提升企业办公室文字工作能力的对策

张苗雨 西安石油大学 党政办公室

文字工作是企业办公室的重要任务之一。提高办公室的文字综合水平，做好办公室文字工作，有助于办公室参谋助手、政务服务等重要职能更好地发挥，以确保机关的政令畅通、运转高效。文字能力与工作者的理论、政策、思想、沟通、协调等多项工作水平紧密相关。在新的时代背景下，办公室文字工作也有了新的要求，文字工作者须不断提高自身的认知素质及综合素质，才能够切实有效地保障办公室文字工作有条不紊地开展。

一、提高企业办公室文字工作能力的重要性

概括来讲，办公室的文字工作是一种汇总性的文字材料，它体现着对各项工作要求、内容、问题以及政策实施、工作落实等情况。办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和一定的后勤服务等工作，其最重要的参谋助手作用则主要通过公文写作的途径来发挥，办公室的工作水平标准也主要依靠文章质量得以衡量[1]。办公室文字材料需包含全面性的内容、系统性的体系及实操性的做法，且作为交流信息的有效载体，必须能够清晰准确地表达工作思想，切实有效地推动实际工作的开展。因此，规范办公室文字工作的内容及流程至关重要，这需要办公室文字工作者在日常工作中多听、多看、多思、多悟，才能够全面地提升综合写作能力，驾驭本职工作并有所作为，做好以文辅政。

二、当前企业办公室文字工作中存在的问题

当下来看，办公室文字工作存在的问题主要集中在以下几个方面：第一，办公室人员的思想意识不够与时俱进。当今时代党的理论和工作要点也在不断发展，要求我们的观念、行动和时代一起进步。此外，目前处于信息时代，信息量急剧增加，传播速度大大加快。办公室人员在认知体系方面，要紧跟时代步伐，保持时不我待、不进则退的思想紧迫感。第二，文字材料的内容上缺乏深入性。公文的文种较为繁多复杂，在注意遵守固有的写作标准之外，还应在文字材料中体现较强的思想性和指导性。既要主题凝练、要点鲜明、篇章干练，做到一文一事一议，也不可在文中只就事论事、从现象到现象、只见人不见思想，避免文章层次浅薄、毫无深度。第三，文字工作者缺乏实践能力。文字工作者经手的许多文字工作都处于预制方案或汇总总结阶段，因此文字工作者欠缺实际参与到一项工作中的机会，对一些工作的具体实施方法和细节性过程缺乏深入的了解，而往往工作中的小细节却可以挖掘出大亮点。这就在一定程度上阻碍了文字工作者对工作经验的积累与开拓创新能力的增强，在整体上限制了文字工作总体水平的提升。

三、提高企业办公室文字工作能力的优化建议

（一）提升自我认知体系

办公室文字工作是兼具多样性和复杂性的，并非简单的文字梳理。因而做好办公室文字工作需具备较强的理论学习能力、分析研究能力、概括总结能力等，即能够多角度、全方位地对涉及的工作进行了解、深化和处理，以保证形成的文字材料具有实操性及科学性，能够真正意义上为上级决策提供高质量、高水准的服务。总而言之，唯有提升办公室文字工作者的自我认知体系、深化自我认知层次，才能够切实提升文字工作水平，锤炼过硬的文字功底，强化办公室以文辅政的作用。

提升办公室文字工作者的自我认知体系，是对其综合素质的提升，其中包括：第一，学习力。这种学习能力除了对政治理论知识、党的路线方针政策及多项知识的学习，还包括对企业的发展战略、组织架构、业务流程等方面的了解。办公室文字工作者要全面了解企业的情况，才能更好地进行文字表达和协调工作。第二，观察力。办公室文字工作者要加强对企业工作环境、内外部动态的观察，能够敏锐地发现问题和趋势，及时做出判断和决策。第三，表达力。办公室文字工作者要具备准确、简洁、形象的语言表达能力，能够清晰地传达信息、思想和意图。此外，还要注重语言的规范性和逻辑性，避免啰唆和赘述，确保文字表达的准确性和流畅性。通过提升上述素质，办公室文字工作者可以更好地为企业服务，为企业的发展和工作提供有力支持。他们能够准确把握企业的需求和目标，以专业的文字表达能力，为企业的决策、沟通和推广工作提供有力的支持。同时，他们还能够通过观察和分析，发现企业存在的问题和挑战，提出合理的建议和解决方案。总之，提升办公室文字工作者的自我认知体系，是一个持续学习和提升的过程。办公室文字工作者需要不断提高专业素养，加强对企业的了解和认知，提升对语言表达的能力，为企业的发展和工作贡献自己的力量。

（二）拓展工作理论知识

做好办公室文字工作，务必具有广阔的知识储备，充足的知识量是写作素材的根本和思维发散的根源，知识积蓄到何种程度，文字写作才能相应地达到何种水准。文字工作者须做到敏学，广泛地学习各项领域的多种知识，最主要的学习方向集中在以下三个方面：

