机电设备制造安装档案管理存在问题及建议

陈庆忠，冯 洋，孟胜兰

（1.山东环发工程管理有限公司，山东 济南 250100；2.山东润鲁工程咨询集团有限公司，山东 济南 250100）

机电设备是水利工程运行的核心，涉及水泵、电机、水轮机、发电机、变压器、高低压电器、吊装等机电设备及闸门、启闭机等金属结构。机电设备涉及专业跨度大、技术复杂，直接影响到工程运行的安全和效益，这就从客观上对设备技术档案提出了较高的要求，只有从源头抓好设备资料的搜集、整理、归档，才能真正建立完善、翔实、规范的设备档案台账，为设备制造和安装的质量评定、运行安全评价、效率分析、大修分析提供可以借鉴的第一手资料。

1 机电设备档案管理存在问题

1.1 设备生产厂家提供的档案资料不完整

设备制造厂家不能按规范和合同的约定提供设备生产、出厂所需要的资料，已经提供的资料未按合同中约定的设备档案制备要求进行整理和装订，给产品质量鉴定、出厂验收和运行管理单位建立设备台帐造成了困难。提供设备基础图纸不及时或有缺陷，造成安装被动。采购的原材料、外协外购件缺失联合考察和监理审批资料、缺少复测复试合格资料。工序资料不齐全、与规范相对应过程试验、检测资料不齐全等。

1.2 监造单位提供的档案资料不齐全

监造单位和设备生产单位在执行合同的过程中，由于对合同了解的深度不同或者对合同条文的理解不同，出现检测、检查、试验不到位，没有及时进行资料搜集和整理，致使采集数据和资料丢失，造成无法弥补的资料缺失。有些监造单位提供的档案资料（尤其是检测、试验资料或记录）是通用资料，没有与合同设备相符的指向性和唯一性。资料与设备没有一一对应的关系，资料编号和设备编号不对应。

2 机电设备生产前及生产过程档案

2.1 机电设备生产前的档案资料

1）设计及建设单位的资料。设计单位提交的设备（系统）设计资料，设计图纸、设计说明书、设计变更文件、技术要求、技术交底书等。建设单位提交的设备招投标环节资料，主要包括设备招标标段的划分文件、招标技术文件专家评审资料、招标公告、招标图纸、招标文件、投标文件、答疑文件、设备厂家考察报告、中标通知书、合同、技术协议等。

2）设备生产厂家及监理或监造自身的资料。设备生产制造前生成的文件，设备生产制造施工组织书、设备生产项目部成立文件，质量控制文件、工艺控制文件、进度控制文件、厂家提交的设备（系统）设计说明书、计算书、设计图纸、设计联络会会议纪要及设计评审文件（一般2～3 次）、设备厂家之间的关联沟通记录、设备材料采购文件、外协外购件采购文件、设备试验报告、检测报告、厂标资料。

监理或监造单位生成的文件，设备监造或监理项目部成立文件、监理监造规划、监理监造大纲、监理监造细则等。

2.2 机电设备生产过程档案资料

1）设备生产厂家档案资料。一是设备生产过程生成的文件，监理签发的设计图纸、监理审批的材料设备报验单、外协外购件联合考察文件、材料的物理化学试验单（合格证）、材料的复试复测合格证明、外购件的合格证、外购件的复试复测资料、派工单、元器件的实验资料、配件的试验资料、金属构件的材质证明和几何尺寸检验资料，过程工序（工艺）控制资料、加工精度资料、过程试验文件、电器试验资料、耐压试验资料、密封试验资料、动作（行程）实验报告、平衡实验报告、重量检测报告、防腐检测报告、焊缝检测报告、制造缺陷及处理报告等。二是设备出厂试验大纲、出厂实验报告、出厂验收报告、合格证、预装预试文件、材料设备装箱清单、设备生产竣工图纸、基础图纸、设备包装运输文件等。三是设备生产联合验收报告、抽检资料、设备生产制造总结报告。主机组或新研发设备（系统）的CFD 试验报告、模型试验报告、模型验收报告、计量支付申请资料。

2）监理监造及设计单位档案资料。设备生产过程中监理生成的文件，材料设备变更审批文件、旁站监理监造记录、监理监造日志、监理监造指令、监理监造工作总结报告。生产过程中审批的文件、计量支付审核资料。设计单位生成的文件，变更通知单、设备建造设计总结报告、联合实验文件等。

