跨界合作模式下高校档案价值实现路径研究

钱德凤

摘 要：高校档案蕴含着丰富且独特的价值，是高校发展不可或缺的基础资源。文章立足大数据时代背景，分析高校档案价值的内涵及其开发利用现状，将跨界合作引入高校档案价值实现过程，构建跨界合作模式下的高校档案价值体系，厘清价值实现逻辑，并通过档案部门与多元主体的跨界合作，探索高校档案多元价值形态的实现路径。

关键词：高校档案；档案价值；跨界合作；价值体系；价值形态

大数据时代海量增长的多源异构高校档案数据资源蕴含着丰富且独特的价值，成为高校发展不可或缺的基础性资源。跨界合作模式引发广泛关注后，人们逐渐意识到档案工作中的许多问题已经不是档案部门自身的问题，需要各界相互配合、共同研究来解决。[1]文章立足大数据时代背景，分析高校档案价值的内涵及其开发利用现状，将跨界合作引入高校档案价值实现过程，构建跨界合作模式下的高校档案价值体系，厘清价值实现逻辑，通过档案部门与多元主体的跨界合作，探索高校档案多元价值形态的实现路径。

一、 高校档案价值及其开发利用现状

1. 高校档案价值

档案价值泛指档案对国家、社会组织或个人的有用性，主体、客体及主体的社会实践活动为其基本组成要素。[2]其中，社会实践活动是连接主客体的中介，是档案价值的根本来源。[3]高校档案是高等学校在日常教学、科研、管理活动中直接形成的具有保存价值的各种历史记录[4]，是高等学校的办学基础，在高等教育实践活动中发挥着记录、管理、教育与传承等多种作用。

2. 高校档案价值开发利用现状

传统体制下，高校档案通常采用统一领导、分类管理模式。以Y高校为例，在校党委统一领导下，学校设有综合档案馆、人事档案室、学生档案室等档案机构，各档案馆（室）之间管理条块分割明确、管理内容相互独立，管理方式也存在巨大差异。这就导致各档案馆（室）之间各自为政，信息孤岛、信息冗余现象严重。在此背景下的高校档案价值实现过程，本质上是一个基于集中式管理体制和保管范式，以档案机构为中心向机构内部或外部提供单向线性档案利用的过程[5]，存在一系列问题和弊端。首先，利用主体单一。高校档案更多地被视为一种管理工具，面向党政机关提供利用服务。其次，利用内容孤立。《高等学校档案管理办法》规定的高校档案包括党群、行政、教学、科研、外事、财会等十一方面内容[6]，档案种类多样但内容之间的关联性不强。第三，利用方式被动。传统体制下的高校档案利用一般遵循“你来我调、你调我查”的工作原则，根据需求提供相应服务，缺乏主动服务意识。最后，利用手段落后。出于安全性、权威性考虑，传统体制下的高校档案利用仍以现场、人工提供档案复制件和制作档案证明为主，手段落后、效率低下。

二、 跨界合作模式下的高校档案价值体系

1. 跨界合作与高校档案价值实现

跨界合作，原指跨越两个不同领域进行合作，以促进合作双方优势互补，后引申为“突破原有行业惯例、通过嫁接外行业价值或全面创新而实现行业价值跨越的行为模式”。[7]高校档案价值实现是高校档案工作的重要内容，将跨界合作引入高校档案价值实现过程，有利于突破档案工作原有界限，打破不同部门、领域、专业之间的藩篱，通过合作与交流实现跨部门、跨领域、跨专业的资源共享和价值发挥。

2. 高校档案价值体系

由档案价值理论可知，主体是档案价值形成的主观因素，没有主体的利用需求，就无所谓档案价值；客体即档案本身，是形成档案价值的物质基础；客体通过主体的社会实践所表现出来的价值形式即价值形态。价值主体、价值客体、价值形态三者相互关联、相互作用，共同构成了高校档案价值体系。

