医院医疗设备档案管理的实践策略研究

摘 要：医疗设备档案是医疗设备从采购到报废全过程的历史记录。随着医院各种先进检验、检查、治疗设备日益增多，实施规范化、系统化、完整化的高质量统一医疗设备档案管理，可为医疗设备的科学管理提供现实依据，为医院医疗质量、技术服务水平的提升提供可靠的资料保障，是医院发展及质量管理体系中不可忽视的重要一环。文章针对医院医疗设备档案管理工作实践，对当前医院医疗设备档案管理的现状及存在的突出问题展开剖析并提出解决策略，以期在促进医院医疗设备档案管理水平的策略研究上起到参考作用。

关键词：医疗设备档案；档案管理；实践；策略

医疗设备档案是指在设备采购、安装、调试、验收、使用、维修和报废等全过程中形成的文字、图表、光盘等终身性文件，是设备使用全过程的真实记录，也是评定医院医疗水平的重要参考依据。随着社会经济水平的高速发展，科学技术日益进步，与医疗水平相匹配的医疗设备更新换代日益频繁，如何提高医疗设备档案管理质量，将对医院在提高整体技术服务水平、提升医疗质量、研判医疗设备引进等方面产生直接影响。

一、医疗设备档案管理在医院管理中承担着重要角色

规范化、系统化、完整化的医疗设备档案是从设备立项采购到报废的全过程历史记录，是最真实的凭证依据。这期间主要存在着两种档案资料管理状态：一是技术资料管理状态，包括申请报告、医疗设备论证报告、设备使用说明、安装验收单、运行记录、设备维修记录和报废记录等医疗设备资料的档案管理，可为医疗设备质量管理控制、安全运行以及维修保障等方面提供及时准确的参考信息；二是经济资料管理状态，包括设备调研论证、购销合同、预算经费以及设备使用情况等医疗设备资料的档案管理，可为院领导和专家在论证医疗设备需求、经济效益及设备购买等决策方面提供经济价值相关的数据参考。这两种管理方式在设备档案管理工作中彼此制约、相互促进。

1.医疗设备的技术资料档案管理反映了医疗设备运行及使用状态情况

医疗设备验收报告能真实地反映医疗设备验收的时间和方式，跟踪后期医疗设备使用情况和维修保养方式，便于随时开展查证。在医疗设备使用过程中，规范完成医疗设备运行报告、维修记录，能有效熟悉医疗设备运行管理情况，针对性地开展科学保养设备，提高医疗设备使用寿命，降低故障发生率。医疗设备档案可为医疗器械科维修人员提供设备维修资料，医疗设备运行过程中出现故障时，维修人员可以参考设备档案资料排查设备故障。如果医疗设备出现一般故障，由于厂家维修设备所需维修费较高或维修人员不能及时到位，可能会给医院造成多方损失。在做好医疗设备档案的情况下，医疗器械科专业维修人员能够充分参照设备档案资料完成设备一般故障的日常维修，有效降低设备维修成本。另外，通过调研医疗设备档案资料，可以协助医院各科室对医疗设备的使用效率展开分析，熟知设备的运行状态，充分利用设备功能，扩大医疗设备的服务范围，提高医疗设备的使用价值。

2.医疗设备经济资料档案管理可以协助分析、指导医院采购医疗设备

随着我国经济的高速发展，人民生活水平不断提高，人民群众的健康意识不断提升，对医院医疗服务质量要求越来越高。在经济与科技快速发展背景下，各种先进智能技术被应用到医疗设备中。医院可利用医疗设备档案中的论证报告、标书、合同以及使用记录等资料情况，在购置医疗设备时，参考档案资料分析同类型设备的优势和不足之处，在保证设备符合使用要求的同时，进一步节约医疗设备采购成本。在维修保养层面，参考档案资料中的医疗设备合同、维保等，可制定医疗设备最佳维保期限及维保范围。医疗设备档案贯穿医疗设备整个生命周期，利用资料能够查询设备故障发生的原因及频率，研判实际使用的医疗设备性能的优劣，且针对同类型不同品牌的医疗设备，通过设备之间性价比、市场占比、技术差异等档案资料的对比分析，为以后设备采购提供数据参考。

二、收集归档范围和内容

收集与整理医疗设备档案最终目的是为医院的实际工作提供帮助。根据医院等级评审要求，医院在购置≥5万元以上的医疗设备后应跟踪收集医疗设备资料，并展开分类整理归档，实行统一管理。医疗设备档案资料的收集归档主要由医院医疗器械科和财务科完成。医疗器械科主要负责收集整理医疗设备申购、购买、安装验收、使用运行过程中的所有资料，包括申请购买单、可行性论证报告、市场调研资料、医疗设备相关会议纪要、招标文件、评标记录、中标通知书及投标文件、设备购销合同、中标单位的资质材料、开箱登记表、安装验收报告、装箱清单、培训记录、使用说明书、出厂合格证、维修记录表、设备使用情况登记表和周期检定报告等资料。设备报废处置阶段，财务科负责收集包括报废申请单、论证报废资料、相关会议纪要、报废批复、处置合同和处置现场图片等资料的归档。医疗设备档案资料的收集是一项需多科室、多岗位人员共同配合完成的工作，收集整理归档资料应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，待资料收集齐全后移交至医院中心档案室统一归档管理。

