不动产档案管理中数字化技术的应用

摘 要：随着社会经济的发展，人们通常会通过购入不动产的方式，以强化个人的固定资产，导致不动产档案管理工作量增加。为了解决传统档案管理中的问题，本文从不动产档案管理中数字化技术应用效果着手，对其应用范围展开深入研究，并对其应用策略提出建议，希望能为不动产档案管理的现代化发展提供参考。

关键词：不动产；档案管理；数字化技术

由于不动产档案管理工作与权益人的切身利益之间存在密切关联，不动产档案管理质量及其效率与人们的生活息息相关，为有效解决传统管理模式中档案资料查阅、检索、更新效率低的问题，通过对数字化技术的合理运用，实现档案管理模式创新，充分发挥现代化技术的先进优势，满足不动产档案管理工作的需求。

一、数字化技术在不动产档案管理中的作用

1.提升不动产档案管理效率

随着不动产行业的高速发展，不动产档案管理的任务量与工作量大幅上升，再加上不动产登记档案更新速度加快，导致相关工作的开展难度增加。受不动产档案管理数量增加和更新变化等多种因素的影响，在不动产档案管理中应用传统的工作方式开展档案检索工作，往往要消耗更多的时间和精力。对此，在现代社会背景下选择适宜的现代化信息技术，加大数字化技术在不动产档案管理中的应用力度，使申请人在办理不动产交易和登记的过程中，利用数字化的不动产登记资料，省去中间环节，为不动产交易创造便利条件。例如，2021年11月，某不动产登记中心正式启动市本级不动产登记产权档案整理数字化服务项目，通过公开招投标优选技术能力强的档案技术单位，实现了让企业和群众最多跑一次的转型目标，推动当地营商环境进一步优化。

2.降低不动产档案管理成本

社会经济高速发展，快速提升了人们的物质生活水平，在满足人们基本物质需求的基础上，越来越多的人对不动产表现出较强烈的购买欲望，我国整体不动产的购买量大幅增加，也导致不动产档案管理工作压力持续提升。由于不动产档案管理工作本身具有较强的专业性和复杂性，在相关工作开展期间往往需要多部门和人员的共同参与才能完成，基于这种不动产档案管理工作形式，导致该工作的成本投入大幅提升。对此，在不动产档案管理的数字化技术应用中，借助数据库技术、云存储技术、OCR技术、扫描技术和计算机技术等高新技术使档案资源信息形式发生转变，降低了纸质资源的需求。通过各类不动产登记档案扫描入库和数字化项目顺利实施，缩减了档案存储的占用空间，提升了档案数据的流动性，使大量不动产档案管理期间的人员和场地成本大幅降低。

3.提供便捷服务

不动产档案管理中加强数字化技术的应用，在全国范围内建立统一的不动产信息登记制度，使传统的纸质档案资料信息向数字化、电子化转变，完善其管理流程和管理内容，通过对不动产档案资料信息的全面收集和数字化管理，不动产基本权益人利用数字化技术和平台，在网络支持下能够随时随地查看其不動产的相关信息，从根本上得到有效保障。同时，还可以就其中部分问题展开线上联络和调整，使不动产的档案管理信息的准确性得到切实提升。此外，围绕不动产档案资料的管理范围、保密要求、年限跨度等，开展统一培训，制定统一标准，落实统一计划，构建“互联网+不动产档案管理”一体化平台，提升不动产档案管理服务的便捷性和高效性。

二、数字化技术在不动产档案管理中的应用范围

1.档案资料扫描

在不动产档案管理工作开展初期应用数字化技术，通常以数据对接工作为主，记录与审核不动产档案资料。在传统的不动产档案管理中，档案资料通常选择以纸质资料为主的方式展开储存和管理，但在数字化技术的运用中，要先对不同类型和不同时期的不动产纸质资料档案开展扫描，并对原材料信息的准确性反复检查。在扫描过程中如果发现不动产档案资料信息存在错误或者不一致的问题时，要及时与权益人取得联系，积极沟通和交流，既要保证不动产档案资料信息的准确性，还要促进其完整性不断提升。按照标准的不动产档案管理相关流程，全面收集相关图片信息，修整还原其中清晰度较低的图片，在确保图片信息可靠性和真实性的基础上，做好档案资料的数字化扫描工作，避免信息不明或错误等问题给权益人带来麻烦。

