基于数据分析的科研机构档案利用服务能力建设研究

李儆兰 吴志杰 潘亚男

摘要：[目的/意义]通过对科研机构档案利用数据进行多维度分析，能够提炼总结出科研机构档案用户利用行为的整体特点与规律，继而有针对性地提升档案利用服务能力。[方法/过程]从时间、内容和目的等多维度对两个典型的科研机构（中国科学院档案馆和国家自然科学基金委员会）的档案利用数据进行分析。[结果/结论]科研机构的部分档案利用需求与特定时间节点呈现关联性，档案用户较为关注特色档案资源和专题档案资源，其利用目的和利用时间、档案的主题存在关联性。科研机构可以通过加强特色档案资源建设、建立档案专题数据库、开展档案数字资源分级存储、把握档案资源开发利用时机来提升档案利用服务能力。

关键词：档案利用服务能力；档案利用数据；科研机构；中国科学院档案馆；自然科学基金委档案室

分类号：G273.5

引用格式：李儆兰， 吴志杰， 潘亚男. 基于数据分析的科研机构档案利用服务能力建设研究[J/OL]. 知识管理论坛， 2023， 8（4）： 340-350[引用日期]. http：//www.kmf.ac.cn/p/356/.

档案利用服务是一项两个发端辩证统一的档案行为，以利用者为发端的档案行为称为档案利用，以档案馆（室）为发端的档案行为称为档案服务，这一行为过程并称为“利用服务”[1]。档案利用服务能力指档案机构在收集、管理和保存等工作的基础上，向用户提供档案资料，以便满足利用需求的能力。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“2035年档案利用服务水平进入世界前列”的发展目标，并将“提升档案利用服务能力”列为26项主要任务之一进行部署[2]。可见，提升档案利用服务能力具有迫切的现实需要。档案利用数据能够反映档案用户的利用需求、行为特征与个体偏好等。通过分析科研机构的档案利用数据，科研机构可以掌握档案用户利用行为的整体特点与规律，从而可以“对症下药”，促进档案利用服务能力提升。笔者从利用时间、利用主题内容、利用目的等维度对两个典型的科研机构（中国科学院档案馆和国家自然科学基金委员会）的档案利用数据进行分析，以便明确科研机构档案用户利用档案资源的特点和规律，并对科研机构开展档案工作提出建议，以期能够提升科研机构的档案利用服务能力。

1  研究现状

档案利用服务能力在一定程度上可以体现出档案机构的实力，如何提升档案机构的档案利用服务能力一直是档案学者关注的重点。李申凤认为，在信息时代应当加强馆藏资源建设、强化档案数据挖掘工作和创新档案服务体系以提高档案利用服务能力[3]；郝琦等学者分析“十四五”时期档案利用服务面临的机遇和挑战，提出了健全档案资源开发制度、提升档案用户参与、加强档案职业人才培养等建议以提高档案利用服务水平[4]。同时，档案利用平台也是建设档案利用服务能力的重要途径，如薛丽认为微博有利于提升高校档案利用服务能力，并提出利用微博平台提升高校档案利用服务能力的对策[5]；刘子侠分析了微信在高校档案利用服务中的应用[6]；韩云惠则分析了APP在档案利用服务中的应用[7]。此外，还有部分学者基于档案用户利用需求调查提出档案利用服务能力建设意见。闫静等通过各级国家综合档案馆档案用户的档案利用需求问卷调查，提出档案机构应当加强开放利用政策宣传，加强档案开放利用的网络化转型，构建用户画像以及扩大档案开放范围[8]。相对于档案用户问卷调查数据，档案利用数据则更加真实地反映了档案用户的利用需求。在综合档案馆方面，邱云辉基于绵竹市档案馆2018年档案利用数据分析，认为绵竹市档案馆要提升档案馆服务能力，需要增强档案信息资源互联互通、改进查阅高峰期应对措施和实现档案利用服务方式方法多元化[9]；赵宇辰等对河北省档案馆2020年的档案利用数据进行了分析[10]；王中明对辽宁省档案馆2006—2015年的档案利用数据进行了分析[11]。在科研机构方面，舒忠梅基于中山大学2018年档案利用数据进行分析，提出转变档案利用服务理念、构建基于档案大数据的全生命周期管理模型和建立“人”、“事”和“时间”的三维立体档案模型等建议，以提升大数据时代档案利用服务水平[12]；许娟则基于广东药学院2010—2014年档案利用数据，提出了提升高校档案利用服务能力相关的策略[13]。由此可见，随着实践的发展，档案利用服务能力相关研究越来越深入多样，诸多学者从多角度提出档案利用服务能力建设的对策建议。但当前研究也存在一些不足，主要表现在两方面：①基于档案利用数据分析的档案利用服务能力相关研究成果总体比较少，并且这些研究的数据多局限于单一档案机构的档案利用数据。而就档案工作实践而言，由于馆（室）藏资源、业务工作重点等方面的不同，档案馆和档案室面临的档案利用需求呈现出一定的差异性。②以科研机构为研究对象，基于档案利用数据分析的档案利用服务能力的研究整体比较少，科研机构和综合档案馆的档案利用需求也存在一定的差异性。因此，可以从长时间维度对科研机构档案馆和档案室的档案利用数据进行分析，以便全面把握科研机构档案用户利用行为的特点和规律，更好地提升科研机构的档案利用服务能力。

