企业数字档案管理系统建设的实践与思考

曾铖 中核建中核燃料元件有限公司

企业档案是在企业的生产、经营以及管理活动中所形成的对国家、社会以及企业具备一定保存价值的文件资料，其对于企业来讲是非常重要的财富。习近平总书记对档案事业的健康发展给予了高度的重视，其在浙江工作期间就曾指出，档案工作非常重要，无论是经验的总结、规律的认识、历史的延续，还是事业的发展，都需要档案的支持，并且明确地提出了档案工作的目标是实现依法治理、走向开放、走向现代化[2]。伴随着大数据技术的发展，档案工作的环境出现了巨大的变化，档案的记录形式以及管理方式也出现了巨大的变化，这些都要求档案管理工作积极地进行数字化转型。

《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2 号）中明确要求企业数字档案馆应当具备“档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化”的特点，通过企业数字档案馆建设，推动企业档案工作的创新发展以及提质增效，增强档案管理以及开发共享服务的能力，有效改善企业档案管理水平，增强企业核心竞争力，进而为企业的可持续发展提供良好的支持[3]。《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，到2025 年，档案信息化建设将会再上一个新台阶。因此，企业要进一步完善档案信息化发展的保障机制，将档案信息化建设与数字中国建设相融合，加速档案资源的数字化转型[4]。

为了适应时代和社会发展，数字档案管理体系建设刻不容缓。通过实际参与《数字档案管理系统》建设，本文尝试提出一些实践经验和思考。

一、企业数字档案管理系统建设的意义

（一）有效保护企业档案资源

传统手工收集模式下，档案的归档范围、归档内容都较窄，归档的及时性较弱。大数据时代，随着“全数据”概念的流行，档案资源信息的范围更加宽广，通过在不同系统间及时抓取资源，按照设定好的规则自动归档，能够更全面、更高效地收集、存储企业档案资源，避免归档时的遗漏或不及时。数字化的档案信息小巧很多，占用的空间小，占用的设施相对较小，也非常便于备份、复制、转移，有利于企业档案资源的保存和保管。

（二）提升档案利用效率

纸张作为传统档案的承载媒体，不易被更改。纸张、字迹、内容三者结合，使得纸质档案一旦形成，再进行任何形式的修改都会留下痕迹，因此，其证据作用得到广泛的认可。再加上纸张的耐久性，使得大部分企业依然会选择这种传统模式作为档案管理的主要存储介质。但是，纸质档案提供利用主要依靠手工检索，这会耗费大量的时间和人力。单从检索结果来看，如果每20 秒能够浏览一页纸质目录，那么翻阅完一本一百页的纸质目录大概需要30 分钟。而使用数字化管理系统，百万条记录的系统响应时间为5 秒，这就大大缩短了提供利用的时间，随着新档案法的颁布施行，电子档案和传统档案具备相同的效力，可以通过电子形式来作为凭证进行直接的利用。在多人需要同一份文书档案时，可以直接利用数据库进行审批、发起借阅，并根据自己的权限进行打印、下载，可以更加高效地工作。

（三）增加异地备份的便利性和可能性

我国是一个地震、洪涝灾害多发的国家，特别是近年来，各种自然灾害频发，对档案建筑及档案实体本身的安全构成了极大的威胁和考验。2008 年汶川地震导致的档案馆实体损失使国家更加重视档案实体安全，国家档案局因此要求各级国家档案馆通过建立异地备份制度等形式保障重要档案的实体安全。在四川召开的全国档案实体安全体系建设会议上，也就档案工作的开展进行了全面部署，并且再次强调了档案异地备份制度建设的重要性和紧迫性[5]。以笔者参与的档案异地备份工作为例，两个重要项目档案移交时因为没有电子版，必须先复制一套纸质档案，重新整理造册后移交，这就不得不耗费人力物力及时间进行移交前的准备工作。而在移交时，需要档案工作人员与押运人员相配合，装车转运、入库排架。如果以电子档案提交备份单位，假设互联网为100Mbps,则理论传输速率为25MB/s,那么，传送一个10G 左右的压缩包理论上仅需耗时6.827 分钟，只消片刻即可实现异地备份，同时还能省下运送的专人、车辆和搬运的人员的费用。

（四）深层次挖掘档案增值信息

企业档案最终的价值是为企业科研、生产、建设提供可查考的依据，避免企业走弯路。企业数字档案管理系统的建设,可以充分利用大数据优势对档案资源中的信息进行深层次的分析和加工，知识化地提供档案资源中的信息，能够提炼出对一线员工或科研人员更有用、更直接、更贴合工作实际的数据、材料，也是对档案增值信息的深挖和整合，档案信息资源服务可以更加人性化、个性化、智能化和知识化[6]。

