智能化技术在档案信息化建设中的应用

2023-11-23张旭芳

兰台内外 2023年31期

摘要：随着智能化技术的应用领域越发广泛，其与档案信息化建设有机结合是时代的大势所趋。文章对智能化技术在档案信息化建设中的应用展开分析和探讨，结合智能化技术的应用价值，分别从人工智能、大数据、云计算和FRID处理等现代智能化技术的应用层面以及定位、认识、研究和行动等方面，有效推进智能化技术在档案信息化建设中的应用效果，希望为档案建设管理工作提供更多的便捷性。

关键词：智能化技术；档案信息化；人工智能；大数据

随着信息时代的到来，智能化技术的应用领域逐渐增加，在档案信息化建设中应用智能化技术，一方面，可以充分加快信息化建设的总体频率与速度，使其可以在短时间内完成目标的数据建设任务；另一方面，还能通过各种不同的智能化技术，尽可能缩减档案信息化建设的总体消耗时间，带动工作效率和质量的综合提升。在智能化技术的应用基础上，有效推动并实现档案信息化建设的快速发展。

一、在档案信息化建设中智能化技术的应用现状

在人工智能技术的支持和作用下，可以为档案信息化建设与管理提供更高效的服务保障，使其能够充分满足用户的需求，带动工作效率的全面提升，有效满足用户随用随存取的个性化要求，真正带动档案信息化建设的可持续发展。另外，借助人工智能技术，可以在一定程度上提高档案的综合利用价值，对传统的档案管理造成冲击和影响，为信息化建设的发展提供强效驱动力，拉动人才需求层次的提升，进而为档案工作的转型升级和社会的全面进步产生强大的助力。

1.智能化收集电子档案

作为档案信息化建设的重要环节，通过应用计算机硬盘等现代化设备设施存储数据信息，使其与纸质档案对应关联，能够有效缓解部分地区公共档案管理场所的数据压力。利用智能Agent技术可以在一定程度上提高数据信息的收集效率，真正实现电子档案的智能化收集，这项技术本身拥有较强的自主性，会根据工作人员制定的需求来智能抓取电子文档。另外，考虑到档案信息化建设并不单纯只由网络中抓取信息，还需要确保其真实性、可靠性、完整性以及可用性。部分信息化档案是以音视频、图像等形式存储，需要灵活应用语音识别技术，将音视频的档案精准转化为文本信息，并能分析其中的各类语种，为后续的分类与内容分析创造有利的前提条件。而针对部分因光线或者分辨率、气候条件等相关因素导致信息模糊的档案，可以借助信号处理和图形处理等技术，在经过综合处理后，使其恢复高清晰度。

2.档案数据信息的高效共享

在新的社会背景下，推动档案信息化建设的网络化和数字化等，是赋予档案管理的全新要求，檔案使用者能够更加清楚、高效地完成信息检索和资料搜寻。结合《中国档案分类法》的相关要求，档案检索分类具有复杂性，大多数使用人员无法在短时间内完成对档案类别的精准掌控，因此，在人工智能技术的作用下，可以将不同档案之间的重要程度以及相关性等给予同步考虑，并采用加权混合索引的方式，帮助使用人员快速搜查目标资料，从而带动检索精准度和效率的全面提升。另外，还可以应用自然语言加工系统，使用人员可以通过提问的方式，在人工智能技术反复推理的过程中，从已有的信息库中查找到相应的答案，加上可以感知用户数据信息搜集类型的偏好，并适当增加该方面的信息推送，促进档案信息的实时共享。

3.减少档案信息网站的建设成本

对于档案信息化建设工作而言，通过建设具有服务、宣传和交流等功能的网站平台，能够将档案信息化直接面向社会大众，使其能够在有限的时间和精力下，完成远程获取和搜集文件数据信息，使档案信息可以真正实现触手可及。在档案信息网站建设的过程中，应用人工智能技术，可以有效理解和响应访问人员的个性化需求，并结合其实际情况给予适当的帮助和支持。在人工智能技术的辅助下，能够针对网站的相关核心参数自动调整，并结合实际情况创建网页的基础布局，针对实际内容和相关品牌实施综合优化和完善，使其不再完全依赖于设计工作人员的同时，给予游览和访问用户更加舒适的感受和服务体验，进而吸引更多受众的关注和认可。

4.大数据处理技术

（1）实现档案信息化建设的集中化管理

为了全面推动档案信息化建设，相关领导层需要优化创新传统的档案信息载体，并实现档案的集中化管理。从以前档案管理工作模式中可以看出，基本上充分践行了分片分区管理的综合理念，彼此之间并无明显的交集，导致档案信息化建设始终处于独立且分散的状态，交流程度低，共享效率落后。而在大数据处理技术的支持和作用下，可以有机整合分散的档案数据，让访问者可以精准搜寻所需的档案数据信息，不仅可以提高档案搜集和信息化建设的工作效率，还能深化档案管理的相关工作内涵，让大数据处理技术的核心优势与作用得到全面充分的呈现和发挥，构建以全国为基础的档案信息化资源建设平台，能够有效避免重复录入等情况的出现。

