做好干部职工人事档案管理工作探析

文/杨旭

为保证单位各项管理工作顺利开展，管理人员要转变观念，在人事档案管理各个环节中做好基础工作和利用工作，提升人事档案管理工作效率。

人事档案记载着每个员工的个人信息，对单位开展考核培训、干部选拔、人才培养、人力资源规划等有着重要意义。为保证单位各项管理工作顺利开展，管理人员要转变观念，坚持“对党负责、对干部负责、对职工负责”的理念，在人事档案管理各个环节中做好基础工作和利用工作，提升人事档案管理工作效率，从而保证干部职工人事档案管理工作的规范性、全面性和有效性，使干部职工人事档案管理工作得以有序开展。

众所周知，一个人的人事档案是其思想道德修养、学习与工作经历、业务能力水平的纸质版缩影。通过人事档案可以初步筛查出一个人的基本信息，并对该个体有一个“初步印象”。所以，对人事档案进行科学分类与优化管理，可以推动人力资源管理工作的进程，促进人力资源档案管理工作跨越式发展。

做好干部职工人事档案管理工作的重要性

规范的干部人事档案是挖掘优秀人才的重要依据。首先，人事档案承载的信息关系到单位干部的聘用、考核、选拔、晋升、调动、退休等诸多环节，是教育培养、选拔任用、管理监督和评价人才的重要基础，是组织对干部考察的重要参考，规范的干部人事档案可以提供真实有效的干部信息，对单位合理选拔任用优秀人才开启了最直观的一扇“窗”。其次，提升干部人事档案管理水平是维护单位良性运转的关键。选配思想政治素质好、业务能力强、工作作风正派的党员干部从事干部人事档案工作，并根据规定对干部人事档案加强管理，让干部有意识、自觉地补充完善档案信息，从而推动单位整体人才队伍素质提升。在干部的成长过程中，干部人事档案能够帮助组织清晰地了解干部成长动态，以及有效地帮助组织发现人才、留住人才、充分发挥人才的优势作用，从长远角度来看，指导了单位干部队伍发展方向，有力地促进了单位良性运作。再次，规范干部人事档案管理是做好基础性服务工作的体现。一份规范完整的干部人事档案，可以体现干部晋级晋升的全过程，是干部工资待遇兑现的依据。在干部退休时，每一段工作经历材料，可用于佐证干部的成长轨迹，对退休待遇的测算和兑现至关重要。在选择岗位最优人才时，可以通过规范的干部人事档案的基础性材料，全面了解干部的品质，挖掘出最适合的人才予以任用。最后，干部人事档案数字化应用也是一项标准化工程，可直观有效地提升干部人事档案的灵活利用率，切实保护好档案原始纸质材料，有利于强化干部人事档案管理。

干部职工人事档案管理面临的主要问题

管理制度需要更新。在现代化的单位管理模式下，单位需要根据时代的发展对管理制度进行更新，否则就会出现人才流失、人才资源配置不合理等问题。尤其是现代化信息技术加入单位人力资源管理中，使得传统的管理方法与现代的管理手段之间存在一些问题，导致机制不完善，影响管理的效率。

档案记载信息与组织掌握不一致。首先是出生日期方面的信息不一致。部分干部职工人事档案中的出生年月填写混乱，身份证、入党志愿书、学籍卡以及干部职工任免审批表记载的时间存在着不同，或者出现了农历时间和阳历时间交叉填写的情况。其次是干部职工参加工作时间信息记录缺乏准确性。在部分干部职工人事档案中，参加工作的时间出现了前后不一致的情况，出现这个问题或是因为干部职工到人社部门、具体单位报到的时间不一致，部分档案材料如录用审批表、报到证与转正定级审批表记载的工作时间不一致。最后是党员材料记载信息不够准确。记录时间或是支部大会通过干部职工成为预备党员的会议时间，或是将明确同意预备党员转正的时间作为入党时间，另外还存在将干部职工人员正式通过审核成为预备党员的时间和入党时间节点混为一谈。这些记录信息与组织掌握不一致现象的出现，对于今后干部职工的评价、选拔和工作认定产生影响。

