档案管理理念。一要树立“需求导向”的管理思维，二要形成良好的数字化管理意识。过去在医院人事档案管理中，主要采取的是“供给导向”理念，即人事档案管理部门主要是从自身业务角度出发提供档案服务。但在当今时代背景下，医院对人事档案的管理需求逐渐提高，人事档案管理部门需要时常更新档案管理的理念，树立“需求导向”的管理思维，从而提供能够满足医院实际需要的档案服务。其次，过去在医院人事档案管理采用的是人工管理模式，其效率低、劳动强度大、疏漏和错误多。当前，应尽快更新档案管理理念，形成良好的数字化管理意识，积极应用先进的云计算、大数据等先进技术，对人事档案数据开展梳理、分析，并引进OA平台综合管理系统，借助智能分析和筛选功能对档案立卷分类，确保数据库可以准确识别档案，方便对档案信息的查询和检索。总而言之，医院人事档案管理部门应积极更新档案管理理念，主动介入，动态化监督控制，及时发现问题并督促整改，从而充分发挥自身职能作用，实现对人事档案形成、归档、管理、应用以及销毁等环节的一体化管理。

2.建立和完善档案数字化管理系统

医院人事档案管理中应用数字化管理的前提是先建立和完善档案数字化管理系统。档案数字化管理系统不仅要具备对各项人事档案信息的收集、存储、整理、分析、检索、查阅以及处理等全面功能，还能够对各项人事档案信息实行有效的整合、精算以及建模。当档案数字化管理系统建立完成后，并不代表从此就能一劳永逸了，后续还需对档案数字化管理系统不断升级、更新以及修补漏洞，使其日益完善。此外，在医院人事档案数字化管理的过程中，应积极引进先进的科学技术，以确保数字化管理顺利开展。首先，可以应用数字化技术充实人事档案内容，如可以采用数字微技术将纸质档案转变为数字化档案，或是采用AI识别技术对档案实行高清化处理，并将档案转变为PDF格式；其次，可以借助网络技术线上虚拟办公；再次，可以利用音频、视频等形式对档案数据备份存储，或是借助云盘、硬盘、云服务器等载体对档案实行数字化管理，以实现档案数据、类型的丰富性；最后，可以借助云平台来存储档案数据信息，应用数字化管理程序实施数据计算、分析及管理，从而推进医院人事档案管理的程序化与规律化。

3.制定健全的档案管理制度

档案管理制度实质上是人事档案管理工作开展的依据，医院在人事档案管理过程中需要一套全面的档案管理制度。其实，很多医院的档案管理制度尚不够完善，如未明晰档案管理的责任、未规范档案管理的流程、未明确档案管理的目标等。同时，医院现行档案管理制度的针对性和可操作性也普遍较差，大大抑制了档案管理制度对人事档案管理实际工作指导作用的发挥。基于此，医院应制定一套健全的档案管理制度，利用制度来严格约束和规范档案管理工作。在档案管理制度的制定中，必須充分结合医院实际情况，保证档案管理制度具有针对性和可操作性。首先，医院应明确档案管理责任和管理目标、规范档案管理具体流程等，以确保档案管理工作能够规范、合理以及有序开展；其次，要制定合理的人事档案借阅管理制度，既要对档案借阅的权限、操作流程等提出明确要求，又要增加线上借阅的审批事宜，在档案被借阅、归还时，能够及时更新档案数字化管理系统的借阅状态标识；最后，要设置具有针对性的管理考核机制，将档案数字化管理建设成果纳入绩效考核当中，以提高人事档案管理人员对档案数字化管理的重视程度。

4.强化档案保护工作

医院人事档案对保密性具有较高的要求，因此，医院在开展人事档案管理工作的过程中，应强化档案保护工作，保证人事档案信息的安全性。

首先，针对传统纸质档案，应结合其特点有针对性地实施管理，做好防潮、防虫和防火等工作，避免档案遗失或损坏；其次，针对数字化档案，应随时做好备份，并采取科学的防护措施加强系统安全防护，避免档案丢失或遭到非法攻击、盗取以及恶意修改、删除等。尤其是在数字化档案管理中，应准确识别操作者的身份，并保留更改痕迹，在每个环节把好安全关，确保档案安全。

5.提高人事档案管理人员综合素质

由于人是各项工作开展的执行者与操作者，因此，人才素质对实际工作质量具有至关重要的影响。但就现状来看，医院普遍缺乏高素质的人事档案管理人才，很多医院配备的专职人事档案管理人员数量较少，现有管理人员的综合素质不足，缺乏有效的激励机制，由于医院往往只重视培养医务人才，而忽视了档案管理人才的培养。为了提高医院人事档案数字化管理应用水平，医院应加强人才培养，提高人事档案管理人员的综合素质，打造一支高素质的人事档案管理队伍。医院要明确人事档案管理人才的重要性不亚于医务人才，在此基础上，充分重视人事档案管理队伍建设，只有加大人事档案管理人才引进和培养力度，才能满足人事档案管理工作的需要。一方面，医院要及时开展对现有人事档案管理人员的教育和培训，提高现有人事档案管理人员的综合业务能力和水平，并培养其信息化和数字化操作能力；另一方面，医院应不断吸纳更多高素质人事档案管理专业人才，以进一步扩充人事档案管理队伍，提高人事档案管理队伍整体素质。除此之外，医院还应进一步优化人才结构，合理实施岗位分配，加强人力资源管理，制定合理的绩效考核标准，建立科学的激励机制，从而有效提高人事档案管理人员的积极性，充分展现人才优势，最大限度地发挥人才价值。

五、结语

综上所述，人事档案管理是医院一项举足轻重的管理工作，开展医院人事档案数字化管理，有利于增强档案信息查询的便利性，提高档案管理质量，推进档案信息共享以及降低档案管理成本。在开展医院人事档案数字化的管理工作中，应积极更新档案管理理念、建立和完善档案数字化管理系统、制定健全的档案管理制度、强化档案保护工作以及提高人事档案管理人员的综合素质。

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