跨界合作模式下，体系中的主体、客体和价值形态都发生了深刻变化。首先，主体不再局限于传统意义上的档案部门，理论上所有参与合作的部门或机构都属于主体范畴，主体呈现多元化趋势。其次，随着校园信息化建设的推进，高校档案归档范围不断扩展，档案内容之间的关联性也得到不断强化。最后，传统上以记录为主要目的的档案资源逐渐呈现出历史凭证、决策依据、教育资源、文化遗产等多重价值形态。

三、 跨界合作模式下高校档案价值实现逻辑

跨界合作模式下，高校档案价值的实现过程从逻辑上分为底层和表层两个部分（图1）。底层逻辑对应资源体系建设，旨在实现高校档案资源的全面整合，即通过广泛收集、整合离散的高校档案数据资源，统一格式与标准，建立一体化的高校档案资源体系以供利用。与传统纸质档案管理相比，大数据时代的大量高校档案数据资源给高校档案资源体系建设带来巨大压力，必须加强宏观规划和頂层设计，加大人力、物力和财力的投入。表层逻辑对应高校档案价值的实现，同一档案资源在不同主体的社会实践活动中将表现出不同的价值形态，如面向立档单位的历史凭证形态、面向党政群机构的决策依据形态、面向教学单位的教育资源形态以及面向文博史机构的文化遗产形态，等等。底层逻辑是表层逻辑实现的基础，表层逻辑的实现是建立底层逻辑的目的，两个部分紧密关联、相互作用，共同促进高校档案价值的实现。在此过程中，需要重点考虑两个问题。

1. “界”的划定

研究需求不同，“界”的划定也不相同。当前，业界主要有以档案馆这一实体机构为“界”、以档案部门为“界”、以档案行业为“界”和以图博档等社会记忆机构为“界”等几种观点。[8]这里，我们以高校档案部门为“界”，所谓“跨界”就是要突破高校档案部门自身的工作界限，通过跨部门、跨领域、跨专业的交流与合作，广泛吸引和鼓励“界”外组织或个人参与档案事务，共同推动高校档案事业的发展。值得注意的是，高校档案部门并不等同于高校档案馆，如前所述，出于工作需要，许多高校不仅设置了综合档案馆，还设置了各类档案室。档案馆（室）之间工作职责明确、条块分割清晰，无论是管理主体还是管理客体都有所不同。因此，不仅需要档案部门与非档案部门之间的跨界合作，还需要档案馆（室）之间的跨界合作。

2. 合作方式的选择

不同主体之间通常采取不同的合作方式。主要包括以下几种：第一，高校档案部门和立档单位之间以资源共建共享为目的开展跨界合作，如电子档案的自动收集、鉴定和归档等。第二，高校档案部门和党政群机构之间以改进管理流程为目的开展跨界合作，如档案部门参与高校人才引进工作、通过改进人才引进流程实现自动建档等。第三，高校档案部门和教学单位之间以档案资源充当教育教学资源，为教学单位培养人才开展跨界合作，如利用高校档案充实、丰富教学资源等。第四，高校档案部门和校史馆、博物馆、纪念馆等文化机构之间为促进文化传承，以文化服务为目的开展跨界合作，如联合办展、编撰名人传记等。第五，高校档案馆（室）之间为促进资源融合、共享开展跨界合作，如通过大数据、互联网等技术实现档案信息资源的跨馆利用等。

四、 跨界合作模式下高校档案价值实现路径

1. 以“大档案观”为指导，加强高校档案工作顶层设计

大档案观追求数据的全面性和完整性，强调要突破传统档案观所划定的界限，改善档案资源的结构，广泛建立档案间的关联，有效整合各类分散的档案资源。[9]在大档案观指导下，做好档案工作不再是高校档案部门的专属职责，全校各部门、各单位甚至每位教职员工都应参与到档案工作中，通力合作，共同推进档案事业的发展。首先，注重宏观规划。制定高校档案工作的整体发展规划，并将其纳入学校发展规划。其次，加强机构改革。成立校党委领导下的高校档案工作领导小组，全面负责高校档案事务，研究解决档案工作中的疑难问题，统筹协调全校档案工作。第三，推进制度建设。以国家档案法律法规为基本遵循，推进与新修订《档案法》相适应的《高等学校档案管理办法》的修订工作，不断完善高校档案的收集、整理、保管、利用等规章制度。最后，重视信息化建设。以数字校园建设为契机，打通档案部门与立档单位之间的数据壁垒，在存量数字化、增量电子化的基础上，全面推进高校档案数字化进程，推行电子档案单套制管理，实现电子档案自动归档。

