数字化转型下智慧共享财务管理体系建设

2023-11-23孟庆凯中红普林医疗用品股份有限公司

财会学习 2023年31期

孟庆凯中红普林医疗用品股份有限公司

引言

财务管理是企业管理的核心，决定了企业的生存和发展。但是，传统的财务管理方法在应对日益复杂的商业环境时显得力不从心。因此，数字化转型成了企业改革的关键一步。在这个背景下，智慧共享的财务管理体系应运而生，其以数据为核心，通过自动化、机器学习等手段实现信息的高效共享和利用，有效支持企业决策，从而大大提高企业的管理效率和业务效果。本文将重点探讨如何在数字化转型的背景下构建智慧共享的财务管理体系，包括了体系的关键要素、构建步骤以及可能面临的挑战和解决策略。

一、智慧共享财务管理的重要性

智慧共享财务管理体系在现代企业管理中的重要性日益凸显。其价值主要体现在以下几个方面。第一，它为企业提供了更高效、更精确的决策支持。在传统的财务管理模式中，数据的采集和处理通常需要大量的人力和时间投入，而且容易出现错误。然而，智慧共享财务管理通过数据驱动和自动化处理，可以迅速并准确地获取所需信息，从而为决策提供及时、有效的支持[1]。第二，智慧共享财务管理体系有助于优化资源配置，提高运营效率。在这一体系下，企业可以实现财务数据的高效共享，这不仅减少了数据重复采集和处理的工作量，也避免了由于信息不对称导致的资源浪费。同时，通过引入机器学习等先进技术，企业还可以根据历史数据和现状分析，预测未来的财务状况，从而实现更科学、更合理的资源配置。第三，智慧共享财务管理体系有利于增强企业的竞争力。在当今的商业环境中，谁能够更快地获取和利用信息，谁就能够更快地抓住市场机会，取得竞争优势。通过实现财务数据的智慧共享，企业可以更好地理解市场动态，更快地响应市场变化，从而在激烈的竞争中立于不败之地。第四，智慧共享财务管理体系有助于提高企业的治理水平。通过建立数据中心和数据治理体系，企业可以实现对财务数据的集中管理，保证数据的准确性和一致性。这不仅有助于提高内部控制的有效性，也有利于增强外部监管的透明度，从而提高企业的信誉和社会责任感。

二、数字化转型对财务管理体系的影响

（一）传统财务管理与数字化财务管理的比较

传统的财务管理模式主要依赖人工进行数据的记录、汇总和分析。这种模式虽然经过了长期的实践和优化，但仍然存在效率低下、准确度不高、时效性差等问题。而数字化财务管理则利用先进的信息技术，实现了财务数据的自动化收集、处理和分析，大大提高了财务工作的效率和准确度[2]。此外，传统财务管理的角色主要是事后的记录者和报告者，而数字化财务管理则更多地发挥了预测者和决策者的角色。在数字化财务管理中，财务人员可以利用大数据、人工智能等技术，对企业的业务情况进行深入的分析和预测，从而为企业的决策提供更有价值的支持。

（二）数字化转型如何重塑财务管理体系

数字化转型重塑了财务管理体系的多个方面。首先，数字化技术使得财务数据的收集、处理和分析过程自动化，大大提高了财务工作的效率。其次，数字化技术提供了更多的数据分析工具和方法，使财务管理从事后的记录和报告，转变为事前的预测和决策。此外，数字化技术也推动了财务管理的创新。例如，区块链技术的应用，可以确保财务数据的透明化和安全性，改变了财务审计的方式；人工智能的应用，则可以实现财务报告的智能生成，提高了财务报告的质量和效率。

（三）数字化转型下的财务管理新趋势

在数字化转型下，财务管理的新趋势主要包括以下几点：一是数据驱动。在大数据时代，财务管理更加依赖数据。企业需要通过大数据分析，从海量的数据中挖掘出有价值的信息，为决策提供支持。二是自动化和智能化。通过应用人工智能、机器学习等技术，财务管理的许多工作可以实现自动化和智能化，例如自动化的数据收集和处理，智能化的数据分析和预测。三是共享和协同。在数字化环境下，财务数据的共享和协同成为可能。企业可以建立共享的数据平台，实现数据的跨部门、跨地区的共享，从而提高整个企业的运营效率。四是风险管理。在数字化转型下，财务管理需要更加注重风险管理，包括数据安全风险、技术风险等。

