信息时代事业单位党务档案智慧型管理分析

于亚南

［摘 要］本文分析了信息时代事业单位党务档案管理方面存在的问题，并提出解决对策。力求通过树立信息化管理理念、完善党务档案信息管理体系、培养智慧型档案管理人才、统一档案格式等方式，促进档案资源交流共享，真正实现智慧型管理目标。

［关键词］信息时代；事业单位；党务档案；智慧管理；大数据技术

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.046

［中图分类号］G271；D630 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）17-0166-04

0     引 言

信息时代，大数据、网络技术逐渐渗透到档案管理领域，为档案管理方式创新提供了强有力的技术支持。与其他档案相比，党务档案具有特殊性，主要涉及党员信息与党建活动开展等内容，对管理效率与信息安全提出更高要求。对此，事业单位应紧跟时代潮流，将大数据、人工智能、云计算等先进信息技术应用到党务档案管理中，充分挖掘档案信息资源，并丰富信息检索、档案存储、资源调阅等功能。同时要注重现代化档案管理人才培养，使其具备大数据应用能力，为党务档案智慧化管理转型提供更多助力。

1     事业单位党务档案管理的重要意义

与其他文献资料相比，党务档案具有特殊性，主要是对各级党组织活动开展的记录与总结，对后续党务工作开展发挥指导作用。进入信息时代后，大数据、人工智能、云计算等先进信息技术逐渐渗透到档案管理中，为党务档案管理提供了充足的技术支持，引导其朝着智慧型管理方向转变，呈现出党建数字化、资源协同化、数据分析智能化的特点，对事业单位党务档案管理具有重要意义，具体如下。

1.1   有助于数据分析智能化

大数据技术的应用能够对海量数据信息进行自动化分析，将党员与党建活动信息录入数据库，在需要查询时只需输入关键词即可找到相关内容，还可以时间、主题为依据，将党务档案分类保管，便于寻找关键因素，及时发现隐含问题，站在全局角度预测事件发展趋势和发生概率。

1.2   可为党组织决策提供依据

党务档案是在单位党建期间形成的原始资料，充分展现出党的方针政策落实效果。通过开展党务档案管理工作，对党组织生存与发展具有促进作用，还可为各阶段特色党务工作开展起到参考与指导作用，为党组织决策提供依据，从而做出更多科学正确的决策［1］。

1.3   有助于党风廉政建设

开展党务档案智慧化管理，有助于规范党员干部的行为作风，使其不断接受教育，提高政治思想觉悟，从而自觉依法办事。例如，挖掘档案史料，为党性教育、党史教育提供丰富素材，也使得广大党员能够严于律己，营造浓厚的廉洁勤政氛围，巩固事业单位党风廉政建设成果。

2     事业单位党务档案管理现存的问题

2.1   档案管理信息化意识薄弱

当前许多单位已经设立独立的党委办公室，将档案管理从综合办公室中剥离出来，作为专门机构在党委领导下开展。但因办公室人员拥有党建专业背景的职员较少，许多都是从科研、技术等岗位转入，有些是从中文、管理等相近专业转入，经过培训后上岗，虽然已经掌握基本的党务工作内容，但对档案管理与应用仍然一知半解，缺乏丰富技能支持，存在按照规定归档即可的心理，忽视数据内涵的挖掘与分析。此外，单位基层党支部的党建水平不同，按照一岗双责的原则设置党支部，支部书记多由科室负责人兼职任命，普遍存在“重业务，轻党建”的思想，日常党务档案管理都是按照规定开展，较为被动，管理者缺乏主动意识，影响了档案资源整理、归档与利用［2］。

2.2   檔案管理信息化水平较低

基础配套设施不完善，影响智慧化程度提升。党务档案信息化建设依赖于完善的基础设施，尽管部分单位创建了相应的App平台，但基础设施投入较少，使平台应用受到制约。一方面，单位受资金限制，难以支持党务档案管理智慧化建设。智慧化管理需要引入大量先进设备、创建完善的系统，需要较大的资金投入。然而，从目前来看，绝大多数单位的资金投入都集中在平台建设层面，没有为其后期的运用和维护提供充足的资金支持，这便对其功能的高效应用产生了严重的负面影响。另一方面，现如今一些事业单位的档案室硬件设施比较落后，一些计算机设备年久失修，不仅速度慢，还出现了档案丢失等问题，严重制约了党务档案管理效率的提高。一些管理部门在记录党务档案时，单纯用纸质方式，没有及时录入到计算机中；一些部门尽管配备了计算机，但因相关管理软件短缺，使用率降低，造成资源浪费；部分档案管理部门缺乏高素质管理人才，只能简单完成档案移交、编目立卷与储存等工作，无法利用互联网完成信息快速检索、存档等工作，部分档案因格式不统一，无法实现资源共享，使党务档案作用被极大抑制。