2  研究设计

2.1  数据来源

档案利用数据是档案机构接待查档用户工作的真实记录，客观反映了档案用户的利用情况。考虑到数据的典型性和可获取性，笔者选取中国科学院档案馆和国家自然科学基金委员会档案室（以下简称“自然科学基金委档案室”）作为数据来源单位。在时间维度方面，笔者拟对中国科学院档案馆和自然科學基金委档案室近10年的利用数据进行分析。然而，囿于数据敏感性、记录不完整、疫情等客观原因，未能全部获取两个机构近10年的数据，只获取了中国科学院档案馆2013—2019年的档案利用数据和自然科学基金委档案室2016—2022年的档案利用数据。最终，笔者共获得了8 855卷件次有效的档案利用数据，包含中国科学院档案馆的7 029卷件次档案利用数据和自然科学基金委档案室的1 826卷件次档案利用数据。

2.2  数据处理

考虑到在已获取数据中存在档案利用数据字段缺失、记录不准确等情况，为了保证数据的真实性、完整性与有效性，笔者对档案利用数据进行清洗和整理，包括剔除无效的档案利用数据，并通过逻辑推理判断和询问档案利用数据负责人的方式对可完善的档案利用数据尽可能补充完整。最终，笔者得到完整规范的科研机构档案利用数据，这些数据能够较为全面且直观地反映出科研机构档案用户的利用需求，为数据分析奠定了基础。

3  档案用户利用情况分析

3.1  档案馆档案用户利用情况分析

3.1.1  利用時间分布

整体上看，在2013—2019年间，中国科学院档案馆每年均有一定数量的档案用户上门查档（见图1）。就时间维度而言，中国科学院档案馆档案用户的利用需求呈现出不均衡性，具体表现为：①在年档案利用量方面，2014年的档案利用数量最多，但从2015年开始，每年的档案利用量都呈下降趋势。 ②在月档案利用量方面，除个别月份的档案利用量较少外，2013—2015年每月的档案利用量都较多，其中月利用量最高为565卷件。而2016—2019年每月的档案利用量都较少，平均每月档案利用量约35卷件。③对每年档案利用量较高的月份的利用目的进行分析后发现，这些利用的主要目的是编史修志和学术研究。④一些档案利用需求与特定时间节点呈现关联性。这突出表现在当发生重大事件时（如组织机构成立周年庆、名人的诞辰庆和去世纪念、重大项目成果的周年庆等），相关档案就会被较为频繁地利用。⑤与特定时间节点相关的档案利用需求在时间维度方面也表现出一定的特征。例如，庆祝周年等档案利用一般在活动开始前，甚至更早（如1年前），就出现相关主题内容档案的反复利用行为，其目的主要是为活动做准备；名人去世、领导离任等重大事件的档案利用行为则发生在事件发生后，较多的档案用户会对相关主题内容档案进行反复利用。因此当临近这些特定时间节点时，应当提前对档案资源进行开发利用，以应对档案用户的利用需求。

