基于业财融合的Z 集团费用报销流程优化探析

康侨麟 罗晨 武汉学院

我国经济近年来发展放缓，企业经营面临的内外环境也日益复杂，成本费用管控难度提高，相应费用报销管理也需要实施精细化管理。目前，我国企业尚处于实施业财融合的初级阶段，费用报销管理中存在的问题相对突出，管理者需要针对具体问题进行解决，为业财融合视角下费用报销管理综合水平的提升创造良好的条件。

一、业财融合下的费用报销

费用报销业财融合模式可以定义为基于网络传输基础上的，实现Z 集团内部财务核算与管理一体化、集成化、共享化的网络信息系统的费用报销模式。该模式包含网络信息、人力、物力等要素，有效连接了企业的各部门工作内容，有助于提高管理水平，并形成信息化的费用报销新模式[1]。

二、Z 集团业财融合费用报销现状

（一）架构设计

Z 集团设置了业务财务部、战略规划部，其中业务财务部属于对财务共享业财融合模式一线业务的支持型职位。业务财务部在业务层方面可以针对财务报销系统、财务共享系统、税务云系统、资金系统、核算系统等相关内容进行完善，从而构建完善的运营管理体系。战略规划部将财务共享的能力扩大到财务部门以外，保证Z 集团其他的各个部门能够真正地实现财务信息共享。

职能建设方面，Z 集团目前的业务财务部主要设置了财务负责人，负责整体管理工作。Z 集团业财融合体系下的业务财务部下设了信息部门、销售部门、财务部门等。Z 集团充分利用信息化，构建了财务云平台来实现费用报销网络化处理。

财务信息管理岗位主要负责处理信息传输中的各种问题[2]。例如：业财一体化中出现的信息系统中的数据录入及衔接，数据分类及整理等问题，并辅助企业财务事务处理部门开展相关工作，将各实体的报账申请统一核算，录入ERP 系统。

Z 集团的业务信息管理岗位主要负责开辟销售渠道，增加销售业务，并及时将销售环节中的合同、订单等信息录入业财融合信息系统。通过这种方式，增加业财融合体系的业务收入。销售部门同时根据应收账款信用政策实施赊销以及预付款项的金额制定，但是该公司在信用政策制定上，销售部门也参与了信用政策制定的全过程。

Z 集团财务事务处理部门主要负责财务共享中心内部所有的财务事项，财务部门拥有多名专业会计人员，主要负责基于Z 集团业财融合体系的费用报销工作，集中处理重复、同质性强的费用报销业务，并自动生成凭证，实现Z 集团资金的统一调拨与账户管理，有力地实现了Z 集团财务报销业务的集中收付，这对于Z 集团全面提升财务处理水平具有积极意义。

（二）业财融合费用报销理念

费用报销流程是当前Z 集团业财融合系统重要内容之一，费用报销流程主要针对Z 集团日常产生的费用的进行审批和处理，尤其是审核票据的真伪和数据信息的准确性。Z 集团目前实现了资金的集中化处理，通过建立业财融合系统，将商业银行对公账户的资金全部集中在法人名下，针对资金的实际情况，积极设定相关的管理部门，更好地提升Z 集团资金的分配和管理的规范程度，全面地提升了Z 集团资金的使用效率。在资金管理统一平台上，强化对资金的收、支内容，流程和规章的建立，保证各项资金使用过程中的科学性和合理性。一旦资金支付违规操作将被Z 集团业财融合系统拒绝，这种做法规避了Z 集团的内部审计风险。

公司差旅费的费用报销流程如图1 所示：

图1 Z 集团差旅费费用报销流程

如图1 所示，Z 集团的下属单位每支出一笔资金都需经过业财融合系统的审批，这种审批方式最大限度地避免了Z 集团成本的不必要支出。例如Z 集团严格实施拨款指令，业财融合系统在审核单据时，还需审核项目的合同账单，对合同付款进度做到及时精细的管控。相对于工作流程而言，业财融合系统在一定程度上弱化了各个部门之间的矛盾，更好地促进了各个部门之间的沟通和交流，提升工作效率的同时，还增加了公司的凝聚力。

（三）费用报销流程

Z 集团充分利用信息化，构建了业财融合云系统平台。在业财融合云系统的费控报销系统中，财务人员收到报销申请单可以通过扫码收单的功能，对比发票和报销单，也可以用高拍仪或者扫描仪自动对比，审核通过后可以自动生成凭证推送至财务系统，大大提升财务效率。