专业设备设施不足造成档案建设滞后。目前，我国机关单位人事档案工作有近70%仍停留在传统的纸质管理阶段，档案存放柜、密集架等基础设备设施陈旧，在防火、防水等硬性安全指标方面不尽如人意，由于财政预算等方面因素，专业性档案管理硬软件的开发与应用难度大，导致单位参与档案信息化建设的积极性不高，阻碍了新时代档案信息化建设的发展。

做好干部职工人事档案管理工作的措施

丰富内容，优化从严管档工作体系。做好基础性工作，应用长远发展的管理理念，不断完善档案管理制度内容，着重开展干部职工人事档案管理体系构建工作，丰富各项规章制度，保证档案管理过程中涉及的各个环节具有科学合理性。结合工作实际，健全干部人事档案管理规章制度，完善干部人事档案材料管理制度，并对工作职责进行细致划分，保证各项工作按序开展，提升管理效果。

严把专项审核关，维护干部职工人事档案信息的真实性。首先要严格审核程序。在审核过程中，应该严格按照审核程序进行，对文件规定的审核登记、汇总分析、调查核实、组织认定、问题处理、材料归档等环节进行细化分解，明确内容、要求及人员责任，确保每卷档案的审核信息真实准确。其次是严格调查核实。对于干部职工人事档案中涉及“三龄二历一身份”的信息，需要实施对应资料补充工作，要严格按照规定，由组织进行调查核实。最后要严格认定标准。在审核过程中持续汇总审核工作中发现的各类问题，始终以专审工作的基本原则作为认定阶段的出发点，对照政策规定逐一进行研究分析和甄别，最终形成一致意见，维护干部职工人事档案的真实性。

以更新先进设备为重点，迈向档案管理的信息时代。把握新时代网络信息技术带来的效率红利，积极探索现代化管理模式。硬件方面。改善或者新建符合现代化标准的档案库房及密集架，尤其做好库房安全性、保密性工作，在库房温湿度、监控报警、密集架移动、出入门禁等方面全面实现自动化、智能化，淘汰存放人事档案的纸质档案袋、档案盒，更换为保存质量更好的塑料档案盒，使人防、物防、技防三位一体，安全防范体系更加完备。软件方面。加强政策引导，明确准入门槛，鼓励支持软件开发单位参加现代化档案管理模式建设。同时，完善档案信息化软件开发的规范标准，增强安全保密性、兼容性、推广度；明确软件开发的基础功能，实现动态查询、完善售后服务保障，并及时完善更新档案信息管理系统。

及时更新干部职工档案材料，做好组织认定，确保单位干部职工档案的真实有效。组织部要求从严管理干部职工人事档案，要求对每一位干部职工的“三龄两历一身份”进行组织认定。在实际工作中，单位干部职工人事档案管理人员，应该要做到熟悉掌握政策规定，认真履行规范程序，加强日常档案管理。对于干部职工的“三龄两历一身份”应该经组织人事部门通过认真核查原始档案材料，甄别材料真实性，按照认定依据，提出认定意见，经过党组（党委）会议研究确认后，予以认定。而经过组织认定的信息，不允许随意变更。对于学历更改等变更情况，应要严格规范地经过组织程序进行审核认定后，及时将原始材料完整地归入干部职工个人档案中，以此确保干部职工个人档案的真实有效。

提高管理人员的整体素质。管理者的专业水平对档案管理的效果有重要影响。因此，在进行档案管理过程中，本单位应重视对档案管理人员的专业素质培训。档案管理人员通过各单位之间的考察、教育、培训和理论交流，学习和运用先进的干部人员档案管理概念和方法，提高对各单位档案管理的理解和责任感，对于完善档案管理体系有着积极作用。此外，应对人力资源档案管理的工作人员进行定期考核，提升管理人员档案管理工作的质量，为单位的发展和人才能力的充分发挥提供保障。

面对新形势新任务新要求，应进一步做好干部职工人事档案管理工作，在确定管理要求的基础上，从多个角度出发，严格管控档案管理行为。同时，完善管理制度，转变管理方式及工作思维，为后续实现安全化、标准化、信息化建设目标创造条件，进而促进单位的可持续发展。