二、企业数字档案管理系统需求设计

企业数字档案管理系统应当立足于为企业构建一个档案管理数据中心，依靠现有的网络设施环境，开发、部署一个符合企业自身实际管理需求的综合档案数字化管理系统，通过纸质档案的数字化，实现馆藏档案的信息化管理及提供利用，加速深挖档案信息的深层次信息价值[7]。充分考虑系统接口开发及扩展，以应对未来业务发展的需求和变化。只有充分理解企业自身对于档案“收、存、管、用”整个生命周期的需求，才能部署一套适应企业生产应用与发展的档案数字化管理系统。

（一）功能性设计

一套完备的数字档案管理系统，除了档案管理的基本功能外，还应当符合用户使用习惯，具备系统管理必需的功能，并提高兼容性和可扩展性，搭建起不同系统的信息孤岛之间的桥梁，最终实现档案信息的知识化管理利用。

档案数字化管理系统的建立要充分考虑企业实际情况，在接收、管理、利用等每一个中心下根据工作需求扩展出不同的分支，以满足日常工作需求。

（二）非功能性设计

非功能性设计包括系统性设计、可靠性设计、可扩展性和可维护性设计、系统安全性设计等。非功能性设计的主要目的是维护系统的稳定高效运行。

三、企业数字档案管理系统建设过程控制

当完成了企业数字档案管理系统的需求调研及设计，就要对项目的进程进行全周期控制。系统搭建的成功与否，进度控制是非常重要的一个方面。只有每一个环节都按照既定目标推进，才能最终成功建设档案数字化管理系统并将其投入使用。

（一）建立进度表

数字档案管理系统建设是全新的尝试，高效的工作是促使这一尝试变现的有效手段，过程中各类影响因素的产生使得进度控制显得尤为重要。系统建设过程受到了不可抗力的影响，导致系统提供方无法按时进入现场开展工作。但由于调研时间足够，需求清晰，开发及部署所花费时间有效缩短。双方在合同签订后通过视频会议、语音会议等方式初步确认需求，并由供方先行远程开发，至再次确认需求，并加速部署，最终在周期内完成了该项目的验收。预留足够的开发时间并弹性控制，是保障档案数字化管理系统建设按时完成的前提条件。

（二）建立周报制度

为了追赶工期，在与供方开展需求调研时我方要求其建立项目进度周报制度，由开发人员按周汇总系统开发进度，以便及时调整，加派人员或延长工作时间以配合完成软件部署。

（三）设置考核指标并验证

在签订数字档案管理系统技术服务合同时，明确的考核指标能够有效控制项目建设质量，确保最终建成的数字档案管理系统符合企业的使用需求。合同共设置了七个考核指标，覆盖了档案生命周期、用户使用习惯、系统兼容性、OCR 识别技术、档案安全、XML 技术标准、自定义功能等各方面，同时考核指标要求该系统具备二次研发的接口及能力，保证后期的调整与扩展。企业在设置这些考核指标之后，应当在验收时一一校验指标的完成情况，并以此支付最后的款项。

四、企业数字档案管理系统建设经费控制

该项目费用使用率为76.43%。经复核发现，是由于做项目预算时以调研报价最高费用为基准，后经技术服务招标，实际发生金额较调研减少许多，加之原定外出调研因不可抗力改为电话及视频调研，因此结余较多。由此可见，在开展档案数字化管理系统建设时，仅靠档案管理人员或者系统技术人员，无法有效地实现经费管控。在项目立项之时最好能够配备专业的财务管理人员，以更好地控制经费预算及支出，确保项目经费使用合理、充分。

五、企业数字档案管理系统建设产生的问题与对策

（一）问题

1.对存储环境的要求较高。相对于材质稳定的纸质档案来说，电子档案本身对环境的敏感程度更高，系统服务器的稳定程度、硬盘阵列的大小和排列方式、温度、湿度等客观条件都会成为影响电子档案安全的因素。以硬盘为例，正常情况下一般硬盘的温度会比室温高出10～20℃，在夏天时有时可以达到60～70℃，而SCSI 硬盘的温度会更高。一枚普通的IDE 硬盘，正常的工作温度在30～50℃。如果室内温度过高，硬盘就会面临无法正常工作的危险。另外，硬盘的使用寿命大概在3 万小时左右，根据硬盘的工作原理，在日常工作中要稳定供电、避免在工作时振动等。硬盘本身是各类硬件之中比较脆弱的，一旦数据因硬盘损坏而丢失，将很难恢复，即使能恢复，费用也极高，这样的损失对于档案来说，无疑是灾难性的。