1.掌握基本知识

办公室文字工作要加强政治理论修养，与企业核心价值观保持一致，熟悉发展战略和政策，广泛学习知识，收集新闻信息，掌握专业知识和技能，丰富学习内容。同时，要提升思考问题的全面性和深刻性，准确引用核心价值观和相关信息，注重语言的准确性和逻辑性，简洁明了地表达复杂的概念和信息。通过加强政治理论修养、拓宽知识面、培养专业素养和写作技巧，办公室文字工作者可以为企业提供高质量的文字工作支持，准确把握发展方向，为决策、沟通和宣传提供支持，为企业提供科学的决策建议。提升综合素质需要持续学习和了解企业，加强语言表达能力，为企业发展贡献力量。

2.瞄准材料定位

办公室文字工作者在撰写文字材料时，首先要明确文体定位。不要追求华丽辞藻和创新，而是应以辅助政务或公务为目的。根据不同的公文种类，如决定、公告、通知、通报、请示、纪要等，严格把握工作的政治属性，明确指挥意图和办公室意向，确保文章目的明确。同时要规范不同文体的写法和书写要求，避免格式混乱。其次是角色定位。要根据工作性质选择适当的文字体裁，注意变换角色的主体和客体。要研究上级部门的要求，确保文章符合国家法律规定和上级部门要求。应细致研究工作现状，了解具体工作内容，及时发现问题。同时，要学习其他单位部门的经验，不断扩大学习范围，避免封闭思维。最后是撰写有侧重性的文字内容。根据工作重点，把握好中心思想在文章中的统率作用，使文章的中心思想清晰明确。要围绕主题谈论思路和重点，避免琐碎感。在此基础上，加入企业办公室的具体内容，重新生成文段。通过明确文体定位，准确把握角色定位，撰写有侧重性的文字内容。办公室文字工作者可以通过高质量的文字工作为企业的决策、沟通和宣传工作提供有力的支持。

3.提升写作思维

办公室文字工作的写作技巧核心在于锻炼思维能力。思维能力可以从不同角度划分为逻辑思维能力和形象思维能力、纵深思维能力和发散思维能力、正向思维能力和逆向思维能力。逻辑思维能力是指能够进行正确、合理思考的能力。办公室文字工作者需要及时发现问题、剖析问题、解决问题。形象思维能力是指以具体而直观的形象或图像作为思维形态进行思考。办公室文字工作者应善于捕捉和处理形象信息，迅速把握工作问题的关键。纵深思维能力是从表层现象出发，通过理性剖析深入发展和深挖问题本质的能力。同时，还要具备发散思维能力，能够准确把握多项工作事务之间的联系。正向思维能力是迅速地按照逻辑有条理地理顺问题的脉络[2]，而逆向思维能力则是打破常规，反向思考问题，避免思维误区。通过锻炼这些思维能力，办公室文字工作者能够提高自己的写作水平和质量，为企业办公室提供更加高效和优秀的文字工作支持。

以上谈到的三个学习方向属于文字工作者的基本功范畴，办公室文字工作在很大程度上限制着写作人员想象力和创造力的发挥，它要比文学写作的自由度窄得多。文字工作本身的准确性、规范性、权威性特点要求办公室文字工作者需不断锤炼过硬扎实的写作基本功，这就离不开文字工作者日积月累地在实践中积累与钻研，坚持勤学博览、博采众长，从而培养起文字写作方面的深厚素养。

（三）提升实践工作能力

1.做好调查研究

习近平总书记指出，研究问题、制定政策、推进工作，刻舟求剑不行，闭门造车不行，异想天开更不行，必须进行全面深入的调查研究。办公室处在承上启下、沟通内外的特殊位置，唯有充分做好调查研究，做到“干一行、懂一行”，才能充分发挥好办公室参谋助手、综合协调、督办检查的重要作用。

办公室工作人员应全心关注和把握企业的全局工作开展动态。平时要将心思和精力用在研究工作上，牢牢把握各项重点工作进展的脉络和趋势。在琐碎的工作中，要能够发现大题材，从平淡中提炼新观点，以提高发现问题、认识问题、分析问题、解决问题的能力。要深入了解工作，联系实际，有重点地进行调研，客观真实地了解基层单位各项工作的开展情况、难点问题和亮点，善于收集有参考价值的信息和相关资料。在调研中，要透彻了解问题，制定对策，汲取启示，研究要深入，措施要实际。要让文章内容切实丰盈起来，用事实说话，凭借理性和实际的论据，避免废话和空洞口号的使用。