三、当前医院医疗设备档案管理中存在的主要问题

1.归档不及时、材料收集难度大、不齐全

档案资料收集是一个动态的过程，单价在100万元以上的一套完整大型医疗设备档案资料是由使用科室申报、论证评审、招标采购、开箱驗收、安装调试、验收合格、使用、维修以及报废等多个环节产生的重要文件资料所组成，其归档周期长，具有连续性。按规范在医疗设备从采购至报废期间产生新的补充资料应跟踪到位，保证补充资料入档，可是在实际资料收集工作中，因涉及部门杂、中间环节多、参与人员相互扯皮、工作懈怠以及医疗器械科室资料管理人员频繁更换等原因，造成档案资料收集工作难度增加，甚至具有保存价值的资料丢失或散落在个人手里。由于部分资料收集不齐，经常导致档案资料不能及时移交，难以保证医疗设备档案的完整性，特别是在设备投入使用后，因相关部门责任管理不到位或粗放管理，缺乏系统、动态、全过程的档案资料收集大局观，以致有关设备使用、维修、报废情况的资料仅有少许或无任何材料存档。

2.档案管理意识薄弱，归档材料不规范

医疗设备档案管理在医院实际管理中占据着关键一环，能够反映出医院硬件及软件的综合发展实力，但是，目前许多医院仍缺乏科学的医疗设备档案管理体系，未充分重视及实施有效的科学管理，导致无法产生高效的档案管理效率。医疗设备档案管理具有相对的专业性，但在实际材料归档操作中常存在各种不专业、不规范行为。实际操作中由于医疗器械科室对档案类目不了解，常将医疗设备招标里的不同类型设备放在同一类目移交归档，如误将治疗设备电子输尿管镜与检验设备光学生物检测仪混淆，统统按检验类目移交，造成医疗分类名目错乱等问题。档案管理书写规范要求在一套设备档案案卷材料中只有一个规范的设备名称，但在实际归档材料中同一台设备常会出现多个不规范设备名称，如同一台设备在申请采购单上设备名称为视频脑电图，标书上设备名称为视频脑电采集系统，合同书上设备名称为脑电采集检测系统，安装使用验收报告设备名称又为通道视频脑电图仪，造成档案管理部门在资料整理、后期查询等工作难度加大。再有，归档材料使用不耐久的字迹及纸张，申请、报告以及合同等重要资料漏缺，签署日期或归档文件有大量的复印件而缺少原件等情况也相当常见。

3.开发挖掘利用医疗设备档案效率低下

档案管理人员仅仅将医疗设备采购、使用、维修保养、报废相关资料管理作为完成医疗设备档案的收集、整理及归档的全部工作，并未深度挖掘医疗设备档案所具有的参照、监督等功能的内在价值。档案资料在实际价值利用上，仅限于查阅医疗仪器设备档案资料，在购置医疗设备仪器时，未能利用档案资料深度分析设备性价比，发挥最大化利用价值，更好地服务于医院发展。

4.档案管理队伍整体素质低下，管理方式陈旧

医院每年都会购置新的医疗设备，致使医疗设备档案资料收集工作量逐渐加大。随之，档案管理队伍整体素质低下、管理方式陈旧的问题日渐突出。第一，档案管理人员多为非专业出身或兼职，普遍存在档案管理意识淡薄，不熟悉档案工作规律、分类方法及有关管理规范，造成实际操作中工作积极性不高、工作态度懈怠等。第二，档案管理人员与医疗器械科室人员之间工作方式欠协调，且因档案管理人员缺乏医疗设备专业方面的知识储备，使得档案管理在具体工作，如资料分类归档中经常出错而不能达到良好的预期效果。第三，创新动力不强，缺乏现代信息化管理手段。医院并未制定专门的医疗设备档案电子信息化管理制度，档案资源的利用、服务方式呈现滞后性，仍沿用纸质档案存档为主的管理模式，存在档案管理效率低、利用率不高等诸多弊端。

四、提高医疗设备档案管理质量的实践措施

1.完善制度，强化规范管理

档案管理部门根据《科技档案工作条例》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《档案分类编号规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等标准规范，编制医院医疗设备档案分类方案、设备归档档号结构，结合本单位实际情况制定医疗设备档案管理细则，明确本单位设备档案的具体要求，规范从医疗设备申请—采购—安装—验收—使用—维修—报废全过程的归档行为，采取定期和跟踪相结合的收集方式，提高归档资料收集效率，确保档案资料收集完整准确。