2.对档案信息安全的要求较高。（1）对档案信息的保密要求较高。档案数字化固然非常便于管理，但企业档案进入信息化管理系统，就会面临对信息安全的威胁。影响档案保密的因素主要有两方面：一是人为因素，包括档案管理人员及使用人员的保密意识是否足够，将电子档案发布到系统上或申请利用时是否严格遵守相关规定，会否存在泄露企业商业秘密的风险[8]；二是技术因素，在信息技术高速发展的今天，电脑病毒也在快速地更新和发展，档案管理系统的防护措施也就变得尤为重要。（2）对电子档案的真实性要求较高。电子档案在形成的过程中，由于技术参数的选择和格式转换等问题会产生失真或损耗，且电子档案的更改比纸质的更加容易，这对档案最重要的特质——真实性提出了非常严峻的考验。（3）对电子档案的稳定性要求较高。电子档案形成后存储在数据库上，一旦服务器崩溃，档案安全便失去保障。如何保障数字档案管理系统的稳定运行，确保档案数据安全，是建设系统时必须考虑的问题。

3.对档案人员的综合能力要求较高。企业档案的信息化管理，要利用电子设备、新的技术、软件等等，这对档案人员的综合能力提出了新的要求。要求档案管理人员既要懂得业务知识，又要有一定的数码、网络知识，能够快速学会使用电子化设备和管理系统。同时在系统建设过程中，要有一定的综合协调、进度控制能力和财务基础知识。

（二）对策

1.物理防护。（1）改善存储环境及存储设备。在进行纸质档案向电子档案的转变时，最大的问题是如何保存。除了足够大的存储空间之外，还需要合适的环境——这就要求温度、湿度、磁盘阵列、使用环境等保持稳定。充分考虑存量及增量档案数字化可能需要的存储空间，最起码搭建两个文件服务器、一个数据库服务器。三个数据库部署在恒温恒湿的机房环境中交互工作，能够有效改善档案数据的存储环境。（2）系统备份自动化。为避免系统崩溃导致档案数据受损，在建立数字档案管理系统时根据自身数据量设置周/月/季自动备份机制，在服务器宕机或软件系统出错时，能够快速有效地实现数据恢复，保障已归档信息受损最小化。（3）建立有效的信息安全防护体系。为了确保档案信息安全，可在物理层和网络层两个方面来建立防护体系。物理安全是保护网络设备、设施以及其他的各种媒体免受各种灾害和人为原因导致的破坏的过程。网络安全则是通过配备网络安全分析、入侵监测以及网络监控系统等方法，对网络上的通信数据进行监控，在发现了可疑的网络活动时及时地报警，并通过和其他各种专用的网络安全设备之间的联动进行处理，同时提供详细的网络安全审计分析报告。对于数据中心局域网的网络基础如局域网主干交换机、网络边界安全设备（如防火墙）等考虑采用冗余设计，以保证业务信息的可靠传输[9]。（4）有效控制档案信息安全。为有效控制档案管理及利用过程中的信息安全，系统的登录控制功能可以记录档案管理人员的操作过程。对于档案利用人员，则可以采用添加水印的方式，这样其浏览的信息一旦外泄，就能够快速追查泄露的机器和人员并进行处置。

2.人防战略。（1）制度支持。在企业数字档案管理系统建立之时，应同时编撰发布相应的管理制度,实现电子档案管理过程受控。对增量档案，则应要求立卷单位移交时交纸质、电子档案各一份。将档案归档工作前移，为企业档案的信息化管理打下基础。（2）人员配备。在整个企业数字档案管理系统的建设过程中，人是至关重要的环节，只有档案管理人员发挥主观能动性，才能使企业档案的信息化、知识化管理进程进一步加快。因此，更新企业档案管理人员的年龄层次和知识层次，从专业院校引进既懂得档案管理又懂得新型知识，具备综合协调能力、过程控制能力和财务基本知识的综合性人才，在企业档案信息化管理进程中是非常重要的。

六、结语

现代科技的高速发展，尤其是大数据时代的到来，使各行各业都面临着数据量庞大而复杂，如何才能进行高效管理的难题，档案事业也面临前所未有的机遇和挑战。但是无论技术如何发展，只有从源头上重视档案，深入基层，创新思维、改变档案管理模式和方法，才能更有效地实现过程控制，也只有发挥档案人的主观能动性,努力学习新技术、新知识，在掌握档案管理技能的同时也掌握一部分信息化、财务、项目管理知识等，切实加强人才队伍建设，培养一专多能的档案管理人才，才能使得企业数字档案管理系统建设更加规范和完善。