3 机电设备安装调试及试运行档案

1）设备到货验收资料。主要包括：开箱记录、各类随机资料（图纸、合格证、实验资料、安装使用说明书）、备品备件资料、专用工具资料等，设备的现场倒运与存储资料。

2）安装过程生成的资料。主要包括：预埋清册、电缆清册、设备（系统）安装施工组织设计、安装调试试验大纲及实施方案及评审资料、调试试验方案的审批资料、设备安装基础资料、各类试验检测资料、单元评定资料、电气（吊装设备、压力容器）等第三方检验试验资料、设备（系统）单系统调试资料、联合动作调试资料、设备补涂资料。安装设备、仪器、仪表的检测合格认证资料，安装调试总结报告。

3）监理生成的资料。主要包括：安装旁站、各类方案计划审批、监理安装调试总结、变更审批、计量审批、联合会审资料等。

4）试运行过程生成的资料。主要包括：试运行大纲及实施方案、联合试运行生成的各类电气参数记录、动作参数记录、机械参数记录、联合试运行总结等。

5）设备投入运行生成的资料。包括：设备启动验收、设备运行参数与设计参数的对比分析、设备缺项整改、试运行联合验收（阶段性验收）资料等。

4 机电设备档案管理措施

4.1 在合同的通用条款中对档案资料进行约定

除招标文件的技术规范中另有规定的，承包人应根据发包人编制的设备生产单位资料归档内容提供与合同设备相符的中文技术资料，上述一套完整的资料应组卷、整理、装盒包装好后随每批设备一起发运。对进口资料应由承包方翻译成中文资料与外文原版资料一起提交。

4.2 在合同的专用条款及技术条款中对档案资料进行约定

在合同的专用条款、技术条款中，对承包人提供资料的内容、要求及份数进行明确约定。一是对出厂验收资料的要求：每个项目产品出厂前，承包人应提交如下验收资料（不少于一式四份，其中一份为电子版）。二是要提供主要零件及结构件的材质证明文件、化验实验报告，包括主要部件的装配检查记录、设计修改通知单和主要零件及主要结构件的材料代用通知单。三是提供产品的预装检查报告、产品出厂试验报告、制造后的竣工图、易损件图、部件装配图及产品维护使用说明书、外购件的合格证、产品质量检验报告、产品合格证、延长保质期或服务期承诺函。四是提供监理单位和技术条款中要求的其他材料。

4.3 合同技术条款应明确要求提供的档案资料

根据工程项目不同，一般在合同的技术条款中对合同产品从加工制造到货验收需要提交的技术资料应有详细的约定，没有约定的应按设备行业阶段验收规范的要求执行。

技术条款关于供货范围的描述中一般应把提交图纸、说明和其他资料作为供货范围，说明资料和设备同等重要，供货就是供设备和资料，二者缺一不可，设备档案资料是设备验收的一部分，设备档案资料不合格，不能进行出厂验收和计量支付。技术条款一般技术要求中对于材料、部件及整机所需要提供的各种资料应有明确规定，这是上述通用条款对资料要求之外的更具针对性的要求，更能反映设备的特质和特性，因此也更重要。

4.4 设备生产声像资料方面的相关要求

设备生产厂家应将全部设备制造重要环节的照片和影像资料提供给设备监造单位及发包方，以反映设备加工制造的重要阶段或每个重要环节的情况。这些重要环节一般应包括重要工序、重要装配环节、重要检测、重要调试过程的照片，照片背面应文字注明设备的名称、规格、型号、工号、照片反映的环节（内容）、照片拍摄的时间等。各阶段的生产过程照片要随进度报告一并提交。

4.5 监理或监造需要提供的相关资料

监造工程师在驻厂监造期间，一是要根据合同的约定和规范的要求指导督催设备生产厂家实事求是的做好档案资料；二是也要高质量的完成并提交给验收小组和发包方的相关监造资料，这些资料一般包括：监理监造日记、监理监造大事记、监理监造通知或指令、监理监造工作总结等；三是由监造单位牵头，与生产厂家、发包方、设计单位、安装单位共同建设机电设备技术档案管理平台，保证技术档案的完整性，提高工作效率。