3.1.2  利用的主题内容分布

档案主题内容反映了档案用户的关注点，因此可以对档案用户所利用档案的主题内容进行分析，以掌握档案用户的热点关注情况，进而可以为科研机构开展档案工作提供更加详细具体的依据。

第一，在不区分档案门类的情况下，中国科学院档案馆档案用户利用的主题内容表现出差异性（见图2）。这主要表现在对科学家主题内容相关档案的利用需求明显高于其他档案。此外，大部分档案用户在利用中不太关注科学家相关档案的档案门类，而是对科学家相关全部内容进行利用，表现出对科学家专题档案的强烈利用需求。

第二，不同档案门类下的档案热点主题内容表现不同。从利用需求角度看，基于门类来对档案利用需求进行分析略显粗糙。因此，还需要以不同门类档案为基础，对档案用户所利用的不同档案门类的档案主题内容进行深入分析。文书档案和科研档案是中国科学院档案馆档案用户利用档案数量最多的档案门类，所利用档案数量占总利用量的80%。文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由各种重要的、有保存价值的文书材料转化而来的档案，包括通知、决定、请示、批复等[14]。科研档案是科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物[15]。文书档案和科研档案的形成主体、形成活动等都存在不同，两者反映的主题内容也存在不同，因此需要对文书档案和科研档案的主题内容进行详细分析，以掌握中国科学院档案馆档案用户对文书档案和科研档案的热点主题内容需求。首先，文书档案是中国科学院档案馆档案用户利用量最多的档案门类，占比超过50%。档案用户在利用文书档案的档案主题也呈现不均衡性。文书档案的主题内容在档案利用卷件数量排序上呈现明显的三级划分：第一级为科学家；第二级为工作计划、远景规划、人事任免、编制等组织发展相关的档案；第三级为活动、研究生文件、获奖项目等。具体来看，在文书档案中，科学家相关的档案是档案用户关注的热点主题档案。档案用户在利用科学家相关文书档案时没有明确指出具体档案，对科学家相关的全部文书档案进行全部利用。此外，组织发展相关的工作计划、远景规划等文书档案也被较多用户关注，主要是为了进行编史修志和学术研究。其次，科研档案是被档案用户利用的第二大档案门类，占比约为23%。科研档案的主题利用也不均衡。其中，大多数档案用户在利用科研档案时，会以项目为单位，对所需科研项目相关内容的科研档案进行全部利用。而部分档案用户则会强调科研项目中某份具体材料，如项目获奖凭证、项目人员名单等。在项目类型方面，档案用户利用科学家参与的科研项目和获奖项目相关档案较多。由此可见，科学家参与的科研项目和获奖项目的相关档案是科研档案中的热门档案。

通过对中国科学院档案馆的档案主题内容分析可知，档案利用行为受馆藏数量的影响。文书档案和科研档案是中国科学院档案馆馆藏量最多的档案门类，因此档案用户也以利用文书档案和科研档案为主。而档案用户所利用的热门主题内容档案也与中国科学院档案馆馆藏档案资源息息相关。科学家和各研究所组织发展相关的档案都是中国科学院档案馆的特色馆藏资源，是吸引众多档案用户赴中国科学院档案馆利用档案的关键所在，相关档案的利用量较多，并且档案用户也表现出对科学家等专题档案数据的利用需求。

3.1.3  利用目的分布

利用目的反映了档案用户利用档案资源将要开展的活动。中国科学院档案馆档案用户的利用目的统计结果见图3。学术研究和编史修志是中国科学院档案馆档案用户的主要目的，其中出于学术研究目的而利用档案1 523卷件，出于编史修志目的而利用档案2 393卷件，共占所有档案利用量的70%。而出于工作查考、宣传教育、权益维护和生产管理研究目的而利用档案的数量较少，与学术研究和编史修志利用目的形成较为明显的差距。