三、智慧共享财务管理体系的关键要素

（一）数据驱动

数据驱动是智慧共享财务管理体系的核心要素。在大数据时代，企业的财务管理越来越依赖于数据。数据可以帮助企业发现问题、分析问题、解决问题，从而做出更明智的决策。为了实现数据驱动，企业需要构建全面的数据收集和分析体系。这包括建立专门的数据仓库，收集和整理各类财务数据；利用数据挖掘和数据分析技术，发现数据中的规律和趋势；利用数据可视化技术，将复杂的数据转化为直观的图表，帮助管理者更好地理解数据和做出决策。除了技术体系，企业还需要培养数据文化，即将数据驱动的思维方式融入企业的每一个角落。

（二）自动化与机器学习

自动化和机器学习是智慧共享财务管理体系的重要技术支持。自动化技术可以帮助企业实现财务数据的自动收集、处理和报告，大大提高了财务工作的效率和准确性。而机器学习则可以从海量的数据中自动发现规律，为企业的决策提供支持。在实现自动化的过程中，企业需要引入先进的信息技术，如云计算、人工智能等，并建立相应的技术平台[3]。同时，企业还需要改变传统的工作方式，例如，将人工的数据录入和校对转变为自动化的数据处理；将人工的报表生成转变为自动化的报告发布。

（三）共享与协同

在现代企业中，数据已成为一种重要的资源。然而，如果数据仅仅是由个别部门或个人所拥有和控制，其价值就会大打折扣。共享与协同就是将数据视为共享资源，通过跨部门、跨角色的协同工作，让数据的价值得到最大的发挥。共享是将数据从独立的孤岛中解放出来，让所有需要的人都能访问和使用数据。这就需要企业打破部门间的壁垒，建立数据共享平台，确保数据的流动和访问。在共享的基础上，数据的利用率会大大提高，避免了数据的重复收集和处理，同时也能够促进企业内部的信息透明化，提高决策的效率和质量。协同则是在共享的基础上，通过跨部门、跨角色的合作，实现数据的高效利用。协同工作需要一套有效的协同机制，例如，制定数据治理政策，明确数据的所有权和访问权；建立跨部门的协同工作组，协调数据的收集、处理和使用；开展数据的培训和教育，提升员工的数据素养和协同能力。通过共享与协同，企业能够将数据真正转化为财务管理的核心竞争力。

（四）决策支持与业务洞察

决策支持与业务洞察是智慧共享财务管理体系的重要功能。这一功能的实现，依赖于数据分析和机器学习等先进技术，能够为企业提供精准的决策支持，帮助企业发现新的业务机会，提升竞争优势。决策支持主要是通过数据分析，为企业的决策提供依据。这包括对财务数据进行深度挖掘和分析，发现数据中的规律和趋势，为企业的决策提供科学的依据；利用机器学习对财务数据进行预测，为企业的未来决策提供参考；利用数据可视化技术，直观展现数据分析的结果，帮助决策者理解和使用数据。业务洞察则是通过对内外部数据的深度挖掘，为企业提供业务洞察，帮助企业发现新的商业机会。这包括对市场数据、客户数据、竞争对手数据等进行分析，了解市场的需求和变化，为企业的策略制定和业务发展提供洞察；对内部的财务数据进行分析，了解企业的财务状况和业务状况，为企业的优化和改进提供参考。

四、构建智慧共享财务管理体系的步骤

（一）制定全面的转型策略和规划

在建设智慧共享财务管理体系的过程中，制定全面的转型策略和规划是至关重要的第一步。企业需要从全局出发，制定出清晰的目标、路线图以及实施计划。企业需要对现有的财务管理体系进行全面的审计和评估，明确现状以及存在的问题和短板。这个过程需要考察财务数据的质量和完整性、财务流程的有效性和效率、财务人员的能力和素质、财务系统的功能和性能等多个方面。在明确了现状和问题后，企业需要设定转型的目标，包括要实现的功能、要提升的性能、要达到的效果等。这些目标需要与企业的整体战略和业务目标相一致，才能够得到全公司的支持和参与。接着，企业需要制定出详细的转型路线图和实施计划。路线图应该包括各个阶段的目标和任务，以及相应的时间节点。实施计划应该明确各个任务的负责人、参与人、所需的资源、风险和应对措施等。