（2）深入挖掘档案信息化建设的数据内涵

通过应用大数据处理技术，能够全面深入地挖掘相关的档案数据信息，帮助管理者在海量的数据中，更加精准地了解用户的实际需求，从而为其提供更加一致的服务和保障。在分析型数据库的基础上，可以和MYSQL协议相关语法的标准产生综合兼容，使其能够在面对庞大的数据信息时，在最短时间内完成响应反馈，再经过多维分析透视的方式，将档案信息化建设的相关需求综合全面地呈现给管理工作人员。在大数据处理技术的应用基础上，可以有效提高档案信息化建设管理的精准度，避免遗漏和丢失关键性数据，推动档案信息化建设的转型升级。

（3）拓展档案信息化建设的服务管理能力

目前，我国部分地区的档案管理部门，在管理方式和服务模式等方面严重缺乏创新和优化，不仅无法适应和满足当前的社会需求，还限制和阻碍了档案信息化建设的全面发展。而通过大数据技术的应用和落实，以网络智能化数据挖掘技术为基础，创建一条龙式的服务模式，实现多个地区档案管理部门的高效联动，从而实现高效的一体化管理。在了解访问者的实际需求之后，档案管理人员可以借助相应的设备设施，通过检索和咨询的方式，精准查找对应的数据信息，不仅充分贴合来访者的需求，还能减少时间和精力的消耗，并在档案信息化的采集、整合、挖掘以及检索等环节产生重要的动力和支持，形成完整的服务链条，充分发挥大数据技术的优势作用，为档案信息化建设的总体进度和效果提供良好的支持与保障。

5.云计算核心技术

首先，因各区域经济水平不同，对档案信息化建设的总体投入资源往往也具有差异。部分财政经费相对紧张的区域，甚至无法实现和满足基础设备设施的需求，而经济发达的区域，在建设基础设备设施之后还会出现资源闲置的情况。因此，档案管理相关部门，可以灵活应用云计算的“基础设施即服务”方式，对档案信息化的服务器、存储设备设施等，在“云”平台的基础上，给各级别的档案部门提供高效的基础设备设施建设服务。一方面，能够避免和减少资源的浪费；另一方面，还能缩减基础能力薄弱区域对系统运维的成本开销，为全国档案信息化事业的综合发展提供助力。

其次，在档案信息化建设过程中，综合应用管理系统的研发和运行，通常需要投入大量的资金和人工成本，且无法有效保障该系统的综合质量。而通过云计算核心技术的应用，可以将各区域或档案部门的优秀技术型人才与资金有机统一起来，进而研发和推广高品质的档案管理软件或系统。一方面，能够有效避免重复资金的投入和专业化人才缺失；另一方面，可以借助软件的广泛推广和应用，积极改变和扭转因复建造成的异构问题，为档案信息化平台提供更加可靠的安全保障。

最后，结合云计算核心技术，能够构建档案资源管理的综合体系，更加清楚、便捷地获取数字档案资源，并开展各个专题的研发编制，利用运算处理系统，用一站式检索的功能系统，完成跨专业、跨地区档案信息的收集和检索。

6.FRID处理技术

简单来讲，FRID技术本身是一种非接触式的自动识别技术，能够通过射频信号的方式对相应的物品和对象自动识别，并获取相应的数据信息，和传统的条形码相比，FEID技术具有更加卓越的防水、防磁性能优势。同时，还可以抵御高温的炙烤，对档案数据的保护和盘点查找等方面有着直接的优势特点。通过应用FRID技术能够真正让档案信息化建设实现了智能化的战略目标，方便管理人员实时查询和管理相应的具体业务。在FRID技术的作用下，各区域档案综合管理与信息化建设中工作人员的任务强度明显减少，通过扫描可以将文字版本的数据信息精准录入相应的智能化系统平台，有效实现档案信息化建设的智能化发展，并带动相关工作效率和质量的全面提升，为我国档案管理工作提供强大支持。

二、加强档案信息化建设中智能化技术应用的措施

1.定位层面

为了充分发挥智能化技术在档案信息化建设中的实际应用效果，需要精准确定智能化技术在完成智慧档案馆这一未来发展目标的战略性定位。鉴于档案信息化建设属于漫长且悠远的实践过程，在该过程中，每个不同时期和阶段都会伴随着相应的任务和形势要求，为充分发挥智能化技术的优势特点，需要始终将其作为完成相关核心任务的关键阶段。确保每个时期都能够开展正确的操作，从而用更少的投入，换取更多的收获。在未来发展过程中，需要明确将智慧档案馆列为重要的任务前提，使其能充分发挥导向作用，有效呈现智能化技术在档案信息化建设以及智慧档案馆建设中的引导价值，推动我国档案管理工作的进一步优化完善，为社会主义现代化建设奠定更加稳健的基础保障。