2.资料分类管理

由于不动产本身在种类、用途等方面的差异性，导致不动产档案资料在管理过程中具有多种不同类型，在资料管理中如果仅从数量上对其统计，而忽略了对不动产资料类型的整理，不仅会在后续档案管理与使用期间造成不动产档案管理信息混乱的问题，还会对档案查找的效率造成极大影响。对此，应加强对数字化技术的应用，建设数字化不动产档案管理模式，解决传统档案管理工作中存在的问题，提升不动产档案管理的标准性和规范化。不动产档案资料分类管理，可以通过多种途径学习借鉴成功的应用经验，遵循国家相关法律法规的要求，秉承严谨负责的工作态度，了解当地档案分类标准，科学划分不动产档案类型，根据不动产档案信息记录的实际情况，严禁随意修改和涂抹信息内容，避免档案信息与不动产现实情况出现偏差，对建档、存档、查档等档案管理工作造成不利影响。

3.信息数据上传

在不动产档案管理数据扫描、图片整理及资料分类的工作完成后，还要借助数字化技术将档案信息数据上传至相关平台和终端中。在传统不动产纸质档案资料管理中，为了便于快速查找档案资料，并实现不动产档案资料的集中管理，通常会建立严格的编号制度，为每份不动产档案资料设置编号。在此基础上，应统筹规划不动产档案管理的各项工作，基于标准化、数字化的档案管理模式，建立线上线下两种渠道，针对不动产登记跨域办理和线上办理的挑战，充分展现数字化技术的优势，使企业和群众在不动产登记业务办理的过程中，同步完成登记资料的数字化录入，构建不动产数字化档案，并通过信息数据上传，为企业和群众的网络查询等服务功能提供支持，促进不动产服务质效不断提升。

4.搭建共享平台

基于不动产类型的差异，对其档案建档提出不同要求，为了保证数字化技术在不动产档案管理中的有效性，还可通过对数字化技术的有效运用，完成不动产档案信息共享平台的搭建，通过平台功能板块的设置与完善，使档案管理人员明确不动产档案资料整理顺序和管理标准，为后续档案查阅、更新、检索等相关工作高效开展奠定基础。此外，还应消除信息孤岛，打破企业不同部门之间的信息壁垒，增强部门之间数据信息的互联互通，基于内部各相关部门的共同参与，完成信息共享平台的搭建和使用功能的完善。例如，2022年底，广州市国土规划和自然资源局某分局，利用数字化不动产档案管理平台共处理查解封登记、涂销登记、存量房转移登记、增量房转移登记、抵押权登记等网办案件10306宗。

三、数字化技术在不动产档案管理中的应用策略

1.建立档案信息录入统一化标准

高速发展的信息化时代，数字化技术的广泛应用引发人们对信息安全的高度关注，不动产档案管理工作也受到人们更多的重视。在我国不动产档案管理长久的发展中，虽然已经形成了初步建设模型，但档案登记管理制度实施的规范性相对较低。对此，在不动产档案管理中数字化技术的应用，要积极构建统一的不动产信息录入标准，确保不动产档案编排、资料整理和电子档案的一致性。可将光盘作为不动产档案数字化管理的重要载体，在计算机技术的支持下，实现传统纸质文件向电子文件的转变，发挥其成本低廉、使用简便的优势，为后续信息搜索和网络传输提供便利。在不动产档案信息数字化管理中，还要做好档案资料的数字化编排，利用数据库和超文本的方式构建分布式数据库。首先，将纸质信息转换为数字电磁信号，并对其压缩处理，减少其存储空间，扩大数据库容量。其次，优化文件管理组织形式，按照不同标准标注各不动产档案资料，并加强云存储系统的建立和应用，为其快速检索和远程检索提供便利。最后，结合时代发展对档案信息录入的数字技术手段及时采取系统升级措施，使不动产档案管理工作的维护成本得到有效控制，促使数字化技术在不动产档案管理中高效运用，推动不动产档案管理可持续开展。

例如，某市为提升不动产登记便利度和群众体验感，打破市县两级的运作隔阂，在全市全面上线不动产登记市县一体化平台，全面实现不动产登记服务全市联办、多点能办、就近可办的目标，积极推动电子档案数字化管理，不动产数据共享应用，统一不动产档案管理的政务服务标准、权籍系统标准、互联网+不动产标准、数据利用标准、登记系统标准、电子档案标准、数据共享标准、数据采集标准、采集渠道标准及信息技术标准，使建成的档案管理数字化平台，在实际应用中可以实现就近领取、证书邮寄、属地审批、信息共享和异地申请等，其办事效率显著提升，减少了企业和群众的办理时间。