可以提前配置好报销申请表单的业务事件规则，填写业务事件的模块，对基础信息进行录入，同时导出具体项目信息。在业财融合云系统的流程设计中，可以设置不同的报销金额区间流转到对应的审批人。报销时员工的基础信息和项目信息可自动带出，不用再手动录入。财务人员也无须再上传纸质报销单，减少了大量重复冗余工作。系统根据预设的流程和报销金额区间，自动识别相应的审批人员并流转，使得审批流程大大提速。审批流程完全按照公司的合规制度自动化进行，找错或漏掉审批人的情况不复存在。

通过项目编号统一项目主数据，不会重复。通过系统间联通，将项目信息从项目管理系统拉入到财务管理系统中。在业财融合云系统的分析页面里应设置柱形图、饼形图、折线图、日历等图表，对各产品线的收入和成本数据实时统计、实时更新。业财融合云系统的费控报销系统实现将预算编制写入系统，各部门在费用支出时通过系统提交费用支出单，系统按照各级维度（如部门、项目、产品线、时间周期、科目等）进行预算的控制，并实现强弱管控。

应联通项目管理系统和财务管理系统，并且通过唯一性编号，保证数据维度统一和一致，财务人员无须再人工核对。项目开票及收款、费用及成本信息实时更新，各项目的负责人和领导可以随时随地查看项目进展，了解收支情况，以免错失决策时机。在业财融合云系统的费控报销系统中，针对超标费用、不合规费用都可以设置控制逻辑进行强弱管控，避免人为因素造成的企业费用支出的浪费。比如业务招待费需要按照人均业务招待费标准来报销，系统可以实现根据已设置规则自动控制报销额度，提高报销合规合理性。

在业财融合云系统的费控报销系统中，员工通过手机拍照就可以自动识别发票信息，通过微信、支付宝、短信、邮箱等端口将电子发票导入，经过税局自动校验，实现自动填单。在员工报销体验上升的同时，系统也进行发票合规性校验，进行自动审核，比如真伪、重复、连号、抬头税号有误等发票不合规处，财务人员的审核效率也极大提升。业财融合云系统的费控报销系统可实现个人报销、借款、对公支付流程全部线上化，可追溯、可管控，比如员工的借款可以限制还款期限、个人报销需要线上进行分摊、对公付款必须和合同付款计划挂钩等，均可以在流程上实现线上化和透明化[3]。业财融合云系统的费控报销系统作为所有费用数据的入口，可以通过报表平台拉出想要的全类型的数据报表，比如部门排名表、不合规费用分析表、预算实际对比表等等，方便分析的同时为决策做依据。

三、Z 集团实施业财融合的问题

（一）缺乏组织框架支撑，存在职责不清现象

从整体来看，Z 集团只是单纯地设置了业财融合体系的财务岗位，没有针对此岗位关联的内容进行组织结构体系上的完善，更没有制定与其相匹配的财务制度，导致两者实际的职责和权力没有被界定清晰，工作效率下降，质量得不到保证。没有系统性的项目预算，项目花费没有计划性，实际发生的费用无法核算到项目上，项目过程中无法知晓即时的项目成本，项目结束后也无法核算清楚项目利润。对未来3 个月项目上可能的收款及支出的费用无法准确预估，财务人员只能准备大量现金以备后续支出。而且系统中费用报销支出没有预警机制，全靠财务人员在Excel 中查看需要预警的项目。项目数量一多，就会预警不及时。

（二）财务人员能力不高

业财融合对相关人员的能力要求极高，财务人员不仅需要具备较高的预算管理能力、业务分析能力，还需要较高水平的业务意识[4]。但是，目前从业财融合体系岗位的人员现状来看，与这些要求还有一段距离。很多业财融合体系人员往往财务技能水平较高，预算管理能力也过关，但是，由于Z 集团的业务复杂多样，在对业务分析的过程中，往往不够全面，仅限于营运部门的情况，忽略了对Z 集团的整体经营分析，而且财务部门对业务部门的关注出发点存在差异。Z集团的财务人员一般关注成本、资金运营和财务预算执行在操作过程中的问题，但业务部门往往关注质量、效率、客户开发和维护问题，因此如果没有复合型人才很难胜任业财融合下的费用报销工作。

（三）信息共享性差

Z 集团在实施业财融合的过程中，没有把业务数据与财务数据实现全面的信息共享。Z 集团的财务数据是根据业务活动数据而来的，但是很多的数据没有全面地体现在Z 集团的财务信息平台中，财务岗位人员没有深入业务实际情况来整理这些数据，反而难以理解营运部门提供的数据，更缺乏分析环节。没有把业务数据与财务数据实现全面的信息共享。另外，财务管理人员无法通过财务数据信息掌控整个Z 集团的运营状况。因此，信息共享性差成了阻碍业财融合在Z 集团财务管理中更好应用的阻碍。