对利用目的进行详细分析发现，中国科学院档案馆档案用户的利用目的与档案利用的时间、所利用档案的主题内容存在关联性。以档案利用量最高的学术研究目的为例，学术研究是档案利用量最高的目的，约占总量的36%。中国科学院档案馆档案用户主要出于毕业论文和课题研究需要而去利用相关的档案。档案用户的学术研究目的具有在月份间较为连续出现、每月利用量较不均衡、在某段时间会出现突发大量利用行为、同一档案用户在一段时间内对同一主题内容多次连续利用的特点。其中反复利用行为主要发生在学生利用档案进行毕业论文研究时，利用时间短则几月，长则几年，并且主要利用科学家相关档案资源，尤其是科学家参与科研项目的科研档案。此外，组织发展相关的工作计划、远景规划、工作总结等档案也被较多的历史学者所关注，尤其是组织成立和组织调整期间的档案。因此，当出现学术研究目的下的高频主题内容档案的利用现象时，要做好该主题内容档案的较长时间的利用服务准备。

3.2  自然科学基金委档案室档案用户利用情况分析

3.2.1  利用时间分布

对所获取的2016—2022年自然科学基金委档案室档案利用数据进行档案利用时间分析，结果见图4。从整体上看，在2016—2022年，自然科学基金委档案室每年均有一定数量的档案用户上门查档，但自然科学基金委档案室档案用户的利用需求在时间维度呈现出不均衡性。具体表现为：①在年档案利用量方面，2016—2022年间每年的档案利用总量不均衡，2022年的档案利用量突增，达560卷件。②在月档案利用量方面，2016—2022年每月间的档案利用量不均衡，部分月份的档案利用量特别突出，最高达266卷件。③对每年的档案利用量最高的月份进行详细分析，其中2016、2017、2019、2020、2022年都是出于工作查考目的，以巡視、纪检等检查为主，而2018年则以学术研究为主，2021年以宣传教育为主。④自然科学基金委档案室档案用户也表现出部分档案利用需求与特定时间节点具有关联性的特征，即在重大事件（如重大活动的周年庆、名人的诞辰等）时利用相关档案。

3.2.2  利用的主题内容分布

第一，在不区分档案门类的情况下，自然科学基金委档案室档案用户的档案利用主题内容表现出差异性（见图5）。具体表现为科研档案的项目结题验收材料的利用量远超其他主题内容。对该主题内容字段进行详细分析，在利用目的维度，档案用户利用科研项目结题验收材料以进行权益维护和开展相关检查工作。在利用时间维度，科研项目结题验收材料是被档案用户所长期关注、经常利用的档案。因此可以说明，科研项目的结题验收材料是档案用户最为关心的档案。

第二，自然科学基金委档案室不同档案门类下的档案热点主题内容表现也不同。档案用户基于自然科学基金委档案室室藏档案资源，利用了文书档案、科研档案、会计档案、基建档案和声像档案等。文书档案和科研档案在所有档案利用量中共占比约为72%，是自然科学基金委档案室档案用户利用档案量最多的档案门类，因此需要对档案用户所利用的档案主题内容进行详细分析。首先，文书档案是档案利用量最多的档案门类，占比约为45%。对所利用的文书档案主题内容进行分析，发现档案用户主要利用项目申请指南、党组会议材料（包括党组会议纪要、党组会议记录）和机关党委的发文（包括机关党委人事任免、机关党委党费等）相关档案，与其他主题内容利用情况形成明显区别。自然科学基金委是负责管理国家自然科学基金资助项目的部门，而项目申请指南是学者申请项目基金资助的指导文件，是自然科学基金委档案室特有的档案资源，因此被诸多档案用户所利用。党组会议材料和机关党委发文真实记录了党组和机关党委的重大决策，因此也成为档案用户所重点关注的对象。其次，科研档案是档案利用量第二多的档案门类。对其主题内容进行分析，发现在科研档案的利用中，项目结题验收材料利用需求最高，与其他主题内容形成鲜明对比，为档案用户利用科研档案时的主要关注对象。项目结题验收材料主要是被用来证明成果和开展检查工作，因此要注意项目结题验收材料的保管与利用。

综合来看，自然科学基金委档案室档案用户的档案利用行为受室藏数量的影响，因此档案用户以利用文书档案和科研档案为主，档案用户所利用的档案热门主题内容也与自然科学基金委档案室室藏档案资源息息相关。基金资助项目相关的文书档案和科研档案都是自然科学基金委档案室的特色档案资源，是吸引档案用户的核心资源，并且自然科学基金委档案室档案用户也表现出对专题档案数据的利用需求。

