机构改革背景下自然资源历史业务档案利用权限控制研究——以珠海市自然资源局为例

田博汇

珠海市自然资源与规划技术中心 广东 珠海 519000

引言

基于2018年原规划、国土、海洋、测绘、林业等部门划归自然资源部[1]的机构改革背景，目前自然资源专业档案比较多，特别是不动产、土地规划、地籍管理等资料，是各项工作的真实记录，有很高利用价值、凭证价值和法律效力，对于加强自然资源管理、提升城市规划水平具有重要作用[2]。如何管理这些档案，使之能够高效利用，保护档案信息安全，成为档案管理面临的重要问题。目前部分学者主要针对档案专业利用权限和控制相关问题进行了研究[3-4]，未有对机构改革后自然资源历史业务档案的利用权限划分进行研究。因此，本文研究设计一条适用于机构改革现状的自然资源业务档案权限控制路径，可为本行业的档案管理工作提供借鉴。

1 现状介绍

1.1 历史业务档案管理情况

机构改革前，珠海市自然资源局前身为国土资源局、规划局，原国土局设9个内设机构：办公室、人事科、土地规划与耕地保护科、土地利用管理科、财务科、测绘科、地籍科、地质环境与矿产资源管理和政策法规科。原国土局业务档案按照档案类别进行划分（见表1）。

表1 原国土资源局业务档案分类及来源科室划分表

1.2 自然资源业务档案管理情况

机构改革后，珠海市自然资源局主要职责范围扩展，内设机构由9个调整为20个。2020年5月，珠海市自然资源局出台了《珠海市自然资源档案分类编号暂行办法》等制度文件，解决了机构改革后纸质业务档案分类和编号的难题，根据业务职能和内部分工，自然资源业务档案共设11大类，分别用英文字母作代字，例如：调查确权类业务档案的档案分类代码为C。为便于业务档案查询利用，珠海市自然资源局建立了面向自然资源业务档案的统一平台，初步建成珠海市自然资源业务档案共享平台（以下简称档案平台）。进一步整合市局、分局分散管理的档案电子数据，通过信息化技术实现全市业务档案统一标准、统一规则、统一平台管理。共享平台在整合档案数据资源时，对平台业务电子档案采取了“双维度”的分类方式，一是按照档案类别对平台档案进行分类，二是按照业务事项（与业务部门对应）类别对平台档案进行分类，档案利用者可分别通过“档案类别”和“来源部门”两个维度在档案平台实现检索，现以空间管制与开发利用类的业务档案为例，阐述档案类别和业务事项对应部门的对应关系（见表2）。

表2 自然资源局E类档案类别和业务部门对应关系表

2 问题阐述

因档案平台可通过“档案类别”和“来源部门”两个维度在平台中实现档案检索，这就为档案来源部门作为档案利用权限审批主体提供了条件。文件形成者对其生成的档案文件拥有较大的利用权限。档案来源部门是业务档案的形成部门，故规定由档案来源部门审核把控本部门形成档案利用的权限。流程上，凡在自然资源档案管理系统中需要查询业务档案数据的，需率先填写《档案管理系统账号申请表》，再由档案“来源部门”会签意见后由档案部门开通相应档案的利用权限。

随着历史业务档案数据的迁移完成，珠海市自然资源局实现了全部业务档案同平台管理。电子业务档案的融合过程中面临着以下问题：

历史业务档案按照档案分类进行分类编号，且档案的来源部门不明确，因机构改革，不仅局内设机构增加，且旧业务事项亦发生了变化，现行的业务部门和历史业务档案之间的内在关系不清晰，存在旧业务职能由多个现行业务部门承接的现象，历史档案的利用权限审批究竟由谁负责成为难题，新旧电子档案的融合同时出现了问题。

3 解决对策

3.1 确定历史业务档案与现行业务部门的对应关系

机构改革后，业务事项较从前有较大改动，除了新增业务事项外，旧的业务事项也做了相应的改动。业务的合并、新增、删减和内设机构的调整使得历史业务档案与现行业务部门之间的关系变得复杂，通过详细分析和比对，本文对历史业务档案分类编号、原来源部门与现行业务部门的对应关系作了梳理，（见表3）。

表3 原国土历史业务档案和现有业务部门对应关系表

通过对历史业务档案与现行业务部门对应关系的梳理，厘清了历史业务档案与现行业务部门的承接关系，可基本确定历史业务档案利用审批权限的归属，为现行业务部门作为档案“来源部门”就历史业务档案利用行使相应的利用审批权限提供了参考依据。

3.2 促使历史与新增档案数据充分融合

档案平台中，机构改革后新增的业务档案数据以业务事项为单位进行分类，业务事项根据实际职责分工与业务部门（来源部门）对应，业务档案以来源部门为包组进行保管。历史业务档案采用档案类别进行区分，同一个档案类别可能对应若干具体的业务事项，为了让历史与新增档案数据充分融合，可将表3中描述的对应关联关系内置到档案平台，如将档案编号为F5.1的档案放置在政策法规科档案包组下，可有效破除新旧档案的查询壁垒，做到历史业务档案亦能通过“来源部门”维度进行查阅。

3.3 优化档案平台权限控制粒度

因业务档案实现了以档案来源部门为包组进行保管，业务部门得以较精准的控制本部门产生业务档案的利用权限，但针对某类历史业务档案无法与唯一的业务部门相对应的情况，（如表3中的E1-E7类），需要优化档案平台权限控制的粒度，凡历史业务档案类别无法与唯一的业务部门相对应的，应保留其档案类别分类，将该档案分类下的全部档案作为一个包组，该包组的利用权限须由与之有关的业务部门同时掌控，如查看E类档案，须由用途管制科、开发利用科、所有者权益科同时审批。

4 结束语

综上，通过梳理和分析，珠海市自然资源局历史业务档案的利用权限得到了有效控制，不同部门的人员可根据需要申请需求档案的查询权限，做到有序的精准管理，有效防止不合规操作的发生，在保障业务档案高效利用的同时，最大限度地保障了珠海市自然资源局业务档案信息安全。