2.3   档案管理者综合素质有待提升

当前党务档案管理者普遍拥有扎实的党务理论知识，对纸质档案的管理能力较强，但在信息时代背景下，智慧型管理对档案从业者大数据应用技能提出较高要求，现有从业者的协同发展理念缺失、信息素养不高，在很大程度上阻碍了档案信息化建设、智能化转型的步伐。一方面，党务档案管理者年龄偏大，多年来始终面对纸质档案，对党务信息化建设兴致寥寥，或者有心无力，无法游刃有余地应用信息系统开展党务档案管理事宜；另一方面，党务人员的信息技能较差，没有真正意识到档案智能化管理系统的重要性，不了解其应用方法。当前我国诸多事业单位创建了先进系统、党务App等等，以推动党务智慧化发展进程，党员可借助网络渠道学习理论知识、缴纳党费等，党务人员也可通过App了解党员学习与生活情况，掌握思想动态等，但因党务人员自身App应用水平较低，导致系统使用流于形式，抑制了大数据技术优势与党务档案价值的发挥［3］。

3     信息時代下党务档案智慧化管理的优化措施

3.1   提高信息化管理意识，妥善完成档案分类

当前我国档案事业正在持续朝着智慧化的方向发展，党务档案作为社会信息的重要构成，应与社会发展需求相适应。在进入信息时代后，从业者要在思想观念上进行转变，如若固守成规，依然沿用传统手工管理模式，未能树立信息化思维，即便创建了信息网络，或者购买了最新的软件系统，也无法真正利用起来，使软件成为摆设，造成资源浪费。可见，档案管理者务必要革新理念，深刻意识到智慧化管理的价值，结合党务档案性质与现实需求，自觉学习新的科技知识，促进业务素养与技能提升。在党建规范化、智慧化形势下，党务档案管理者不但要在思想层面积极转变，还要不断引入计算机技术，创建党务档案专题数据库，在后续使用时，只需输入关键词便可调取相应档案资料，促进档案管理效率提升。同时，还应加强党务档案信息采集、汇总与整理工作，借助计算机技术，搭建起完善的管理系统，充分发挥出各种新型档案管理软件的应用优势，完成好党员各种信息数据的录入工作，方便后续随时调取资料。除此以外，单位还需要借助纸质党务档案以及声像档案等多样化载体，积极开展党务档案信息编研等工作，对海量有价值的党务档案信息进行更为深层次的开发。利用“主题党日”“三会一课”等，提高单位党建工作实效，使领导层与广大职工都能够认识到党务档案的价值，并对相应管理工作给予高度重视［4］。

3.2   完善党务档案信息管理体系，丰富管理功能

党务档案智慧化管理的前提是拥有充足的硬件设施，并创建功能丰富的管理系统，为“智慧党建”开展打好基础。在党务工作中，档案内容涉及党员信息，通过运用大数据、互联网等新兴技术，可随时检索和查阅，为档案资源共享提供诸多便利，还要做好档案信息安全防护工作，以免信息丢失或泄露，具体措施如下。

3.2.1   加快硬件设施建设

单位应当综合考虑现阶段党务档案管理现代化的实际需求，加大对于计算机、扫描仪等各种设备的引入力度，并积极学习各种现代科技，创新研发各种管理软件，从技术层面支撑党务档案的数字化管理，提高各种党务档案的实际应用价值。电子档案管理不可或缺的就是计算机设备，党务档案的检索、存储等工作都要在计算机上完成，而计算机性能将对管理效率具有直接影响。对此，单位应增加对党务档案管理的投资，采购性能高、存储空间大的计算机设备，减轻党务人员的工作量，达到提质增效的目的；档案部门也要全身心投入，挖掘各方面潜力，促进档案资源深层价值挖掘，提高档案利用价值，借助网络渠道扩大档案资源采集面，促进经济效益与社会效益提升。