四、业财融合模式在企业报销工作的优化策略

（一）推进组织结构完善，实施责任制

首先，Z 集团以财务费用报销制度下的业财融合实施目标为重点，对Z 集团组织结构实施改进。Z 集团可以根据业财融合目标设立相应的预算管理委员会，由Z 集团总经理领导、财务部门和业务部门配合。通过组织结构的完善，确保业财融合体系的功能效果真正发挥作用，从而给予费用报销工作有力支持。

其次，应在系统上设置警示灯字段，系统自动比对支出确认时间目标与当前时间。在未开票状态下，收入确认目标距离当前的日期超过30 天为绿灯，低于30 天为黄灯，已经超过了收入确认时间还没有开票为红灯。通过定时业务事件，系统每天自动检查，绿灯、黄灯和红灯自动切换，及时预警。

最后，实施责任制。根据岗位的职责实施第一责任制度，明确业务业财融合体系的边界，划分责任，明确职责和义务，通过职责范围的划分，简化工作流程，提升工作效率。通过财务共享云平台配置项目预算表单，确定每个项目的预算。项目负责人可在项目过程中申请预算调整，审批完成后更新预算表单。在项目过程中实时的开票与收款、费用报销、人员工资成本数据都关联到每个项目下，项目实时收支与成本信息一目了然。

（二）强化人才队伍建设

在业财融合的背景下，财务岗位人员必须具备丰富的会计专业技能和较强的财务风险意识。现阶段要加强人才队伍建设，需要从以下方面入手：

首先，针对现有财务人员积极进行定期或不定期培训，也可以使用信息软件、微信小程序和手机App来在线培训。通过财务人员技能培训，不仅能更好地掌握和理解Z 集团业务部门的工作流程、内容和工作类别，更能补充和完善他们的技能，对财务人员提高自身质量非常重要。

其次，针对人才市场上高技能人才的短缺，集团应积极通过猎头、在线招聘等多种方式吸引高技能人才加入。通过增加高技能人才，可以有效识别Z 集团财模式下费用报销工作中存在的问题，并通过对财务数据横向和纵向的对比，对业财融合模式下费用报销工作及时提出改进意见。

最后，实施一线轮岗制，财务人员应深入业务部门的最前端，从业财融合角度来分析财务报销的合理性，从而更好地给予业务部门有关成本管理、资金预算执行中的改进意见，为构建Z 集团财融合费用报销体系打下完善的基础。

（三）建立统一的信息共享平台，提升信息共享性

首先，Z 集团需要搭建一个统一的信息共享平台，实现运营系统全面统一，把业务系统和财务系统紧密地联系在信息共享平台上，使财务人员能够随时地提取业务数据，确保财务信息更加及时可靠。应建立报账中心—核算中心—结算中心—维护中心这一业财融合服务中心的工作流程图，实现应收应付、影像流程、预算、资金核算、税务费用、差旅等众多内容的业财融合及核算。通过业财融合中心信息化的工具，强化费用报销管理信息数据采集。例如业财融合云系统的费控报销系统中，财务人员收到报销单可以有扫码收单通知功能，对比发票和报销单也可以用高拍仪或者扫描仪自动对比，审核通过后也可以自动生成凭证推送至财务系统中，大大提升财务效率[5]。员工无须贴票，将发票拍照后装到发票袋中，财务人员收到发票袋后可以将发票放入卷票机中进行自动审核，解决了员工贴发票效率低，财务还需要人工审核发票的问题。

其次，Z 集团需要将运营过程中的各个环节的数据都集中到一个财务信息共享平台中，以确保信息的完整性，同时也为公司的费用报销提供了有利的环境。在构建统一的信息平台时，管理者需要加强针对信息共享的管理，确定全部数据在信息平台中实现流转，方便Z 集团财务管理人员进行财务分析，以数据整合全面提升财务报告质量。

五、结语

本文分析了当前Z 集团费用报销与业财融合的运营管理中存在的问题，针对这些问题提出了优化的策略，这对于Z 集团费用报销与业财融合的运营管理而言意义深远。业财融合不仅能够帮助企业更好地实施财务转型，同时还能帮助业务部门更好地分配任务，提升业务工作人员的工作效率。在业财融合环境下越来越多的企业管理者利用业财融合实现对于费用报销财务活动的全面管理，很好地加快了实现企业战略目标的步伐。