2.认识层面

为了能够真正推动智慧档案馆的高效建成，必须从意识形态方面着手，让相关工作人员都能够充分意识到智能化技术在档案信息化建设中的实际应用效果，提高对智能化技术的关注和重视，充分扩展智能化技术在未来档案信息化建设中的应用想象空间，主动提出其中存在的显著问题，并以此为依据展开对解决方式的探讨与分析，发现更加合适的应用场景。例如，传统的档案管理方式主要是通过等待的方式来获取相应的档案信息和相关服务，而通过转型升级，强调对档案信息化建设的重视，将坐店等待转变成上门服务等方式，为相关需求者给予更优质的智能化档案信息服务。同时，还能在对外的交流合作中，持续提供更舒适、高效的服务，有效提升智能化技术在档案信息化建设中的应用效果。

3.研究层面

结合目前国内外已有的研究成果来看，对智慧档案馆的总体研究相对偏少，说明目前国际上还没有形成针对其展开的专业化探讨与分析。结合我国近几年的记录分析，发现通过应用智能化技术的方式，能够为推动档案信息化建设形成强大的助推力，使其在短时间内高效完成档案信息的查阅和检索等，提供来访者和工作人员的工作效率。

4.行动层面

（1）构建数据库，强调档案信息化建设的资源共享

档案信息化建设的工作量是巨大的，间接说明管理工作人员具有较高的工作压力，若不降低工作压力，长此以往可能导致后续档案管理发生问题。面对这种情况，管理工作人员可以借助现代技术缓解工作压力，通过构建数据库，强调档案信息化建设的资源共享，并不断创新管理模式，寻找档案信息化建设工作的新思路。

（2）强化档案信息化建设的安全性

一方面，可以借助互联网技术、信息技术等先进技术构建智能化、现代化档案监控系统，时刻关注相关档案数据信息的流动情况；另一方面，为了强化工作人员对档案资料的重视程度，明确档案信息被泄露可能造成的危害和影响，激发工作人员的责任意识。真正实现档案信息化建设的全面安全管理，不仅可以有效避免重要数据的流失和错乱，还能提高档案信息化建设的总体效果。

（3）打造专业的人才队伍，提升档案信息化建设管理水平

在全新的社会背景下，为了顺应档案信息化建设的战略发展目标，不仅要求相关管理工作人员掌握一定水平的档案管理知识，能够熟练应用相应的基础设备设施，还要求相关工作人员掌握基本的现代数字化信息技术知识理论，能够独自完成档案信息化管理的基本技术操作，打造专业的人才管理队伍，将人才队伍的核心优势顺利转化为档案信息化建设的助力，推动档案信息化建设未来持续、高质量发展。

三、结束语

综上所述，通过联合智能化技术的优势特点，能够在一定程度上对档案信息化建设的效率产生直接的促进作用。所以，在此基础上，需要明确档案信息化建设的主要目标和执行方式，并逐渐将各类智能化技术应用到档案信息化建设的收集与建设中，为后续智慧化档案馆的宏远建设目标创造可靠且稳定的前提条件，为我国社会主义现代化建设的发展战略提供支持与保障。

参考文献：

[1]邓雪娟.智慧校园建设背景下的高职院校档案信息化研究[J].城建档案，2021（08）：28-30.

[2]赵湘渝.智能化技術在档案信息化建设中的应用现状与对策分析[J].档案管理，2022（03）：73-74.

[3]张莹莹.事业单位档案信息化建设存在的问题和解决措施[J].黑龙江档案，2021（04）：256-257.

[4]吴耀俭.浅谈以信息化为基础实施智能化档案库房建设[J].机电兵船档案，2019（06）：69-70.

[5]李胡文靖.海淀区档案馆档案信息化建设步入快车道[J].北京档案，2021（01）：46.

[6]赵湘渝.智能化技术在档案信息化建设中的应用现状与对策分析[J].档案管理，2022（03）：73-74.

[7]杨智勇，周枫.面向智慧城市的档案信息服务模式探究[J].档案学通讯，2016（04）：44-49.

[8]薛四新，杨艳，袁继军.智慧档案馆概想[J].中国档案，2015（07）：56-58.

[9]汪海英.档案管理信息化建设路径思考[J].中国报业，2022（06）：54-55.

[10]刘清.大数据时代档案管理信息化建设路径探索——评《档案信息化建设的理论与实践研究》[J].科技管理研究，2022，42（10）：242.

[11]黎晓.大数据时代下对完善城建档案信息系统的思考[J].城建档案，2018（07）：27-28.