3.2.2   完善智慧型档案管理系统

智慧管理主要指的是利用现代先进信息技术建立起服务于档案管理工作的系统，使党员档案信息能够存储到网络中，便于信息采集、实时调取与监管。单位在信息时代背景下，创建智慧档案管理系统，使其功能更加丰富，满足现实档案管理需求。一方面，应当通过智慧平台的建设赋予其智能检索的功能，具体涉及对于档案信息的接收、审核等，均可线上完成；二是采用RFID技术进行档案管理，可及时发现资料非法阅览、非法传递、档案室异常等情况，并进行声光报警，达到高效智能化管理目的。三是创建档案信息数据库，盘活档案资源，在单位内部搭建良好的网络平台，实现对于每个部门和科室的全方位覆盖，立足于档案的具体应用需求，在完成审批之后赋予不同用户权限，支持远程查阅，便于档案信息高效利用，还通过构建党建App、微信、微博等平台，让数据多跑路，促进资源利用率提升，还可使档案安全得到切实保障。

3.2.3   加强党务档案安全体系建设

党务工作有一定的特殊性影响，党务档案管理工作应有章可循，使信息化建设、智慧化管理切实得到保障。对此，管理人员应树立“安全至上”意识，将档案安全放到首位，确保数据安全可靠，避免出现数据信息泄露、丢失等情况。单位党委应通过多种途径开展档案安全培训，切实提高从业者的保密责任意识，还要创建完善的档案安全管理体制，贯彻落实安全责任制度，制定安全应急预案等，从制度层面切实维护党务档案安全。在电子档案管理中，计算机网络具有波动性，应加强网络硬件设备、软件系统的管理，设立防火墙，加强数据库维护力度，防范黑客、病毒等入侵，保障档案数据安全。

3.3   培养智慧型档案管理人才，提高管理效率

进入信息时代后，党务档案管理也应与时俱进，为了提高智慧化管理效率，单位党务工作者应意识到档案信息化建设的重要性，勇于打破传统的管理模式，提高党务融合发展水平。基于此，单位需要积极引入智慧型档案管理人才，并加强人才培养工作，通过加强宣传、开展培训教育活动等方式，促进其党务信息平台操作技能提升；还要对应聘人员、现有档案工作者的业务素质严格把关，管理者应加强专业知识学习，拓展眼界与知识范畴，不但要具备较强的文字能力、综合分析能力，还能游刃有余地操作计算机设备，学习党务档案管理软件的用法，掌握更多现代信息管理技能，使自己成为既懂计算机管理，又熟悉管理业务知识的复合型人才。此外，党务档案具有特殊性，内含许多机密性文件，要求管理者拥有较强的政治思想、职业道德，能够坚定政治立场，提高政治责任感，全身心投入到档案管理工作中［5］。

3.4   统一格式标准，促进档案资源共享

对于不同党务档案资源来说，因以往在转为电子档案时没有统一的管理标准，导致其格式不尽相同，在统一接入综合档案管理平台后，部分档案难以实现共享，影响了资源利用。对此，在智慧管理背景下，要统一党务档案管理标准：一是结合实际情况，创建系统化和标准化的管理体系，制定统一的归档范围、档案保管期限、归档时间标准，针对需要长期存储的档案资料，应转为JPEG或者MP4格式存储；二是组织党务工作者，严格遵循党组织建设要求，对党务档案的记录、归档细节进行规范，使其格式统一，能够顺利接入平台中，实现共享，避免“信息孤岛”产生；三是在资源共享中应注重非公开信息的加密，可将此类档案单独存放，对线上用户调档查阅进行权限控制，对于线下档案资源调取，在未经负责人允许情况下禁止查阅，否则要承担相应的后果与责任。

4     结束语

综上所述，在新时期背景下，党务档案管理逐渐朝着信息化、智慧化的方向转变，这就要求管理者应顺应时代潮流，积极转变思想观念，树立信息化管理思维，将大数据、云计算、人工智能等先进信息技术充分应用到档案管理中，创建完善的档案管理平台，为快速检索、信息存储等提供技术支持，还要注重档案安全保护，预防黑客与病毒入侵，管理者自身也要加强技能与素质提升，切实满足新的岗位要求，推动党务档案管理的智慧化转变，为事业单位党建工作开展提供强大助力。

主要参考文献

［1］刘杨，赵华韡，张颖.基于新时代党务档案现代化管理的思考探究［J］.卷宗，2018（5）：84.

［2］齐飞.信息时代档案管理工作的变革及创新分析［J］.卷宗，2017（22）：95.

［3］朱大鑫.互联网时代档案综合信息化管理分析［J］.经济与社会发展研究，2020（10）：35.

［4］王勇男.基于大数据时代背景下的档案管理工作分析［J］.中外企业家，2018（25）：117.

［5］马静.基于新时期党务档案现代化管理的思考［J］.新丝路（中旬刊），2021（1）：1-2.