2.严把档案验收关，确保档案归档质量

医疗器械科室切实做好医疗设备购买、使用、维修以及报废等全过程相关材料收集整理工作。采购时与设备厂家在合同条款中须明确增加设备档案归档条款，把医疗设备采购材料移交与设备款结算相挂钩，重点审核内容包括设备进场安装验收前的归档材料是否为原件，文件材料签名、盖章手续是否完善，验收报告、调试等材料是否齐全，以确保归档文件真实准确。在设备安装运行后的设备维修记录、报废处理等资料的收集上明确责任分工，由医疗器械科室派专业人员做好跟踪登记收集工作，确保文件材料能及时移交档案室。

3.提高档案管理人员的业务素质和专业技能，拓展档案管理的服务范围

档案管理工作质量与档案管理人员的专业程度息息相关，为规范档案管理工作，必须加强档案管理人员业务素养和实际工作技能，档案管理人员应该积极参加相关档案、医疗以及电子信息等方面的培训，使档案人员不仅熟知档案专业相关知识，还需具备一定的医疗、互联网信息等相关专业知识，熟悉掌握相关设备专业术语、适用范围，使其在工作中做到游刃有余。档案管理人员应该熟知档案建设与管理的价值和意义，积极从多角度拓展医疗设备档案服务领域。在医院添置新设备时，充分发挥档案的参照功能，利用医疗设备档案资料对比分析同类型不同型号医疗设备的优劣，深度分析性价比，协助领导作出正确决策。同时，医院应完善工作激励机制，完善公平合理的人才评价体系，做到档案管理人员与医、药、技、护一视同仁，增强档案管理人员的职业认同感、自豪感，建立职业素养优良的档案管理队伍，更好地为医院服务。

4.加强领导责任，强化档案工作

医疗设备档案管理的工作质量直接影响医院的医疗水平发展，与医院社会效益的发挥等方面也有直接关联。医院应高度重视医疗设备的档案工作，院领导应直接介入医疗设备档案管理中，建立医疗设备档案领导责任制，对设备档案按照“集中统一管理”的原则，成立专门监督小组，监督和检查设备档案管理的落实和完善情况，采取定期或不定期抽查方式，协调和解决医疗设备档案材料在收集和整理过程中的实际问题，保证其完整性，提高档案资料的利用效率，以使档案管理工作顺利开展。

5.创新管理模式，利用信息化技术提高档案服务质量

随着医院医疗水平的不断提高，医疗设备档案数量也日益增多，相关材料利用、查询日趋频繁，纸质档案在利用过程中出现遗失、破损等情况突出，而且资料查找的工作效率低下。随著互联网、信息技术的高速发展，现代信息技术已融入社会各个领域，医疗设备纸质档案与电子档案信息化结合是目前医院档案管理的发展主流，建立医疗设备档案信息数据库，在医院局域网内形成数据资源共享平台，电子化扫描纸质档案资料，将其录入计算机储存系统，不仅提高资源利用效率，也简化了查询流程 。同时，可以避免纸质档案的损坏，延长纸质档案寿命。随着医疗设备的更新换代加快，淘汰的老旧医疗设备已满足不了群众日益扩大的就医需求，设备价值逐步呈现减弱态势，最后失去功能需求，其相关的纸质设备档案占用着库房的有限空间。通过利用档案信息数据库开展档案价值鉴定工作，可大幅度提高档案管理人员在医疗设备档案价值鉴定工作中的效率，筛选出少或无利用价值的设备档案，按规范流程另存或销毁。作为档案管理专业人员应熟练掌握信息技术及操作方法，提高档案工作效率，促进医疗设备档案管理不断向专业化、信息化、现代化开展。

五、结语

综上所述，针对医院医疗设备档案管理实践过程中存在各种问题，档案管理人员应该正视并分析问题产生的原因，协调各方采取有效措施及时解决问题，建立规范化、系统化、完整化的医疗设备档案管理体系，以充分提高医疗设备档案的利用价值。此外，还应不断创新管理模式，促进医院在社会效益、医疗技术服务水平上取得更好的发展。

参考文献：

[1]任文彦.浅议医疗设备档案管理的难点与对策[J].东方药膳，2021（8）：230.

[2]金 薇.等级医院评审中的医院医疗设备档案管理[J].医疗装备，2022，35（1）：87-88，91.

[3]马爱芹.初探医疗设备档案管理的有效性及其在医院服务中的作用[J].档案与建设，2013（S1）：49-50.

[4]何彩平.医疗设备档案的建立[J].中国医学装备，2011（12）：58-60.

[5]赵 瑞.关于医院医疗设备档案信息化管理的探究[J].医疗与信息化，2021（5）：129-130.

（作者单位：1.苏州大学附属常州老年病医院；

2.常州市第七人民医院）

作者简介：丁娟娟（1979—），女，汉族，河南焦作人，本科，馆员，研究方向：医院档案管理。