2. 以“整合共享”为目标，加强高校档案资源体系建设

随着各类信息管理系统在高校的推广和应用，高校档案数据资源成指数级增长，并且不再局限于传统的归档范围。理论上跟工作密切相关的一切数据都可纳入档案数据管理范畴，不仅包括原归档数据，还应包括一些过程性数据以及元数据，其所蕴含的档案价值不可估量。因此，加强高校档案资源体系建设是促进高校档案价值实现的前提和保障，要做好以下几点：首先，精准梳理档案现状是推进资源体系建设的前提。一方面，高校档案数据来源广泛，几乎覆盖高校所有部门及个人；另一方面，高校档案种类复杂，涉及教学、科研、人员、物资等多种类型，高校档案载体丰富，既有传统纸质载体档案，又有视频、音频等新媒体档案。其次，建立广泛的数据关联是加强资源体系建设的保障。多源异构的高校档案数据资源之间存在着密切的联系，通过数据关联的建立，规范数据格式和数据标准，加强数据清洗和数据整合，从而实现档案数据资源的集中管理和统一利用。第三，一体化平台建设是实现资源体系建设的有力举措。利用互联网、大数据、区块链等技术手段，建设集资源管理和利用于一体的高校档案资源共享平台，使广大档案用户能够借助网络终端、移动通信等便捷手段，智能化利用档案资源，智慧化获取档案知识。

3. 以“价值实现”为导向，加强多元主体跨界合作

当前，许多高校档案部門已经建立起跟党政机关等立档单位之间的跨界合作，如借助OA系统实现电子文件的自动归档等，规范了工作流程、提高了管理效率。然而这种合作尚属于内容集中与传递的初级合作模式，离真正意义上的跨部门、跨领域、跨专业的交流与合作还有较大差距。[10]因此，以“价值实现”为导向的多元主体跨界合作仍是当下促进高校档案价值实现的重要举措。第一，以记录为目标，加强档案部门与立档单位之间的跨界合作，广泛收集与整合高校档案资源，充分发挥高校档案的历史凭证价值。第二，以管理为目标，加强档案部门与党政机构之间的跨界合作，充分挖掘高校档案的决策依据价值，全面提升党政机关的管理能力。第三，以教育为目标，加强档案部门与教学单位之间的跨界合作，充分挖掘高校档案的教育资源价值。第四，以传承为目标，加强档案部门与校史馆、博物馆、纪念馆等文化部门之间的跨界合作，通过档案策展、档案编研等方式，深入挖掘高校档案的文化遗产价值，促进校园文化建设。

*本文系江苏省高校哲学社会科学研究项目“数据治理背景下高校档案数据化管理路径研究”（项目编号：2022SJYB2014）、江苏省档案科技项目“治理现代化背景下档案人才队伍建设路径研究”（项目编号：2022-6）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1][10]李思玥.“互联网+”时代下档案馆跨界合作研究[D].沈阳：辽宁大学，2019.

[2]张秀丽，刘旭光.安丘“九女坟”宋代石棺的档案价值研究[J].山西档案，2022（4）：169-174.

[3]谢波.理念与范式：档案工作新探[M].南京：南京大学出版社，2011：74.

[4][6]高等学校档案管理办法[EB/OL].[2023-8-30]. http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/200808/ t20080820_81841.html.

[5]王思婕.协同式智慧档案信息服务模式研究——以丽水市智慧档案建设为例[J].浙江档案，2019（11）：29-31.

[7]蓝色创意跨界创新实验室，中国蓝色创意集团.跨界[M].广州：广东经济出版社，2008：3.

[8]方雯灿，王协舟.链接之内，视域之外——档案馆跨界合作研究述评[J].档案学研究，2023（2）：12-19.

[9]王协舟，李典诰.“互联网+档案”新业态发展动力的新特点[J].北京档案，2019（9）：12-15.