3.2.3  利用目的分布

自然科学基金委档案室档案用户和中国科学院档案馆档案用户一样，也主要出于工作查考、编史修志、生产管理研究、宣传教育、学术研究和权益维护等目的进行档案利用。如图6所示，工作查考为主要利用目的，共利用档案1 337卷件；权益维护目的共利用档案222卷件，是档案利用量第二多的利用目的；学术研究目的共利用档案136卷件，档案利用量较多；生产管理研究、宣传教育、编史修志为档案利用量较少的利用目的。

自然科学基金委档案室档案用户的利用需求反映出档案利用目的和利用时间、所利用档案主题内容存在关联。例如，对自然科学基金委档案室档案用户的工作查考目的进行分析，工作查考在时间方面表现出在月份上的连续性，出现时间间隔较短的特点。但是在工作查考目的下，同主题内容的档案的利用时间间隔较长，易出现短期大量利用情况。当某段时间开展巡视等检查工作时，就会出现利用同主题内容的档案的行为，从而导致较多的档案被一次性大量利用，但其余月份的档案利用量则非常少。这些被大量利用的档案主要是项目结题验收材料、党组会议材料等。因此可以认为工作查考下的档案主题内容总体利用热度不高，但与检查工作相关主题内容的档案应受到重点关注，需要预判可能开展的检查工作，提前做好相关主题档案的利用服务。

4  研究啟示

通过对中国科学院档案馆和自然科学基金委档案室档案用户这两个具有典型性的科研机构的档案利用数据进行分析发现，科研机构档案用户的利用需求存在共性内容，如部分档案利用需求与特定时间节点呈现关联性，档案用户比较关注特色档案资源，档案用户的利用目的和档案利用时间、所利用档案的主题内容存在关联性等。为了提升科研机构的档案利用服务能力，下面笔者将从档案工作全流程的角度提出相应的建议。

4.1  加强特色档案资源建设

立馆在于资源，资源在于特色。科研机构保存的大量的具有科研机构特色的档案资源是吸引档案用户利用的关键要素，而科研机构档案用户的高频利用主题内容也反映出档案用户主要利用的是科研机构的特色档案资源。如中国科学院档案用户主要利用科学家相关的档案，自然科学基金委档案室的档案用户主要关注基金资助项目结题验收材料等档案。因此，科研机构应当掌握档案馆（室）藏资源情况，在明确自身资源优势的前提下实施重点发展战略，以便做好特色资源的收集工作，优化馆（室）藏资源结构。

4.2  建立档案专题数据库

科研机构档案用户的利用行为反映出对专题档案数据的利用需求，如较多中国科学院档案馆档案用户只强调科学家而不论其档案门类和具体内容的利用需求，自然科学基金委档案室档案用户对机关党委全部发文等档案的利用需求。面对档案用户共同反映出的专题档案数据的利用需求，科研机构应加强档案专题数据库建设。具体而言，可以在掌握档案用户利用需求的基础上，根据档案用户高频利用主题内容确定档案专题内容，不拘数据形式，对相关主题内容的全部档案做好收集、整理、加工、录入、检查、更新等工作，建设高质量档案专题数据库，为档案用户提供具有针对性、系统性和完整性的档案利用服务。

4.3  开展档案数字资源分级存储

在“存量数字化、增量电子化”的信息化战略的快速有序推进下，档案数字资源急剧增长，我国将建立起以档案数字资源为主的档案资源体系。面对大量产生的档案数字资源，做好档案数字资源的长期保存工作是关键。出于提高存取效率等原因，档案机构多采取包括在线存储、近线存储和离线存储的分级存储方式长期保存档案数字资源。但如何有效地区分档案数字资源的存储级别、真正发挥分级存储效果一直是档案数字资源分级存储的难点。通过对科研机构档案用户利用需求进行分析发现，科研机构档案用户对不同主题内容档案具有不同程度的利用需求，对特定主题内容档案具有明显偏好。因此在档案数字资源的分级存储中，科研机构可以根据档案用户的利用需求程度，识别档案数字资源的“温度”，将其划分为热数据、温数据和冷数据，实现档案数字资源有效的分级存储，以提高档案查询效率和档案利用服务满意度。