（二）引入新的工具和技术

数字化转型离不开新工具和技术的支持。企业需要根据自身业务需求和技术能力，选取适合自己的工具和技术，如财务管理系统、数据分析工具、机器学习平台、数据共享平台等。在采购阶段，企业需要考虑成本、性能、易用性、供应商信誉和服务等因素，通过公开招标或直接采购获取所需工具和技术。在集成阶段，企业需要考虑工具和技术的兼容性、稳定性、安全性等问题，将其集成到现有IT 系统中。在应用阶段，企业需要通过培训和辅导帮助员工掌握新工具和技术，同时通过数据收集和分析评估效果，以便进行优化和改进。

（三）建立数据中心和数据治理体系

智慧共享财务管理体系的核心在于数据，因此建立数据中心和数据治理体系是至关重要的步骤。建立数据中心需要在硬件设施、软件系统和网络连接等方面进行投入和建设。硬件设施包括服务器、存储设备、网络设备等，需要根据数据量、处理需求和安全要求进行配置。软件系统包括数据库管理系统、数据处理软件、数据分析工具等，需要根据数据类型、业务需求和技术能力进行选择。网络连接需要保证数据中心与其他系统的高效、稳定和安全的数据交换。建立数据治理体系需要明确数据的所有权、责任和流程，建立数据质量管理、数据安全管理和数据合规管理等机制。数据所有权明确了数据的归属和权利，是数据治理的基础。数据责任明确了数据的维护、使用和保护的责任，是数据治理的关键[4]。数据流程明确了数据的收集、存储、处理和使用的流程，是数据治理的保障。数据质量管理需要通过数据清洗、数据校验、数据审核等手段，确保数据的准确性、完整性和一致性。数据安全管理需要通过数据加密、数据备份、数据恢复等手段，确保数据的安全性和可用性。数据合规管理需要遵循相关的法规、标准和政策，确保数据的合法性和合规性。

（四）培训和发展员工的技能

在数字化转型的过程中，员工的技能和素质是决定成功与否的重要因素。培训可以通过内部讲座、外部研讨会、在线课程等形式进行，内容可以包括新工具和技术的使用、新流程和规定的遵守、新理念和方法的理解等。企业需要根据员工的现有水平和未来需求，设计和实施适合的培训计划。在培训过程中，企业需要收集和分析培训的效果，以便进行优化和改进。发展是培训的深化和延伸，主要通过工作实践、项目参与、角色扮演等形式，提升员工的能力和素质。企业需要为员工提供发展的机会和环境，激发员工的积极性和创新性。在发展过程中，企业需要对员工的表现和进步进行评估和反馈，以便进行激励和调整。在这个过程中，企业需要重视和尊重员工的个性和差异，采取个性化的培训和发展方法，以实现最大的效果。同时，企业也需要通过建立公平和透明的考核和激励机制，激励员工的积极参与和持续改进。

（五）建立绩效评估和反馈机制

建立有效的绩效评估和反馈机制是构建智慧共享财务管理体系的关键步骤之一，它为企业提供了检验转型效果，激励改进和学习的工具。首先，需要设定清晰、具体、可衡量的财务管理目标，这些目标应与企业的总体战略目标紧密相连。目标可能包括提高财务报告的准确性和及时性，减少财务流程的错误和延迟，提高财务分析的深度和广度等。其次，需要设计和实施绩效评估系统，用于跟踪和度量这些目标的实现程度。绩效评估系统需要考虑到各种可能影响绩效的因素，包括数据质量、技术能力、业务流程、人员素质等，以确保结果的公正和客观。绩效评估系统还需要具有一定的灵活性，以适应环境的变化和企业的发展。最后，需要构建有效的反馈机制，将评估结果反馈给相关的决策者、执行者和相关人员。反馈应该包含对绩效的评价、对问题的分析、对改进的建议等内容，以促进学习和改进。反馈应该在时效性、精确性和敏感性等方面满足业务的需求。