2.提升创新能力

办公室文字工作要力求思想深刻、富有新意，提升创新力需要从多个方面着手，包括观念、学习和举措。一方面，要将中央精神、党的方针政策与企业实际紧密结合，在工作问题上产生新的理念、思路和举措，通过新的工作方法取得新的成果，根据新的工作态势谋划新的篇章和布局。另一方面，要坚持学习和创新相结合，力求从新的角度、新的材料和新的语言表达方式入手。首先，许多企业办公室文字工作者在写作时会参考多篇范文，学习借鉴范文中的写作框架、成熟思想、独到经验和亮点辞藻等。然而，这种照搬的学习方式在一定程度上会导致后期写作时的思维局限。此外，企业办公室文字写作要求在形式上严格规范，在措辞上严谨细致。这使得许多企业办公室文字工作者在语言表达上存在畏难心理，更倾向于使用广泛、保守和稳妥的词句，以确保所写的材料不出错。因此，在借鉴他人成功材料的同时，要提升自己的写作技巧，使自己的文章充满新意、达到新的高度。可以借鉴他人的好的写作经验，并将其转化和创新到自己的写作中。在行文逻辑上不应拘泥于传统的三段论等形式，在语言结构和规范的基础上要勇于创新，形成自己独特而鲜明的文风，追求独具感召力的个性表达，不断实现再创新和再创造。

四、提高企业办公室文字工作能力的具体对策

第一，实行规范化管理。首先，规范化管理的基础在于建立健全的制度。企业办公室应及时对过去的实践工作进行总结和复盘，对主要职责、重要工作和重大事项进行系统梳理，完善相应的工作程序和流程。同时，要根据企业办公室的主要职责和工作任务，设计科学、全面覆盖、沟通顺畅且符合时代要求的制度体系。其次，要加强执行力的建设，确保制度得到有效执行。办公室成员要严格按照程序和规定办事，注重纪律和规范，还应强化责任追究，不断增强按照制度和程序办事的意识。要定期或不定期对办公室内部各项制度进行督导和检查，以此激发办公室工作的内在动力，促使每个人都养成按制度行事的习惯。同时，要将防范各类风险贯穿到工作的始终，持续优化办公室的工作环境，确保制度的严肃性。通过这些措施，办公室内部将形成规范有序、执行高效的良好工作格局。

第二，强化发展意识。企业办公室工作具有政治性、政策性和全局性的特点，企业办公室工作者需将发展视为工作的目标。在办公室各项主要工作的基础上，深刻认识到新形势下工作发展的紧迫性和必要性，以不同发展阶段重点内容的变化为着眼点，及时进行工作方式和方法的创新和改进，全面提升办公室工作的效能[3]。例如，在信息全球化快速发展的背景下，要提高对互联网思维在社会发展中的重要应用价值的认识，创新“互联网+”模式下的工作管理方式，推动办公室工作体系与互联网思维的深度融合。要结合办公室工作的党政性、服务性和协同性等特点，推动办事、办会以及传统办文向更深层次、更现代化发展。通过这样的措施，企业办公室能够更好地适应快速发展的时代需求，提高工作的创新性和实效性。

第三，推动精细化管理。随着时代的发展和经济社会的变革，现代企业办公室管理已经不能脱离“精细化”这一新的管理趋势。精细化管理的主要特点是依据科学和规范执行，注重从细节抓起，实施高度准确、严格和精细的管理。其重点在于将各项工作细化、量化、标准化、协同化、实证化和精益化，以全面提升企业办公室的管理水平和工作效率。只有在有条不紊地管理下，才能创造出优质的工作成果。为了实现精细化管理，必须详细了解企业办公室的工作内容，保持认真负责的工作态度，优化每一个办公环节，把工作的每个细节都做到精细化、详尽化、深入化。要深入研究各种方法和规律，为解决存在的问题提供精准的决策，全面提升办公室的文书工作水平。

五、结语

综上所述，提高企业办公室文字工作水平对于推动企业积极发展和提高管理效能具有重要意义。要切实加强对企业办公室工作人员的教育和管理，提升专业队伍素质，不断提高办公室人员的服务意识和能力，以使办公室成为企业决策智囊、执行中枢和服务标杆，从而全面提升企业办公室的综合效能。为了实现这一目标，企业应该重视对办公室工作人员的培训，提供专业知识和技能的学习机会，不断提升他们的综合素质和专业能力。同时，企业应该建立科学的管理体制，明确办公室工作的职责和要求，制定详细的工作流程和标准，提供必要的工具和支持，使办公室工作人员能够高效地完成各项任务。此外，企业还应加强对办公室工作的监督和评估，建立绩效考核机制，对工作人员的表现进行及时的反馈和奖惩，激励他们不断提升工作质量和效率。同时，企业应鼓励办公室工作人员进行创新和改进，提出优化工作流程和提高工作效率的建议，以促进办公室工作的持续改进和提高。通过以上措施，企业办公室能够提升文字工作水平，提高管理效能，为企业的发展和综合竞争力的提高做出积极贡献。