4.4  把握档案资源开发利用时机

档案资源的开发利用具有时机性。科研机构在进行档案资源开发工作时，不仅要结合馆（室）藏资源特点，还要把握开发利用的时机。不论是中国科学院档案馆还是自然科学基金委档案室的档案用户，其利用行为都表现出部分档案利用需求与特定时间节点的关联性规律。在特定时间节点（如周年和诞辰等重大事件），档案用户都会提前进行档案的利用。针对这类特定时间节点，科研机构要做好隐性档案用户的信息收集工作，预判档案用户的需求，提前做好这类档案利用的服务。而对于著名人物去世等重大事件，档案用户的利用需求则一般产生于事件发生后。因此对于这类档案利用需求，档案机构需要关注热点事件，当事件发生后即做好相关档案资源的开发利用准备，为用户提供满意的服务。此外，科研机构档案用户的利用行为都反映出利用目的和档案利用时间、所利用档案的主题内容存在关联性的规律，如中国科学院档案馆和自然科学基金委档案室出于学术研究目的下的档案用户都会在较长一段时间内对所需主题内容档案进行批量利用和反复利用，而出于工作查考目的的利用则以一次性利用为主。档案机构需要重视并掌握不同利用目的下档案用户所利用主题内容和利用时间的规律，以此为依据开展相关的档案资源开发利用，为档案用户提供更加优质的档案服务。总之，科研机构应当掌握档案用户利用的时间规律，提前预判档案用户的利用需求，结合馆（室）藏资源内容情况对档案资源进行开发利用，超前推出档案用户所需的档案服务，充分满足档案用户的利用需求。

5  结语

只有掌握档案用户的利用需求并根据用户的利用需求开展档案工作，才能更好地提升档案利用服务能力。科研机构要在掌握档案用户的利用需求特点和规律下，加强特色档案资源建设，建立档案专题数据库，开展档案数字资源分级存储，把握档案资源开发利用时机。多管齐下，才能提升档案利用服务能力。本文的研究局限在于没有获取到中国科学院档案馆和自然科学基金委档案室近10年的全部档案利用数据，导致可能没有完全掌握中国科学院档案馆和自然科学基金委档案室档案用户的利用需求。希望在后续的研究中，能够获取到更多的档案利用数据，为科研机构档案用户利用需求分析奠定详实的数据基础，以便进一步掌握科研机构档案利用需求的特点和规律，提出更具针对性的档案利用服务能力建设的建议。

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Research on Capacity Building of Archives Utilization Service in Scientific Research Institutions Based on Data Analysis

Li Jinglan1，2  Wu Zhijie1，3  Pan Yanan1，2，3

1National Science Library， Chinese Academy of Sciences， Beijing 100190

2Department of Information Resource Management， School of Economics and Management， University of Chinese Academy of Sciences， Beijing 100190

3Archives of Chinese Academy of Sciences， Beijing 100190

Abstract： [Purpose/Significance] Through multi-dimensional analysis of archives utilization data of scientific research institutions， we can extract and summarize the overall characteristics and rules of the utilization behavior of archive users in scientific research institutions， which can help to improve the capacity of archives utilization service in a targeted manner. [Method/Process] The archives utilization data of two typical research institutions （the Archives of Chinese Academy of Sciences and the National Natural Science Foundation of China） were analyzed in terms of time， content and purpose. [Result/Conclusion] Some archives utilization demands of scientific research institutions are correlated with specific time points. Archive users are more concerned with featured archive resources and thematic archive resources. And there is a correlation between the purpose of archive users utilization and the time of archives utilization and the subject content of the archives utilized. Scientific research institutions can enhance their archives utilization service capacity by strengthening the construction of featured archive resources， establishing thematic archive databases， carrying out hierarchical storage of digital archive resources， and grasping the timing of archive resources exploitation and utilization.

Keywords： archives utilization service capacity    archives utilization data    scientific research institutions    Archives of Chinese Academy of Sciences    Archives of National Natural Science Foundation of China