2.完善档案管理规范化约束

社会经济的高速发展促使人们对专业法律法规知识的需求不断增强，当自身权益受到侵犯时会拿起法律武器，维护自身的合法权益。基于法律法规对行业发展的重要影响，为了避免数字化技术在不动产档案管理中的不当应用，在加强数字化不动产档案管理建设和持续推进中，还要完善相关法律法规，确保不动产档案管理有法可依，保证各种数字化技术运用的合法性。在保证相关法律法规全面覆盖不动产档案管理工作内容的前提下，使用户在不动产档案资料的使用过程中更好地维护自身的合法权益，促进不动产档案管理水平的提升，在法律法规的约束下，进一步推动不动产档案管理工作规范化开展。受不同地域对不动产档案管理差异性要求的影响，在不动产档案管理工作规范中要以其存档模式为重点，利用规范化的存档模式，使数字化档案管理工作持续推进，发挥数字化技术的积极作用，保证信息利用合理性的同时，使信息得到长久保存，便于后续查阅、更新、检索等管理工作高效开展。例如，在某不动产登记中心规范增量业务档案的数字化建设，建立了统一的档案电子化成果库，2022年新增不动产登记档案约4.9万卷。截至2022年底，基于规范化的档案管理，推动存量档案的数字化，完成存量档案数字化扫描档案4163万页，录入资料目录883万条，录入档案目录27万条，共完成存量檔案数字化扫描579525卷，针对业务档案、文书档案等档案类型建设了专用的数据库。

3.强化档案管理的安全防范

应用数字化技术建立不动产档案管理信息系统，要在互联网技术的基础上同步引进并应用多种先进技术，提升其对档案信息和错误图像的纠正能力，但这种管理方式在不动产信息储存中通常还会带来信息安全风险，如果对防火墙建设等安全防护措施的重视程度不足，就有可能在信息共享和档案管理过程中出现信息被泄露等安全问题。此外，在档案信息数字化更新完成前，不动产档案管理工作人员通常在完成不动产信息建档和存档工作的同时，还要兼顾行政秘书等其他工作内容，受其工作内容复杂性和压力的影响，很难保证对不动产档案信息及时采取有效的安全防护工作。

为了强化数字化技术在不动产档案管理中的信息安全，档案管理工作人员要积极树立档案风险管理意识，选择专业的技术人员做好数字化不动产档案管理的安全防护工作，将信息泄露的可能性降至最低。同时，针对不动产档案管理数字化信息系统建设和使用过程中可能出现的各种风险，应积极开展内部培训活动，并对工作人员的培训效果从理论和实践两个层面开展考核，选择其中综合能力优秀的人员开展数字化档案信息系统的风险管理工作。

随着数字化不动产档案管理的深入发展，档案管理工作对互联网技术的依赖性会持续增强，使不动产档案信息得到有效处理，为避免信息丢失、遗漏等问题对不动产档案管理造成不利影响，在风险管理工作中还可借助数字化技术完善档案信息的备份工作，并加强登录接口和专网专用的设置，确保不动产档案管理数字系统只有内部工作人员才有使用权限。通过这种风险管理和安全防护方式，既能保证信息资源的共享效率，还能保障档案信息的安全管理。

4.搭建档案管理数字化空间

在档案管理的现代化发展中，部分部门已经完成了不动产档案信息数据库的初步建设，在建立数据库、完善档案信息、确保信息真实的基础上，提高不动产档案管理效率，缩短档案查询时间。在信息化技术的基础上构建数字化不动产档案管理新模式，结合不动产档案管理工作实际，完善数字化档案信息，并做好人员管理意识的培养和强化，实现数字化不动产档案的集中化管理。

虽然传统不动产档案管理的方式具有独特的优势，但在信息时代背景下，档案管理需求的变化和内容的扩充对其管理工作提出更高要求，面对时代挑战，把握发展机遇，充分发挥数字化技术在不动产档案管理功能中的重要作用，搭建适宜的发展平台，以促进不动产档案管理与利用效率不断提升。

综上所述，网络信息技术在社会各个行业领域中的广泛应用，对其现代化发展产生推动作用，在不动产档案管理中加大数字化技术应用力度，将其融入不动产档案管理的各个工作环节中，充分发挥数字化技术的应用优势，提升不动产档案管理效率，完善管理程序，促进不动产档案管理在新时代背景下的创新开展。

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（作者单位：临沂市不动产登记交易中心）

作者简介：刘海燕（1971—），女，汉族，山东临沂人，本科，副高，研究方向：档案管理。